时间管理(教材)

1时间管理2二十一世纪的人们是如何看待时间？有人说：“我没有足够的时间！”我们说：“每个人都拥有所有的时间！”有人说：“必须要用办法节省时间。”我们说：“不能节省时间，只能使用时间！”有人说：“工作时间越长，干得越多。”我们说：“收益递减规律在起作用！”3“成就大的人比别人工作努力？”WORKSMART，BUTNOTWORKHARD！4课程大纲工作效益和工作效率时间管理模式如何制定工作计划个人管理有效的会议技巧5时间管理=控制事件TODOTHERIGHTTHINGS——做对的事情！工作效率TODOTHETHINGSRIGHT——把事情做对！如果路的方向走错了，走得再快又有什么意义呢？时间管理就是如何控制事件发生的过程。工作效益6你的工作效益分析每天我的三件最具价值的事情1._________所需时间:_______2._________所需时间:_______3._________所需时间:_______每天我的三件价值最小的事情1._________所需时间:_______2._________所需时间:_______3._________所需时间:_______78时间管理模式矩阵四非紧急非重要型矩阵一紧急重要型矩阵二重要非紧急型矩阵三紧急非重要型9矩阵一：紧急重要型通常是紧急重要的工作，如：遇到危机、紧迫的问题、临近最后限期的工作等在这个矩阵里的工作是由于缺乏计划及时间管理不当而造成的。10矩阵二：重要非紧急型这是一个最理想时间管理矩阵，有效的时间管理者都希望把他们的时间花在这里。它包括：计划、防止危机，制定应变措施，建立关系等。矩阵二的关键是把注意力集中在工作目标上。而计划和组织工作是实现目标的重要活动。11矩阵三：紧急非重要型包括紧急但不重要的工作，例如：某些干扰，电话、信件、报告、会议及某些迫切的其它事情。这些工作虽然紧急性近似于矩阵一，但实际上这些工作并不重要，只是对别人来说是重要的。12矩阵四：非紧急非重要型这些工作既不紧急又不重要，例如处理一些琐碎的事情，阅读邮寄宣传品、寄信、复印等。最理想的是不要在这个矩阵里浪费时间，因为矩阵四是一个逃避型的矩阵。13如何达到理想的时间管理模式？确定自己的目标是什么；了解要达到目标所要做的具体工作；预测你对紧急情况的反应；每日开始工作前花15-20分钟回顾一下你的工作目标和优先要做的事情；养成制定“工作计划”的习惯。14如何制定工作计划？15如何制定工作计划？设定目标SMART原则：SPECIFIC明确的、具体的MEASURABLE可衡量的ATTAINABLE可达到的REALISTIC现实存在的TIME-BASE有时间基础的16设定目标举例：在2010年11月30日前完成本部门所有员工的“时间管理”培训。练习：每人设定一个个人工作或生活目标。17如何制定工作计划？制定计划序号工作内容所需时间计划完成日期完成情况123个人每周工作计划（__月__日至__月__日)工作目标:________________________________________18如何制定工作计划？安排优先次序每天开始工作前，必须更新本周的工作计划，并且安排好优先次序。在每天的工作过程中，还需要经常检查工作的进度。“A”=紧急任务，完成不了将会有严重后果“B”=重要任务，有助于达成工作目标“C”=次要事情，完成不了不会有大问题19安排优先次序序号工作内容优先次序所需时间计划完成日期完成情况123个人每周工作计划（__月__日至__月__日)工作目标:________________________________________优先次序用字母表示:“A”—紧急“B”—重要“C”—次要A1、A2、A3B1、B2、B3C1、C2、C320制定完整工作计划工作内容优先次序所需时间计划完成日期完成情况1与Linda吃午饭C11小时6/152召开部门例会B12小时6/163核对本月费用B21小时6/17Dsh4定出本周例会议程A11小时6/15XXX每周工作计划（__月__日至__月__日)留待明天已取消已完成D已授权举例:工作目标：通过部门例会与员工布置下周工作任务。21授权授权是将你手头上的部分工作委任给下属，并给予适当的权限和自由度。你仍然是工作结果的最终负责人。使管理人员有更多时间从事计划和管理工作。授权可以使下属责任感增强，同时也是培养人才的方法。22确定授权的程度机密或金额审批等亲历亲为从旁协助双方均可提供帮助完全授权分配其中一部分给下属完成视乎双方工作量决定是否授权要求下属完成，必要时提供帮助下属独立完成，自己尽量不介入23如何授权？为每个项目找到合适的人选合理授予一定权限，并且让下属承担一定的责任让下属明确了解任务的信息与下属一起达成一个完成的最后限期整个过程给予指导和跟进给予激励，为更多的授权打下基础24小组讨论：如何制定部门的工作计划？分组讨论，时间为30分钟；以小组成员中的一个部门为例，根据实际情况为该部门制定一个月的《工作计划》；将小组讨论结果写在大白纸上。25个人管理个人浪费时间的因素电话干扰外界干扰贪求过多无法抗拒拖延工作文书工作26电话干扰——为何要应接每一个电话？想当然的假设害怕冒犯别人保持消息灵通享受社交乐趣当作现成的借口27处理来电的技巧当在处理重要事件时，处理来电的四个方法：代理尽量由别人回答转接转接给部门内其他能协助的人暂缓同事留言，告知对方你何时复电速办紧急状况或重要人物电话28处理打出的电话把需要打的电话分类，分批打完集合所有电话，在某一个时间一并打掉最重要的电话先行处理以谈正事的立场作开场白29个人管理个人浪费时间的因素电话干扰外界干扰贪求过多无法抗拒拖延工作文书工作30应付外界干扰的技巧确定约见的优先次序最重要的人和事——立即处理；次重要的人和事——如可迅速解决的，立即处理，否则，稍后应付；次要的人和事——安排在稍后的时间处理。对于不断骚扰你的人直截了当地告诉他你现在没空31个人管理个人浪费时间的因素电话干扰外界干扰贪求过多无法抗拒拖延工作文书工作32贪求过多的心理成因揽下过多的工作以满足个人成就感缺乏安全感，为了证明自己的价值无法授权，或缺乏授权的技巧对时间估算不切实际不知如何拒绝别人没有计划和组织能力完美主义33怎样抑止贪求过多的心理？别再告诉自己工作越多越能发挥最好的工作表现千万不要插手下属没做的份内事不要假定每件事情都是现在非做不可反省自己工作的计划和组织是否合理不要凡事追求完美34个人管理个人浪费时间的因素电话干扰外界干扰贪求过多无法抗拒拖延工作文书工作35如何克服“无法拒绝”？学会“拒绝”四部曲：倾听回绝提出理由提供建议36个人管理个人浪费时间的因素电话干扰外界干扰贪求过多无法抗拒拖延工作文书工作37拖延工作包括哪些？不熟悉的工作带风险的工作棘手的重大工作琐碎的工作沉闷的工作令人不快的工作或人事38先做重要工作，后做次要工作不要只顾完成“工作清单”工作优先次序不明把工作分成若干份定出着手工作的时间把事情“公开”，给别人知道拖延工作时间确定何时有此问题，尽量减少闲聊过多、做白日梦即时去做分派下属去做放在待处理文件架积压文件行动问题如何避免拖延工作？39个人管理个人浪费时间的因素电话干扰外界干扰贪求过多无法抗拒拖延工作文书工作40如何处理大量的文书工作？每天花10分钟清理你的电子邮箱或桌面的文件建立一套清楚、有条理的档案系统不需要保留的文件在处理完毕后立即弃掉每月做一次邮箱或档案的整理每年做一次邮箱或档案的清理41练习3：个人管理问卷用5分钟时间完成问卷；请按个人以往实际的情况填写。42有效的会议技巧只在必要的时候开会提高会议效率和成效43有效的会议技巧会议举行前确定会议的目的：协调行动与交换资讯讨论问题，达成决策激励团队44有效的会议技巧会议举行前预先拟定会议议程，给每项议题设下时间限制；选定适当的开会日期和地点；确定开会时间和结束时间；确保议程在最少两个工作天前提供给与会者；提前确认与会者是否可以出席，有没有安排代表出席。45有效的会议技巧会议举行时准时开始会议；会议主持人应明确会议目的；议程上的事项应按其重要性顺序讨论；紧守议程，时间一到，就进行下一个项目；每个事项均应加以讨论，并且取得协议；如果需要召开下一次会议，结束会议前应确定下次会议日期、时间、地点以及所需时间。46有效的会议技巧会议后工作会议结束后二十四小时内分发附有行动要点的会议记录；下次会议前要与负责行动的人员联络，了解这些行动的进展。47会议主持人的角色控制滔滔不绝的成员；引导较少说话的成员投入讨论；控制议程上各个项目的讨论时间；聆听所有成员发表的意见；总结各项意见，让与会者清楚了解各项决议；确保所有讨论没有偏离主题；引导成员充分发表意见后，尽力取得最终协议。48我们不能控制拥有多少时间，只能控制使用时间的方法。时间管理的真正价值不在于控制时间，而在于运用时间改善个人生活的方式。时间管理