展览策划案(以四川旅游展为例)

策划书展会策划筹备组2010年5月8日1关于“四川旅游展览会”展览项目策划一、展会名称：四川旅游展览会二、展会举办地点：四川省成都市世纪城国际展览中心三、办展时间：开幕时间：2013年6月1日上午9点30分展览时间：2013年6月1～3日，每天上午9点～下午5点观众开放：2013年6月1～3日，每天下午4点30分不再进入场筹展时间：2013年5月30～31日，每天上午9点～下午7点撤展时间：2013年6月4日，上午9点～下午8点四、办展机构：主办单位：成都市人民政府四川省旅游局承办单位：四川旅游发展集团四川中国国际旅行社协办单位：成都世纪城新国际会展中心五、办展频率：一年一次六、展品范围：1.四川省内的景点、景区及相关服务；2.四川省内的酒店集团、单体酒店、度假村、精品酒店、酒店管理公司；3.航空公司；4.四川省内轿车租赁公司；5.旅游装备公司；6.与四川景点相关的全国各地旅行社；7.旅游相关的电视媒体和网站。2七、展会规模：1.展览面积：使用世纪城国际展览中心的一号馆主馆单馆，共计1.15万平方米。参展单位数量：四川省内景点及景区100个；四川省内的酒店集团、单体酒店、度假村、精品酒店、酒店管理公司50个；航空公司6家；四川省内轿车租赁公司30家；旅游装备公司30多家；与四川景点相关的全国各地旅行社50家；旅游相关的电视媒体和网站50家。2.参观展会的观众：预计人流量10万人。八、展会定位：展现四川旅游自然风光与人文景观巨大特色，深度挖掘四川旅游深度产品。九、展会工作人员分工方案：(一)招展分工1.展位和招展项目说明——（对展位及招展项目进行详细说明及宣传，招展函的编制）项目组；2.寻找目标参展商和观众——（广泛收集目标参展商及观众的信息，建立一个完整实用的目标参展商及专业观众数据库）市场营销部；3.招展方案设计——（招展代理，招展宣传推广，招展预算，招展进度计划）策划部；4.招展及招商工作的组织管理——（对展会的招展招商工作进行有效的组织管理）组织部；5.会展产品营销合同——（签订营销合同，内容详细、全面而准确）展物协调组。(二)招商分工1.材料样品准备——（地区宣传材料，产品宣传材料，样品种类选择要遵循便携、典型原则）展物协调组；2.展位布置——（展位遵循大小适中、位置适中、精简适中原则）综合协调部；3.人员配备及服务解说——（服务解说主动热情）服务部；4.会后跟踪调查——（会后跟踪及时，跟踪落实到访客商会展期间意向、邀请对方投资考察、增加招商引资成功率）客商邀请组。3十、展会开幕和现场管理方案：（一）2013年第一届成都旅游展览会开幕式1.地点：成都市世纪城国际展览中心广场2.时间：2013年6月1日上午9:003.规模：现场观众共计2000人左右4.活动构成(1)主持介绍到场嘉宾；(2)政府领导、主办方、承办方、参展商代表讲话；(3)嘉宾代表为展会剪彩；(4)由四川省旅游局局长郝康理介绍本届展会的主要内容并宣布“2013年第一届四川旅游展览会”正式开始。（二）现场服务管理1.VIP（veryimportantperson)服务管理对于VIP贵宾，从前期邀请、酒店的定制，到达酒店，出席开幕式，离开展会地点都要派专门的人员和车辆进行接待。2.媒体服务管理展会前期，邀请当地的宣传媒体和该领域的专业杂志、报纸进行宣传报道，扩大展会影响。开幕当天，这些媒体都会前来进行采访报道，为了体现主办机构的周到服务，我们应该提前为媒体准备一份本届展会的详细情况介绍和一份新闻稿，在展会现场特别准备媒体休息区。3.专业观众管理服务在专业的贸易观众管理中，通过与专业的信息技术开发公司合作，使用网络信息技术，以保证高效的展会登记和后续工作。为了避免现场因贸易观众注册过多发生拥挤现象，可以通过移动电话条码技术e-ticket(电子门票)，进行展会预先注册登记。此外，还要通过严格的贸易观众管理，尽量减少展场内偷窃事件的发生，注意现场秩序，防止踩踏事件的发生。4.餐饮安全服务管理引进若干餐饮公司在展馆指定区域搭建临时餐饮区，最大限度地解决观众和参展商的就餐问题。为避免发生因食物引起的问题，引进餐饮企业时一定要选择正规合格的餐饮连锁机构，考虑到展会的国际性，中餐和西餐的搭配要合理。5.交通服务管理展会期间进出展馆附近的车辆主要涉及布撤展时的货运车辆、参展商和观众的小4型车辆、VIP的特殊车辆以及每天接送人员的大巴车辆。提前做好现场各种车辆的路线图。提前通知参展企业布撤展时的货运车辆走展馆的货物出入口，避免与其他车辆在正门发生拥挤。对参展商和贸易观众的小型车辆的停放，要提前在展馆附近开辟一个大型的停车场或空地，做到车辆有序进场，派专人在停车场处进行指导和看管。对VIP贵宾车辆，提前准备好贵宾车证，现场由专人引导车辆停放位置。（推荐入住的酒店协商，租用大巴，每天接送来往展馆的参展商和观众）。积极联系出租公司，在观众流量较大的时段调拨更多的出租车来展会现场接送观众。6.人身安全服务管理提前联系好成都市公安局派专人定期巡视现场；展馆保安人员尽可能多地进驻场馆，同时利用展馆的广播，定期提醒参展商和观众注意保管好个人的财物，以避免现场盗窃事件发生7.参展商的服务管理(1)向参展商提供的服务主要涉及展位预定、选择、费用支付、搭建运输服务、租赁服务、邀请信申请服务、翻译服务等。展会开幕前需要办理的各项手续能通过网络实施，主办单位应派专人负责这项工作；(2)参展商的现场注册服务主要涉及参展人员的证件领取、问题的咨询服务和处理。为了做到参展商证件管理清晰，参展企业必须凭“参展证明”来领取证件以避免冒领或误领，从而保证参展企业展台和展会现场的安全。8.展会现场管理(1)设置醒目清晰的标识。主办机构提供为参加活动的观众提供一份至少用两种文字编写的地图以及文字说明（会展服务手册或参观指南）；(2)现场服务人员必须统一着装，而且要佩戴明显的标牌，让前来咨询解决问题的参展企业容易找到。现场服务人员遇到问题，要从参展企业的角度出发，理解他们的急切心情，在言语交流上要做到态度诚恳，用诙谐幽默的言辞放松紧张的气氛，及时解决问题，给参展人员满意的解决方案。在展览开始之前应先对现场的服务人员进行培训，现场的服务人员必须清晰了解整个展览会的构成及流程，熟悉掌握整个展厅的构成；(3)派专门的人负责整个展厅的清洁，保持整个展厅的清洁；(4)提前绘制出安全图，发给每个参展商，并且提前联系好消防队；(5)医疗安全：提前联系医院，展会现场设立医疗点，做好突发事件发生的准备；(6)交通安全：提前联系好交警队，让他们派人员过来指挥现场交通。十一、展会期间举办的相关活动方案：5（一）活动目的：塑造和传播四川城市形象，打响四川旅游知名度、提高四川竞争力和影响力，树立旅游品牌；带动四川的经济发展，吸引投资商、企业家到四川投资；推进四川省旅游开发建设精品化，旅游宣传促销品牌化，促进全省旅游业发展。推动四川省其他相关行业的发展。（二）活动方案内容：1.四川人气景点（1）景色、怡人：①争取一个搜索引擎网站为赞助商，让其使本展会的前期宣传在此搜索网站的前列，吸引大众的关注点；②施行网络排名：在微博和QQ空间上投票，选出我最向往的景区（四川省内）的前三甲。（2）追求、探索：①把网上排名的前三甲串成一天旅游线；②在展会开始的时候在展厅外搭建一个平台，介绍前三甲及相关景点；③现场增加互动性，可以玩一些互动的小游戏，然后有机会获得由赞助商提供的前三甲及配套景区三日游。（3）留恋、忘返：幸运的旅游人要在官方微博上表达这次旅程的感受，及这些景区的优、缺点，然后景区要及时的谦虚或诚恳的进行“有则改之，无则加勉”的微博。2.旅游景点研讨会(1)主题：旅游景点开发及运营；时间为6月2日及6月3日两天；(2)由赞助商提供度假村的住宿及会场，还有一些相应的休闲服务；(3)与会人员由各大旅游景点开发商、运营商、政府相关单位等与个别网站新闻记者组成；(4)展会期间，网站新闻记者要同步把研讨会的大致内容，结果发布到网上；(5)展会结束后，相关网站要把本次研讨会的总结与展会总结同步发布到网上。（三）活动方案说明：⒈年龄层次：第一个活动是面向大众的，根据网络排名结果选择较为适合的年6龄人群。第二个活动主要就是旅游景点开发商、运营商的高层、政府相关单位的负责人与个别网站新闻记者及其家属。⒉行为观念：活动一让大众进一步体会四川省内的各大景区，并使排名靠前的景区在大众心里的服务形象更好、更谦和。活动二让大众对旅游事业有一个初步了解，此后对某些相关事宜的态度不会过于片面。⒊媒体接触：网络媒体。十二、展会筹备进度方案：2012年5月-2012年6月与成都世纪城新国际会展中心签订合同；选择一个总服务承包商进行展会总体服务部署；确定招商渠道及措施；向预期参展商发出第一批邮件。2012年7月在四川电视台、四川文化旅游频道、成都电视台、成都商报、成都晚报、华西都市报、旅游新报等相关媒体及刊物上进行第一次新闻发布。2012年8月向参展商发出第一次公告，加强展位的销售推广。2012年9月向参展商发出第二次公告；雇佣保安公司，确保展会现场的安全；设计好招展函。2012年10月在四川电视台、四川文化旅游频道、成都电视台、成都商报、成都晚报、华西都市报、旅游新报等相关媒体及刊物上进行第二次新闻发布。确定展会的特殊嘉宾名单；确定好展会当天的特殊嘉宾的礼仪接待；参考相关的行业，开发一些潜在的参展商。2012年11月确定参展商的数量并列出参展商的名单。向各个相关景区参展商征集门票，以一定的优惠进行现场门票出售。2012年12月-2013年1月向参展商发出邮件；7设计参展商的注册资料；确认酒店的安排；为各个参展商准备现场的展位安排；预先设立好展会现场的休息区及娱乐场所及餐饮区；划分好停车位，并设计好面对车辆过多的应急方案，在展会的现场相应地方准备展会现场地图；确定展会电话号码、办公室电话和地址；面对观众太多的问题制定好应急方案；划分一个特殊区域负责现场相关景区门票的出售。2013年2月；向参展商再一次发出邮件，内容包括展会的相关信息及展会一些相关的广告机会；进行第三次新闻发布，及时更新一些展会现场的相关信息；在相应的电视及网络媒体上登出广告，确保展会的宣传力度；向参展商发出邀请函。2013年3月-2013年5月从展会总服务承包商那里预定好展位的设计方案；最后一次确定好酒店，保安，宴会等的筹备者；通知成都电视台，四川电视台文化旅游频道等相关媒体的采访时间及展会过程中的各种日程安排；最后一次向参展商发出邮件，通知参展商具体时间；举行新闻发布会。2013年6月与展会现场工作人员合作，安排好观众的进出场工作，如果面对人流量过多，及时采取应急方案。安排监督好展会的开幕工作等；要尽快发现展会过程中的一些突发事件，并解决好这些问题；在展会过程中要对观众及参展商的进行采访，确保下一届展会更加完善；进行展会的评估工作，为下一届展览会积累经验，并对展览会每天的人流量和参展商数量进行一个统计，并分析类型的变化情况；制定展览会最终评估运作报告。十三、展会招商方案：（市场部提交的具体策划方案）主要内容：1.制定招商方案的依据；2.招商宣传推广计划；83.展会通讯及观众邀请函的编印和发送计划；4.招商渠道和措施；5.招商进度安排。十四、展会招展方案：（市场部提交的具体策划方案）主要内容:1.产业分布特点；2.展区和展位划分；3.招展价格；4.招展函的编制与发送；5.招展代理；6.招展宣传推广；7.展位营销模式；8.招展总体进度安排与控制。十五、展会宣传推广计划方案：（公关部提交的具体策划方案）主要内容：1.新闻发布会计划；2.专业媒体宣传推广计划；3.同类展会宣传推广计划；4.大众媒体宣传推广计划；5.专项宣传推广计划；6.展会宣传推广进度计划。十六、展会预算方案：（财务部提交的具体策划方案）主要内容：A．成本：1.展览场地及相关费用；2.展会招商和招展的费用；3.展会宣传推广费用；4.相关活动费用；5.办公费用和人员费用；6.税收；7.其它不可预测的费用。B．收入：1.展位费收入；2.广告费和企业