时间管理--提高工作效率的方法

时间管理——提高工作效率的方法何洪2011年9月时间，是最稀有的资源！因为——它无可替代，无法购得，不能增加，不能储存。昨天，是已被注销的支票明天，是尚未到期的本票今天，才是可以随时取用的现金时间是什么？对于不同的人，时间的意义各不相同……对运动员来说，时间就是名次，就是荣誉、金钱……2006年7月12日，刘翔打破了尘封13年之久的由英国名将科林-杰克逊保持的12秒91的世界纪录。仅0.03秒之差……时间是什么？对处于危机中的人来说，时间就是生命……2008年05月12日下午，四川省汶川县发生里氏8.0级地震。马元江于5月20日从地震废墟中获救时，已被掩埋7天8夜长达179小时，超过了人类的生存极限。黄金72小时（三天）时间是什么？痛苦时，我们希望时间过得快些……生病时，失恋时，读高中时，在富士康工作时，处于战乱中时，快乐时，我们希望时间能够停滞……品尝美味时，欣赏美景时，比赛胜利时，朋友欢聚时，台上领奖时，行鱼水之欢时，时间是什么？对个人而言，时间=生活。8:00–17:00——上班18:00-19:00——吃饭19:00-21:00——看电视、读书、上网、运动……22:00-6:00——做爱、睡觉6:00-7:00——起床、洗漱、早餐，开始新的一天在节假日，探亲访友、学习、出游、做家务、照顾孩子……如此这般，日复一日、年复一年……浪费时间，会降低我们的生活质量!缩短我们的有效寿命！浪费别人的时间，等于图财害命，浪费自己的时间，等于慢性自杀。时间是什么?对企业来说，时间=金钱。签订合同，规定交货期；解决合同纠纷，有诉讼时效。……工资是按天算的，房租是按月结的。浪费时间，企业就会损失金钱。贷款利息、设备折旧都同时间密切相关.赢得客户，需要时间；设计产品，需要时间；生产加工，需要时间；……所有的劳动成果和工作绩效，都要花时间才能获得。你的一天价值多少？年薪(元)每天价值每小时价值每分钟价值15,00062.07.750.1325,000103.312.90.2235,000144.618.10.3045,000186.023.30.3955,000227.328.40.4765,000268.633.60.5675,000309.938.70.6585,000351.243.90.73100,000413.251.70.86作为企业的员工，我们的时间是可以用金钱衡量的。为什么要管理时间？浪费工作时间，就是浪费了企业的金钱。浪费工作时间，为企业创造的价值就相应减少。做好时间管理，让有限的时间产生最大的价值!管理好时间，会提高工作效率能降低运营成本最终提高企业竞争力!你的时间用在了哪里？找东西，半小时？做计划，半小时？闲谈，半小时？别人打扰，半小时？…………如果，一天只有一件事，你会花一整天去做，如果，一天有两、三件事，你也会把它们都干完。如果要求自己每天做十件事，你很可能成功完成八件。调查表明：一个效率糟糕的人与一个高效人士相比，工作效率可差10倍以上。时间管理的实质，是对工作事项的管理!我们的工作目标完成任务签订合同，生产工装，设计模具，税务申报，出厂检验……达到期望数值销售回款额，不良品率控制,成本控制，利润率……解决问题处理顾客投诉，不良品返修，修改制造工艺……满足需求招聘人才，采购原料，财务报销、贷款，订餐订房……以上全部，都是为了实现企业目标！企业的终极目标通过全体员工的努力工作，实现企业利润最大化，顾客满意程度最大化。终极目标：实现股东权益最大化。时间管理的方法工作效率低下的原因1.目标不明确。2、优柔寡断，作风拖拉。3、不分主次，抓不住重点。4、过分注重细节。5、做事有头无尾。6、没有条理、毫无章法。7、事必躬亲，不懂授权。8、不会拒绝别人的请求。时间管理常见误区帕金森定律1958年英国历史学家诺斯古德·帕金森（NorthcoteParkinson）出版了《帕金森定律》一书。工作会自动地膨胀，占满一个人所有可用的时间。如果时间充裕，他就会放慢工作节奏或是增添其他项目以便用掉所有的时间。本来只需要两个小时就能完成的事情,我们有可能会拖两个星期,在最后的时刻才不得不去完成。完美主义——所有的事项都想做好结果是，效率低下。完全主义——全部事项都想做完往往是，什么也没有做好。平均分配时间和精力不分主次，把重要的事项忽略了。帕累托法则（80/20法则）意大利经济学家帕累托提出的。主要内容是：原因与结果、投入与产出、努力与报酬之间的关系往往是不平衡的。若以数学方式测量这个不平衡，得到的是一个80/20关系：结果、产出或报酬的80％取决于20％的原因、投入或努力。简而言之，80%的结果几乎源于20%的原因。因此，要关注主要的少数，忽略次要的多数。把注意力集中到最重要的20%的事情上。根据这一法则，我们应当—集中80%的精力做好重要的20%的工作；另外80%的工作，只需投入20%的精力。方法一：帕累托法则(ParetoPrinciple)按照每件工作的重要程度不同，把每天要做的事情分为A、B、C三类。方法二：ABC分类法A：必须做的B：应该做的C：暂时可以不做的方法三：重要-紧急矩阵A如果大部分时间做的都不是第II象限的工作，这个时候就会感觉压力大、精辟力尽、被危机牵着鼻子走、总是忙于收拾残局……方法三：重要-紧急矩阵B第II象限的活动才是高效工作管理的核心。对第II象限的投入，会极大地减少将来对第I象限的投入，这样你就不会再有被事情追着跑的感觉了，压力也不会太大。方法三：重要-紧急矩阵C制定计划与提高效率有关系吗？答案是“Yes”!超市购物行为分析冲动性购买事先没有计划或只有粗略的计划，进了超市到处逛，看到了可能需要的，即刻作出购买判断。弊端：可能重复购买,也可能遗漏真正需要买的。计划性购买在生活中发现需求及时记下来，香皂、洗发精、色拉油、大米……进超市前列出购物清单，到了超市按单购买。事先做好计划，可以保证在最短的时间内买到全部所需物品。方法四：工作计划管理A方法四：工作计划管理B对工作做出计划，并按计划去执行。留出处理不可预计事项的时间。制定日、周、月的工作计划。序工作事项描述相关人员完成情况未完成原因分析1制作发放《岗位工作情况调查表》公司全体除开原完成未有机会去开原工厂2编制部门职能说明书各部门负责人已完成5个另外3个尚待研究3招聘面试甘初试6人4筹备公司上半年度工作总结大会甘、祝完成5制定“整理文件、整顿办公现场”活动计划完成6联系TUV公司人员，为PED认证做准备。刘完成•我的《周工作计划》方法四：工作计划管理C日期时间工作事项地点负责人相关人员9日9:00-11:00首次会议昂立会议室冯总各部门负责人14:00-16:00审核国贸部、质检部昂立会议室陈总钱国贸，赵质检10日8:30-10:00审核销售部昂立会议室陈总李销售10:30-11:30审核人事部、制造一部白塔会议室陈总孙人事、周制造14:00-16:30审核制造二部、采购部开原会议室陈总吴制造、郑采购11日9:00-10:00末次会议昂立会议室冯总公司全体职员2011年度监督审核计划（9.9-9.11）价值2.5万美元的时间管理方法美国效率大师艾维利使一家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业。列出每天的Top6把事情按重要性排序，分别从“1”排到“6”。先做好标号为“1”的事情，直到它被完成；然后做标号为“2”的事，……再做标号为“3”的事项，……依此类推……如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士。列出每周、每月的Top6……方法五：6点优先工作法5S管理内容：整理、整顿、清扫、清洁、素养养成良好工作习惯1.文件、物品分类保管2.定置存放3.贴上标签，以便识别4.用毕物归原处5.不乱放东西6.要勤于记录（开会，电话，计划，想法……）7.下班前整理桌面。处理文件的3个要点：第一，尽快回复，以免对方长期等待。第二，及时归档，以免弄乱或弄丢。第三，随手销毁。以免浪费空间和时间。方法六：办公现场5S管理博恩·崔西（BrianTracy），是美国首屈一指的个人成长权威人士，在成功学、潜能开发、销售策略及个人实力发挥等各方面独树一帜。崔西定律“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比，如果完成一件工作有3个步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。简化程序是成功者的共同特质，工作愈简化，愈不容易出问题。方法七：博恩·崔西定律3张办公桌《圣经.新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张,正在翻译的《圣经》译稿；第二张,他的一篇论文的原稿；第三张,正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。间作套种连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。方法八：莫法特休息法有关时间管理的研究已有相当长的历史。第一代的理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。第二代强调工作计划与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。第三代是讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再制定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的工作效率。时间管理的演变何谓严谨?严肃、谨慎、严密、周到……是就是，非就非，一是一，二是二。工作需要严谨的态度叙述事项尽量具体，能定量描述就不定性描述，不用“大概、也许、估计……”等词汇。用数字表达“沈阳离天津很远啊”→“沈阳、天津距离700公里”“工厂交货太慢了”→“工厂延迟交货8天”“这批货不良品很多啊”→“本批货不良品率10%”对不确定的事情，可以用发生概率、安全系数等表示。例子，高跟鞋的高度（很高，比我的高，11cm高）严谨的工作态度时间管理8条金律金律1:要和你的价值观相吻合一定要有明确的个人价值观。否则，你就很难知道什么对你最重要，时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做好所有事项，但你有时间做对你来说最重要的事项。金律2:设立明确的目标时间管理的目的，是让你在最短的时间内实现更多你想要实现的目标。必须把今年、本月的4到10个目标写出来，并依次按重要程度排列，然后制定详细计划，并按计划行事。设定目标的SMART原则S–Specific具体的M–Measurable可以测量的A–Attainable可以达到的R–Relevant相关的T–Time-bound有时间限制的金律3:改变你的想法美国心理学之父威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度:1.“这件工作实在讨厌，所以我能拖便拖。”2.“这不是件令人愉快的工作，却又必须去做，所以我得马上动手，早些完成好早些摆脱它。”当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做被你拖延的某件事。从明早开始，每天都从你的timelist中选出最不想做的事情先做。金律4:安排不被干扰时间每天至少要有一小时的“不被干扰”时间。假如你能在这一个小时完全不受任何人干扰，在自己的空间里独自思考或者工作，这一个小时可能抵过你平时的一天。金律5:严格规定完成期限帕金森在其所著的《帕金森法则》(ParkinsonsLaw)中，写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。我们必须制定工作计划，严格限定完成时间。规定了完成期限，工作效率会大大提高。金律6:做好时间日志你每天主要做了哪些事情？都花了多少时间?1、2、