时间管理与工作统筹技巧(第七讲)-13-04-18

时间管理与工作统筹技巧唐少清E-mail:[e-mail]纲要名人名言一、时间管理的概念与价值二、职业生涯规划与团队时间管理三、时间管理的基本策略与技巧名人名言盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。——陶渊明凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。——华罗庚放弃时间的人，时间也会放弃他。——莎士比亚你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。——富兰克林时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。——彼得杜拉克名人名言■牛顿力学中的时间——是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。■时间的目的——就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事件进程描述的一个基本的物理量。1.时间管理的概念与价值1.1什么是时间■科学上的时间概念——1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日12时正回归年长度的1/31556925.9747。这种以地球公转为基础的时间标准称为*历书秒。——1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。——按新规定，“秒是铯-133原子基态的两个超精细能级之间的跃迁所对应辐射的9，192，631，770个周期的持续时间”。1.2时间是怎样产生的■日常的时间概念——年、月、日、时、分、秒——地球自转、公转与月球公转太阳地球地球公转轨道月球1.3时间的基本特性时间恒久性时间特性客观公正性时间的刚性不可逆转性时间一维性54321■概念1.4什么是时间管理(TimeManagement)时间管理（TimeManagement）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。时间管理研究历史•时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到资讯革命，时间管理理论也可分为四代。•第一代的理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。•第二代强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。•第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。现在，第四代的理论出现。与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。时间管理理论概述•6点优先工作制•效率大师艾维利向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，被称为“价值2.5万美元的时间管理方法”。•要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……•艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。帕累托原则•由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上•对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：•A.重要且紧急（比如救火、抢险等）——必须立刻做。•B.紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。•C.重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。•D.既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。麦肯锡30秒电梯理论•麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。•麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。莫法特休息法•《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。•莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。•“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。•人的脑力和体力也是这样，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。■特点——由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。■结论——通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。效率竞争:深层次的内涵■企业竞争的三个层次——物质资源层——人力资源层——制度文化层■经营管理综合效率的系统集成——各个环节都体现出效率——各个层面都体现出效率1.5时间管理的价值有形/静态有形/动态无形/动态时间管理个体生命的有限性■每一个生命只有一次机会——时间与生命年轮■成就大事业的黄金时代——童年、少年、青年、中年、壮年、老年■为什么许多人一生平淡，毫无见树鲁迅先生说：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间是无异于谋财害命的。速度竞争:团队综合效率■快鱼吃慢鱼的时代——过去是大鱼吃小鱼——速度竞争成为主导——信息大爆炸■团队综合竞争力的集中体现——快速反应部队的战斗力——某公司参加招投标工程的案例——体现各职能部门的速度能力个人和组织的机会成本■成本的类别——容易重视的有形成本——容易忽视的无形成本——无形成本中的时间成本——大小企业的区别■成本外延的扩大化——由时间特性而导致的机会成本——“过了这个村”与“机不可失”2.1员工职业生涯与时间管理■生命的有限性——人最宝贵和稀缺的是什么■生命的价值观——生命的价值和人生的意义■追求成功人生是每个人的梦想——成功的原动力来自心灵■实现理想取决于行动力——个人职业设计与操作中的时间管理2.职业生涯规划与团队时间管理2.2人生的四个职业发展阶段66岁以上，当退休临近的时候下降阶段45岁-65岁维持阶段30多岁和40多岁之间的某个时段上职业中期危机阶段30-40岁之间稳定子阶段25-30岁之间尝试子阶段24-44岁之间确立阶段15岁-24岁之间探索阶段具体说明不同阶段■性格/爱好/能力/市场——准确定位提高人生价值是另一种时间节约2.3人生定位与选择最佳职业性格线爱好线能力线市场线个人职业选择的范围■栽下梧桐树，引来金凤凰——提供了广阔的舞台——指明了发展方向——确立了奋斗的目标——提供了向上发展的空间■员工与企业的三个共同体2.4企业为员工设计发展规划共同体利益事业情感企业为员工■寻求三方面的平衡事业发展社会交往家庭生活2.5我们企业的问题在哪里■透过现象看本质——部分老总们的三个字特征——人治特征下的权力情结■时间管理失序——做事缺乏计划性——做事分不清主次——不善于说“不”——无法恰当处理外部的打扰“茫”“忙”“盲”■时间的浪费——电话干扰，陪同煲粥——会而不议，议而不决——不速之客，礼节陪聊——回复信件，斟字酌句——外部客观的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）B、餐饮服务C、社会化程度■时间的浪费——某项调查数据结果（１天）睡眠8.05小时用餐1.31小时琐事0.55小时工作7.34小时交际0.39小时休息0.45小时娱乐0.31小时上下班交通0.73小时读书报杂志0.42小时处理家务事0.26小时兴趣的工作0.37小时音乐或电视2.51小时与朋友聊天1.11小时■时间陷井——情不自禁——事必躬亲——过分客套——例行公事——犹豫不决——漫不经心——碌碌无为国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为３－５分钟日本学者关于时间浪费的调查“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。2.6团队时间管理的原则■时间进度表制定原则——实际花费的时间总比预计的长■突发性事件应付原则——为突发事件预留处理时间■日常性事务维护原则——做好数据库清理与更新等基础工作■时间被占用说不原则——过度热心肠者的良药2.6走出观念上的误区■“缺我不可”的潜理念——事必躬亲的诸葛亮——导致操劳过度的高管人员■推迟决策会提高决策质量——借口“需要更多的事实”■只要授权就可节约时间——相关人员能力不足——无效授权或授权失控■高效率就是高效益——快就一定好吗？——方向错误和方法不当■鉴别问题比进一步解决问题容易——想明白了再行动■找到管理捷径是节约时间的因素——管理上有捷径可走吗？2.7时间管理的八大法宝■树立时间价值观理念变革■结构流程优化组织前提■工作环境“５Ｓ”准备工作■工作的计划性目标管理■分清工作轻重缓急优先级■并行串行的兼顾性统筹学■工作任务转移授权与借力■学会说“不”拒绝的学问案例：华为的时间管理■SMART原则——让目标达到SMART标准■四象限原则——关注重要且紧迫的第二象限■韵律原则——保持自己的韵律并与他人协调■流程优化精简原则——分析流程，减少多余环节案例：华为的时间管理■韵律原则——“韵律原则”包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。3.1提高你的时间管理技能■做个时间管理的高手——学会从事务型工作中解脱出来——有效地计划与安排自己的时间——找到节约时间的措施——学会积零成整——实行交叉“轮作”——提高“复种”指数——整批使用时间——应付意外事件——分身有术3时间管理的基本策略与技巧■准备之一：长期准备（4）——购买工具书/增加知识储备/提高能力——训练你的快速阅读能力——把常用的文件/文具放好——养成存放思想档案和作记录的习惯——凡事预则立，不预则废。3.2应该记住的20条实用方法■准备之二：临时准备（5）——明天的工作前晚进行优先级排序——将相关的工作列在一起——把工作计划放到随时可见的地方——每天早晨比规定时间起早十分钟——做好正式工作前的准备