时间管理与效率控制

时间管理与效率控制课程简介对于绝大多数企业来说，以“日理万机”来形容其管理人员实不为过。过去十年，人们的工作时间延长了20%，而休闲时间却减少了32%。他们面对的不仅是繁忙的工作，还有来自公司、同事及下属的压力。来自各方面的压力使他们穷于应付，却抽不出时间做一个管理人员真正该做的事：统筹布局及培养下属。压力还使他们心力交瘁，持续处在焦虑状态之中，在工作中难以发挥最大成效，当然也就更无法激励属下员工去实现最大成效。本课程正是通过建立以价值为基础，从结果出发的时间管理体系，使管理人员学会从琐琐碎碎的工作干扰及巨大的工作压力下中解放出来，更大限度地实现工作与生活的平衡，从而发挥个人成效，以充实、美好的心态面对工作，用科学、实用的工具与方法管理工作。寻找并克服阻碍个人成功的障碍；学会设立目标，掌握生活；分清效率与成效，培育成效观念；学会计划与授权技巧；理解制变，摆脱危机管理与工作压力；理解重要与紧迫的区别，学会专注；学会自我管理的实用工具；学习实用的计划组织与时间管理原则和技巧。时间管理与效率控制课程大纲关于时间关于时间管理时间管理的途径如何做好时间管理一、关于时间（一）时间的特性时间无法积蓄无法取代无法失而复得什么是时间！（二）时间的内生与外生陷阱时间的内生陷阱[时间估计不切实际][同意时间内做太多的事]…..时间的外生陷阱[访客多][电话多][会议多]…..（三）时间的成本每个人的时间都是同等的，时间的价位却完全不同。你是在浪费时间还是在投资时间？我们目前的实际状态加班没有时间锻炼，身体经常处于透支的状态。工作没有计划，每天靠惯性进行日程安排。像无头苍蝇一样工作，没有方向感。每天列了一大堆计划，晚上回顾的时候却发现忙的都是一些非常琐碎的事情，重要的事情却没有干！时间浪费的原因和症状办事拖拉上班漫谈、聊天电话干扰不速之客打扰主管事必亲躬不敢拍板，等指示不考虑轻重、缓急负责人员“迟到”同样的问题总是一而再再二三的出现会议冗长经常加班加点穷于应付突发事件上交待不清，事情做错完美主义办事不考虑事情的复杂性凭记忆办事信息沟通不畅找资料二、关于时间管理时间管理就是自我管理改变时间管理的第一步，从你自觉需要时间管理开始时间管理的益处控制减轻压力节省时间更加关注提高工作效率平衡更快乐的工作，更智慧的工作成功人士是时间管理的高手关键不在于能活多久，而在于能活多好。你在工作中投入了多少时间都不重要，重要的是你在这段时间都做了多少工作。三、时间管理的途径（一）个人价值管理（二）自我组织管理（三）组织沟通管理（一）个人价值管理按照工作价值来确定优先顺序1、把每天要做的事列一份清单2、确定优先顺序，从最重要的事情做起3、每天都这么做人的精力就像桶一样是有限的测测你平时做事情的优先顺序喜欢做的事情熟悉做的事情时间花费少的事情上级临时交待的事紧急的事情工作量大的事情容易做的事情排定时间的事情资料齐全的事情别人的事情经过筹划的事情有趣的事情通常，什么样的事情是你优先选择做的?重要，非紧急重要，紧急紧急M1M2M3M4非重要，非紧急非重要，紧急优先矩阵事关重大者不可受制于细枝末节---哥德重要优先矩阵分类表紧急不紧急重要Ⅰ危机急迫的问题有期限压力的计划Ⅱ防患于未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲不重要Ⅲ不速之客某些电话某些信件和报告某些会议必要而不是重要的问题受欢迎的活动Ⅳ繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动事关重大者不可受制于细枝末节---哥德优先矩阵重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要，非紧急非重要，紧急尽量避免扩大M1尽量减少M3事情多投资时间在M2尽量避免M4事情尽量减少M3事情尽量避免扩大M1多投资时间在M2尽量避免M4事情偏重各类事务的结果：紧急不紧急重要Ⅰ压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局Ⅱ有远见平衡纪律自制少有危机不重要Ⅲ短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨人际关系浮泛，破裂Ⅳ全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生高效能组织紧急不紧急重要不重要IIIIIIIV65-80%15%20-25%1%(二)自我组织管理通过对自身工作方式、方法的改变，达到时间管理的目的。即时间上的四则运算：加、减、乘、除。时间的加、减、乘、除四则运算：找出隐藏时间减少无谓的时间提高工作效率根除浪费时间习惯加法如何找出隐藏的时间？（1）善于利用等候和空挡时间（2）创造时间区（3）逆势操作（4）背包原则注意平时积累素材位移上的批量处理时间上的批量处理减法时间经常浪费在反复思考，或者是下决心的过程中，需要改变的是我们思考和行动的习惯。5分钟思考法：1分钟：决定目标及课题2分钟：思考的扩张及探求2分钟：整理思路，定下结论乘法时间管理中的乘法，就是怎样提高工作的成效。物尽其所，物归原处建立有效的工作环境有效的文件处理除法对付拖延的办法，当机立断逐个击破、分解进行调整思维方式不追求尽善尽美（三）组织沟通管理组织时间计划组织时间沟通组织时间融合懂得说“不”时间结构的暗示。个人时间与组织时间的冲突。对于无谓的打扰，暗示无法应酬。在拒绝别人的时候，附以理由并提供其他途径。对事不对人。善于沟通避免多重沟通确认沟通到位，不使双方做无用功管理电话，善用电话进行沟通善用结束谈话的技巧组织问题尽量集中沟通会议沟通不参加没有准备的会议—重视会议质量使会议有成效：制定清晰会议目标尽量减少与会人数。邀请可提出建设性建议的人员选择适当的开会时间提前准备议程，使与会者提前预知会议主题避免长时间的会议四、如何做好时间管理时间管理的方法赢取时间的技巧时间管理方法（一）美国的管理学家唐纳德.C.伯纳姆提出：当你处理任何工作时必须自问：能不能取消它?能不能与别的工作合并？能不能用简便的东西代替它？时间管理方法（二）1、记录自己的时间，认清时间耗在什么地方2、管理自己的时间，减少非生产性工作3、集中零星时间，成为连续性的时间段时间管理方法（三）ABC分类法1、将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类；2、安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；3、在工作中记载实际耗用时间；4、每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；5、重新调整自己的时间安排，更有效的工作。时间管理方法（四）帕累托二八法则在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。把精力专注于那20%重要的能获得最大回报事情上，达到事半功倍的效果。时间管理方法（五）1、目标必须是自己定的2、目标一定要是书面的第一，理清自己的思路，知道自己要实现哪些事情。第二，把目标书面化，不容易遗忘。第三，时时提醒自己目标在哪里。3、目标必须是切合实际的。4、目标必须是可衡量的。5、目标必须有时限。6、目标是平横和谐的。每日目标每周目标月度目标季度目标年度目标目标金字塔每周目标角色目标计划行事历赢取时间的技巧1、一日之计在昨天下班前，一周之计在于周日，一月之计在于月底。“预则立，不预则废”2、早15分钟或半小时开始工作，计划全天工作。3、工作前，先准备好相关资料，把所有需要的资料、报告放在桌上，避免为寻找遗忘东西浪费时间。4、储备各种与工作相关的知识，增进处事能力，减少时间浪费。5、把最困难的事搁在工作效率最高的时候做，例行公事，应在精神较差的时候处理。6、整理重要会议、讨论或谈话内容，养成将构思、概念、票据及资料，存放在档案里的习惯。赢取时间的技巧7、训练速读：速读可增快2-3倍阅读速读，那么行事效率该有多高？8、别让闲聊浪费你的时间：原意和朋友同事聊天，但应在下班以后。9、利用空闲时间：顺手找些例行公事的工作来做。10、整理好文件：避免浪费时间去找东西。11、果断摆脱琐事：让秘书或助理分担琐事，专心一致的处理较特殊或富创造性的工作。12、管制你的电话：在拿起电话前，先准备好纸、笔、姓名、号码及预定话题、资料等。13、可以早上做完的事，决不拖到下午完成；可以一天作完的事，决不分成两天完成。赢取时间的技巧14、该做的事都放在桌上，以免遗漏。15、每天至少完成一件事情，特别是在情绪工作低潮时。16、选择在午餐或下班前开会，决定会很快。17、站着接待健谈的人来访者，他很快就道出来意了。18、将相关的工作放在一起。19、休息片刻，来杯咖啡、茶、冷饮，甚至只要在窗前伸个懒腰，就足够你精神抖擞了。20、沉思：思索一下可寻求出各种增进工作的方法及满意的灵感，受益匪浅。自我工作检核1、是否完成了我所有优先安排的事情；2、是否达到或超过了日目标；3、是否为说服他人花费了计划花费的时间；4、是否联系了联系单上每一个潜在的客户；5、用于寻找潜在客户的时间—6、未能按计划行事的原因—7、是佛能够避免？如何避免？—8、当天最有效率的事情—9、当天效率最低的事情—10、在与我又切身利益上花费时间是多少？我能投入更多吗？11、今天对我和我的公司来说都富有成效吗？自我工作检核12、所做的全部的重要文书工作—13、今天又多少活动使我更接近我的目标；14、是否为我的家庭安排了时间；15、是否有与我的家人在一起的黄金时间；16、我能否通过—改进与家人在一起的时间质量；17、是否为我自己身心健康花费了时间；18、如果能再有今天，我会改变—19、今天我对完成—真的感觉很好；20、发出适当的感谢信；21、谁活着什么浪费我的时间最多。