时间管理和个人成效(1)

1一、课程导入二、时间是什么三、什么是时间管理四、时间管理的重要性五、如何做好时间管理六、个人成效2时间是什么3人生的每一刹那都是唯一的时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒。朝菌——朝生暮死；寒蝉——春生复死；海龟——生存500年；松柏树、黄杨树——活数千年时间是什么4天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻……以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。旧约圣经之传道书我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们利用时间，否则时间利用我们。5“不能管理时间，便什么都不能管理”——（美）杜拉克“管理”时间是不对的，“时间管理”就是“自我”管理什么是时间管理时间管理就是管理时间？6下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1你通常工作很长时间吗？2你通常把工作带回家吗？3你感到很少花时间去做你想做的事吗？4如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7你经常在做重要工作时被打断吗？8你经常占用用餐时间工作吗？9在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14你常无暇阅读与工作有关的书籍？15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？测测你的时间安排是否合理7总结你的时间掌控12——16“yes”救命！你在时间管理上需改进8——12“yes”4——8“yes”0——4“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法8案例：老王的故事延误原因1、没有以第一时间把报告做好拖延，没有界定缓急先后2、打算做报告的当天——下属生病，代出席会议——上司紧急命令——一些电话——突发事件——紧急事件——被打扰3、下班回家交通堵塞4、看电视不能自我约束5、放弃工作不能自我约束6、赖床不能自我约束7、没有带一些文件回家善忘8、上班交通堵塞9平均80岁寿命我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？1-20、60-80——忽略不计，余401年为1寸项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13.3年26.7一日三餐2.5小时4.2年22.5交通1.5小时2.5年20电话1小时1.7年18.3看电视、上网3小时5年13.3看报、聊天3小时5年8.3刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6休假、白日梦闹情绪、身体不适2小时3.3年3.310大石头小沙子水11课程目标•知道什么是重要的•做计划•实践重要、计划、实践12时间的秩序时间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向面包的比喻错误：3成时间缅怀过去、3成时间梦想将来、3成时间应付目前的一切正确：8成时间应付今天、1成时间借古今用作为参考1成时间计划未来13时间管理学的演变•记事便条•做一些计划、规划•分出优先顺序•挖掘人的资源、重视人14I+重要性MIMIIMIIIMIVU+紧迫性I+U+I+U—I—U+I—U—工具：区分时间的重要性和紧迫性重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情。15紧急重要不重要•防患未然•改进产能•建立人际关系•发掘新机会•规划、休闲•繁琐的工作•某些信件•某些电话•浪费时间之事•有趣的活动‘重要’与‘紧要’之区别从容人无用人•危机•急迫的问题•有期限压力的计划压力人•不速之客•某些电话•某些信件与报告•某些会议•必要而不重要的事•受欢迎的活动无聊人不紧急16紧急重要不重要偏重第一类事务，结果•压力•精疲力竭•危机处理•忙于收拾残局不紧急17紧急重要不重要不紧急偏重第二类事务，结果•有远见，有理想•平衡•纪律•自制•少有危机18偏重第三类事务，结果•短视近利•危机处理•被视为巧言令色•轻视目标与计划•缺乏自制力，怪罪他人•人际关系浮泛，甚至破裂紧急重要不重要不紧急19紧急重要不重要不紧急偏重第四类事务，结果•全无责任感•工作不保•依赖他人或社会机构维生20Diarize（定出做的时间）变为Doitlatter（呆会做）4D原则Doitnow！（马上就做）Don`tdoit。（别去做了）重要紧迫Delegate授权别人去做21高MIMIIIMIIMIV大第一重点第二重点第三重点非重点客户规划、重点优先工具：低小市场吸引力成功可能性22时间自然法则总结Parkingson’sLaw帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限Pareto’sPrinciple帕雷托原则80%的结果来源20%的努力ConcentrationEnigmas注意力之谜注意力需要及时恢复InternalEnergyLevels内在能量水平有效地利用你的生物钟Efficacy＆Efficiency效能与效率做正确之事，做好它23我的生物钟不能控制它，就去合理利用它6:00-8:0014:00-16:008:00-12:0016:00-20:0020:00-睡觉24订定每日工作计划详细地计划今天下午或是明天早上的工作。工作计划-----------------25避免分散注意力你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果。26办事处与总公司的协作某办事处已成立了两年，现有10位销售人员，负责销售工作。该办事处业绩一般，但面对竞争激烈的市场局面，总公司为了要全面推广工作站产品，最近派了小李过去以便能打开工作站市场。小李除了工作站之外，对其它产品如服务器、多媒体电脑等更是熟悉。办事处经理王先生因此经常要求小李帮忙兼卖其他产品。半年后小李始终无法打开工作站市场，他诉说王经理常常要求他去完成其它产品的销售任务，所以实在没法抽出充分的时间去开发工作站市场。思考题：1、假设小李继续兼卖其他产品的话，那会造成什么后果？2、王经理其实应该怎么做？案例学习27销售和管理的重要不同点CriticaldifferencebetweensellingandmanagingSalespersonSalesManager主要任务Primaryresponsibility开发客户Developaccounts开发人Developpeoople工作关系Workingrelationship独立Alone通过他人Throughothers角色Role操作员Player教练和操作员Coachandplayer管理员一层Partofmngmt不是No是Yes不同的责任DiversityofResponsibilities访问、销售和服务Makecallssellandservice开发人、招聘、选择、培训、激发、补偿、运作分部，经理也必须会见主要客户，与客户交流、协调和其他部门的关系Developpeople,recruit,select,train,motivate,compensate,runbranchoffice,seekeyaccounts,correspond,workwithotherdepartments28时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线时间管理的基本单位是事件时间管理的关键在掌握事件事件经由选择选择以价值为基础29顺习惯做事会有越来越多的抱怨Proactive（制变）Reactive（应变）思考一下再去做知道什么是重要的，并按重要的原则去选择二者的区别就是选择，有选择比没有意识去选择好30确定优先顺序基本任务——如果不去做，就无法有效发挥你的作用的任务。你应当完成的任务——一般指应最先完成的任务。你喜欢做的任务——在事先安排时间时，通常从不会去做的事。不甚重要的任务——容易而有趣，通常首先会去做。31优先管理的核心1、Makealistofthingstodotoday把每天要做的事情列一份清单2、Setpriorityandworkonthemostimportant确定优先次序，从最重要的开始做3、Doiteveryday!每天这么做！每日计划：Planthenextdbyoultheoffice.在你办公室前，计划天的工作。32To-DoList待处理事项Delegateto授权A/BTo-Do事项Time需Required时Delegation授权跟进Ref参见Name姓名Return返还Time时间Ref参见Notes备注33CleartheDesk清理桌面1、Create3files建三个文件档案2、Organizeallitemsaccordingtothe4D’s根据4D原则整理好所有东西3、Workthrough“Do”pile把“立即做”档案里的工作一件件处理完TimeActivate给活动定下时间UseHoldingFiles使用活页文件4、Clearthedeskeachday.每日清理桌面34A.M.P.M.6789101112DailyExpenses每日支出12345678910Appointments日程35MonthlyPlan月度计划MonthYear年月Projects/Goals本月项目/目标A/BBusiness工作开始日Personal个人生活36意识潜意识内存硬盘37产品说明书了解产品印刷售后服务图片题纲初稿规格注意事项维修点打印美工公司简介拍照大脑图38个人成效effectiveefficient明确于结果：快、好高效AnicemanagerAgoodmanagerAneffectivemanager脾气好工作愉快、有结果一个有成效的经理人39Specific具体的Measurable可衡量的Achievable可实现的Relevant与价值相关的Tractable可跟进的SMART目标40WhatIamherefor?对我的岗位来说，最重要的职责是什么？Makealist.分清主动工作和被动工作内容。主动性（建设性）工作：帮助达到目标的工作被动性工作：日常琐碎的事情41•放弃喜欢做的事•放弃怕失去控制的心理•授权•把任务交给人，培训他们并通知相关人员•随时准备提供建议并进行解答组织下属42ProductivityChallenges对生产率的挑战1、Shiftingpriorities/crisismanagement优先顺序不明确/危机管理2、Telephoneinterruptions电话打扰3、LackofPriorities/objectives缺乏优先/目标4、Attemptingtoomuch贪多嚼不烂5、Drop-invisitors不速之客6、Ineffectivedelegation无效授权7、Cluttereddesk/losingthings桌面杂乱无章/找不到东西8、Lackofself-discipline/procrastination缺乏自律/拖延9、Inabilitytosay“No”不会说“不”10、Meetings会议43学习分配工作学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标。44今日事今日毕拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：•订定完成期限•建立回馈制度•安排人监督你•趁早解决•把工作划分为几个小部分•现在就去做45将阻碍减到最低通常造成时间浪费的环境因素有：•电话•信件•会议•等候•访客•紧急事件46培养说“不”的能力如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷时，你的工作品质势必会大受影响。47应付突发状况应付突发状况，是时间管理上的一大技巧，当发现情况不对时，可以：•重新商议•在接下来的步骤中，把浪费的时间补回来•缩小计划的