时间管理简介

時間管理TimeManagement學習目的掌握正确且实用的时间管理技巧制订对症下药的时间管理计划达到自我发展与提升第一部分﹕總體介紹時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己本身的問題時間管理是什麼?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能‧「全人類皆平等,但有些人比其他人更平等」‧「時間管理」「管理」時間‧「時間管理」=「自我」管理‧拋棄陋習‧分配時間‧訂立目標‧權衡輕重‧妥善計劃‧自我約束‧「時間管理」除了「快」也要「好」↓↓「效率」※「效果」=能幹時間管理是什麼?常見的時間管理失誤延誤原因1.沒有以第一時間把報告寫好拖延,沒有界定緩急先后2.打算做報告的當天─屬下生病,代出席會議─上司緊急命令─一些電話─突發事件,處理失當─緊急事件─被打擾3.下班回家交通堵塞4.看電視不能自我約束5.放棄工作,轉向睡覺不能自我約束6.賴床不能自我約束7.沒有帶一些文件回家善忘8.上班交通堵塞無處不在的「時間殺手」有形(自覺)無形(不自覺)1.接聽電話1.欠缺周詳計劃2.打電話2.不懂分辨緩急先后3.會議3.過分專注細節4.打擾4.猶豫不決5.官僚作風5.不懂說「不」6.溝通不足6.拖延7.辦公室政治7.善忘8.跟「有問題」的人共事8.不懂授權9.資源不足或過多9.欠缺組織10.閱讀文件及信件10.健康欠佳11.交通堵塞訂定目標追求成果‧時間管理並不單是著眼於「量」方面,反而「質」才是最重要的‧如何才可以「多、快、省」呢?→訂定能達成目標的計劃與行動‧中國人常說:「只問耕耘,不問收獲」時間管理說:「先問收獲,才懂耕耘」‧訂定目標的SMART準則1.具體明確的(Specific)2.可以衡量的(Measurable)3.可以完成的(Achievable)4.實際可行的(Realistic)5.有時效性的(Timed)目標金字塔長程目標年目標季目標月目標週目標日目標妥善地分配時間「只因為知道明天要做甚麼,今天活著才有意義」要爭取時間我們必須要知道要做甚麼和甚麼時候去做分配時間的兩個定律※帕金森定律─每項工作都可以無限期地霸占你的時間。意思是如果你不設下時限,你有多少的時間,它便會占用你多少的時間。※梅菲定律─每項工作所花的時間都會比你想像中的長。意思是你會偏向低估了工作所需的時間或高估了自己的能力。人,為何安於現狀?為何妳我都不滿意現狀,但是卻安於現狀1.無奈2.不確定改變之後會更好3.因為現狀是妳我最熟悉當妳開始不滿於現狀時,表示會有新的事物發生在妳的身上…..但是要用對“新的思考方式”請用四條直線把點串起來,但是筆不可離開紙張妳可知道為何會畫不出來?因為妳跳不出原來的思維習慣但是假設妳畫了出來.恭喜妳,妳可以用新的角度去思考一個舊有的問題跨越四種時間陷阱陷阱一:時間的配置不對Reaction消極回應vsProaction積極掌握危機就是轉機規劃重於做事最好的控制是預防預防勝於處理緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的況迷不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配置III陷阱二:拖延除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快2種方法如何克服拖延惡習1.成本/效益分析法成本......好處...2.思維習慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.陷阱三:有求必應會花太多時間,時間不夠會犧第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要不好意思拒絕請託的原因接納請託比拒絕請託容易擔心觸怒請託者想要做廣受愛戴之好人不了解拒絕請託之重要性不知如何拒絕他人之請託陷阱四:事必親躬韓非子.八經下君,盡已之能.中君,盡人之力.上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.為何事必親躬?因為怕部屬取代不放心部屬,不信任部屬要求標準過高面對任何事情馬上做拒絕做賦權給別人做延遲做值得做嗎?需親自做嗎?應馬上做嗎?NNNConclusions:8.80/20法則1/2theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的80/20法則2/280/20法則是個不變的真理20%的產品或客戶,涵蓋了80%的營業額80%的財富,集中在20%的人群裡20%的主要原因,造成80%的良率損失80/20法則圖示投入原因努力產出結果收獲80/20原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物人體生理曲線圖工作表現時間(鍾點)2424681012141618202224+50%平均-50%人體生理曲線圖分析•早上八點至十點:精力顛峰,適合做規劃。•早上十點至十二點:註意力及短暫記憶力最強,適合腦力激蕩會議、訓練。•下午一點至二點:昏昏欲睡,比較適合進行互動溝通的工作。•下午二點至四點:開始清醒,長期記憶力最強,適合閱讀、思考。•下午四點至五點:適合技術性工作、處理衝突問題。在效率最高的時段,你可以集中精力於:棘手或困難的問題、創造性思考、復雜的工作、討論或訂定工作計劃。在效率中等的時段,你可以專心做:與他人交換意見、處理回信、規劃行程表。在效率最差的時段,你可以處理:例行性事務、電話聯絡事情、接待訪客、基本行政工作。依據生理曲線圖的工作安排第二部分﹕應用說明自我檢視卡片：我一週最想完成的五件事思考•目標達成率•把時間用在刀口上我一週最想完成的五件事242117121260510152025娛樂社交讀書其他運動唸人資念英語百分比自我檢視我一週最想完成的五件事思考•目標達成率•把時間用在刀口上把時間用在刀口上時間管理四象限第一象限急迫又重要的事。各種狀況考驗我們的經驗、判斷力的時刻,也是可以用心耕耘的園地。很多重要的事都是因為一再拖延或事前準備不周,而變成迫在眉睫。Ex：陪重病的親友上醫院第二象限重要但不急迫的事主要是與生活品質有關。荒廢這個領域將使第一象限益形擴大,使牛陷入大的壓力與危機中而疲於應付。反之,多投注一些預防措施,很多急事將無從產生。這個部份的事情不會對我們造成催促力量,所以必須主動去做。這是發揮個人領導力的領域。Ex：完成人資7篇readingpacket第三象限急迫但不重要的事因為迫切的呼聲會讓我們產生這件事很重要的錯覺--實際上就算重要也只是對別人而言。電話、會議、突來的訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個範圍打轉,自以為是在第一象限,其實不過是在滿足別人期望與標準。Ex：看華視週日晚間的柯南第四象限不急迫又不重要的事簡而言之就是浪費生命,所以根本不值得花半點間在這個象限。但我們往往在一、三象限間來回奔走,忙得焦頭爛額,不得不「逃避」到第四象限去療養一番再出發。這部份的範圍倒不見得都是閒活動,因為真正有創造意義休閒活動是很有價值的。Ex：上網收廣告信以理性科學的方式，評斷優先順序工作項目長期重要性短期迫切性總數優先次序1.定期運動23542.陪親友上醫院11213.完成人資報告12324.看柯南31435.上網收廣告信3365兩個構面：重要性、急迫性三種程度：最重要、重要、不重要Step3配合生理時鐘，擬定計畫。三.如何管理時間Step4分析、檢討目標達成率與改進。Step2安排目標的輕重緩急，安排優先次序。Step1訂好長程目標，以及與之有關的短期目標。善用規劃的觀念時間管理的方法•八十二十法則掌握關鍵，花較少的時間得大功效•象限法•一週觀點法•集中處理法•角色平衡法象限法第一象限急迫又重要的事必須做第二象限重要但不急迫的事應該做第三象限急迫但不重要的事可以做（亦可分派）第四象限不急迫又不重要的事何必做擬定工作計畫（工作日誌）優先次序急不急重要不重要人生目標象限的運用原則時間工作項目佔用時間優先次序評語8：10端咖啡，讀報20分4可在午飯時讀，頭20分鐘浪費掉了8：30檢討今日計畫15分1時間運用得當；發現兩個要海倫注意的問題8：45寫便條給海倫5分1時間運用得當8：50魏特來電15分4總機小姐可以留言9：05BB來電談預算之事15分3總機小姐可以留言9：20要海倫聽寫信件45分2口述得不是很有條理10：05讀信並將信件分類30分4海倫可做此事，要她分類，排出優先次序，並回一些信時間工作項目佔用時間優先次序評語8：10端咖啡，讀報8：30檢討今日計畫8：45寫便條給海倫8：50魏特來電9：05BB來電談預算之事9：20要海倫聽寫信件10：05讀信並將信件分類範例：上班族的工作日誌今日目標次序目標完成時間1.完成會議檢討10:002.向老闆做業務摘要13:003.向老闆做服務報告14:004.幹部會議11:005.加緊處理信件16:006.解決布朗的問題17:00評估日誌所在工作的優先次序指數1.是急迫又重要的事—必須做2.重要但不急迫的事—應該做3.急迫但不重要的事—可以做4.不急迫又不重要的事—何必做總結1.時間管理的價值2.實務應用電話管理有效的開會授權3.善用科技展品做好時間管理1、時間管理的價值提高生產力預防壓力在工作(學業)與個人生活間取得平衡朝向人生理想目標邁進2.實務應用電話管理有效的開會授權有效的開會meeting準時開會與結束適當的人員明確的目標與議程達成共識與追蹤成效排除干擾2.實務應用電話管理有效的開會授權電話管理清靜時間更高層的過濾電話方式沒有助理1.同事2.留言系統3.燈號取代鈴聲4.拔掉電話插頭5.隔絕電話有助理過濾電話1.處理2.轉接3.暫緩4.速辦2.實務應用電話管理有效的開會授權授權我是萬能的…焦頭爛額的經理人養了一堆沒事做的屬下沮喪的員工---不被信任、才能無從發揮經理人無法專心從事改善公司作業等的思考清楚描述「下個步驟」並確認其重要性指派給至少能完成這件事的最低階層員工a)給予建議，然後行動b)行動，然後給予建議安排適當的後續追蹤時間經理人3.善用科技產品做好時間管理outlook：安排時間PDA：名片及行事曆管理手機：自動轉帳、線上下單BBS：公布訊息視訊產品：節省開會交通成本