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時間管理WNC內部訓練管理課程*資訊部陳俊隆(JamesChen)Ext.5601E-mail:james_chen@wneweb.com.tw時間資源的重要性孔子─“逝者如斯夫,不舍晝夜。”沙士比亞-“時間的無聲的腳步,是不會因為我們有許多事情要處理而稍停片刻。”管理大師彼德杜拉克-時間是最稀少的資源,除非時間被妥善管理,否則任何其它資源皆無法被妥善管理。Page3of62★時間就是金錢!★一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰!★生命是時間的累積,浪費時間即等於慢性自殺!時間資源的重要性Page4of62時間的獨特性(1)供給毫無彈性:時間的供給量是固定不變的。它的供給量在任何情況下都不會增加,但也不會減少。因此,管理者無法針對時間進行開源(2)無法蓄積:時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論管理者願意或不願意,管理者都被迫按一定的速率消費時間。(3)無法取代:任何一種活動都有賴時間的堆砌。這就是說,時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此,時間是無法取代的。(4)無法失而復得:時間不能象遺失物那樣失而復得。它一旦喪失,則會永遠喪失。例如,延遲半小時開車的司機安慰乘客說:“不用擔心!管理者會把丟失的時間搶回來,因為管理者將按原定時間抵達目的地。”雖然開快車可準時抵達目的地,但是司機與乘客卻要因此而支付額外的代價——如危險性、油量耗費、汽車折舊的增加等。嚴格說來,喪失的時間是無法挽回的。Page5of62時間壓力為什麼我的時間總是不夠用?「如果你正坐在一台火熱的爐子上,一分鐘就像一小時,但是如果你是在做某些愉快的事,一小時就像一分鐘。」──愛因斯坦你承受著時間壓力之苦嗎?現代人在越來越少的時間裡,塞入更多的事,但是大部分的時間太忙,是因為我們選擇要這麼忙。Page6of62時間損耗原因1.干擾等待2.同事間的需求與輔助需求3.溝通不良4.授權不足5.組織/制度的障礙6.他人的錯誤7.優先順序的衝突8.工作情緒與情境9.完美主義10.會議Page7of62自我檢查1、我是否難以說清一天裡幹了些什麼?2、我是否碰到了一個無法再拖延的問題?3、我是否做了實際上不需要做的事?4、我是否常常越權處理?5、我是否往往對某些任務要花費更多的時間?6、我是否難以按時赴約?7、我是否經常會忘記接下去準備做的事?時間管理是什麼?Page9of62時間管理不是什麼?•時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多•所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分發你自己的時間Page10of62時間管理是什麼?•時間管理就是自我管理•自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能•把事情很快地做完,叫做效率•把事情很快又很對地做完,叫做效能•時間管理就是事前的規劃或長期的計畫Page11of62有三片木條,如何將它們圍成封閉三角形2cm10cm4cmPage12of62你可知道為何會畫不出來?•因為你跳不出原來的思惟習慣•但是假設你畫了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個舊有的問題.•改變時間管理的第一步,從你自覺需要時間管理開始時間管理的架構Page14of62緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排出正確的行事優先順序????ABCDPage15of62緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行事優先順序Page16of62緊急不緊急20%~25%25%~30%65%~80%15%15%50%~60%Lessthan1%2%~3%重要不重要:戴明博士期望的指數::現有社會的指數*Remark:戴明博士在推TQM時,對一些TQM的公司Benchmark出來的資料.IIIIIIIVPage17of62緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計畫之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請托有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷Page18of62艾森豪規則急迫不急迫 重要Ⅰ任務A立刻處理Ⅱ任務B訂下期限或授權 不重要Ⅲ任務C授權Ⅳ???(字紙簍)Page19of62陷阱一:時間的配置不對•Reaction消極回應vsProaction積極掌握•危機就是轉機•規劃重於做事•最好的控制是預防•預防勝於處理Page20of62不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%Page21of62明智的時間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”Page22of62陷阱二:拖延•除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快•不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4thPage23of62克服1.成本/效益分析法成本..................效益..................Page24of62克服2.思惟習慣的改變•這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.•養成速戰速決的習慣•將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務•完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般Page25of62陷阱三:事必親躬韓非子.八經•下君,盡已之能•中君,盡人之力•上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.•為何事必親躬?•因為怕部屬取代•不放心部屬,不信任部屬•要求標準過高Page26of62陷阱四:有求必應會花太多時間,時間不夠會犧牲第二項受人尊敬重要,還是受人歡迎重要?•不好意思拒絕請托的原因•接納請托比拒絕請托容易•擔心觸怒請托者•想要做廣受愛戴之好人•不知如何拒絕他人之請托•每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.Page27of62我現下的年齡是歲月80x365=29,200yyx365=(A)MMx30=(B)29,200-{(A)+(B)}=從現下起我尚有天的時間(24x=小時)光陰似箭,歲月如梭??加油!!!如何提升工作效率Page29of62如何提升工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分佈周一到周五的工作性質.3.保持良好的體力;養成運動的習慣4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好Page30of6278910111213141516171819時間〔時〕干擾頻率時間〔時〕〔次〕日干擾圖Page31of62一開始就做最重要的工作543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00工作要求與體力水準生產力高的時間注︰陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下,生產力會顯著提升工作與體力配合的情況工作時間543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00工作要求與體力水準注︰陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下,生產力會顯著提升工作與體力配合的情況工作時間生產力高的時間Page33of621.工作時段分發法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協調1.思考問題2.寫計畫/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作Page34of622.每周工作性質分發法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調整,Update計畫3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提升自己的價值?3.計畫/規劃Page35of62時間管理三步曲1、記錄自己的時間,追蹤流向,診斷並分析時間運用的狀況2、訂定目標並擬訂計畫,使時間的應用更具效用3、切實執行計畫,研究造成時間浪費的原素及因應之道改掉浪費時間的習慣,成為掌握時間的主人Page36of62每日活动记录表姓名年月日活动时间起止时间使用计划/中途插进重要及紧急性评语Page37of62时间清单紧急及重要性主要活动使用的时间占总时间的百分比1234Page38of62时间管理自行诊断表1、今天作了哪些有意义的事?2、今天有哪些事情是适当的时间内做的?3、今天有哪些事情是在不适当的时间内做的?为什么在不适当的时间做了这些事情?4、今天在哪一段时间着手进行最重要的工作?为什么在这段时间做这份工作?这工作是否可以提早进行做?5、今天最有效率的是哪段时间?为什么这段时间最有效率?6、今天最没有效率的是哪一段时间?为什么这段时间最没有效率?7、今天工作中最大干扰是什么?为什么产生过干扰?这干扰是否可以控制或排除?8、今天最严重的三个时间陷阱是什么?以后有无可能遗址这些陷阱?如何跨越他们?9、今天做了哪些不必要的事?10、今天做了哪些不需要亲自动手的事?11、今天花费了多少时间做重要的事?12、今天花费了多少时间做不重要的事?13、今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做?14、今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做而不至于减低效果?15、从明天开始,应该怎样做才能改进时间的效果?Page39of62時間計畫表工作起止時間使用時間優先順序備注如何管理你的EMail葛洛夫:你的時間是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中處理它.Page41of62先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看Email?2.你進Email會不會看短劇?3.你看Email的時間是連續的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信?6.你進Email信箱,是先看信還是先發信?Page42of62如何提升Email的處理效率•一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作•養成習慣,一天只有三個時段看Email•除了急件以外,集中時段回信Page43of62看Email的時段分發時段信箱回信備注09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VPage44of62Email資料夾的分類•Reply:Private,公務•FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,Private•Project進度•有空再看如何展開你的計畫一日之計在昨天下班前一周之計在於周日一月之計在於月底Page46of621.舍得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下良好的時間管理來自於計畫1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事Page47of62PADC不好好耗用時間花時間在計畫上才是最節省時間的作法耗用時間Page48of628.80/20法則1/2•theVitalFew&theTrivialMany•柏拉圖法則•花最少的力氣,獲得最多的效益•你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的Page49of6280/20原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物Page50of62AreYouLonely???ThencallaMEETING!!!Page51of62GroupDiscussion--進行很差的會議進行很好的會議Page52of62會議不夠有效率的原因:開會時討論沒有焦點會議資料未事先備妥開會時沒有擬妥會議流程關鍵人物沒有出席延遲開始,一路延誤Page53of62正確的開會原因:溝通向員工
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