公文技法公文的WH兼谈如何克服公文模板依赖症

公文的5W1H——兼谈如何克服公文“模板”依赖症工作中常有学员问我：我一写公文，就习惯于从网上找“模板”，一旦离开了“模板”就不知道怎么动笔了。我回答是：你患了公文“模板”依赖症。那么如何克服这个毛病呢？正好，我总结了公文的“5W1H”，也许对这些朋友有所帮助。然后，再回答如何克服“模板”依赖症。写公文的同志，可能学习过新闻。知道新闻的6要素，就是新闻主要构成因素和单元。这个概念在19世纪80年代由西方新闻界首先提出，包括：何时（WHEN）、何地（WHERE）、何人（WHO）、何事（WHAT）、何故（WHY）、如何（HOW），用英文字头简称“5W1H”。所谓“5W1H”，也就是说，在什么时间、什么地点、什么人，做了件什么事，以及这件事的起因经过、结果。一篇新闻报道，不管它是消息也好，还是通讯、特写也罢，一般都包括这六个要素。其中，一句话新闻最能集中体现六要素，可谓“麻雀虽小，五脏俱全”。比如，2014年7月3日早晨，网上有这么一条“一句话新闻”：“应大韩民国总统朴槿惠邀请，国家主席习近平于7月3日至4日对韩国进行国事访问。”我们运用新闻的六要素分析一下：“应大韩民国总统朴槿惠邀请”，是何故，也是起因；“国家主席习近平”，是何人；“于7月3日至4日”，是何时；“对韩国进行国事访问”，是何事。新闻的六个要素，这条新闻中有4个。因为这条新闻发布在习近平访问之前，其它两个要素还没发生，不可能涉及。其实，公文中也有“5W1H”，我们平时在写公文时，也经常使用这六个要素。只是在公文写作中不这么讲而已。比如，我们写这样一个简单的会议通知：关于召开群众路线教育实践活动动员大会的通知局机关各党支部：遵照市委统一部署，为了开展好党的群众路线教育实践活动（何故），局党委决定，6月28日上午9时（何时）在局机关大会议室（何地）召开机关党的群众路线教育实践活动动员大会（何事）。请各支部书记带队，组织本支部全体党员和干部群众（何人）着正装提前10分钟按时参加，在指定位置就座（如何）。局党委办公室2013年6月27日这样一个字数不多的会议通知，只用五个W和一个H，就完整地体现了为什么要召开会议、会议的内容、时间、地点、什么人参加、对与会人员的要求等等。“5W1H”，既是一则新闻的最基本要素，也是一篇公文的最基本要素。各要素之间协同合作，互相说明，互相补充完善，结构成文章。也许有人会问：把新闻的“5W1H”延伸、运用到公文中去，具体有什么作用呢？一、运用“5W1H”，可以帮助我们构思公文当你写公文列提纲时，可以把这六个要素逐一写出，六个要素就是六个问题，然后对这些问题一个一个地回答。在自问自答的过程中，你还需要根据领导意图和工作需要，认真思考一下，在所有的问题当中，主要问题是什么？这个主要问题，就是你写作的重点所在。如果你写的是领导讲话、论文之类的文章，主要问题就相当于中心论点；如果你写的是工作总结、述职报告之类的文章，主要问题就是你花费笔墨之处。当问题的答案都想出来了、写出来了，对于应该首要写什么，次要写什么，再次写什么，你就胸中有数了，提纲就基本列好了。当然了，也不是任何公文都要求六要素齐全。公文毕竟不同于新闻。公文写作，最重要的是何事、为何、如何。何事，也就是要做什么工作，这项工作的具体内容是什么；为何，是为什么要做这项工作，开展这项工作有什么意义、重要性；如何，是怎样做好这项工作，对开展这项工作有哪些要求。比如，布置指导工作的通知、意见、方案、工作要点以及述职报告、领导讲话稿、典型经验材料等大型公文材料，何事、为何、如何，这三个要素是不可少的。二、运用“5W1H”，可以帮助我们组织会议材料组织会议过程中，会议材料最为重要。比如下面这个会议议程就包括三个重要材料。群众路线教育实践活动动员大会会议议程1．局党委副书记宣读《实施方案》（实施方案的重点放在“何事”上，同时涉及“何人”、“何时”，即主要讲群众路线教育实践活动的内容、步骤）2．局党委书记做动员报告（动员报告的重点放在“为何”、“如何”上，即主要讲群众路线教育实践活动的重大意义、对开展活动有哪些要求）3．市委督导组组长讲话（市委督导组组长讲话的重点是介绍督导组的职责任务“何事”，并从督导工作的角度对开展活动提出要求，这是另外一个版本的“何事”、“如何”）上面是会议的三个材料，每个材料只涉及到“5W1H”六要素的一两个或两三个要素，它们既独立成篇，又相互配合，从而形成了会议的系列材料。三、运用“5W1H”，可以帮助我们鉴赏公文上面我们说过，“5W1H”这六个要素就是六个问题。平时，我们在阅读文件时，特别是阅读中央、省、市文件以及本单位的材料时，要带着“问题意识”去研读。所谓“问题意识”，就是发现并提出问题、分析问题、解决问题的意识。在这个过程中，提高我们发现、分析、解决问题的能力。研读，不是一目十行，不是看报看题、看书看皮式的泛泛而读，而是边阅读边思考，看看文件都涉及了哪些问题，又是怎样提出并回答这些问题的。这样，既学习了大笔杆子写公文的经验，又找到了自己的差距。坚持下去，就会无形中提升公文鉴赏和写作水平。也许，有的人会说，我不知道究竟该怎样发现并提出问题？其实，“5W1H”这六个要素，就给了我们一个发现并提出问题的方法和路径。学会并且经常运用这六个要素，就会使我们养成良好的习惯，增强“问题意识”，提高我们发现、分析、解决问题的能力。这个能力，即是工作能力，体现在公文等材料中，就是写作能力。现在，我尝试着运用公文的“5W1H”，来回答如何克服公文模板依赖症的问题。我有三点建议：其一，要以“自己动手”为主，以“借助模板”为辅。毛主席说过，我们要以自力更生为主，以争取外援为辅。对公文写作来讲，“自力更生”，就是自己动手写；“争取外援”，就是借助网上“模板”。这位朋友之所以患上了公文模板依赖症，是因为他把“主”“辅”颠倒了。怎么办？把颠倒了的再颠倒过来！别无他法。有的同志之所以患了公文模板依赖症，可能还有两个原因。一个原因是懒汉思想作怪。他们嫌写文章费脑筋、太辛苦，总幻想着既不付出努力，又能写出文章来，不愿意“自己动手”。还有一个原因，是不自信，有畏难情绪。他们可能对公文写作的基本知识知之不多，觉得写文章是一件很难的事情，因此不敢、也不会“自己动手”。其实，对于学习写文章，毛泽东同志早就说过，“入门既不难，深造也是办得到的。只要有心，只要善于学习罢了。”人们说，“能写会说是干部的一项基本功”。“能写”指的就是写文章。只要我们克服掉懒汉思想、畏难情绪，不依赖公文模板，树立信心，“自己动手”，多写多读，假以时日，就一定会逐步学会写文章，掌握“能写”这项基本功。其二，要“先公后文”，“公文兼修”。什么是“公文”？《党政机关公文处理工作条例》的定义是：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。”这自然是“公文”权威的解释。我曾经以自己的经验，解释过“公文”这个词语。什么是“公文”？我以为，“公文”这个词，分解开来就是“公”字和“文”字。“公”者，公事，办公，工作，是“文”内容；“文”者，文章，文书，是“公”的文字载体。因此，我一贯主张，要“先公后文”，“公文兼修”。所谓“先公后文”，就是首先从做好工作入手，解决“写什么”的问题。一些刚刚走上工作岗位，或者是调整到新工作岗位的朋友，之所以写公文时依赖模板，一个重要的原因，就在于对新工作比较陌生，不知道该“写什么”。我建议这些朋友，要了解、熟悉本职工作的具体内容，了解、熟悉工作涉及的理论、法规、政策，了解、熟悉办公的规矩、程序、方法，把主要精力放在熟悉乃至精通本职工作上，力争成为工作领域的行家里手。其次，解决“怎么写”的问题。其实，“写什么”的问题解决了，“怎样写”的问题，就会随之迎刃而解。我的经验是，干什么写什么，怎么干的就怎么写。再次，运用我们学习的公文写作的基本知识，对我们写的东西予以规范，我们就逐步学会写公文了。这就叫“先公后文”，“公文兼修”。其三，从“小处着手”，从常用公文文种入门。对于初学者来讲，学习公文写作，还有一个“怎样学”、从何处入门的问题。大家都知道，公文有很多文种。按照2012年颁布的《党政机关公文处理工作条例》，基本上有以下十五种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。其中，对于基层单位的同志来讲，在日常工作中经常使用的，不过六七个文种。如果按使用的频率来排序的话，它们大概是：通知、报告、函、请示、批复、纪要、意见等。因为这几个公文文种使用频率较高，作者锻炼写作能力的机会就多一些。并且相对来讲，这几个文种也比较容易写一些。在上文，我引用了毛主席关于写文章“入门既不难”的经典语录，毛泽东主席强调“要有心，善于学习”。我理解，毛泽东主席讲的“有心”，就是有信心，有恒心。“善于学习”，就是要寻找学习的方式、方法和窍门。在这里，我向初学公文的朋友，介绍一个“善于学习”的“窍门”：从“小处着手”，从常用公文文种入门。先写一些会议通知之类的小材料，再逐步向中型、大型材料过渡，这样，从小处入手，由易到难，就会一步步地培养起自己独立写作的能力。