会议制度管理规定

会议制度管理规定一、目的为提高各部门、车间工作效率，更合理的安排会议时间和计划，提高会议质量，避免造成参会人员冲突、会议室冲突、会议时间冲突。使公司各项工作顺利落实到位，提高会议效率，特制定本管理方法。二、使用范围本规定适用各部门/车间的培训、内部例会、跨部门协调会议等各类会议。三、执行标准(1)计划性的会议：各部门/车间需在每周四下班之前把下周的会议计划发至生产运营部公用OA账号。生产运营部对会议计划进行审核、协调，避免造成人员、会议室、会议时间冲突。生产运营部于下周一之前把会议计划汇总表下发。各车间/部门需根据计划表内容进行会议。(2)临时性的会议：电话通知到相应的参会人员。并走新OA会议室申请流程，待生产运营部确认同意后方可议会。原则上临时会议不得与计划会议冲突，且对于计划外的会议要有合理的理由。(3)各车间/部门会议需形成会议签到表和会议纪要，于每月5号之前上交上个月会议纪要电子汇总版至生产运营部公用的OA账号。生产运营部也会每月定期抽查各车间/部门的会议签到纸质版。(4)车间上报会议室使用申请，由生产部进行汇总，安排会议室，并将会议状态信息推送至相应的服务器，自动进行会议室状态播报，会议完成后由生产部进行检查。注：电子版会议纪要要求：次月5日之前提交上个月会议纪要电子汇总版（EXCEL格式）。第一张表格有会议总目录，目录显示会议名称并能够链接到后面相对应的会议纪要中。四、会议要求(1)会议通知：有主题、有目标、有地点、有时间、有召集人、有参会人员。(2)会议时间：所有会议，会议组织者需提前10分钟准备。参会人员至少提前5分钟到会场。视频会议，需至少提前30分钟通知信息管理员进行调试。会议时间不得超过90分钟（公司级会议除外）。(3)会议过程：需将手机调到震动状态或关闭，原则上不允许接听电话，如需接听，请离开会场。主持人：限定发言时间，确保会议紧扣主题。发言者：言简意赅，观点明确。会议记录：真实、完整、明确责任和时间、并经参会人员确认。(4)会议结束后：会议记录人对会议要求进行督办、检查和追踪负责，根据规定的时间节点逐项跟进。对于没有按限定时间完成的，考核相关责任人。(5)会议精神：凡是会议，必有主题；凡是会议，必有纪律；凡是会议必有准备；凡是会议，会前必有议程；凡是开会，必有训练；凡是会议，必有结果；凡是会议必须守时；凡是散会，必有事后跟踪。(6)开会+不落实=零：布置工作+不检查=零：抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。五、注意事项(1)各车间/部门上交的会议计划如果没有召开要有合理理由，未有理由，则给予通报，第二次出现则给予考核20元/次。(2)各车间/部门需每周四之前报下周的会议计划至生产运营部，对于没有按规定时间发送会议计划的车间/部门，视为没有会议。(3)各车间/部门需每月5号之前上交上个月会议纪要电子汇总版至生产运营部公用的OA账号。没有按规定时间上交的考核车间/部门第一负责人50元/次。(4)会议时间原则上不得超过90分钟（公司级会议除外）。反之考核部门/车间责任人。（50元/次）。(5)会议无故迟到、早退者，考核责任人50元/次。无故旷会者，考核100元/次。如有特殊情况，不能准时参加会议，会前至少提前5分钟电话通知会议发起人同意，反之视为没有请假。(6)对于计划外的会议，车间/部门擅自使用会议室，没有走新OA会议室申请流程，造成与计划内的会议地点及时间冲突，考核相关责任人100元/次。(7)会议室使用完毕后，做好清理、整理工作，确保会议室及配套设备干净、整洁。反之追责上次会议负责人，20元/次。生产运营部2017年12月20日