行政制度培训全文案例分析电子版

行政制度长春市泰锋保洁有限公司二○一五年二月目录工作环境管理规定1公文管理规定2档案管理规定3合同管理规定4印章管理规定51会议管理规定6固定资产管理规定7低值易耗品管理规定8采购管理规定92目录1、工作环境管理规定1.1办公管理要求1、员工办公区域桌面及座位周围地面整洁、无垃圾。2、办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。3、员工每天下班前，应对办公室进行一次全面检查，主要检查内容为：桌面资料物品摆放、座椅摆放、卫生状况、电器状态、电源状态、门窗状态，确保环境卫生整洁，保证电器、电源、门窗安全无隐患。4、对舍弃的文件、资料，应遵照安全、保密的原则进行销毁。5、办公室墙面禁止张贴文件或图表，保证墙面清洁。6、全体员工须自觉维护公共区域的环境卫生，严禁堆放杂物，严禁随意丢弃垃圾、废品、碎屑等，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣。7、员工在工作时间内，不得吃零食、玩游戏、聊天，杜绝在办公区域内大声喧哗、嬉戏打闹。8、各项目办公环境要求以上述规定为基准，根据实际情况，做好物品分区摆放，罗列整齐，保持地面干净卫生无杂物。31、工作环境管理规定1.2吸烟规定1、公司提倡禁烟，任何人不得在办公场所内吸烟，以确保消防安全。2、遇有客人来访，接待人员应注意提醒客人公司的吸烟规定。必要吸烟时，应将客人带到吸烟处或非办公场所。3、各项目需指定吸烟场所，严格禁止在服务区内吸烟，违者罚款50元/次。41、工作环境管理规定1.3仪容仪表1、头发男性：不准留怪发式，不准留过耳长发，不准烫发，不准染发（黑色头发除外）。女性：长发必须盘起，不得披肩，头饰不许过大、过多；短发梳理整齐。2、面部男性：不准蓄留胡须，保持脸部清洁。女性：素颜或淡妆（不得太过浓艳）。3、指甲：不准留长指甲，剪到不能再剪为标准，不得涂有色指甲油。4、饰物：除婚戒、手表外，不准佩带任何其它饰物。5、鞋、袜：统一黑色或深色。6、服装：上岗必须按规定佩戴工牌、着工装，保持衣着整洁，确保无破损、无污渍。7、注重个人卫生，身上无异味，工牌端正，上衣扣子扣好、不挽袖，不挽裤腿，不穿拖鞋上班。51、工作环境管理规定1.4行为规范标准1、严格遵守公司规章制度，上、下班不准迟到、早退，听从上级指挥，服从工作安排，严格按标准完成各项任务。2、清洁工具实行“谁使用、谁负责”原则，保洁员应妥善保管清洁工具，做到无丢失、无损毁、不送人。3、工作中注意礼仪礼貌，面带微笑。4、中间穿行、请人让路时，要说“对不起”、“谢谢”等礼貌用语。5、工作中双手不准插兜，不准抱肩，不准双手叉腰。6、上班时间不允许吃零食、喝酒，不允许在公共区域吸烟，不允许接打电话。7、工作当中不允许倚靠任何设施设备。8、工作当中不允许聚众聊天，不允许擅自离岗，不允许捡废品。61、工作环境管理规定9、早、晚例会要求站队，立正、双手虎口交叉放于背后腰际。10、工作中遇到业主（客户）经过时，应立即停止工作、站立，给业主（客户）让出通道，并点头问候。11、业主（客户）问路时，要求保洁员立即放下手中工具、掌心向上，告知具体位置。12、与业主交谈时，呈站立姿势，保持1米左右距离，谈话时不得涉及对方不愿谈及的内容和隐私。13、不得接受业主赠送的礼物，应婉言谢绝任何形式的招待。14、遇业主心情不佳、言语过激时，应以诚相待、耐心解释，不得与业主发生冲突。71、工作环境管理规定1.5礼貌用语1、与人交谈先说“您好，先生/女士”。2、早上、中午、下午问好时说“早上好”、“中午好”、“下午好”。3、要求对方时应先说“请”。4、结束问话时说“谢谢”。5、失误时一定说“对不起”。6、给对方添麻烦时说“对不起”。7、与本公司领导或甲方公司领导在每天第一次见面时说“XXX经理/XXX主管，您好”。8、遇到本公司领导或甲方公司领导身边有客人时，不要打招呼，停留原地等领导过去后，再干自己的工作。81、工作环境管理规定1.6安全管理1、各部门经理、各项目负责人为本部门、本项目第一责任人，综合部为总部及各项目的监管部门。2、下班时要做到关灯、关电、关水、关窗，防火防盗。3、下班时，最后离开的员工应负责办公室、办公区域大门的闭锁。92、公文管理规定3、档案管理规定4、合同管理规定5、印章管理规定106、会议管理规定6.1会议时间与参会人员会议类别召开时间会议主持参会人员总经理办公会不定期总经理公司决策层项目主管例会每月1次副总经理公司中高层季度工作总结会每季度首月分管行政高层公司中高层半年度工作总结会每年7月上旬分管行政高层公司中高层年度工作总结会每年元月的上旬分管行政高层公司中高层专题会不定期不定期相关人员项目周例会每周一项目主管相关人员沟通协调、座谈会不定期组织人相关人员现场办公会不定期组织人相关人员116、会议管理规定6.2会议组织要求1、会议组织部门于每周五将下周会务安排提报综合部，必要时，会议组织者还应视情况以电话方式对参会者进行确认。2、需总经理参加的会议，由会议组织部门在会议安排计划提前2天内与总经理确认会议议题、会议时间等，并将会议通知报总经理一份，以便总经理安排参会事宜。3、综合部负责统筹安排会议室，将各部门会务计划汇总后统一下发会务安排。原则上，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则，重要的和提前安排的会议可优先使用会议室。126、会议管理规定4、会议组织者应做好会前协调和准备工作，包括：会议时间和地点的确定、会议材料的收集和准备、会议通知、会场准备、会议签到等，在会议开始前应向公司高层通报与会人员参会情况。5、会议主持者会前应构思好会议议程，强调会议纪律，引导会议过程，把握会议时间，防止会议跑题，提高会议质量和效率。6、上级部门安排会议需要物业相关人员参加时，由综合部事先与相关人员做好沟通，以免缺席。7、为便于工作安排和时间利用，除全天召开的会议外，其它会议尽量安排在下午进行。136、会议管理规定6.3会议纪律1、各与会人员应按规定时间准时与会，因事不能参加应向会议主持人请假，如有需要，由其分管高层委托他人（部门主管级以上人员）代为参加会议传达会议精神，但相关责任仍由委托者承担。2、与会人员应按规定时间准时与会，不迟到，不早退，参加会议的人员到达会议室后要按照规定在《会议签到表》上签字。3、为加强会议纪律，会议无故迟到或无故缺席者按照《员工奖惩制度》处理，由会议主持部门通知综合部执行处罚。4、与会人员应着公司统一要求工装（如月例会、中高层及梯队人员培训等大型会议男士需打领带）提前5分钟进入会场，带好笔、本及其它与会议相关的各种资料。146、会议管理规定5、与会人员在领导讲话、相关人员汇报或发言时注意坐姿端正，不得侧卧瞌睡、随意走动、交头接耳、私下谈论，应作好会议记录。6、会议期间，与会人员应将通讯工具调至静音状态或委托下属代为联络，如有特殊原因接听电话、要中途离开会场时，离开会议室后再接听。7、发言时主题要突出，观点要明了，用词要准确，讨论时应畅所欲言，积极发表自己的意见和见解。8、与会人员应遵守保密规定，会议尚未定论或决议尚未公布前，不得泄露会议内容。6.4会议结果处理1、会议组织者应指定专人做好会议记录，编制会议纪要（会议通知和会议纪要签发权限见《公文管理规定》）。2、对纪要中的决议事项，责任部门（人员）应积极贯彻落实。会议组织者（或指定专人）应做好决议执行情况的跟踪和督办。157、固定资产管理规定7.1术语固定资产：是指为制造商品、提供劳务或经营管理而持有的，单位价值2000元以上（含），且使用年限在一年以上的劳动资料，不同时具备上述两个条件的为低值易耗品。结合公司实际情况，单位价值500元以上（含），且使用年限在一年以上的劳动资料，皆按固定资产管理。7.2管理职责1、固定资产实行“谁使用，谁负责”的原则。公司各部门、各项目负责人为本部门、本项目所使用固定资产的第一管理责任者。2、公司财务部负责掌握固定资产的增、减变化，做好固定资产的投入产出分析，对各部门固定资产的增加、转移、报废等及时进行会计处理。3、综合部是公司的固定资产的归口管理部门，负责办理固定资产的采购、登记、检查、盘点、报废等手续。167、固定资产管理规定7.3新增固定资产的管理1、各部门、各项目因业务需要新购固定资产，由应先提报《采购申请单》，由品质经理、总经理审批后，移交综合部实施采购。2、新增的固定资产入账时应具备的手续：17《采购申请单》（品质部经理签署意见、综合部经理审核确认、财务部经理审核确认，总经理审批签字）送货单、发票及其他支出单据（供应商出具）《入库单》（固定资产采购部门提供，采购负责人和资产负责人、品质部经理签字方为有效）【注】《入库单》应填写：名称、型号、规格、价格、数量等，各项均以书面称呼入账，有俗称的还应注明俗称7、固定资产管理规定3、固定资产入账价值以实物原值加上运输安装费用为入账单金额，如遇调拨或赠送，应以原账面原价或评估价作为入库金额，并做好登记。4、验收时应严查《产品合格证书》、《维修单》（保修单）、《说明书》等资料，应注意验收《送货单》、发票与申购单上的规格、型号、名称是否与实物一致，如有不符应查明原因并汇报，不得擅自办理相关入库手续。5、采购人员（供应商）到财务室办理结算手续，按以下程序办理。①会计审核单据（《采购申请单》、《入库单》、《送货单》、发票）并盖章。②总经理签字。【注】出纳审核单据和签章不齐全不予结账。6、部门使用前应由综合部建立《固定资产标签》，内容包括：名称、型号、规格、购入日期、价格、责任人等。7、各项目主管负责建立本项目《固定资产管理台帐》，并负责本项目《固定资产标签》的张贴（标签张贴于固定资产的侧面或不影响其正常使用功能的部位）与管理。187、固定资产管理规定7.4固定资产的使用和保养1、公司各部门、各项目在使用固定资产时，应按照《使用说明书》的要求进行，新购置固定资产的合格证、使用说明书、各种出厂证明、技术资料等由公司综合部负责保管。2、综合部要做好固定资产使用、维护和管理的指导、检查，防范不良使用情况。3、对人为毁损固定资产的行为，按《员工奖罚制度》处理。7.5固定资产的调拨由综合部负责办理相关手续，先填报《资产调拨审批单》，经调出部门、调入部门负责人签署意见，调拨完成后，综合部负责及时办理帐卡调整手续。197、固定资产管理规定7.6固定资产的维修流程人为原因导致损坏由责任人赔偿填制《维修申请单》（品质部经理、综合部经理审核，总经理审批）资产维修验收（由使用人及综合部联合验收）验收合格后，报销维修费用确定损坏原因正常原因导致损坏207、固定资产管理规定7.7固定资产清查【注】1、出现盘盈或盘亏，则由综合部负责查出盘盈、盘亏原因，并会同财务部提出处理意见，填报《固定资产盘点表》，统一经总经理审批后处理，财务部根据处理结果做相应帐务处理。2、其中，属保管不善、玩忽职守或其他违纪违规等造成固定资产盘亏的，对相关责任人按《员工奖罚制度》处理。清查时间清查部门清查内容备注5月、11月责任部门（各部门、各项目）对固定资产仔细核对，确保帐、物、卡的一致编制盘点表，将盘点结果上报综合部6月、12月综合部、财务部、使用部门对固定资产仔细核对，确保帐、物、卡的一致填报《固定资产、低易品盘点表》，上报总经理审批217、固定资产管理规定7.8固定资产报废1、固定资产报废的原则：①固定资产已达到或超过使用年限，不能继续使用的；②因不可抗拒力量以及交通事故等造成固定资产毁损，无修复价值的；③发生故障、无法修复或修理费用过高，不宜继续使用的；④其他正常原因造成固定资产报废的。2、固定资产报废日期：每季度末月的5日。3、固定资产审批报废流程：《资产报废处置审批单》（各部门/项目负责人）审核（品质部经理、综合部经理）数据审核（财务部经理审核购入时间、使用年限、原值、净值等数据）总经理审批227、固定资产管理规定7.9固定资产折旧的财务处理要求1、固定资产由财务部按规定每月计提折旧基金，计算净残值。2、当月新增的固定资产当月不计提折旧。3、当月减少的固定资产当月仍需计提折旧，次月停止折旧。4、提前报废的在用固定资产，不再计提折旧。5、在用固定资产封存