谈工作效率与时间管理

厦门博弈企业管理顾问有限公司工作效率與時間管理◆德國埃森州立大學ULUM研究院DID工業設計博士◆德國國家行銷指導經營管理學會SUPD研修認証◆日本電通廣告行銷創意激盪POPAS海外訓練研習認証◆美國商業經營管理協會AMA研習認証◆全球商業競爭力組織I.C.M.A認証G.I.M資格（亞洲六位之一）◆美國商業管理教育協會A.A.B.E商業競爭戰略研究員▲(台灣)企業經營管理顧問協會教委會主委▲(台灣)產品科技昇級協會秘書長▲全國企業競爭力發展機構首席顧問首席資深講師▲台北市兩岸四地文教經貿交流協會常務理事▲上海市政府中小企業服務中心整體企業競爭力規劃顧問▲新加坡生產力中心SPC資深輔導顧問▲(台灣)經濟部中小企業產業顧問團資深輔導顧問▲加拿大國立皇家大學（RRU）企研所MBA教授▲國務院全國市長講座G.I.M主講師▲福建省閩西南五市企業協作網企业顾问团首席顧問▲中國國際商務諮詢顧問師評價委員會(IBCAC)評審委員講師：左凤山清人文嘉《今日歌》今日复今日，今日何其少今日又不为，此事何时了人生百年几今日，今日不为真可惜若言姑待明朝至，明朝又有明朝事为君聊赋今日诗，努力请从今日始鲁迅用“分”来计算时间的人比用“时”来计算时间的人时间多5９倍朱自清洗手的时候，日子从水盆里过去，吃饭的时候，日子从饭碗里过去，默默时便从茫然的双眼前过去，我觉察它去的匆匆了，伸出手遮掩时，他又遮掩着从手边过去，天黑时，我躺在床上，它便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我的脚边飞过去了，等我睁开眼睛和太阳再见，这又算溜走了一日。我掩面叹息，但是新来的日子因而又开始叹息地散过去了壹.时间的真谛(一).时间管理的意义席勒说：时间的步伐有三种：未来姗姗来迟，现在像箭一般飞逝，过去永远静立不动。美国管理学会主席吉姆·海斯说：一个人可以学会更有效地使用多种管理工具，以便在同样多的时间里使自己更加富有成效。陶渊明说：盛年不再来，一日难再晨，及时宜自勉，岁月不待人。我国谚语作出了对时间最准确的结论一寸光阴一寸金寸金难买寸光阴在某些情况下，时间资源所获得的收益比资本和劳动力两项资源所能获得的收益要大得多、重要得多！(二).时间与生命价值生命的意义不在于长度，而在于是否有深度如果我们用心去经营，把每一个时段将会「很有价值」的产生效率，也就是在你的一生成就中产生关键力量，这就是「时间」的价值，也是有深度的时间观时间对每个人都是公平的，有的人能成就大事，有人一事无成，区别在于时间的利用率不同時間不可以缺少時間不可以替代時間不可以存儲時間不可以增減但時間可以管理时间效率本身是无法管理的，因为它只是个行为模式，换句话说效率与时间的管理就是生活模式的实践时间是最贵而有限的资源，若不善加管理，一切失之于惘然，评估一个人日行成效，最容易的做法就是考核其对时间管理及应用－－－－－－世界管理大师彼德.杜拉克▲想体会「一年」有多少价值▲想体会「一月」有多少价值去问失败重修的学生去问不幸早产的母亲▲想体会「一周」有多少价值去问定期周刊的编辑▲想体会「一小时」有多少价值去问等待相距的恋人▲想体会「一分钟」有多少价值▲想体会「一秒钟」有多少价值去问错过火车的旅人去问死里逃生的幸运人▲想体会「一毫秒」有多少价值去问错失金牌的运动员(三).不同的民族有不同的态度▲中国人比较随性，大而化之，例如喜宴迟到、工作时随性；兴致来了就特别有劲、加班、干劲十足，感觉很重要▲日本人分秒必争，可以相同的一件事做十几年，但其态度严谨，一就是一，二就是二，非常执着，只有公司，没有个人▲美国人是契约式的工作精神，订好游戏规则就依规则进行，下班时间一到，立即消失，不见人影，非常注重个人▲德国人、印尼人拉丁系人（意大利、法国、西班牙、葡萄牙）(四).时间运用误区管理时间的经验法则「墨菲定律」：▲任何事情都不像它表面所见的那么简单▲每件事情做起来都比想象中要耗时间▲某些事情的出错是无可避免的▲工作永远太多而时间永远太少▲又譬如「80/20定律」告诉我们，常常是20％的关键努力产生80％的绩效。有80％的工作时间与付出是浪费的。公司80％的业务来自20％的客户，80％可以用的资料集中在20％的档案中，80％的电话来自认识的20％的人。因此，这些20％就是掌握关键。例如你的工作可能十几项或二十项，但关键的工作可能只有三、四项主管人员时间管理的迷思▲能者多劳，有事找他准没错（变相惩罚了时间高手）▲最活躍的管理人員完成的工作最多▲推迟决策（仔细思考）会提高品质与绩效▲授权可以节省时间（所托得人才会有效果）▲自己去干，工作会完成的更好（不敢授权）▲效率取代效能，只知dothethingright而非dotherightthing▲工作越辛苦，完成的工作就越多▲只要去做，就会有绩效▲每天累惨才算工作有绩效我同情那些疲劳不堪毫无事务组织的殉职者只赞扬他们的责任心克拉伦斯·兰德尔贰.时间管理重要的观念(一).时间的投资与花费▲有人曾统计过，一个活到72岁的美国人一生的时间分配：●睡觉21年●工作14年●个人卫生7年●吃饭6年●旅游6年●排队5年●学习4年●开会3年●打电话2年●找东西1年●其他3年▲使用金钱有两种方式当「费用」花掉、当「投资」理财，同样时间也是如利用金钱一样，将固定收入做有效分配，把时间当金钱的比喻投资，虽然时间不会回顾，但对有限的时间也能转化为内在价值。转化时间的投资观念知识，经验，能力成就▲一周总时间：24×7→168hr扣掉睡觉、吃饭70h(每天10hr)还有98hr在作什么？生产、休闲、打发时间统计每周用在生产的时间，8hr×5日＝40hr据统计40hr中扣除莫名其妙的浪费(感觉很忙)，剩下真正工作有效的时间只有60％，亦即40hr×60％＝24hr▲你的成就、经验、能力主要来源就来自于此24小时（每周）人生成就奠基主要看20至30岁每年约有52周，亦即24hr×52周＝1248hr一生中你最主要的时间1248hr×10年＝12480hr▲每月工资与时间投资价值公式（每小时价值工资）每月工资÷40hr＝（每分钟价值工资）（每小时价值工资）÷60分＝让我们算一下时间工资帐??(二).造成时间浪费的重要因素一.浪费时间的案例▲电话又响了，急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的……都是不得不接的电话。可是，手头上正在写的一个计划，一个上午了，还没写几个字▲会议已经开了两天了，还没有什么结果，东一句西一句，说着说着就跑题了。有的人在会上长篇大论、表扬与自我表扬；有的人开了半天会，还不知来干什么；还有的，把开会当休息，闭目养神，你们爱发言发言、爱争吵争吵吧…▲整天就如救火车、哪里有火情就马上赶到哪里。可是这里也救火、那里也救火，天天忙救火，就没有时间静下来想想，”火灾”是从哪里来的？二.中阶主管常发生浪费时间的情形▲做事无轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上▲喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，浪费自己的时间▲对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里▲上司不定期的召见使中层经理的时间具有很大的随意性▲对自己熟悉和喜欢的事情尽快做完，对于棘手的事情拖延进行，只有通过加班完成三.一般浪费时间的情形▲缺乏明确的目标▲拖延▲缺乏优先顺序▲想做的事情太多，而且有头无尾▲缺乏条理与整洁▲不懂授权▲不会拒绝别人的请求▲仓促决策▲懒惰与心理消极▲行动缓慢▲作事拖拉▲会议冗长▲不速之客闯入▲话干扰▲经常加班加点▲穷于应付突发事件▲漫谈、聊天▲交待不清，事情做错▲不敢拍板，等指示▲考虑事情过于复杂▲管事必亲躬▲完美主义办事▲凭记忆办事▲主办人员迟到参.事务特性与时间管理分析(一).时间管理象限座标图急迫不急迫重要Ⅰ象限Ⅱ象限不重要Ⅲ象限Ⅳ象限Ⅰ象限既重要又急迫→危机处理、三点半、老板……Ⅱ象限很重要但不那么急→预算、企划、目标、健检进行Ⅲ象限不重要但急迫→电话、会议、不速之客、临时被指派Ⅳ象限不重要又不急迫→闲聊、逛街、连续剧、倒垃圾……急迫不急迫重要Ⅰ象限Ⅱ象限不重要Ⅲ象限Ⅳ象限▲拖延是造成工作无效，因为原摆在第二象限的重要事，原本可以从容有序的完成，但因姑息、拖延而变成第一象限，造成第一象限压力太大，许多事情因急迫、压力乃草草了事(品质、效率下降)，再加上第三象限把时间消耗掉了，每天忙到好不容易喘一口气，又往第四象限偷懒，如此恶性循环，也就造成我们都感到时间不够用，觉得好忙好忙，但又忙的没有结果、没有效率。急迫不急迫重要Ⅰ象限Ⅱ象限不重要Ⅲ象限Ⅳ象限拖延偷懒(二).浪费时间的错误的决定方式▲一般人大部分是以1→3→4→2处理事情▲时间观念稍为好的次序是1→3→2→4既重要又急迫→不重要但急迫→→不重要又不急迫→很重要但不那么急既重要又急迫→不重要但急迫→→很重要但不那么急→不重要又不急迫(三).时间管理下的正确决定方式▲成功者会抓第Ⅱ象限提早完成，时间管理优先顺序：1→2→3→4▲重要紧急的事马上做，例如考试、赶三点半和急病求医等，做完之后检讨是不是能预防以后不要发生的这么突然，因为太常发生，压力太大，对健康很伤。第1优先是重要且紧急的事第2优先是重要但较不紧急的事第3优先较不重要但却紧急的事第4优先较不重要且并不紧急的例行工作真正能作好时间管理的模式▲其次是做重要而不紧急的事，这类事情影响深远，如做身体健康检查和学习新知识、新技能等，这类事情的效益是中长期的，如果一再拖延，会变成重要又紧急的事，所以应该拟定具体目标和化整为零的计划，按时完成。▲第三是紧急但不重要的事，如没有事先约的访客或打来闲聊的电话，则长话短说，或每天留些空白时间来处理这类的事，或以替代方式处理。▲最后一类是不重要也不紧急的事，如闲逛街或闲聊或无目的看电视等等，偶而为之，但限时结束；或者提升层次，逛街提升为对流行的观察或人的观察，闲聊提升为讨论或主题交流，看电视提升为有目的的新信息的接收。肆.转变时间价值观念的方法(一).自我心灵思想重建方法心灵思想重建是在主导个人价值观系统的建立，来正确评估并决定你的目标、方向(你的梦想)▲将想法具体化，订定达成目标的行动方案与期限▲有贯彻到底的坚强决心具体目标行动方案行动期限坚强决心个人价值观系统(二).自我行为习惯转化方法行为习惯转化是在建立立刻去做的行动力▲确定工作的优先顺序▲能时常自我检讨改进(三).自我目标计划操作方法目标计划操作是在厘清目标清单▲确定自己人生的阶段方向▲作一份平日常浪费时间的检讨表，随时提醒自己伍.时间管理控制因素及技巧(一).时间管理效率的改善方法一.克服拖延的的习惯▲由重要的事情开始着手工作▲建立时间运用计划表▲培养时间价值的意识▲加快工作的节奏感日本人就把快食、快便、快便、快行、快思、快说的六快之人，称为人中之杰▲一旦开始，不要因懒而借故停止▲从最糟的浪费时间项目开始改善▲详细的工作阶段计划▲时间浪费发生不可找借口▲任何工作应设定截止期限二.提高生产力▲在一天最有效率的时段中，作计划中最重要的事▲每天至少要有半小时到1小时的不被干扰时间▲养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作焦点，专心工作▲要有坚忍毅力，一气呵成；一次处理完才不会浪费时间▲同一类的事情最好一次把它做完▲把零碎时间用来从事零碎的工作▲观察每天因被干扰而形成的时间段▲工作中断时，要有回去工作的驱动力▲要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果▲表现出很有精神的样子，如此生产力自然会提高▲应设定完成工作的期限(二).主管人员的时间管理方法一.授权▲懂得分工授权，明白下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很多时间处理小事情是非常不明智的▲要培养下属成为有解决事务能力的人▲要教导部属，如何做所交办的工作，以免出错重来▲凡事不拖拉，今日事今天毕，让下属知道您的习惯▲要向外界争取资源协助您▲要为下属形成一些习惯和程序，让他们知道什么时候该做什么和不做的后果，根本不需要您的催促▲避免令自己成为浪费部属时间的主要因素二.善用节省时间的工具▲通讯电话、电邮、传真、语音系统，运用办公自动化设备▲交通工具▲电脑档案管理▲利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间三.讨论与会谈▲话要说在前面，任何讨论要先向