高效时间管理(讲师版)

讲师：陈东2014年12月时间管理原理2时间管理方法3浪费时间因素1第一章3时间的意义时间管理的误区时间管理演变史小游戏让我们从那些耳熟能详的时间格言开始：时间就是金钱——富兰克林子在川上曰：逝者如斯夫一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴世界上最重要的东西就是时间——爱迪生……不能管理时间的人，就不能管理一切!——彼得·德鲁克时间帐目表项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13.3年26.7年一日三餐2.5小时4.2年22.5年交通2小时3.3年19.2年电话1.5小时2.5年16.7年看电视上网3小时5年11.7年看报、聊天2小时3.3年8.4年刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.7年休假、白日梦、闹2小时3.3年3.4年情绪、身体不适最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时！时间管理理念的演变•早期的时间管理•工作量=工作效率×工作时间备忘录便签日程安排表效率手册商务通规划表短期、中期、长期目标自我管理式案例讨论–哪些事情被放弃不做？为什么？•…–哪件事情有最高的优先级？为什么？•…–你会高兴地执行这个计划吗？•…如何安排一周的时间？时间管理的误区•因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；•不做计划也能获得实效；•不了解做计划的好处；•计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；•不知如何做计划。误区一：工作缺乏计划•担心部属做错事；•担心下属表现太好；•担心丧失对下属的控制；•不愿意放弃得心应手的工作；•找不到合适的下属授权。误区二：组织工作不当•习惯拖延时间。•不擅处理不速之客的打扰。•不擅处理无端电话的打扰。•泛滥的“会议病”困扰。误区三：时间控制不够（拖沓）误区四：整理整顿不够（凌乱）误区五：进取意识不强文件处置测试十大时间盗贼找东西懒惰时断时续一个人包打天下偶发延误惋惜不已或白日作梦拖拖拉拉对问题缺乏理解就匆忙行动消极情绪分不清轻重缓急第二章16时间管理三大原理选择比努力更重要时间管理真正含义抓住当下时间管理第一原则时间管理的实验时间管理的真正含义时间管理的实验时间管理是通过使用时间来控制生活的方式。通过管理你的时间，你就可以确定在职业和个人生活中你看重什么，从而相应地指引自己努力的方向。什么是今天？今天就是你昨天作计划的“明天”今天是你余生的第一天要事第一时间管理最重要原则工作优先矩阵1243紧急不紧急重要不重要工作价值矩阵重要紧急M1危机急迫的问题有期限压力的计划M2防范于未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲M3繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动M4不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题受欢迎的活动工作结果矩阵重要紧急M1压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局M2有远见、有理想平衡纪律自律少有危机M3全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生M4短视近利危机处理轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系欠佳甚至破裂第二象限工作法时间管理第三原则OEC管理OEC:日清日毕，日清日高–总帐不漏项–事事有人管–人人都管事–管事凭效果–管人凭考核结构性问题反复出现，经常发生问题的背景比较清晰过去曾经有解决该问题的经验或教训最坏的处理结果可以预料或能接受辨别标准其他原则之：80/20原则•80%的销售额是来自20%的顾客•80%的电话是来自20%的朋友•80%的财富集中在20%的人的手中•80%的病假是由20%的员工所占有的•80%的看电视时间是花在20%的电视节目上•80%的教师辅导时间是花在20%的学生身上•----帕累托定律：80%的有效工作是用20%的时间完成的。帕累托定律80%的有效工作是用20%的时间完成的。80/20不同于普通思维的地方80/20思维50/50思维1.超常的创造力2.寻找解决问题的捷径3.有选择地做4.在少数领域卓越5.尽量多放权6.只做能做得最好，最有兴趣做的7.在每个重要领域问：做哪些20%导致80%8.少工作，多思考1.超出平均水平的努力2.走完全程3.全面，找尽一切可能4.在许多领域良好5.尽量自己做一切事情6.做一切必须做的7.一份辛勤，一份收获8.抓着一个机会其他原则之：有序原则•帕金森定律：–工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间•“文件堆积定律”：–文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。第三章32时间管理六步法浪费时间因素改进计划制定的三大工具时间管理的方法和技巧1.了解自己使用时间的方式和状况2.明确你的目标3.将目标分解成工作计划4.制定你的时间计划5.确定浪费时间的因素并制定相应的策略6.实施、评估并调整你的时间规划如何进行时间管理？了解自己使用时间的方式和状况有效的管理者知道，如果要管理自己的时间，首先应该了解自己的时间实际耗用在什么地方。——彼得•德鲁克你每周会有哪些活动？1上下班2开会3打电话4阅读文件、整理通信5帮助下属6接待宾客7向上级汇报8公务出差9拜访客户10其它工作上的活动11整理仪容12饮食13睡觉二、个人活动一、公务活动你每周会有哪些活动？14煮饭15洗熨衣服16打扫房屋17杂务与家事18卖杂物19其它的逛街活动20缴款21看孩子22宗教活动23家庭外出24家庭沟通25其它家庭活动26听广播与音乐27看电视28休闲阅读29嗜好30观看比赛31运动32休闲旅游33聚会与社交34其它休闲活动35其它活动三、家庭活动四、休闲活动评估你的时间使用情况1、你的时间实际使用情况与你的期望相符吗？2、你的时间使用情况与你的关键责任相符吗？3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？4、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？5、我做的哪些事对我的目标很重要？6、我如何浪费我的时间？我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？别人如何浪费我的时间？7、我可以采取哪些措施防止浪费时间的现象？第二步：明确你的目标•目标制定•ABC法•删减法ABC工作分类法ABC法重要且只能自己做A类重要，但可以与人合作，或授权B类不重要的工作，授权给下属C类将目标分解成工作计划1、详细了解2、5W2H原则3、设置控制点（milestone）笛卡尔原理：所有大的目标、大的工作都可以分解成若干小部分。工作计划制定工具42逻辑树LogicTree思维导图Mindmap工作分解结构WBS甘特图GANTT工具逻辑树分析问题陈述问题/假设1问题/假设2问题/假设3分支问题分支问题分支问题分支问题分支问题分支问题为什么使用逻辑树？1.将问题分成几个部分，使•解决问题的工作可以分成智力上能够解决的几个部分•不同部分可按轻重缓急区分•工作责任能分派到各人2.保证问题获得完整地解决•将问题的各个部分解决好，即可解决整个问题•所分问题的各个部分各不相同，而且包括了各个方面(即没有重叠没有遗漏)3.使项目小组共同了解解决问题的框架4.协助重点使用组织框架及理论绘制逻辑树的关键原则完全穷尽相互独立MutuallyExclusiveCompletelyExhaustive逻辑树练习•三家人开三辆车到公园门口，停在停车场•走到草坪上，大人打扑克牌，小孩踢球。小孩还在周边道路上骑自行车。小孩没去游乐场•两小时后，原路返回到停车场，发现一辆车的钥匙不见了•大人问小孩还她没有，小孩说还了。工作任务分解结构（WorkBreakdownStructure）为顺利完成项目所需要的所有任务和活动的逻辑组成关系WBSWBS范例酒店管理系统系统规划用户需求调研酒店管理员需求调研前台服务员需求调研撰写用户需求报告可行性研究撰写可行性报告系统分析详细调研组织结构与功能调研业务流程分析数据流程分析系统逻辑模型分析数据流程建模数据字典开发撰写系统分析报告系统设计总体设计酒店系统总体设计酒店网络设计酒店平台设计详细设计数据库设计酒店功能模块设计代码设计输入输出设计撰写系统设计报告系统实施系统程序开发前台管理程序开发后台管理程序开发客房管理程序开发餐饮管理程序开发休闲娱乐程序开发会员管理程序开发系统测试功能测试应用测试硬件设备采购安装调试系统维护与运行培训工作任务分解结构WBS工作分解结构的作用是把工作范围细分为易于管理的工作包，可以对这些工作包进行估算、设计，并把它们分配给一个责任者或组织来完成•WBS不是项目时间表•在此阶段，资源也暂时还没有考虑•WBS会被分成4致7个大类工作任务分解结构的要求如果用了如何去做，说明你走得太远了用告示贴以小组活动形式创建任务分解结构以目标作为最主要的组成部分用动词和名词描述所有的任务和活动表现出所有基本任务的逻辑关系和完整性。练习：办公室搬家1.一个部门的两间办公室搬到另一栋办公楼的一间新办公室里，两栋办公楼之间相距15公里；2.新办公室装修已经完成，只需要搬隔断、办公家具、电脑设备等；关键路径最早开始/最早结束vs最晚开始/最晚结束正推法vs逆推法自由浮动时间vs总浮动时间开始A,4B,6C,2D,14E,3F,1结束0,00,64,104,1010,1614,1616,180,014,1414,1417,1717,1718,1818,18练习：计算项目时间任务时长设计地基1周设计结构5周设计细节12周地基施工6周结构施工9周细节施工3周施工必须在设计完成之后开始前导图（PDM）开始设计地基（1）设计结构（5）设计细节（12）地基施工（6）结构施工（9）细节施工（3）结束MSProject：GanttChartID任务名称持续时间Jul20113-710-711周设计地基25周设计结构312周设计细节46周地基施工59周结构施工63周细节施工Aug2011Sep201117-724-731-77-814-821-828-84-911-918-925-9Oct2011Nov20112-109-1016-1023-1030-106-1113-1120-11第四步：制定时间计划•列出你的所有工作•估算你的每项工作的时间及期限限制•根据优先原则及效率曲线安排你的工作步骤效率曲线时间效率估计行动时间的长短•经验估算•公式估算工作时间=（a+4b+c）/6a：最乐观时间b:期待时间c:最悲观时间•倒推法预留出弹性时间•不要把所有的时间都列入计划•把工作时间的60%列入计划•40%视为弹性时间，其中20%用于意外活动，20%用于个人及其他社会活动制定你的时间计划•年计划、季度计划、月计划与每日计划•首先安排固定项目•根据你的生物钟安排时间•把较大的任务分割成易于控制的小任务•充分利用零碎时间•为每件事情设定明确的起止时间•留出充分的休息、娱乐时间•留出机动时间第五步：确定浪费时间的因素并寻找对应的策略时间就是生命，无端的空耗别人的时间，其实是无异于谋财害命的——鲁迅浪费自己的时间等于慢性自杀，浪费别人的时间等于谋财害命确定浪费时间的因素我要死掉了！会议电话不速之客出差沟通不畅进度失控资料不全我要死掉了！条理不清欠缺自律无力拒绝懒惰拖延计划欠妥追求完美事必躬亲打扰是第一时间大盗1、会议2、电话3、打扰–来自上级、下级和同事–请托学会适时说“不”案例：提交报告vs汇报领导布置了一项工作，自己已提交了方案计划，并报领导审批。但由于领导自身工作繁忙，未及时处理，耽误了办理进度，却反过来责怪我。电话策略不是所有电话都要即时应答1电话分类2在工作效率最低的时间打回去3不要拖延•测试：拖延系数测试•一次做对拖延测试下一步行动是？第六步：实施你的计划很多人不是热心去做正确的事情，而是只要把事情做对了就万事大吉了实施、评估并调整时间计划•计划结束前完成最重要的工作•衡量你组织和你个人绩效的工作必须完成•每天结束时对计划执行情况进行复核•迅速处理突发事件，并回到你的主要工作中去•每天抽取一些时间为明天做准备•不要追求完美重做时间计划小结•浪费时间的因素•时间管理三大原则抓住当下、要事第一、第二象限•时间管理六步法•工作计划制定工具•处理时间浪费因素对策