高效时间管理讲义--yufanglong

大量资料天天更新眼睛一睁一闭一天儿过去了,哈.眼睛一闭不睁，一辈子就过去了,哈！大量资料天天更新人生的时间统计【自检】你的生命里还有多少时间？你计算过吗？如果你以平均80岁寿命来计算，你一共有29200天，请计算一下，你自己已用去多少天，还剩下多少天？你的生命已用去__________天,你的生命只剩下__________天。_____年_____月______日签名：__________大量资料天天更新从这个数据，可以得到一个认知，没有人能够肯定他的未来到底有多少时间，没有人可以肯定他可以活多少时间。大量资料天天更新•企业员工的时间统计！大量资料天天更新你的时间价值是多少，你计算过吗？请根据下表来计算一下你的时间价值：你的时间价值：每天________________元每小时______________元每分钟______________元大量资料天天更新年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83大量资料天天更新珍惜时间的名言警句•吾生也有涯，而知也无涯。－－－－庄子•三更灯火五更鸡，正是男儿读书时，黑发不知勤学早，白发方悔读书迟。－－－－颜真卿•时间就是生命，无端的空耗别人的时间，其实无异于谋财害命的。－－－－鲁迅•最浪费不起的是时间－－－－丁肇中•世界上最快而又最慢，最长而又最短，最平凡而又最珍贵，最容易被人忽视，而又最令人后悔的就是时间。－－－－高尔基•把活着的每一天看作生命的最后一天。－－－－海伦·凯勒•放弃时间的人，时间也放弃他。－－－－莎士比亚•起早外出的跛子追不上（日本）•……大量资料天天更新时间的特征？•时间对每一个人都是平等的•时间不能保存，一旦到来就要使用•时间本身是无限的，但是每个人拥有的时间却是有限的•时间本身既不能加快也不能放慢，它是匀速到来的管理是什么？管人理事管理=管你！•管理的基本模式发号施令型亲力亲为型宏观调控型首先，让我们来做一个关于时间管理的测试。下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，选择“有时”记1分，选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。结论：0~12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。13~17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。18~22分：你的时间管理状况良好。23~27分：你是值得学习的时间管理典范。时间管理是什么?•所谓的时间管理不是去管理时间本身,而是管理单位时间内的事件；•所谓时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。•时间管理就是事前的规划或长期的计划时间管理的好处•花费于处理危机的时间可以减少•带回家的任务会减少•减少焦虑和紧张压力•可以高度集中精力于有成效的事务•可以腾出更多的时间做长期的项目•能更好地设法解决复杂问题和挑战•精力更加充沛大量资料天天更新学习时间管理的关键：如何支配、调整、驾驭、利用、控制单位时间内的事件。时间管理的障碍•害怕•优柔寡断•思想迟钝•把过多时间用在不重要的事上•追求尽善尽美•拖拉推诿重要的事绝对不应被级不重要的事情所牵绊浪费时间的原因·主观原因·客观原因1、做事目标不明确。2、作风拖拉。3、缺乏优先顺序，抓不住重点。4、过于注重细节。5、做事有头无尾。6、没有条理，不简洁，简单的事情复杂化。7、事必躬亲，不懂得授权。8、不会拒绝别人的请求。9、消极思考。主观原因时间管理的方法•6点优先工作制•帕累托原则•麦肯锡30秒电梯理论•办公室美学•莫法特休息法该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。6点优先工作制：这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：A重要且紧急（比如救火、抢险等）——必须立刻做。B重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。C紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。D既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。帕累托原则：时间管理的象限紧迫不重要重要不紧迫IIIIIIIVABCD中你认为你属于哪一种人？•A、认为每样事情都很重要、紧迫•B、应该做的事有条不紊的去完成•C、总做很紧急但不重要的事•D、总在应付一些不重要也不紧迫的杂事时间管理象限图·危机·紧急的问题·有限期的任务、会议·准备事项·准备事项·预防工作·价值观的澄清·计划·真正的充电·授权自主管理·干扰，一些电话·一些信件、报告·许多紧急事件·许多凑热闹的活动·细琐、忙碌的工作·一些电话·浪费时间的事·“逃避性”活动·无关紧要的信件·看太多的电视紧急不紧急重要不重要处理事务的4D原则重要的事不重要的事紧急的事不紧急的事DOITNOW立即做急DOITLATER稍后做重授权DELEGATE轻不做DONOTDOIT缓第一优先第二优先第三优先第四优先Ⅰ结果：压力筋疲力竭危机处理忙于收拾残局ⅡⅣⅢ偏重第一类事务处理的结果Ⅰ结果：II有远见、有理想平衡、纪律、自制少有危机IIIⅣ偏重第二类事务处理的结果偏重第三类事务处理的结果ⅠIII结果：短视近利缺乏自致力，怪罪他人危机处理轻视目标与计划被视为巧言令色人际关系浮乏，甚至破裂IIⅣⅠIIIIIIV结果:全无责任感依赖他人或社会机构维生工作不保偏重第四类事务处理的结果设备故障,生产停止重伤害急救员工产生肢体冲突顾客抱怨停电计划之研究与决定技能之提升公关之促进问题之调查健康检查有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些临时的邀约有些交际应酬日常文件之处理处理属下之简单工作自我干扰个人嗜好的沉迷紧急的事不紧急的事处理事务范例重要的事不重要的事ⅠⅡⅢⅣ麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的300秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。麦肯锡30秒电梯理论：秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度，条理就是效率。简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。我们应当养成如下良好习惯：物以类聚，东西用毕物归原处；不乱放东西；把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；好记性不如烂笔头，要勤于记录；处理文件的3个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归档，以免文件弄乱或弄丢。第三，及时销毁。没用的文件要及时处理掉，以免继续浪费空间和时间。办公室美学：办公桌上的“5S”运动•整理整顿清扫清洁修养•整理废纸篓的作用•文件存档系统•“各就各位”的摆置•集中精力做一件事•不要总是重复处理同一文件•不要为了表面的整洁而塞入一处•下班前的清理《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。莫法特休息法：时间管理的价值•无形价值•有形价值大量资料天天更新时间管理的步骤•列单组织•删除习惯企业时间管理的层面流程层面组织层面沟通层面授权层面资源层面会议层面大量资料天天更新时间管理对人生的影响每个人都希望自己生命有意义，都希望你的身体健康，工作满意人际关系和谐，希望自己生命充满喜悦，但是你应该怎么样来对待它，才能达到人生的目标呢？每个人的人生目标是不同的。如果你浪费时间，你可能就得不到健康、好的家庭，在工作上也没有好的发展，甚至在人际关系上也会处于紧张状态。所以你必须来思考，你现在面对的家庭也好，面对你的健康也好，面对你的工作也好，面对你的人际关系也好，你怎么样把它做得更好，你该如何管理时间。•陆步轩：••85以总分高出录取线100分的好成绩进入北大；•89年毕业分到长安柴油机厂任技术员；•陕西省长安计委工作•92年因人际关系不和辞职到装修队做工，同年离异；•96年因生活所迫开杂货店（二任妻子）•2000年开始卖猪肉•胡春华：•湖北五峰人•79年考入北大中文系（全班年龄小）；•83年加入中国共产党；•83年毕业，放弃在中央机关工作的机会，主动要求到西藏工作；•90年共青团西藏自治区委员会副书记（副厅级）•97年共青团中央书记处书记，兼全国青联副主席•03年西藏自治区党委副书记、自治区常务副主席•06年共青团中央书记处第一书记•08调河北省,先后任省委委员,常委副书记,副省长,代理省长,现河北省省长时间哪里去了？（上司、同事、下属、家人、朋友、自己）•干扰的排除不该做的事就不做•别人干的比你更好更快的事•对你的目标毫无贡献的事•不适于你做的事要事第一以最终的结果来开始行动（以终为始）学会说“NO！”办公桌上的“5S”恰当、有效地使用电话筛选信息学会说“NO！”耐心倾听如无法当场决定则要告诉他你还要考虑表情应和颜悦色态度坚定指出拒绝的理由拒绝的是请托而不是他如有可能为他提供其他可行途径切忌透过第三者来拒绝有效、恰当地利用电话选择打电