维也纳酒店-关于PMS系统前台操作财务管理要求的规定(入住登记)

拟制拟制拟制拟制////优化优化优化优化郭桔先审核审核审核审核////会签会签会签会签杜静国/甘涌/王文批准批准批准批准黄德满关于关于关于关于PMSPMSPMSPMS系统前台操作财务管理要求的规定系统前台操作财务管理要求的规定系统前台操作财务管理要求的规定系统前台操作财务管理要求的规定((((入住登记入住登记入住登记入住登记))))1、目的为加强收入的管控，确保公司收入的真实、准确、完整，并明确相关管理责任，明确财务对前台收银在PMS系统中操作的管理要求，特制定本管理规定。2、适用范围集团本部及下属各成员单位3、定义和缩写无4、职责与权限5、工作程序5.1客人办理入住时，前台收银员应主动询问是否为公司“会员、协议客户或散客”等，明确客源类型按对应的客源类型办理入住；5.2对于客人入住后修改“客源类型”的，需在系统中录入修改原因及审批人，RC单维也纳酒店集团标准化管理体系文件维也纳酒店集团标准化管理体系文件维也纳酒店集团标准化管理体系文件维也纳酒店集团标准化管理体系文件编号S-FC-28版本A/0生效日期090801序号版本号修订日期修改单号修改人生效日期1A/0初版/郭桔先09年8月1日部门/岗位职责4.1分店前厅部4.1.1收银员严格按规定要求进行规范操作,对异常及时上报处理；4.1.2值班经理按规定要求培训员工，对当班事务实时现场监督及处理，对重大事务及时上报店总处理；4.2分店总经理4.2.1督导各员工按规定要求进行规范操作，并实时抽查监督及处理重大事务；4.3集团内控部4.3.1协助分店做好规定要求培训，还定期进行系统在线审计或亲临现场进行抽样稽查，对存在问题督导分店整改；关于PMS系统前台操作财务管理要求的规定(入住登记)文件编号S-FC-28文件版次A/0文件页码第2页共3页拟制拟制拟制拟制////优化优化优化优化郭桔先审核审核审核审核////会签会签会签会签杜静国/甘涌批准批准批准批准上有前厅主管人员签字说明原因（电子商务部需开发PMS在线审批功能，实现后可取消手工签字，以下相关审批要求相同）；各管理人员可通过PMS系统《126客源更改明细表》进行检查，对异常及时调单审核；5.3客人办理《入住登记表》—下面简称“RC单”手续时，需详细记录客人的身份信息、客源类型、房间号码、实际房价、押金信息、入住/预离时间、购餐券、使用代金券及特殊折扣等信息；5.4办理完入住登记手续后，不允许取消“入住登记”记录（请电子商务部取消“登记撤消”功能），应按入住时间长短收取适当房租（标准由运营定）；5.4.1入住后时间不超20分钟的，对房间不满意或其他原因要求退房，且不愿意支付房租的，经前厅主管人员批准可免收房租（按“0”房租）进行结账退房；5.4.2入住后时间超过20分钟不超1小时的，对房间不满意或其他原因要求退房，且不愿意支付房租的，经前厅值班经理批准可免收房租（按“0”房租）进行结账退房；5.4.3入住后时间超过1小时不超3小时的，对房间不满意或其他原因要求退房，且不愿意支付房租的，经分店总经理批准可免收房租（按“0”房租）进行结账退房；5.4.4入住后时间超过超3小时，对房间不满意或其他原因要求退房，且不愿意支付房租的，经集团运营总监批准可免收房租（按“0”房租）进行结账退房；5.5入住升级房型（免升级房费差额），按权限表的要求（升一级由值班经理签，升二级由店总签），经相关批准人员在RC单上签字确认，并注明升级的原因；5.6对于公司招待、特殊客户或享受特惠折扣价格等的特殊客户，收银员在办理入住登记时需在RC单“备注”中详细注明批准人及折扣原因，并要求批准人在RC单上签字确认；5.7“积分兑换房”方式入住的，必须通过CRS或网络预订，并在PMS系统中作预订（不接受现场即时兑换），根据《集团运字[2009]005关于会员积分兑房管管控规定》享受VIP接待，由值班经理在RC单上签字确认；5.8入住后调整房租价格（修改房价折扣）的，需由批准人书面签发“折扣通知单”，前厅收到通知单后方可修改房租价格，在PMS系统操作时“详细记录原因及批准关于PMS系统前台操作财务管理要求的规定(入住登记)文件编号S-FC-28文件版次A/0文件页码第3页共3页拟制拟制拟制拟制////优化优化优化优化郭桔先审核审核审核审核////会签会签会签会签杜静国/甘涌批准批准批准批准人”（PMS系统需设定录入修改原因后方可保存修改功能）；5.9对于以销售员“临时合约客户”名义入住的，需提供书面《订房单》（电话预订的需后补订单），《订房单》详细记录客人姓名和入住时间，房型和价格，订单由销售员和前厅接受预订的人签名确认，否则该房租不计内销售业绩；5.10对于需“返佣金”的客户（含旅行社中介或私人返佣），必须在客人抵店前5小时预订并有书面《订房单》，《订房单》详细记录客人或团队的名你、入住时间，房型、数量、房价、佣金的计算方式和预订时间（旅行社赠房的需注明赠送数量）；订单由客户或销售部发出，前厅接受预订的人签名确认并即时录入PMS预订系统，否则无订单的不计提返佣（单次返佣金额超200元的订单需店总批准）；5.11当客人持“优惠折扣券”（即代金券）办理入住时，必须在入住时出示方有效，并在登记RC单时备注中详细记录“券号码及面额”，禁止入住后补券，特殊情况需店总签字批准，同时请客人在“代金券背面”签字确认，签字模式与RC单、押金单签字相同，该券仅可抵减速房租（当客人持多张券入住多天的，券在入住时一次性收取并记录天RC单中，按天低减房租，当日房租抵减后最低为0元；5.12对于挂账协议公司的客户入住，限挂账公司合约指定的“挂账权限人”或该公司挂账传真指定的权限人及公司高职管理人员临时担保，否则不能受理挂账方式入住；5.13办理完入住登记，请客人在RC单“住客签署”栏签字确认；6、支持文件6.1《前厅运营手册相关制度》7、记录表格(PMS系统)7.1《126客源更改明细报表》7.2《318接待日报表》7.3《超标折扣明细报表》7.4《当日租项减免报表》7.5《招待房入住情况报表》