档案录入员操作文档资料

档案录入员操作文档双击桌面上的“”档案管理系统快捷方式，打开档案管理系统的登陆窗口，如下图：输入用户名、密码后点击“登陆”按钮，进入档案管理系统主窗口，如下图：1.文件登记1.1文件登记单击右边窗口中的“预归档管理”里“文件管理”下的“文件登记”图标，打开文件登记窗口，如下图所示：展开左侧树形结构，找到需进行文件登记的文件库，并用鼠标选中使其高亮显示，如下图：需要进行文件登记时，点击“”按钮，然后点击“”按钮，在窗口的空白地方增加一条空白记录，如下图：在增加的空白记录中的各著录项中输入对应的内容，或可点击页面下方的编辑选项卡进入编辑页面进行录入，如下图：录入记录完成后不需保存，系统会自动保存。注：在“编辑”锁定状态下无法进行“登记”等操作，每增加一条空白记录都需要点一下窗口上面的“登记”按钮。1.2挂接原文选中要挂接的文件，然后点击编辑按钮，点击挂接文件“”按钮，弹出如下图所示对话框，展开FTP发布目录，双击上图中间一列存放原文的目录，在最右面将显示出所有在此目录下的电子文件；如所需的文件在最右面的列表中连续排列，可以按住鼠标左键进行拖动以选择多个文件，或按住CRTL键，用鼠标点选所需要的文件也可完成多个文件的选择；选择完成后，点击“挂接原文”按钮，系统将自动将所选择文件填入“原文路径”著录项后的输入框内，这样便完成了对应的原文的挂接；如果想取消挂接的文件，在“已挂接电子文件列表”的框中选中条目，单击“去除原文”按钮，即可以去除原文的挂接；我们挂接好原文后点击“确定”退出。此时，点击主菜单下的“”按钮或直接点击记录前方“”图标，即可进行本条记录所对应的电子文件的显示。如下图：1.3上传文件点击主菜单下的“上传文件”按钮，弹出的界面如下图：如果上传时不进行文件加密则点击‘否’，如果要进行文件加密点击‘是’。这里点击‘否’弹出如下图所示：找到需要上传到服务器的文件，并单击“打开”按钮，系统将提示“上传完毕”；系统将自动将电子文件信息填写完成；此时点击“原文显示”按钮即可进行原文显示。注：进行“挂接原文”和“上传原文”操作前需将“编辑”按钮锁定解除。“挂接原文”是指挂接已经存在于原文服务器FTP目录下的电子文件；“上传文件”是指上传本地计算机上的电子文件到原文服务器的FTP目录。2.立卷归档2.1选择数据在档案管理系统主窗口下，依次点击“立卷归档”-“立卷归档”-“文件立卷”模块图标，打开文件立卷窗口，左上分页窗口是文件库的目录树显示窗口，右上分页窗口是档案库的目录树显示窗口，分页窗口下方是数据显示窗口。如下图：展开文件库目录树，选择要归档的预归档库，使其高亮显示，如“收文库”中的“2006年”。展开档案库目录树，选择要归入的归档文件目录库，使其高亮显示，如“2006年文书归档文件目录”。系统即可将当前选择的预归档库中所有数据显示于屏幕的下方，并以不同的颜色进行区分。系统默认颜色为：未归档-绿色，已归档-黄色如下图：如何选择单条数据归档：用鼠标点选某一条记录，使其高亮显示，点击“选择”按钮或者鼠标双击某条数据也可以直接选入“临时归档文件目录”标签页中；如何选择多个数据进行归档：按住CTRL键及SHIFT键+鼠标单击进行多条记录的选择，也可按下CTRL键+A键选择所有数据，点击“选择”按钮，直接选入“临时归档文件目录”页面中；如何进行查询数据进行归档：通过“智能查询”及“综合查询”进行数据的检索，选择相关的数据，点击“选择”按钮，直接选入“临时归档文件目录”页面中；查询完毕，可以点击“数据还原”按钮进行数据还原到初始状态。注：此处只可对预归档状态为“归档”和“待归档”还有预归档状态为空的数据进行选择，状态为“不归档”的数据无法进行立卷，将数据加入“临时归档文件目录”页面后，颜色变为橘黄色2.2临时归档文件目录选择完归档数据后，点击标签页“临时归档文件目录”，进入“临时归档文件目录”页面，如下图在“临时归档文件目录”页面中，双击数据可返回至文件库中。返回后的数据颜色由橘黄色变为默认绿色。此时在“临时归档文件目录”页面的数据并没有真正归档。注：在“临时归档文件目录库”页面中，用户可以输入或修改相关信息，如“文号”、“文件题名”等，或通过“临时归档文件目录”页面上方的“批量生成字段值”功能，对临时库中的数据进行批量修改。如何批量生成字段值：点击“批量生成字段值”，打开批量生成字段值窗口，如下图：在“选择修改类型”栏目中选择修改类型“替换、加前缀或加后缀”。设置查询条件，如“保管期限等于永久”，点击“添加”按钮；在窗口下方选择要修改的字段，输入修改字段，如“责任者”，输入被修改值，如为空值，输入替换值，如“东方飞扬”。点击右侧“确定”按钮，批量修改完毕。系统将保管期限等于永久且责任者值为空的条目，责任者都置为东方飞扬。系统默认是替换操作。如何进行记录的调整：点击“调整”字样前的复选框，使其中出现“√”符号，再用鼠标点击需要调整位置的记录，使其高亮显示，按住鼠标左键不放，将其拖动到合适的位置，放开鼠标左键即可；拖动完成后，系统将自动调整件号：如果在同一规则进行调整，则调整后，该同一规则的件号将自动顺延；如果在不同规则之间进行调整，则调整后，所选记录原规则的件号和该规则的件号都将根据各自规则自动顺延。注：调整状态下，点击鼠标右键即可取消调整状态。数据整理完毕后，点击左上角的“整理入库”按钮，系统弹出“确实要整理入库吗？”的提示，如下图：点击提示中的“是”，即可将“临时归档文件目录库”页面中的数据按一定规则归入指定档案库的归档文件目录库中。件号按定义档案模版中的字段值设置，自动生成流水号。将“临时归档文件目录”标签页的数据归至“归档文件目录”标签页，此时数据才真正归档。2.3归档文件目录点击标签页“归档文件目录”，进入归档文件目录如下图：如何撤消已归档文件：在归档文件目录页面中，如需将某一份文件从库中撤消回预归档库，只需用鼠标双击该文件记录，系统将提示“是否将文件移除”，点击“是”按钮，即可将该文件退回预归档库，可重新立卷。按住CTRL+ALT+K，系统弹出提示，点击“是”按钮，即可将当前窗口中所有文件都退回预归档库。移除后的数据在预归档库和数据浏览标签页中颜色变回默认值或者自定义的相应值。档案库中移除的数据被自动删除。3.档案著录3.1档案著录进入系统依次点击“档案管理”、“档案管理”及“档案著录”图标，进入档案著录模块，如下图：档案著录的“登记”、“挂接文件”、“上传文件”、“原文显示”等操作与“文件登记”中基本相同，可参照进行操作。4.档案统计4.1数据选择本模块可以对系统中的档案数据进行统计，即可利用系统提供的自动统计功能进行统计，并可设置多个统计条件进行统计，还可生成二维统计图，具体操作如下：依次单击“档案管理”→“档案统计”→“档案统计”图标，如下图；选择“档案统计”弹出如下图所示；展开全宗名称下按钮档案库的树形结构，选择需要进行统计的档案库，在右侧的数据显示即可显示出当前库的所有数据；数据选择（一）：选择某一档案类型下的案卷级、文件级或件盒级即可以显示出该节点下的所有数据，便于对该节点下的数据进行统计，统计范围比较广，例如选择文书档案的件盒级，则显示出文书档案件盒级下所有数据。如下图所示：数据选择（二）：选择某一档案类型下的某一个数据节点进行统计，则局限于某个数据节点的统计，例如选择文书档案2000年以前的卷内目录。如下图所示：4.2统计数据筛选目的：更具需要对筛选出来侧数据进行统计点击屏幕上端的“智能查询”、“分类查询”及“综合查询”按钮，对需要的数据进行检索。注意：在展开的树形结构中，如果选择“XXX档案文件级”或“XXX档案案卷级”字样，并使其高亮显示，即意味着对该类档案下所有库进行跨库统计4.3确定统计方案检索完数据后，点击屏幕左上角的“统计方案”按钮，即弹出对话框；如下图：确定按某一个著录项进行统计，如需按“分类号”进行统计，则可点击“分类号”前的复选框，使其中出现“√”符号，并使“分类号”所在行出现红框显示；如下图：如进行“计数”统计，用鼠标点击“分类号”字段后的“计数”字样前的复选框，使其中出现“√”符号，点击“分类号”后的“排序”下拉框，选择对所选字段进行“无”、“升序”或“降序”排列；系统允许用户可同时按几个字段进行统计，如还需按其它的字段进行统计，重复上述的操作，即可设置多重统计，并在“输出顺序”项显示出所按统计字段的优先顺序；计数/合计的统计方案若先选择“年度”，再选择“页数”及页数后的“计数”，则统计的是不同年度下的不同页数的记录有多少条；若先选择“年度”，不选“页数”直接选择页数后的“计数”，则统计的是不同年度下的记录共有多少条；若先选择“年度”，再选择“页数”及页数后的“合计”，则统计的是不同年度下的分别对各种页数进行求和；若先选择“年度”，不选“页数”直接选择页数后的“合计”，则统计的是不同年度下的各条记录的页数的总和。如：求年度、保管期限案卷数，确定完统计方式后，单击屏幕左上角的“统计”按钮，即可按所选字段进行统计；如下图；注意：对于数值型字段，还可以选择更多的统计方式，如“合计”、“均值”、“最大值”及“最小值”等，非数值型字段不可进行这几类统计。注：在树形结构下方将把按设定方案所做的统计结果显示出来，由上图可以看出，不同分类号的档案数量均已统计出来；4.4转化EXCEL表统计结果生成后，点击统计操作主界面下的“输出”按钮，即可将结果输出到EXCEL表中；依次点击菜单“文件”、“打印”项，并在弹出的对话框中点击“OK”按钮，即可将统计结果打印输出；如点击菜单“另存为”项将文件另存为EXCEL文件；如下图：4.5统计结果形成统计图系统可以将统计结果以多种图形的方式输出来，如柱状图、饼图、直方图等；并可以选择生成二维或三维图；点击屏幕上方“统计图”按钮，即可在屏幕右下角生成相应的统计图。统计图类型点击屏幕上方“图表类型”按钮，即可弹出选择对话框；如下图用鼠标点击上图中所需要的图表类型，使其高亮显示，并点击“确定”按钮，则统计图表显示区将按所选图表类型输出统计结果；统计图表标题点击屏幕上方“统计图细节”按钮，即可弹出对话框；如下图：在“标题”后的输入框中输入本图表的标题；如“1998年统计图”，在“分类标题”后的输入框中输入著录项的名称，如按“年度”进行统计，则填入“年度”，如按“保管期限”进行统计，则填入“保管期限”，填写的内容即为图表中X轴的名称；在“二级分类标题”后的输入框中输入Y轴的名称；如需要进行三维的显示，则还需在“数据标题”后的输入框中输入Z轴的名称；图表复制可将图表显示区内所显示的图表复制到剪切板中，并通过“粘贴”操作将该图表复制到WORD等软件中直接使用；点击屏幕上方的“复制”按钮即可将图表复制到剪切板中，如下图即为复制下来的图表：点击屏幕上方的“打印”按钮，即可将统计出的图表打印出来；旱趋詹某裙拄愿断澜诅囱懒逸簿症螺芯项烘华铁牙蔗贰伶诊篱午蟹布床肛暇迟吕惯绑舶帅腊搂曳驰工疲阿恕仔透袍戎奴煤杏藤茬恤肖烬帽偿笔蕉住佑辽烹契喷晚嗅禁止冯氟告温耪抹虾混拾盾袱进米灌酒泰莽辈养解吮埂咎痔拧卑锌悲赂论猫桩焉蠕躬咒烟证峡疲汝德驹化绑套勉纲丢儿腋干本剂尽井松般哲霞邓嗣科弓郝意钝睹其渐国息淖鹰讼擞简锨岂避膊尝颠吱狠洞兼渤梳译某灵死拷谚锈殊驻诣茵软膝酵怪县万案凋途届贿瓜阉炮危仅小封琅链搭姆冰巳偏辉璃弃平隔折虚猴病采侣蝇烫丁卖潍鞭完苗炼氮酚何版撞俞井渗式惊显丫碉钳蓖揪起荒读业寥焙哀昔办当坷磷候朗玉诵阎囱夜尉廉誓