外贸业务流程及流程内范本文件(全)

外贸部部门制度（草案）为了适应公司外贸业务的发展需要，使公司的外贸业务运作更加规范化，从而更好的控制风险，提高运作效率，特制定本制度。本制度包括如下内容：1．一般外贸业务流程分析及注意事项2．外贸业务流程图3．外贸部重要事项汇报制度4．客户信息管理制度5．市场调研与分析制度6．外贸部合同、单证及其它重要文件管理制度7．附件（以下附件按业务流程发生先后排序）1．答复外商询盘函件示例2．国内供应商询盘示例3．出口商品业务审批表及国内供应商记录跟进表4．对外报盘示例5．外贸销售合同示例6．文件单证要求清单一般外贸业务流程分析及注意事项外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分：1．初期询/复盘2．产品及价格的分析3．报价4．外销合同的磋商及签定5．国内采购确定6．运输安排7．制单结汇8．客户的联系与巩固1、初期询/复盘本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘，并结合实际，有筛选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理，直至完成业务或者确认无法合作，对于未能达成合作的，须注明原因分析。（详见附件《答复外商询盘函件示例》）本阶段操作的主要注意事项如下：1、对外商的询盘应有筛选性，结合公司当时业务实际，主要应考虑产品特性，有无成熟供应商等方面。2、考虑产品特性应注意：产品的品名、规格、品质确认标准、是否易于运输、单价及市场走向等方面。同时须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强制性限制等。3、在选择之前，还应尽可能的了解外商背景，如通过外商网站等了解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整，可适当配合产品图片及介绍，避免空话套话，邮件层次要清晰。5、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应有记录，以方便进一步的跟进操作。2、产品及价格的分析本阶段为与外商经过初期的询盘及回复，在对产品达成初步共识及一定意向之后，进一步就细节进行分析，并在国内寻找合适的供应或生产厂家，并取得厂家的价格。（详见附件《国内供应商询盘示例》）本阶段操作的主要注意事项如下：1、尽可能的摸清楚外商对所采购的商品的各项要求，除了产品本身属性质量外，还应包括包装方式，运输要求，交货期限，采购数量等，如有可能，还应包括外商目标价格。2、以上述数据为标准，寻找合适的供应商或生产厂家，选择以公司成熟供应商为首选，其次为上海周遍地区供应商，再次为其它港口附近地区。3、要求供应商报价要力求精确，且应要求为书面正式传真报价，并加其公司印章为准，附价格有效期，一般要求不得少于30天。4、对可以提供样品的产品，应尽量要求供应商提供实样。5、货比三家，价比三家。3、报价本阶段为在经过国内询盘后，向外商提供产品及价格的阶段。本阶段操作的主要注意事项如下：1、业务操作人员需考虑各项成本后汇总价格初步方案2、价格方案须经过公司财务部门审核，美金或其它外汇结算的，应充分考虑外汇浮动带来的成本变化。3、正式报盘价格须流转经总经理或总经理授权管理者批准（详见附件《对外报盘流转审批表》及《对外报盘示例》）4、对于CIF及CNF等价格，要充分考虑船运费用在实际装船时可能出现的浮动。4、合同的磋商及签定本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及合同细节与外商进行进一步磋商，以最终达成合作。本阶段操作的主要注意事项如下：1、与外商的就价格进行磋商时，若确实需要让价的，应报总经理批准。2、合同签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行时效、违约责任、纠纷解决等必须条款（详见附件《外贸销售合同示例》）。3、合同签定前须有完整的产品质量报告，书面送交外商正式确认，作为合同附件。4、合同中须明确双方各自的进、出口资质，及相应国家的进、出口政策及限制。5、任何对外合同的正式签定，均需经业务部及财务部会审后报总经理审批确定。6、其它根据具体产品特性可能涉及到的合同风险。5、国内采购确定本阶段是在取得国外客户定单的同时,且在国内已与对应供应商进行了前期的联系与接洽的基础上，就国内采购的问题与国内供应商正式签定供货合同。本阶段操作的注意事项如下：1、国内供应商的寻找确定应与国外客户洽谈同步进行，原则上先签外单，后定内单。2、国内供应合同可由厂家起草，但是产品质量鉴定及标准、交货期限及方式、运输及付款方式等我方须严格审查后报经总经理审批。（详见《国内供应商合同示例》）3、国内供应合同的付款条款应与对外销售合同的付款条款尽量对应，减少公司在业务中资金流转的风险与压力。4、与供应商合同可尽量签定成生产合同，合同以我方下达正式生产通知为准，以最低限度的降低运作风险。实际操作中应根据不同供应商灵活掌握。6、运输安排本阶段是在外贸业务中不可或缺的一环节，具体包括：租船订仓、拖柜等地面运输、装船等。本阶段操作的注意事项如下：1、平时要多注意搜集整理货代及船运公司信息，比较价格及服务。2、对外合同确定为CIF或CNF等卖方承担运输及运费的，应尽早与货代或船运公司联系，咨询船期安排，并在收到国外客户正式信用证后确定船运合同。3、在与国外客户签定合同时，应明确我方所定船运公司是否需要对方确认或是否为对方国家所承认，即是否具有向外销目的地国家运输的资质，此条亦须在与船运公司的合同中明确。4、在运输过程开始之前，业务员应该指定运输节点表格，清楚标注每一步的时间，地点，安排，联系人及联系方式，文件要求等。5、如签定为FOB条款，应尽早与外商指定的船运公司联系确定船期，并与工厂交货期协调好，降低中间仓储所带来的成本费用。7、制单结汇本阶段为整个外贸业务流程中最重要的一环节，因为外贸业务多数是单据对单据的业务，单证是否齐全直接关系到业务收益能否顺利获得。本阶段的操作注意事项如下：1、整个业务过程中，业务员应与公司财务就单证问题随时保持沟通，确保收到或者发出单证的合法性、有效性及完整性，同时方便财务人员最终完成结汇收款工作。2、业务过程中所有涉及的单证除了正本应该妥善保管外，每份单证至少须备一式两份复印件副本，一份交公司财务部存档，一份由业务员自己保管，并在单笔业务完结后，作为公司档案保存备查。3、一般外贸业务可能涉及的单证详见附件《单证要求清单及示例》。8、客户的联系与巩固本阶段是公司外贸业务能否长期稳定发展下去的关键，巩固发展一个成熟的客户所花费的时间可能只有开发一个新客户的几分之一。本阶段操作的注意事项如下：1、不管有无定期业务往来，均应定期向国内外客户致电致邮问候，交流各自情况，挖掘潜在的信息资源。2、详细记录国内外客户的关键日期，比如国外客户的当地风俗节日，客户的生日等，届时可考虑进行客户关系稳固公关。公共关键日期如圣诞，新年等更应该保持感情沟通。3、对于联系过但未能达成合作的客户，也应有信息记录，按月或其它周期与客户联系，提供我公司最新业务及产品信息。4、业务量发展到一定规模，可以考虑制定客户反馈活动计划。具体事宜届时报批，一事一议。外贸业务流程图筛选客户/产品了解/外商背景/文件完整/及时答复/记录跟进单证齐全一式两份定期沟通/关键日期/潜在客户/客户回馈信息积累/尽早联系确认/船运资质及认可/节点清晰/FOB操作先外后内/合同细节/资金压力与风险/生产通知让价报批/合同细节/风险监控/质量确认/政策确认/合同审批流转客户联系与巩固制单结汇运输安排国内采购确定外商合同的磋商、签定报价产品及价格的分析初期询/复盘品质细节/供应商优化选择/精确报价/实样参考/货比三家、价比三家全盘考虑/财务核算/外汇浮动/流转报批/船费考虑外贸部重要事项汇报制度第一条为了更好的对公司外贸业务中存在的风险进行预防和监控，制定本制度，公司全员执行。第二条按重要级别将外贸部业务事项划分为重要事项和一般事项两类，重要事项须直接报请总经理批示；一般事项报请相应部门负责人批示。第三条以下各条款所涉及的业务及公司运转其它各方面的事项为重要事项：第四条涉及部门发展战略方向发展的一切事务。第五条部门新产品、新项目的开发及确定。第六条所有对外合同的签定，包括但不限于外销合同、国内供应、采购或生产合同、船运合同、仓储合同等。第七条正式书面对外报价或以公司名义发书面函件。第八条报盘后在与外商的洽谈磋商中，确实需要调整价格及方案的。第九条员工获知的与公司业务有关的国家或地方政策信息变化情况。第十条员工获知的与公司业务有关的重要的新的市场信息、信息变化及其它动向。第十一条因业务需要，要出差三天以上的。第十二条以公司名义进行的重要活动，如客户回馈活动等。第十三条公司物品添置购买，单价在1000元以上，或单笔总费用在2000元以上的第十四条其它因业务需要而发生的费用，单笔预算在1000元以上的第十五条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理办公室所有。外贸客户信息管理制度第一条为了更好的开展公司外贸业务，做好业务档案信息的积累公司，不断丰富公司的客户信息资源，提高工作效率，特制定本制度，公司全员执行。第二条公司外贸客户信息管理制度的原则为：分类管理、及时建档、分析反馈。第三条公司外贸客户档案按类别分为业务客户和辅助型客户。其中业务按联系洽谈进度，可分为实际业务客户、潜在业务客户和信息备用客户。辅助型客户包括公司搜集到的各种船运、货代、快递、经济法律类咨询机构及其它对我公司外贸业务有辅助、推动作用的公司。第四条凡经过联系洽谈与我公司形成过实际业务合作的客户，为实际业务客户；实际业务客户的档案应包括但不限于客户的名称、国别、性质、联系人及联系方式资料等各类基本信息资料，以及主营业务、公司背景、相应国别的行业背景；与我公司成功合作的业务过程及要点简介等。第五条与我公司就具体业务进行过深入洽谈，但最终未能达成实际合作的，为潜在业务客户；潜在业务客户的档案应包括但不限于客户的名称、国别、性质、联系人及联系方式资料等各类基本信息资料，以及主营业务、公司背景、相应国别的行业背景；与我公司洽谈过的业务过程及未能达成合作的原因分析等。第六条仅与公司进行了简单的业务询盘，未有或未有详细回复的客户基本资料应简单建档，作为公司信息备用客户，其中需记录有询盘产品，我公司报盘记录等。第七条及时建档要求公司所有外贸业务员在业务开拓及操作巩固的过程中，在联系、接洽客户（含潜在客户）的同时，均应在与客户（含潜在客户）初次联系时，建立初级客户档案。后根据具体的联系进程，再按上述第五、六、七条具体分类详细建档，以利保管、调用。第八条客户业务档案建立之后，具体客户业务员应对自己负责的客户档案妥善保管，不断完善，并定期进行客户信息分析归纳，对实际业务客户进行跟进巩固，对其它客户定期沟通，发送公司最新产品信息等。第九条所有客户信息档案均应一式两份，一份交由公司保管存档，一份交由相关业务员自己保管。业务员处有新的客户信息时，应及时对公司归档的信息进行同步更新。第十条业务员离职时，应将自己所保管的全部客户信息档案交还公司，并与公司档案核对无误。第十一条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理办公室所有。市场调研与分析制度第一条为了及时掌握市场信息及动向，把握市场价格，对公司业务经营思路和方向提出建议，提高经济效益，特制定本制度。第二条公司市场调研按调研对象不同，分为背景信息类调研、采购调研和销售调研。第三条背景信息类调研为对公司业务涉及的政策信息、国家宏观调控、市场动向、金融外汇变化及其它任何可能在宏观对公司业务产生影响的信息资料的调查分析。第四条背景信息类调研以员工日常信息搜集整理为主，结合定期的专门调查汇总；专门调查汇总原则上每一个月进行一次，公司全员参加，可在对应时间的公司例会内进行。第五条采购市场调研为对公司业务中需采购或代购的产品市场及其相关市场进行的调研工作。第六条采购市场调研参与人员可包括具体业务负责专员、部门负责人、财务部成本控制专员。第七条采购市场调研的步骤原则如下：确定调研对象、调研范围、调研方式及调研时间；对调研产品的品质、等级、价格、行业标准及其它相关服