5现代化项目文档管理与文档生命周期管理

摘要：随着企业项目化管理方式的逐步应用，传统的文档管理方法已经不能适应管理的需求。本文根据EPM（企业级项目管理）的思想，对大型工程项目实施阶段的文档管理需求进行探讨，并结合企业沟通与文档管理软件POWERCOM的应用，提出大型工程建设项目化文档管理与文档的全生命周期管理方法。关键词：文档管理，企业项目管理，项目管理软件Abstract:AlongwiththeapplicationofEnterpriseProjectManagement(EPM),traditionaldocumentmanagementwayscouldnotmeetwiththedemandofmanagement.EPMBasedonEPMknowledge,thispaperanalysesthedemandoflargeconstructionprojectastodocumentmanagement.WiththeexperienceofPowerComwhichisadocumentandcommunicationmanagementsoftware,thispaperpresentdiscussproject-orienteddocumentmanagementandlife-cycledocument.Keywords:DocumentManagement,EnterpriseProjectManagement,ProjectManagementSoftware1问题提出信息是进行管理和有效控制的基础，文档是信息的重要载体。大型建设项目的业主、监理、承包单位及其他单位等干系人形成以合同制约和协作为主要关系的临时“虚拟组织”，文档不仅作为虚拟组织项目执行和管理过程的产物，而且时常作为法律追溯的凭证，因此文档管理显的尤其重要。为更好、更快和更节省的方式协作完成项目内容，构成“虚拟组织”的单位和部门之间需要信息和文档的及时沟通，充分共享和方便获取。而因虚拟组织的临时性，以及各单位和部门管理方式的不同，地理位置的距离等多种原因，造成大型建设项目文档管理又是一项非常困难的工作，“信息孤岛”和“信息不对1称”是1980年代提出、至今未很好解决的问题。上世纪末，本世纪初发生的计算机和网络通讯技术革命，给了解决困难的契机。很多学者提出“一体化”和“全寿命”文档管理和知识管理等理论，项目管理软件开发公司、大型项目的建设单位和承包单位进行大胆的尝试，建立了许多项目信息系统（MIS）、项目OA系统和项目门户网站系统等以实现电子文档和沟通管理，但据统计约有90％以失败而告终。缺少文档管理没有与其他项目管理业务结合的集成信息化解决方案是失败的重要原因之一。PowerCom软件是由上海普华科技发展有限公司开发的文档与沟通管理软件，它立足于企业级项目管理（EnterpriseProjectManagement，简称EPM）理论基石之上，采用项目化文档管理方法，为大型项目管理提供基于互联网基础上的全寿命文档管理平台。目前，已经在苏通大桥项目中成功应用，为超过100个子项目的约1000多个项目参与者提供任何时间、任何地点的项目信息交流和文档管理服务。2项目化文档管理大型建设项目实施团队中的业主、监理、设计单位和承包商等构成金字塔式的管理阶梯，任何一方的项目管理都可能影响其他方的管理，因此它的管理框架更像企业管理，而管理内容是项目管理。近几年发展的“企业级项目管理（EPM）”理论方法恰当的适应了大型项目管理的需求，它通过建立大型项目分解结构（EPS），责任分解结构（OBS），资源分解结构（RBS）等，以及它们之间的关联关系，构建企业级管理框架。在此框架下实现大型项目的细化分解、数据和文档权限范围的控制，并对小项目实施集约化管理。2.1项目分解结构项目分解结构（EnterpriseProjectStructure,简称EPS）是对大型项目管理范围和管理内容细化分解，形成层次结构的项目群和子项目，并由对应的责任人分组负责。在信息系统中，大型项目电子文档按照EPS结构分类存储在不同子项目中，并由层次结构EPS对应责任组控制文档信息的共享。图1是苏通大桥项目EPS结构分解示例。2文档按照项目分解结构方式分类存储在集中文档服务器中，不仅与细化和协作化企业项目管理发展方向匹配，而且方便了文档按照权限实现共享。2.2责任分解结构责任分解结构（OrganizationBreakdownStructure,简称OBS）是对大型项目管理责任层次化的分解，每一个树状OBS结点都有一个或多个管理者构成。在信息系统中，为明确分解和落实责任，一个EPS层次结点有且仅有一个OBS责任组与之对应。图2是EPS、OBS和用户之间的对应关系，它反应了电子文档在信息系统中的权限控制体系。3项目责任人或责任人分组图2EPS、OBS对应关系图通过EPS、OBS及人员的对应，不仅解决了文档安全权限控制，而且处于上层的管理人员能够及时查阅下层文档、跟踪和监督管理过程内部细节和质量。2.3资源分解结构资源分解结构（ResourceBreakdownStructure,简称RBS）是将大型项目管理者作为人力资源，在信息系统中按照组织级别和分解结构对人员定义。RBS中的人员分配到OBS结点，并与用户的操作权限对应，控制用户系统登陆，保证用户对电子文件的操作与其管理职责相对应。3文档管理生命周期4文档在其生命周期内经历计划、生成、流转、归档和再利用五个过程。虽然目前计算机的普及和各类管理软件的发展，提高了文档管理的工作质量，但真正能够将文档管理紧密结合项目管理过程，实现生命周期过程关联管理的软件尚属少见。上海普华公司开发的PowerCom软件为项目干系人提供了统一电子文档管理平台，对解决一直困扰建设施工项目的“信息孤岛”和“信息不对称”问题做了有益探索。图4是我们提出的大型建设项目电子文档管理五个过程所包含的主要内容。利用计算机将这些过程彼此关联，减少操作人员不必要的重复劳动，提高文档的一致性和准确度。下文就文档生命周期过程中的计划、流转、归档和再利用四个主要过程分别进行阐述。3.1文档计划管理文档不仅是重要的项目工作产品和结果，属于项目交付物的一部分，而且文档融合在项目计划推进的每一个环节，在项目管理过程中起到至关重要的作用。按照PMBOK项目管理理念，我们认为文档计划管理属于综合计划的重要组成部分。文档作为项目过程或结果的产物，包含在项目工作分解（WBS）内，将文档与作业关联，并参照项目计划定义文档时间属性，形成文档管理计划。文档管理计划依托项目实施计划，保持项目分解结构和责任分解体系的一致性，并利用信息系统保持文档计划与项目实施计划共同动态变化。3.2文档管理和流程驱动文档管理的另外一个重要过程就是流转。PowerCom软件将文件流转、审批和分发融合到项目管理过程中,实现的总体思路是：首先定义管理类型和文档类型，然后规划管理类型对应的管理网络，再在管理网络的基础上定义管理流程和相关的文档类型。5管理类型是项目管理工作的分类，比如质量管理、技术管理、成本管理等。文档类型类似于公文的文种，包括会议纪要、通知、申请、报验单等，为了使管理中的各种文件都能有稳定的性质、特定的用途，并使更多的人都能对这些性质和用途有准确的了解，正确的形成和处理这些文件，需要人们对常用的每一种文件都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓，这种称谓就称为文档类型。管理网络是对某管理类型的工作涉及到管理层次、管理岗位和管理人员的规划定义，同级别的管理岗位组成一个管理层次，管理层次间的关系组成管理网络。管理流程是通过定义文件沿着管理网络流转审批时的层次和所需的操作而确定的。表1是质量管理网络和管理流程示例，表2是质量管理流程对应的文档类型。质量管理网络和管理流程表1管理网络中的层次及对应岗位七六五四三二一管理网络质量验评流程承包商监理标段质量负责人分项负责人部门负责人分管领导总负责验评等级=承包商CQ验评等级=监理CQ/C验评等级=指挥部CQ/CLLQLQ起草：C；流转审查：L；签字审核/审批：Q。质量管理流程和文档类型表2质量验评流程对应文档类型不需要流转的文件周报,月报,季报,年报,照片验评等级=承包商质量检验报告单验评等级=监理报审表,报验单,申报表,反馈表,质量检验报告单,不合格/整改记录,专项报告,审查意见验评等级=指挥部报审表,报验单,申报表,反馈表,质量检验报告单,不合格/整改记录,专项报告,审查意见用户可以在多个流程中选择文件流转的途径，文档流转过程中，有权限的用户能够修改流程。系统全面记录文档流转审批的过程，包括文件的版本、6审批意见记录、修改记录、时间等。流转审批结束后，文档按照预定义自动到达分发者桌面进行文档分发。用户还可以跟踪与自己相关文件的状态（状态跟踪按钮），比如历史审核意见、目前正在审阅的用户等等。PowerCom软件为众多项目干系人提供有序和及时的协同沟通工作平台，能够实现“工作流管理”与文件数据库结合的“流程驱动管理信息系统”。3.3竣工资料整理和档案管理将工程竣工资料整理和档案管理与文档形成过程融为一体是PowerCom软件的特色之一。在一份文件流转审核批准之后即可进行竣工资料的整理和归档，这不仅解决了项目管理过程中资料管理混乱的问题，而且做到竣工资料整理和归档与工程进展同步进行，避免工程完成后期集中实体文件整理和归档时工作量大，文件容易遗失的问题。它主要有以下功能：（1）标准的档案管理功能。系统能够采用多种的档案类目分类体系，可以同时对国家、业主、企业多个档案体系进行管理。（2）辅助立卷、拆卷、合卷向导快速实现文档组卷功能。（3）辅助打印多种标准报表。制作案卷封面、扉页、档案盒背脊、案卷目录与卷目录。（4）利用案卷目录整理功能可自动计算卷内文件编号及始页码，卷内目录导出到EXCE文件。（5）竣工移交资料管理。支持批量导出电子文件，形成竣工资料及档案光盘。（6）已经组卷的案卷提供用户查询案卷目录和卷内文件目录清单的功能。用户查到所需文件后，通过邮件系统向档案员提出借阅申请，档案员根据有关规定在网上给用户获取文件的权限，实现电子档案借阅管理功能。3.4文档再利用从信息系统的角度，文档再利用过程的主要任务是依据前阶段系统赋予文档的多重结构化属性，根据用户的管理需求和习惯，方便查询和检索到他们所需要的信息和知识，避免不必要信息的过载。PowerCom软件中定义并提供检索和查询的文档属性包括：文档名称、管理类型、文档类型、成文时间、责任人、关键字、项目等等。使用者能够按照这些属性字段对文档进行组织、分类和排序，便捷的锁定所需文档。PowerCom软件在操作功能上借鉴了项目信息门户（ProjectInformationPortal,简称PIP）思想，它将与每个用户有关的流转、审批和分发文档通过警示按钮展示到桌面，并提供客户化的内部邮件、记事等功能。这样基于用户的信息桌面索引方法，避免了不必要信息的过载给管理者带来的不便。74管理提升PowerCom软件的应用将在以下几个方面提升大型建设项目管理水平：1.在项目管理过程中将知识收集、知识共享和知识再利用有机融合，使得知识管理不再只是一个口号。2.利用现代通讯技术，在严密权限控制基础上实现信息共享，解决长期困扰建设项目管理的“信息孤岛”问题。3.对文档和信息赋予多重的属性，从“内容管理”的角度，避免目前项目管理中存在的“不必要信息过载”和信息杂乱、分散带来的工作效率低下、时间和资源浪费等问题。4.为大型建设项目的众多项目干系人提供有序和及时的协同沟通工作平台。5.能够将“工作流管理（WorkFlowmanagement）”与文件数据库结合的“流程驱动管理信息系统（Process-drivenManagementInformationSystems）”。6.协助文档资料员和档案员在项目管理过程中进行辅助竣工资料整理和档案管理，起到减少后期竣工资料整理和归档的难度、提高工作质量的作用。8