秘书实务第三章文字工作

第三章文字工作上次回顾1、秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行修饰？2、秘书请求工作指示应该把握哪些要点？3、秘书日常事物有哪些类型？如何分别处理？4、秘书下班后继续工作应防止哪些不良情绪？本章目标1、理解秘书文字工作的含义和意义2、明确秘书文字工作的内容和要求3、掌握文字记录、文稿撰拟和文稿审核的规范、程序与方法4、提高文字表达及文字把关能力•假设您是新闻学院秘书。•经院务会议研究，拟在“五一”期间，组织师生游览本市市容及部分旅游景点。•共安排3天，每批1天。看国际大巴扎、华凌商贸城、经济技术开发区；游红山。•租车费由学院负担；门票、午饭师生自理，争取免公园门票；安全由学院负责。•毛院长布置秘书起草学院给职大的公文，请求批准此事，并由职大出具公函，以便学院向开发区及市园林局联系免门票等事宜。这是一份仅数百字的公文稿，请同学们构思后，讨论此文的文种和结构。•文种：报告？请示报告？请示？•结构——1、理由及依据；2、具体打算；3、请求事项A.请求批准;B.请求以大学名义出具联系函;C.请求职大一位或数位领导参加以示关怀。•1、文字与文字工作•文字指能表达某种意思，并具有一定体式的书面材料。•文字工作指秘书用书面语言代行领导者或领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动。第一节文字工作概述•2、文字工作的意义①秘书的文字功底，是秘书的基本素质（“第一流的文字处理能手”）②秘书的文字表达能力，是秘书的首要能力（表达、办事、管理、交往、应变、研究能力）③秘书的文字工作，是对领导工作的重要补偿（是对领导意图的完善和升华；是对领导知识和智能的补充和延伸；是对领导精力和体力的“代偿”）•3、文字工作的特点A.写作活动的“受动性”(相对“自主性”而言)“养之有素”——注重知识的积累和更新“倚马可待”——随时准备接受领导者的交拟要求作者B.思维形式的“抽象性”（形象思维、抽象思维、直觉思维）既具备扎实的现代汉语知识又很好地掌握形式逻辑知识要求要求C.表达方式的“综合性”（“记叙”“说明”“议论”“抒情”中，以说明为主，兼有记叙和议论）熟悉记叙、说明和议论等表达方式努力形成自己独特的语言风格要求C.表达方式的“综合性”（“记叙”“说明”“议论”“抒情”中，以说明为主，兼有记叙和议论）熟悉记叙、说明和议论等表达方式努力形成自己独特的语言风格第二节文字记录•1、文字记录的种类•文字记录，就是秘书把听到的话或经办的事写下来，为撰拟文稿或处理事务提供初始依据。•种类：电话记录、值班记录、来访记录、会议记录、大事记、调查记录、领导讲话记录、领导口授记录•文字记录的种类（8种）A.电话记录a.发出电话记录市园林局办2004.4.30市职大人文学院郝敏园林局办刘主任12345678郝:向园林局求助两件事.五一期间我校组织师生游览红山公园,时间五月二日上午北京时间11点,350人(含教师30人)。请贵局派导游；并请免收门票。园林局刘主任回答：导游可解决；免票待请示贺局长定。b.接收电话记录B.值班记录C.来访记录D.会议记录•E.大事记一事一记、按日编排。•F.调查记录第一要件是倾听；记录要快速、精确；根据不同情况采用不同的记录方法。•G.领导讲话记录不论领导人有无讲稿都应记录，详略可根据情况有所不同。有讲稿应详记补充发挥部分；无讲稿应“有言必记”。•H.领导口授记录作好准备，随时记录；注意聆听，边听边记；疑问之处，随手标示；口授结束，复述要点。•2、文字记录的过程•①备好笔和纸，随时准备记录•②用心倾听和判断，快速做出记录•③及时补充和修改，认真整理记录•整理记录三点要求：忠于发话者的原意；体现发话人的语言特点；在不背离原意的前提下，可进行技术性加工。•3、文字记录的方法•①要点记录法•②详细记录法•③常用的速记法•④特殊的标识法•⑤笔记和录音并用法第三节文稿撰拟•1、文稿撰拟的范围•文稿撰拟，就是秘书按照领导者的交拟，动手起草书面材料的智能活动过程。•范围：•①各种法定公文的撰拟•②各种常用文书的撰拟•③各种领导讲话稿的撰拟•④各种公关文书的撰拟•文稿撰拟范围——4方面A.各种法定公文（即党和国家明文规定的）党的机关14种、行政机关13种：决议、决定、命令（令）、指示、意见、议案、通知、公告、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等规定严格、标准统一。•B.各种常用公文（即法定公文以外的各种书面材料）文种远多于法定公文。约定俗成、自成规矩，撰拟时也不能自行其事。——简报类：政务简报、信息摘报、情况反映、信访动态、值班简报、接待简报等。——规章类：章程、办法、细则、通则、规则、公约等。——总结类（略）——计划类（略）——提纲类（略）——各种行业文书•C.领导的各种讲话稿开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、工作报告（动员报告、传达报告、总结报告、政府工作报告〈？〉、领导述职报告等）。撰写领导讲话稿是秘书文字工作的“重头戏”，或者说是秘书实务诸业务中的“重中之重”，也是衡量秘书是否成为文字工作“高手”的重要标志。一位秘书，如能胜任各种讲话稿的撰写任务，即可以说其文字表达能力已进入了成熟时期和自如阶段。•D.各种公关文书——企业、事业单位用得较多！书信类：祝贺信（贺电），慰问信（慰问电），致敬信（致敬电），感谢信（感谢电）等。致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词等。宣传类：说明书、解说词、广告词等。目前，公关文书的种类不断增加。秘书应注重公关文书的写作知识并学会撰拟。•2、文稿撰拟的过程•①宏观过程•朦胧阶段•模仿阶段•自如阶段•②微观过程•准备阶段：授受意图；收集材料；拟定提纲•草拟阶段：讲究语法；讲究逻辑；讲究格式•定稿阶段：审核；修改；定稿文稿撰拟过程（即通常情况下一篇文稿的成文流程）•“三部曲”——准备阶段a.授受意图理清思路b.收集材料寻求依据c.拟定提纲构思布局草拟阶段注意——a.讲究语法字斟句酌b.讲究逻辑表达准确c.讲究格式遵规循俗定稿阶段a.审核——发现问题b.修改——改错与调整c.定稿——领导审定签发通过•①符合必须行文的原则•②符合国家现行的法律、法规•③符合党和国家的方针、政策•④符合实际情况•⑤符合领导意图•⑥所提措施和办法要切实可行•⑦涉及其他部门和地区的问题要协调一致•⑧文字表达要合乎语法、修辞、逻辑•⑨格式、标点符号、数字和计量单位要符合现行规定文稿撰拟要求文稿撰拟的3种方式•A.个人撰拟（适用于一般性文稿如通知、业务性请示、专题性报告、批复、转发批转以及简报、致词、书信等类文稿撰拟）•B.集体撰拟（适用于重要而且综合性强的和“大块”文稿的撰拟，如大型会议文件、长期工作计划、年度全面总结、综合性报告及规章的起草等）•C.文稿代拟（大机关、大单位适用。其部门分工及专业细化度较高，以此弥补秘书专业知识之不足。用于专业性强的文稿）第四节文稿审核•1、文稿审核的作用•审核，就是对文稿内容、体式及行文规则的综合审查与核定，通常也称作“核稿”。A.审核是文稿撰拟第三阶段（定稿阶段）中一道非常重要和实质性的“工序”，即文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的最后把关工作，因而是公文制发的关键环节。B.文稿审核的和意义和作用主要有三：a.控制发文总量，提高行文质量；b.确保文稿质量，避免行文出错；c.减轻领导阅批文稿的负担。•审核内容（亦即把关的重点）主要从6个方面审查核定——A.把好法律法规关；B.把好政策规定关；C.把好事实即材料数据关；D.把好文字表述关（主题、观点、结构、语言、标点符号、数字与计量单位等等）；E.把好体式关（语体、规格、式样等）；F.把好程序规范关。•文稿审核的方法A.程序性方法——“三审”制初审。由专兼职核稿人员进行初步审核。复审。由秘书机构负责人对修改稿进行审核。终审。核稿人对领导者已签发的审批稿进行最后的审核。B.组织性方法——四种a.个人审核b.集体审核c.会商（会审）d.专家审核写好文字工作应注意的几个问题案例你的上司是某家股份有限公司主管销售业务的经理，而你则是经理秘书。在某一天，经理请你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上：*上午举行董事会议，所有的经理都参加。*上午给参加员工培训课的新员工讲话。*中午与A公司的董事长马XX与夫人共进午餐。*下午前往B公司拜会市场开发部的经理高XX*下午会见C公司的销售部经理张XX文书工作能力本讲要点发文处理A.交拟与拟稿B.审核与签发C.印制与校对D.用印与登记E.封发与传递收文处理A.收文与阅文B.筛选与传阅C.拟办与批办D.承办与催办E.立卷与归档概述A.文书与文书工作的概念B.文书工作的五大作用C.文书工作的六项原则D.行文关系与行文制度课后任务1、文字工作的意义是什么？其特点是什么？2、文字记录的方法有哪些？3、文稿撰拟的基本要求是什么？4、简述文稿审核的三审制度。