电子文件归档与管理规范（DOC 97页）

1《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》（6号令）讲解国家档案局科研所邱晓威1、背景办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件已经和正在大量产生，并将进一步成为新产生文件的主体，做好电子文件归档与管理工作，已经成为新时期档案工作者面临的最大挑战和难题。对电子文件的产生和运行特性，已经有了基本的认识；对电子文件的归档与管理，已经研究制定了一些管理法规和技术标准，一些地方和单位已经开始进行电子文件归档与管理的具体工作；专门用于电子文件归档与管理的软件系统已经投入使用。我国的国内、国外的多项研究有了多项成果。可以说，对于电子文件我们已经不再陌生，电子文件归档与管理已经成为许多档案室工作的重要组成部分2、事例缅典巴甘的3900个佛塔历经1000多年可根据档案恢复原东德电子文件不能读取1985年美国的李教授宣布：1949年“哈弗马克3”计算机中的电子文件不能恢复1985年神户地震丢失部分电子文件1998年南京法庭认定电子文件为复印件不能作为直接证据1996年我国某部门OA系统中的电子邮件丢失1996年加拿大调查委员会宣布因管理不善，该国索马里驻军的电子文件失去凭证作用我国某银行每天将50万张单据电子化，但原件仍须保留只因每年有100余件法庭要求原件1997年美国GRS20规定可不保留电子文件，引发司法纠纷3、电子文件涉及的领域从中央到地方甚至村镇从内部办公到电子政务的窗口服务从单位运转到个人生活从行政管理到经济建设24、电子文件形式变化文字图形(光栅、矢量、三维、图形更迭动画、矢量图动画)音频视频多种媒体（网页、人员表格示例）人员登记表姓名:邱菲性别:女出生年月:1977.8相貌（照片）健康状况：（影像）文化程度：大学本科专长：软件制作、电脑美工简历：。。。。。。。。5、定义国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为：“电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”6、电子文件定义及其包含的要素数字设备要素、数码信息要素、信息载体要素、网络环境要素、文件属性要素等。这些要素基本概括了电子文件的属性，能比较好的为档案工作者理解和接受，同时也有利于以此为依据指导工作。7、电子文件的基本特征对硬件和软件的依赖性。非直读性。信息与载体的相对分离性。结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性。信息共享的便利性和安全维护的复杂性。8、电子文件的产生和运行过程发文的产生和运行过程一般为：起草文件→处室领导意见（修改）→报送部门领导签批（修改）→文秘部门、办公厅（室）登记、赋予发文号（文字或形式修改）→报主管领导审查→单位领导签发→文秘部门加电3子印章下发文件→文件暂存→电子文件归档；收文的产生和运行过程为：文秘部门接收文件、登记→报办公厅（室）领导→批转有关部门或主管领导→有关部门提出处理意见→报主管领导→报单位领导→根据领导签批意见办理→文件暂存→电子文件归档。照片和图象信息的传递：分割成若干个小块，在不同的路径上传递。特点：处理过程的连续性增强，信息本身在空间和时间上被分割。电子文件在收、发过程中，有内容与模版（格式）分离的方式例:发文方只发文件内容（文头、文尾）;收文方预先存有模版（文头、文尾）;收文后拼装成文件（文头、文尾）9、电子文件从生成到归档存在管理方法和制度上存在着不少问题管理不严，存在被删改的可能；电子文件处于文秘部门和档案部门分段管理状态，造成归档时背景信息不全；有的单位产生的电子文件不得不覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有些部门的电子邮件形式的电子文件未明确收、发单位中谁负责归档，致使这类电子文件处于管理混乱的状态；有的电子文件存储过于分散，未实现集中脱机保管；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；少数单位已采用了“无纸化”办公方式，对电子文件管理存在隐患；在部门内部的封闭网络中，电子文件的法律地位通常是处于被内部“默认”的状态，而一旦面向社会的法律效力仍难以被认可；载体随意；设备更新太快；信息格式混杂；身份识别漏洞；版本管理混乱；安全隐患多等。10、保证电子文件真实性的措施（1）保证电子文件的原始性。（2）保证原始性的基础上，建立真实性的认定方法和手续。（3）建立符合法律要求的电子文件真实性鉴定规则和程序。（4）明确电子文件真实性鉴定的执行部门和责任者。11、保证电子文件的完整性的要求（1）建立电子文件的收集和积累制度。（2）在电子文件管理系统中设立电子文件暂存空间。（3）在电子文件的处理过程中对必要的背景信息的项目作出规范化的4要求，并随时进行登记。（4）制定电子文件元数据管理规范，并在电子文件归档或移交时按要求对元数据进行登录和说明。12、融入办公自动化的系统设计电子文件的产生和运行完全是由相关系统来实现的，不是文秘部门或档案部门采取手工干预来实现的，因此，在单位办公自动化系统功能设计之初，档案部门应该协同相关部门参与到整个办公自动化系统设计之中，提出相关要求，才能避免应系统设计缺陷造成归档电子文件的不完整、不真实和不可靠。13、电子文件归档的程序（1）确定电子文件是经过审批的最终“版本”；（2）积累和积累整理；（3）编制目录；（4）整理归档的电子文件；（5）鉴定归档的电子文件；（6）检测归档的电子文件；（7）编制归档说明；（8）存入磁光记录介质；（9）复制备份，确定保存方法和地址；（10）确定载体标识。14、电子文件的收集范围电子文件的收集范围，按照国家有关公文的收集范围规定执行。注意：草稿文件、起辅助作用或正式作用的电子文件、“无纸化”系统生成的电子文件，收集方法不同。对不同信息类型的电子文件，由于其技术特性不同，存储载体和记录信息的标准、压缩算法也不同，所以应分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性。与纸质文件不同，电子文件的读取、还原，离不开其生成的软硬件环境和元数据等，所以电子文件收集、积累还必须包括这些内容。15、电子文件的积累方法与程序积累工作必须从电子文件形成阶段就开始。电子文件的积累是一项经常性、且必须按有关规定和标准进行的工作。电子文件的积累中不仅应保证电子文件的原始性、真实性、完整性，同时，也应防止存有电子文件信息的载体丢失、损毁，为电子文件的归档5打下坚实的基础。16、电子文件的积累范围按形成电子文件的形式分有：文本文件、数据文件、图形文件、图象文件等；按电子文件的功能分有：各种公文、文本文件（含检查、检测、鉴定文件）、设计文件、研究试验文件等。按归档要求应接收归档的电子文件。对未列入应接收归档的电子文件，有的也要收集，因为有时需要对一些项目做补充归档或扩大归档。17、电子文件的整理与归档电子文件的整理，是指按照一定原则和方法，将电子文件分门别类组成电子档案的一项工作。电子文件整理工作包括两个层次：一是对分类、排序的组织，二是对建立数据库的组织。18、归档范围确定电子文件的归档范围应遵守以下原则：按现行公文、科技等文件的有关归档范围执行；另外要考虑电子文件的特殊性，根据电子文件的形成规律，尽量具体列出阶段的、系统的、权威性的电子文件组合，保证电子文件的完整性；电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。19、归档时间电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（称为阶段归档），实时归档亦可。因涉及到电子文件的技术环境条件，记录介质的质量、寿命等问题，一般以不超过2～3个月为宜。20、归档份数一般拷贝三套。两套异地保存，另一套提供借阅。不仅要注意归档的份数，还要注意保存的方法和环境。21、电子文件的鉴定工作电子文件归档时的鉴定工作，主要是指鉴别它的档案价值，确定其保管期限，并据此删除已积累但无保存价值的电子文件，并予以销毁。也可以说，是保证归档的电子文件准确、完整、系统，确定档案属性的工作。第一、确定归档电子文件的原始性、真实性、系统性、完整性。第二、确定电子文件的价值和保管期限。22、电子文件归档载体的选择磁带是最早出现的磁记录介质，其标准化程度高。磁带作为存储介质宜6用在：数据存储按顺序进行处理，并且在每次处理过程中几乎对文件的全部记录都要读取，数据存储量大而读取次数较少，适于作硬磁盘的备份载体。通常硬磁盘与驱动器装在一起，构成一个密闭系统,不易受周围环境影响，所以工作稳定性好、可靠性高；硬磁盘宜作为网络中联机存储与管理的电子文件载体。软磁盘不宜作档案的保存载体。因为软磁盘的存储容量低，要用若干张软磁盘去存储一盘磁带或一张光盘存放的信息，这不便于保管且易丢失；同时，软磁盘受环境影响易变形，而发生读写错误，从而使数据丢失，所以软磁盘不宜作为长期保存记录的载体。光盘有许多种分类，但最常见的是按光盘的固有特性和功能分类。光盘适用于存储大容量和利用率高的电子文件，也适合作多媒体系统的记录介质。23、标准对档案工作者所起作用（1）提供规范的管理模式；（2）提供超前管理的（从档案角度介入文件生成阶段工作）的依据；（3）提供具体的工作方法；（4）提供扩展和细化电子文件管理工作规范的基础。24、标准的应用范围及所针对的电子文件管理模式本标准以纸质文件和电子文件并存的“双轨制”中，纸质文件为主的文件管理应用阶段为重点，兼顾以电子文件为主，或“无纸”状态的一些管理情况，以求有较大的覆盖面和对发展的适应性。25、标准中以“电子文件”作为电子文件和电子档案的总称一是强调电子文件管理全过程控制的连续性和处理过程的一体化，实际管理过程中也很难参照传统的档案管理模式，以某个环节截然分成“文件”和“档案”；二是国际上的一些类似规范和相关文献中，一般不特意区分电子文件和电子档案；三是“电子档案”的概念具有多样性，例如包括了磁带中的模拟音像档案、纸质档案的数字化转换信息等；四是我国“无纸”电子文件归档保存还相对较少，电子文件大规模进入档案馆还有一段时间，标准可按今后发展情况进行修改。26、电子文件的构成要素内容、背景和结构。内容是指与电子文件行文目的有关的主题信息,包7括正文、附件等。背景是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。结构是指电子文件内容排列、各构成部分之间的连接方式、相关文件之间的关系以及在存储器中的构成。27、对元数据的认识元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。（随着保管过程的延续，元数据会不断地变化或补充）在此定义中特意将表述分为两个部分。前一部分所谓“数据属性的数据”，主要就是指“数据的数据”。之所以强调了“属性”，是因为元数据与数据是映射关系。元数据与电子文件是函数关系。电子文件为变量（各个文件之间存在差别），元数据为函变量。这与《现代科学技术词典》关于属性的解释一致：“属性是包含有关某变量的信息的一种数据项”。电子文件管理的着眼点应当是对电子文件产生全过程的控制和一体化的管理。解决电子文件法律地位的关键问题不是对单个电子文件和与其相关的元数据如何处理，而是针对产生电子文件的系统和过程进行管理和控制，电子文件法律地位的确定也主要是针对系统和文件生成过程的合法性认定。换言之，符合要求的系统和生成过程产生的电子文件，法律上即可以认定其具有法律效力。这是国际上的惯例和共识。澳大利亚“网络环境下管理和存储信息资源的文件管理元数据标准”（简称SPIRT）中的元数据框架包扩4个实体类型（载体、外部特征、内部元素、附加说明等），下含51个元素。加拿大不列颠哥伦比亚大学和美国国防部文件管理特别工作组“保证电子文件的完整性”的研究项目中确定的元数据项目有5个方面（外在特征、内在特征、附加信息、背景信息、载体等）26个元素。VERS（维多利亚电子档案战略）元数据标准中最多可4层，子集封装实体，实体封装元素，包含2个子集，139个实体和元素。ISO/TC211元数据标准草案确定了两级元数据，其中一级元数据包括55个元数据实体和元素，二级元数