第一章会议运营管理绪论

会议运营管理第一章绪论9/6/2019Freetemplatefrom•人生就是痛苦，我们可以把痛苦转化成幸福。•——叔本华•正能量（2012年中国十大流行语中居首）——（英国心理学家理查德·怀斯曼《正能量》）•所有积极的、健康的、催人奋进的、给人力量的、充满希望的、充满爱心的人和事。正能量就是要给人向上的信心和希望，鼓励大家爱国家、爱社会、爱生活，追求一切美好的事物。我们所做的一切，最终都是为了传播正能量。9/6/2019Freetemplatefrom•我国每年举办各种会议多达几千万个，会议产值近万亿元，参加会议的人数有上亿之多，年均增长20%。•中国会议产业伴随着经济发展的步伐，快速发展壮大起来，并逐步形成了公司会议市场、社团会议市场、事业单位会议市场和具有中国特色的政府会议市场。这四大会议市场共同组成了我国的会议产业链。•数据来源：《中国会议蓝皮书》暨《2011年中国会议统计分析报告》•统计显示，高达61.1%的会议是在会议酒店举办的，这是由于会议酒店优越的地理位置、适宜的会议设施和合理的价格所决定的。会议中心则排在第二位，占会议总量的19.8%。•我国举办会议最多的月份是1月，占到会议总量的11%。这正是我国新年之后，春节之前，大量的团拜会和各种联谊活动涌到酒店，形成我国会议市场的独有特色。2月份举办的会议最少，仅占6%。而其他月份没有特别明显的淡旺季。9/6/2019Freetemplatefrom第一节绪论•第一节会议的基本概念•一、会议的定义•二、会议的特征9/6/2019Freetemplatefrom第二节会议的本质属性•一、会议的信息性•会议是一种信息传递、交流与创造活动，其最本质的属性就是信息传递、信息交流与信息创造功能。9/6/2019Freetemplatefrom二、会议的社会性•会议是一种社会活动。这是与人的本质属性联系在一起的。人有动物性和社会性，会议是人的一种聚会，是人的社会属性表现之一。在马斯洛的需要层次论中，社交活动归为人的五大需求层次之一。其它分别是：生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要和自我实现需要。9/6/2019Freetemplatefrom马斯洛人类需求五层次理论•正是因为会议的社会性，这也是电视会议、电话会议、网络会议等无法取代一般会议的根本原因所在。所以有人断言，不管科技如何发展，会议形式如何多变，但一般会议形式绝不会从世界上消失。•悉尼大学••9/6/2019Freetemplatefrom三、会议的积聚性9/6/2019Freetemplatefrom•会议是人们在相同的时间聚集在相同的场所的活动，它往往伴随着人流、物流、信息流、等资金流的积累。补充知识：APEC（亚太经济合作组织）••亚太经济合作组织（Asia-PacificEconomicCooperation，简称APEC）是亚太地区最具影响的经济合作官方论坛，是世界上最大的区域性经济合作组织之一，也是迄今为止我国参加的最重要的国际多边经济合作组织之一。9/6/2019Freetemplatefrom•目前，APEC21个经济体的人口总数达26亿，约占世界总人口的45%，国民生产总值之和超过19万亿美元，约占世界总量的56%，贸易额占世界贸易总额的48%，在全球经济中占据十分重要的地位，APEC是亚太地区推进贸易投资和经济技术合作的重要平台。9/6/2019Freetemplatefrom第三节会议的类型•会议按照不同的划分方法，可以分为不同的类型群体，可以按照会议的性质、会议参加者的国别和会议的主办者来划分。9/6/2019Freetemplatefrom一、按会议的性质划分•1、Congress——普通大会、政治性的代表大会或专业人员代表大会。•2、Convention——大型会议。多涉及政治、经济、科技等领域。•3、Conference——专业性会议。•4、Symposium——专题研讨性会议，广泛应用在自然科学领域中。•5、Forum——论坛。非正式的、开放的会议。•6、Session——一届会议，强调阶段性，过程性。•9/6/2019Freetemplatefrom•7、Workshop——专题讨论会，参与者分为若干个小组，所有小组成员参与并进行讨论、交流和研究。•8、Seminar——研修会。强调与会者与参与者的互动与分享。•9、Panel——专题研讨会。一般要求多位发言人一起讨论。•10、Colloquium——非正式研讨会，通常是学术或研究方面的专家、学者就共同感兴趣的主题来相互交换意见。•11、Trainingcourses——培训课程。•12、Lecture——讲座。通常由一位专家、学者单独讲解、示范。•13、Meeting——会议。最广泛的用法，以上各种会议的总称。9/6/2019Freetemplatefrom二、按会议参加者的国别划分•（一）国际会议•由来自不同国家的人们所参加的会议，来自非会议目的地国家或地区的与会者要占到一定的比例才能称为国际会议。•国际会议是最重要、最有影响的会议。目前国际上对国际会议认定的权威组织主要有ICCA和UIA等。9/6/2019Freetemplatefrom、ICCA国际会议标准：•ICCA：TheInternationalCongress&ConventionAssociation•即国际大会协会，创建于l963年，是全球国际会议最主要的机构组织之一。现有成员数目已经超过了720个，涉及近80个国家。在会议领域内，它是最具有国际影响力的协会。•9/6/2019Freetemplatefrom•ICCA规定的国际会议标准有3个：•①至少有50个参加者；•②定期组织举行会议(不包括一次性会议)；•③必须在至少3个国家举行。•北京市旅游局、北京国际会议中心、上海国际会议中心都是它的会员单位。目前，在国内见到的有关国际会议的统计数字，大部分来源于ICCA的统计资料。9/6/2019Freetemplatefrom、UIA国际会议标准：•UIA：UnionofInternationalAssociations•即国际社团组织联盟，创建于l907年，是全球国际社团组织最主要的机构组织。在国际上，它还是一个很重要的国际会议组织。9/6/2019Freetemplatefrom•UIA规定的国际会议标准有4个：•①至少有300个参加者；•②国外参加者至少占总量的40%；•③参加会议的国家至少有5个；•④最短会期为3天。9/6/2019Freetemplatefrom、我国尚无国际会议的权威统计标准：•据国家有关文件的规定，来自3个或3个以上国家或地区(不含港、澳、台地区)的代表参加，以交流为主要目的而举办的研讨会、报告会、交流会、论坛及国际组织的行政会议，可称之为国际会议。9/6/2019Freetemplatefrom（二）国内会议•凡参加国家或地区数或来自国外的与会者人数占出席会议总人数的比例达不到国际会议标准的会议。9/6/2019Freetemplatefrom三、按会议的主办者来划分•现代会议早已超出了单一的政府会议的格局，正朝着多元化方向发展，很多都是直接带有商业目的并能产生巨大经济效益的，如各种高峰论坛、专家培训会议等。9/6/2019Freetemplatefrom•会议的一般操作原理为：•会议的主办者制订举办会议的计划并委托给承办者，承办者(可以是专业会议组织者即PCO、公司的会议与奖励旅行部等)将围绕既定的主题进行精心设计，并在市场上联系会议的买家(即目标与会者)、相关人员(如政府官员、演讲嘉宾等)及举办场所，最后自己接待会议，或将业务分包给会务公司。9/6/2019Freetemplatefrom第四节会议的作用•会议的作用巨大，可以是经济方面的，也可以是政治方面的。但总的说来，在人民讨论会议的作用时，主要讨论的是会议的经济作用。政治作用主要是在特殊时候所起的作用。9/6/2019Freetemplatefrom一、传递、交流并创造信息•会议本身是一种信息传递、交流、创造活动的过程，人们通过会议相互交流、讨论和辩论从而产生新的思想、观念，这些新思想、观念再转换为新的信息通过会议传播出去。9/6/2019Freetemplatefrom•例子：•①著名大文豪肖伯纳曾经说过：你有一个苹果，我又一个苹果，我们彼此交换，每人手里还是只有一只苹果。你有一种思想，我又一种思想，我们彼此交换，每人头脑中就有了两种思想。•②伊拉克战争9/6/2019Freetemplatefrom二、给所在城市或国家的会议产业带来直接收益•“天下没有免费的午餐”，一个会议的召开需要场所、服务，需要会议公司的组织、会议宾馆或者会议中心的接待，这些都是要付费的，有的费用还很高昂。9/6/2019Freetemplatefrom三、给所在城市或国家的旅游业、商业等服务业带来间接收益•现代的会议不仅仅是单•纯的开会，与会者除了需要•饮食、交通之外，与会的外•地人还要住宿、游览、观光、购物、娱乐、打电话等，会议组织者需要做广告、定购会议礼品，这些活动必然要给所在国家的相关行业带来巨大的商机和收益。9/6/2019Freetemplatefrom四、提升会议目的地的知名度•会议在宣传、促销时不可避免的要提及会议目的地，顺带了提升了其知名度。特别是高规格的国际会议，因为关注的媒体非常多，理所当然地能使目的地的知名度得到极大的提升。9/6/2019Freetemplatefrom五、促进会议目的地的建设和经济发展9/6/2019Freetemplatefrom•高规格会议往往要提前很长时间就确定目的地，一个会议总会有很多申办地，而这些申办地为了在申办过程中击败对手，往往都要进行高标准的市政工程建设，对当地进行整容和美容，美化目的地的整体形象。六、是社会民主的重要手段9/6/2019Freetemplatefrom•在西方社会的形成过程中，民主是随着西方文化的形成发展而发展的，其重要表现之一就是经常召开会议，所以会议本身就有民主的内涵。与会者既代表数量的民众，又在会议中获取发表自己观点和思想的权力。可以说，会议是社会民主的有力表现形式，是实现社会民主的重要手段。七、帮助消除隔阂、促进和平•具有隔阂、仇恨、敌意的人们、组织或国家间通过互相沟通，传递彼