文件分类编号及格式管理规程

文件编号：WJ-SMP-00200第1页共4页文件名：文件分类编号及格式管理规程制定人：制定日期：分发份数：审核人：审核日期：颁发部门：批准人：批准日期：生效日期：分发至：1.目的：为了规范本公司各类文件的分类编号及编写工作，特制定本规程。2.范围：本规程适用与公司内部各类文件的编号、编写及印刷。3.职责：公司质量部及有关文件的编制人员对本规程的实施负责。4.内容：4.1文件分9部分，缩写如下：文件分类分类代号文件分类分类代号人员机构RY文件管理WJ设备管理SB生产管理SC仓储物料CC质量管理ZL卫生管理WS销售管理XS验证YZ4.2每一部分文件包括“标准”和“记录”两大类，标准包括“技术标准（TS）”、“管理标准（SMP）”和“工作标准（SOP）”三类，记录（R）包括批生产记录、批检验记录、物料管理记录、设备使用、清洁记录等以及表、卡、证等凭证。4.2.1技术标准类文件（TS）：为技术性规范、准则、规定、办法、标准等。4.2.2管理标准类文件（SMP）：主要指管理规程、岗位职责等。4.2.3工作标准类文件（SOP）：用以指示操作的通用性文件或管理办法。包括岗位操作方法及标准操作规程等。4.3本公司文件编号由四部分组成，即：XX-XX/（XX）-XXXXX(括号内的为亚项部分，可为一个亚项或两个亚项，也可以没有亚项)。4.3.1采用字母加数字的表示方法，前部分用字母表示，后两部分用数字表示；4.3.2字母部分除公知的英文缩写（如TS、SMP、SOP）外，其它均为汉语拼音字母词头缩写；文件编号：WJ-SMP-00200第2页共4页4.3.3为易于识记和管理，亚项有时可多于一项；4.3.4数字部分由5位数字组成，其中前三位表示文件所在部分的顺序号，后二位表示文件的版本号，一般用“00”表示未修订，“01”则表示第一次修订。即：XX-XX（/XX）-XXXXX版本号（两位数字）序列号（三位数字）亚项二级分类编号分类例1.RY-SMP-00100版本号序列号管理标准人员机构RY-SMP-XXXXX人员机构/管理标准/XXX-XXRY-SOP-XXXXX人员机构/工作标准/XXX-XXRY-R-XXXXX人员机构/记录/XXX-XX例2.质量标准文件的编号。如：ZL-TS/Y-00100其中：ZL，表示“质量管理”；TS，表示“技术标准”；Y，表示“原料”；前三位数001，文件序列号，后两位数00，文件版本号。类似有：ZL-TS/B-XXXXXZL-TS/Z-XXXXXZL-TS/C-XXXXXZL-TS/Y-XXXXX其中：B，表示“包装材料”；文件编号：WJ-SMP-00200第3页共4页Z，表示“中间产品”；C，表示“成品”。Y，表示“原辅料”。4.4文件的打印纸张、字体及字号4.4.1文件的打印纸张一律用A4纸（210mm×297mm）。4.4.2文头页眉为“文件编号”及“页码”，页脚为公司名称“湖北胜苗生物科技有限公司”，均为宋体五号字。4.4.3其中横线与表格的距离为小四号字单倍行距；正文为宋体小四号字1.5倍行距。表格字体居中靠前。4.4.4多页文件首页有页眉及表格式文件头：4.4.4.1页眉格式：文件编号：第1页共1页4.4.4.2表格式文件头：文件名：XXXX规程制定人：制定日期：分发份数：审核人：审核日期：颁发部门：批准人：批准日期：生效日期：分发至：4.4.4.3正文部分：1.目的：……………………………。2.范围：……………………………。宋体五号字文件名字体为宋体小四加粗与表格文头空一行文件编号：WJ-SMP-00200第4页共4页3.职责：……………………………。4.内容：4.1……………………………。4.1.14.1.24.24.4.5记录类文件4.4.5.1页眉内容为：“文件编号”格式同标准类文件要求。4.4.5.2文件名称为宋体加粗小三号字，表格的距离为小四号字单倍行距。文件编号：XXXXX记录XXXABCDE宋体小三号加粗、居中宋体小四号单倍行距