采购制度

采购制度一、目的为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。二、适用范围适用于本公司所有成本费用类别，包括场地租赁费，装修费，福利费，培训费，固定资产，渠道推广费，业务宣传费，中介代理费，素材外包费，技术服务费等各类物资或劳务的采购三、基本原则采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。四、采购基本流程需求部门提出采购需求计划，递交到采购部门审批；经采购部门审核后，由采购部门提出采购申请，若采购金额=20000元，则经CEO确定评估供应商，若金额20000元，可由需求部门领导审核确定供应商。确定供应商和价格审定后，由采购部门与供应商商定合同，并提出合同审批流程；物资到货后，采购部门和需求部门一起进行物资质量验收确认；验收无误后，需求部门进行入库，并填写入库单；最后，由采购部门凭发票，入库单和相关单据后提出采购付款申请。附流程图:（一）采购基本事项1.日常采购（包括但不限于日常办公用品及其它消耗用品）采用现需现采购的原则，一般由后勤人员负责采购，也可由需方直接采购。2.非日常用品采购（包括但不限于较大型办公器材及物料）应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。3.对价值超过2000元以上的办公用品及配件、设备、仪器、劳务等需要由申请人写出比价申请报告经分管领导签署意见报审批后实施。采购人在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价；在提交采购计划或申请的同时，采购人应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，由采购专员对提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。4.采购应索要发票，金额小的可索要收据，网络采购应保留聊天记录及付款证明。（二）采购需求计划1.采购申请由需求部门提出，填写《采购需求计划表》（见附件一）并附上供应商资源选择（若有）提交给采购部门进行采购前评估。2.若采购为固定资产，需运维在《采购需求计划表》进行评估意见建议签署，若采购为服务器，软件技术服务，则由研发部门进行评估意见建议签署；（三）采购的审核标准1.选择和管理供应商1）供应商的选择需从批准的【合格供应商名单】中选取；2）采购部一般应挑选三家以上的供应商询价，以作比价、议价依据；3）在审价时，认为需要再进一步议价的，则由总经理亲自与供应商议价；4）总经理在核价时，均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价；5）采购部门应当建立和完善合格供应商名录，并于每年年初组织相关部门人员对上年度各类供应商的供货情况进行评审，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换，实现合格供应商名录的动态管理6)采购人员应经常性地跟踪合格供应商名录企业的经营动态和产品质量情况，掌握合格供应商的保障供应的资信动态。发展新的合格供应商，并对该供应商建立供应商档案，作为进一步考察评估的依据。供应商档案包括，供应商基本信息，供应商资信档案，供应商所提供的资质证明、价格表及相关资料等。7)每批物资供应结束后，采购人员应及时将供应商供应的质量、及时性等实际表现记录于供应商资信档案，作为定期进行供应商评审的资料。8)采购人员每年复查一次供应商基本信息，更新原有资料内容。供应商档案应由采购归口管理部门专人负责管理，未经采购归口管理部门负责人批准，不得随便查阅。9)采购归口管理部门应对供应商的选择加强监督指导，在下列情况下，应当更换供应商：(一)原有供应商在定期评审中被淘汰；(二)原有供应商不能满足物资需求变化的需要；(三)原有供应商拒绝供货；(四)新供应商的物资更适合公司的需求。2、价格调查1）已核定之物料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据；2）本公司各有关部门，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考；3）已核定之物料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；4）采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价；5）采购部应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场；3.询价和比价1）根据采购物料的品种、规格、标准、数量、和交付期的不同，采购人应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；2）采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；3）在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；4）供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认；5）专业材料或用品，采购部应会同使用部门共同询价与议价；6）在供应商的报价条件不能满足要求时，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。（四）采购方式1.集中计划采购：凡属日常办公用品尽量集中计划按月购买。2.长期报价采购：凡固定资产，服务器，素材外包费，保险费等须选定供应商议定长期供货/服务价格。3.每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。（五）采购实施1.“采购申请单”批准签字且到财务部备案后，办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。2.采购人员按核准的“采购申请单”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。3.物资到货后，验收工作按照合同要求执行，采购部门根据合同规定当场验货，有条件的须检查物资是否有损坏，备品、配件、资料、软件等是否齐全。软件到货后，验收方须检查软件介质是否有损坏，相关资料是否齐全等。4.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入库手续。（六）采购付款流程及方式1.采购货到付款经验收合格后，采购人员于钉钉提出请款申请（付款申请须附有采购合同、送货单、入库单、发票，关联已通过审批的采购申请）—采购归口管理部门负责人审批—财务审核—财务主管审核—财务总监审核—总经理审批（2万以上）——出纳付款。2.采购预付款采购人员依据采购合同提出付款申请（关联已通过审批的采购申请）—采购归口管理部门负责人审批—财务审核—财务主管审核—财务总监审核—总经理审批（2万以上）——出纳付款3.付款方式：若供应商为公司，一般采用银行公对公转账支付；若供应商为淘宝商家，根据实际情况可采用支付宝支付，若供应商为个人，一般采用银行公对私转账支付（七）采购经办人行为规范1.采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写采购申请单。2.采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。八、附则1.各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。2.本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行八、本制度经总经理核准后实施。