物流科工作现状及改进措施

原材料库房管理及核算改进意见财务部、物流科主要内容原材料库房管理现状及存在的问题原材料库房管理改进意见一、原材料库房管理现状及存在的问题（一）目前基本工作流程（二）存在的问题（一）目前基本工作流程0入库保管出库1、仓管员依据《采购订单》、《随货清单》验货；2、仓管员依据《采购订单》、《随货清单》、《进料验收单》记入《材料明细账》（K3系统通过《采购订单》生成《外购入库单》）；3、物流科负责人审核，审核时如系统不通过则将单据时间修改至下一个会计期间。仓管员负责：1、货物入仓，登记卡片；2、库存管理（5S）1、仓管员依据《领料申请单》（通称生产BOM）、《领料单》发料，并登记《材料明细账》（K3系统《生产领料单》、《其他出库单》）；2、物流科负责人审核，审核时如系统不通过则将单据时间修改至下一个会计期间。（二）存在的问题（入库环节1）《采购订单》滞后（以前滞后时间最长有1个月左右，从3月14日开始财务部安排材料稽核会计统计当日到货没有《采购订单》的情况并制作《稽核日报》转发采购部敦促配合，部分采购订单仍然滞后3、4天）、《随货清单》缺失现象频繁发生，仓管员验收货物缺乏依据。（实例）由于材料检验员忙于处理生产线材料质量问题及内部分工等原因，质检员签发验收单据滞后现象时有发生。造成的影响：由于不能满足K3系统入账要求，材料不能及时入账，造成材料已收到甚至已出仓上线，而K3系统账面没有入库和领用记录，单证信息流与物流脱节。（二）存在的问题（入库环节2）部分总成件的《采购订单》与《随货清单》不一致。比如：绍兴逸超的《随货清单》中除列示总成件外还列示了分件，而《采购订单》只有总成件没有列示分件。造成仓管员、材料凭证录单员验收、入账依据不对应。（随货清单、采购订单实例）（二）存在的问题（入库环节3）仓管员依据《采购订单》、《随货清单》、《进料验收单》登记《材料明细账》（K3系统中通过《采购订单》生成《外购入库单》），保管与记账岗位职责同属一人，没有形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。造成屡次盘点始终无法确定材料账面数据可靠程度及实物盈亏责任。按《企业内部控制基本规范》要求，企业资产记录与保管分工属于经济业务活动中应加以分离的不相容职务，其具体要求是：保管和记录相分离；保管和核对账实是否相符的职务相分离；记录总账与记录明细账的职务相分离；登记日记账与登记总账的职务相分离等。（二）存在的问题（保管环节1）对客户自带的原材料，未全部做到单独存放、标示和记录；《企业内部控制基本规范应用指引》：对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独存放和记录，避免与本单位存货混淆。（二）存在的问题（保管环节2）由于多种原因形成部分库存材料存在质量问题，导致仓库账面有库存，而实际不能使用（如：水箱账面库存28个，而实际上均存在质量问题）。公司《不合格品控制》程序规定：仓管员应适时对库存材料进行巡查，发现质量异常材料应及时通知质量管理部，由质量管理部提出处理意见和措施。（二）存在的问题（保管环节3）合同变更、设计变更产生的替换材料没有及时处置，导致库存增加，造成仓储容量不足。采购批量、种类没有有效管控，导致库存增加，造成仓储容量不足和增加保管工作量。截止到3月末，库存原材料总额6000万元，其中180天内未进未出的材料总额为2341万元。由于物料代码编制规则等不统一以及一物多码、一码多物现象时有发生，再加上账务混乱，始终不能确定材料库存及呆滞情况，无法进行处置。导致库存材料数量、金额庞大，影响库存管理。（二）存在的问题（出库环节1）《领料申请单》（生产BOM清单）作为生产领料的依据，存在以下问题：1、制作BOM的依据不充分，导致部分BOM的制作依靠复制同类车型BOM，由于被复制的BOM已经有相关信息，造成生成《生产领料单》时出现错误（实例）；2、BOM按投产批量下发材料领用数量，如果高于库存实际数量时无法及时生成《生产领料单》，造成材料已领用，而没有记账；库存账面数据与实际库存数量不符。（二）存在的问题（出库环节2）3、依据《采购订单》生成的《外购入库单》与《领料申请单》BOM，时常发生代码不一致的情况；造成不能及时生成《生产领料单》。仓管员无法判定是一物多码还是其他原因，送料及时性受到影响。4、部分辅料（型材、板材等）BOM中按定额下发领用数量，与实际领用数量、单位不一致，造成记账数量与实物发放不一致。（辅料）拆装、转移车号的物料没有制作物料转移单证，不能及时、完整反映材料流转情况，物流与单证信息流脱节。二、原材料库房管理及核算改进意见工作流程梳理需要各部门协调的事宜（一）基本工作流程0入库保管出库（一）工作流程梳理仓管员依据《采购订单》、《随货清单》验货，即时登记《材料收发流水账》；仓管员将《采购订单》、《随货清单》、《进料验收单》传递给材料凭证录单员；材料凭证录单员依据单证，录入《材料明细账》（K3系统《外购入库单》）；物流科负责人依据材料凭证录单员传递的单证逐笔进行审核；材料稽核会计依据物流科负责人传递的单证逐笔进行稽核。采购员统一到材料稽核会计处领取相关入库单证进行发票入账工作。入库（一）工作流程梳理为在不影响公司正常运转的情况下，尽早完成对现有K3账套和库存实物的盘点，并重新建立新账套。我们采取在保留现有账套数据的同时对应建立12个库区（底盘库、原材料库、保税库、内饰库、劳保工具辅料库、标准件库、化工库、底盘大件库、线束库、电器库、玻璃库、进口件库）的“正常库”和“待查库”；原有库区做为“待转库”；保管（一）工作流程梳理当期入库材料录入“正常库”，同时仓管员应对“待转库”同种材料进行核查，书面通知材料凭证录单员将查实数据调拨进入“正常库”、“待查库”；当期“待转库”材料出库，应对“待转库”材料进行核查，书面通知材料凭证录单员将查实数据调拨进入“正常库”、“待查库”；保管（一）工作流程梳理制定工作计划，按计划完成对“待转库”当期没有发生变动的材料进行核查，书面通知材料凭证录单员将查实数据调拨进入“正常库”、“待查库”；数量确定、质量合格的材料转入“正常库”管理；数量确定、质量不合格、配件缺失的材料转入“待查库”管理；货物入仓，即时登记卡片；保管（一）工作流程梳理BOM清单，应包含结构件、辅料（按定额）等材料形成完整的BOM，指导仓库发料。该BOM清单需要经过生产管理部门领导批准；材料凭证录单员才能据此开列《生产领料单》、《其他出库单》。《企业内部控制基本规范应用指引》：企业生产部门、基建部门领用材料，应当持有生产管理部门核准的领料单。超出存货限额的，应当经过特别批准。出库（一）工作流程梳理《领料申请单》（BOM）中的“结构件”下推生成《生产领料单》；结构件出库时先开出单后出货（材料凭证录单员打印《领料申请单》（BOM）、仓管员见单配货、送货员持单送货、工位长验货签单、送货员交单完结）出库（一）工作流程梳理《领料申请单》（BOM）中辅料的种类、定额数量，作为仓库发放依据。领用部门出具《领料单》到仓库领用。材料凭证录单员按辅料实际发出数量登记《材料明细账》（K3系统《其他出库单》）；空白《领料单》由生产管理部指定专人管控，统一保管、发放。出库（一）工作流程梳理上线材料不合格退回补料流程：1、制造部门发现不合格材料，报质量管理部复检；2、制造部门凭质量管理部批复函，到仓库材料凭证录单员处办理出库手续（其他出库-补料出库）；3、仓管员、送货员见单配料、送料；4、不合格材料放入指定区域，并根据质量管理部批复函中的处置方式，通知有关部门处理。出库（一）工作流程梳理出库的具体要求：无单据，不出库；单据上无相关授权人员的签名，不出库（如：工具发放、报废材料的补发等）；仓管员见单配料、送货，即时登记《材料收发流水账》；出库（一）工作流程梳理领用部门签收的单证传递过程及用途：送货员仓管员材料凭证录单员物流科负责人材料稽核会计材料凭证录单员依据单证逐笔登记《材料明细账》；物流科负责人依据单证逐笔在K3系统中进行审核；材料稽核会计依据单证逐笔在K3系统中进行稽核，记入《材料明细账》。出库（二）需要各部门协助解决的问题（1）协助解决本次盘点清查工作中可能出现的问题，如账面材料与实际材料无法对应的判定确认、材料存在质量问题的判定和处置、材料配件缺失的补料等；总成件中包含分件的验收依据的规范，做到《采购订单》、《随货清单》的匹配。（二）需要各部门协助解决的问题（2）《采购订单》及时录入K3系统，要求做到材料到场时，K3系统中有与之相对应的《采购订单》；《领料申请单》（BOM）：一是依据生产排产计划分批次下发；二是依据生产流程按工位分类下发。（二）需要各部门协助解决的问题（3）加强库存呆滞料消耗工作，减轻仓储压力。前面提到库存金额已达6000余万元，其中180天内未进未出的材料总额为2341万元。从材料账龄分析，1年以内的材料3444万元，1~2年的788万元。2~3年的330万元，3年以上的1475万元。重点工作是对库存材料进行分类，确定材料与账面数据的对应，同时对其可用性进行确认，按确认结果进行相应处置，减轻仓储压力。谢谢！