中铁建股工程项目变更索赔工作指导意见

1中国铁建股份有限公司关于加强工程项目变更索赔工作的指导意见（讨论稿）第一章总则第一条为了规范变更索赔工作，强化业务管理，提高全系统变更索赔水平，增强工程项目创效能力，改善企业经济运行质量，特制定本指导意见。第二条本指导意见所称变更索赔，是指在工程承包合同实施过程中，承包商通过积极推动工程或合同变更增收节支、维护自身权益的行为和施工索赔的行为。其中，除引起工程量及费用减少的变更外，其余皆可称之为施工索赔。施工索赔包括费用索赔和工期索赔。第三条变更索赔工作应贯穿于企业管理和项目管理的全过程，系统内各级、各单位要把变更索赔作为日常工作的重要内容。第四条变更索赔是工程项目减亏增盈的重要手段，是企业实现效益的重要途径，必须在确保质量、安全、工期和环保的前提下，紧紧围绕效益最大化的目标展开。第五条变更索赔必须强化法制意识和风险防范意识，在依法合规的基础上开展工作，确保能经得起审计、财政审查和各类执法检查的检验。第六条本办法适用于系统内所有工程承包项目。2第二章管理组织体系及工作职责第七条全系统变更索赔组织体系由三级七层构成，三级即股份公司、集团公司、工程公司三级，七层即股份公司、集团公司、集团公司区域性经营机构、集团公司北京办事处、集团公司项目经理部、工程公司、工程公司项目经理部七层。第八条股份公司负责制订变更索赔工作的战略、政策、制度；争取改善与突破国家或行业政策、宏观环境；负责搜集与宣贯国家有关部委和行业变更索赔政策；组织、协调重大项目变更索赔工作及处理外部关系；牵头组织与系统外公司合作；协调设计院特别是系统内设计院与各施工单位的关系；管理各集团公司变更索赔工作，加强基础工作建设。股份公司经营计划部是股份公司变更索赔工作的业务主管（职能）部门，负责全系统变更索赔的日常管理工作。第九条集团公司负责贯彻落实股份公司下达的各项目标和制度，制订并落实集团公司变更索赔工作的战略、政策、制度；组织、协调重大项目变更索赔工作及处理外部关系；牵头组织与集团内外公司合作；制订下达年度工作计划，管理各工程公司和直属项目经理部的变更索赔工作，并进行目标责任制考核兑现；加强集团公司变更索赔工作人员教育、培训，组织业务研讨、经验交流等基础工作建设。集团公司主管领导为各集团变更索赔工作的第一责任人，并要明确变更索赔工作的分管领导，原则上由分管经营工作的领导分管或与其他副职领导共同分管。集团公司应设置具体的业务主管部门负责变更索赔的日常管理工作。集团公司应成立督导组，负责对集团公司所属项目分片巡3回检查、指导；督导组负责参与重大项目变更索赔总体方案制订，对重点项目或重大问题进行会诊；指导项目完成具体变更索赔工作，全过程进行督导、帮扶。第十条集团公司区域性经营机构负责掌控辖区内项目的变更索赔工作，协助各级项目管理机构与相关部门的沟通联系，落实本区域内政府部门、铁路局、设计单位等有关方面的工作，及时向集团公司反馈重大变更索赔事宜。第十一条集团公司北京办事处负责与国家部委（特别是铁道部）有关业务部门的沟通、联系，将部委的要求、思路、相关规定和动向、重要政策信息及时传递给相关单位。第十二条工程公司负责建立本公司变更索赔组织体系及工作机制；建立专业化工作队伍尤其是内部专家队伍；制订年度工作计划，并落实各项目责任制；直接参与重点项目的变更索赔工作，全过程实施领导、协调、监控、督导；组织年度考核兑现，对项目部和业务人员进行考核并按有关规定兑现奖罚。工程公司的领导分工、机构设置方面与集团公司对口安排。第三章项目经理部管理机构及工作职责第十三条本指导意见所称的项目经理部根据职责不同分为三类：A类为全权代表集团公司对项目实施管理，下辖工程公司项目经理部的项目经理部；B类为A类项目经理部下辖的工程公司项目经理部；C类为独立设置的直管作业层的项目经理部。第十四条A类项目经理部负责本项目变更索赔总体方案的制订与实施；组织B类项目部完成从策划发起到送审报批的各项基础工作；负责变更索赔参与单位和人员等资源的调度；4掌握审批进展情况，对本项目变更索赔工作跟踪落实到底；根据集团公司相关管理办法，组织所属B类项目部进行变更索赔工作的奖励兑现。第十五条B类项目经理部负责依据现场实际，科学合理运用政策与合同发起并形成变更索赔事件，在A类项目经理部组织下，落实业主指令、监理和设计签认、会议纪要、施工记录等基础资料和台帐的整理和完善工作，负责变更索赔方案的编写、报送，密切掌握审批进展情况，对本项目变更索赔工作全过程跟踪落实。同时在A类项目经理部的统一安排下参加公关和谈判工作。第十六条C类项目经理部除独立履行上述B类项目经理部的相关变更索赔职责外，还应独立对建设单位、设计单位、监理单位履行好相关沟通协调工作，必要时应将相关情况及困难上报集团公司，集团公司相关部门及机构应积极予以协助。第十七条各类项目经理部中，项目经理是变更索赔工作的第一责任人，上级机关或项目经理应同时明确项目总工程师或其他副职分管变更索赔业务工作。项目经理部的计划合同管理部门是项目变更索赔工作的牵头管理部门（对于设计变更，项目也可指定技术部门为牵头管理部门），项目技术、财务、物资、设备及征地拆迁等部门是项目变更索赔工作的协助部门，项目各部门应按职责分工积极主动、协调配合，做好项目的变更索赔工作。为利于开展变更索赔工作，各级项目管理机构必须独立设置计划合同管理部门。项目管理机构各部门职责分工可参照以下原则进行：1、计划合同管理部门：牵头组织研究项目合同，寻求变更索赔方向，挖掘潜在的变更索赔机会，策划变更索赔工作方案、5工作计划，为领导决策提供依据；组织项目变更索赔工作会议，通过策划方案及工作计划，明确各相关部门的工作内容、时限及需达到的质量要求；牵头组织项目的变更索赔工作，落实策划方案及工作计划；负责工作计划内的本部门职责；定期组织变更索赔工作会议，督促各相关部门工作计划完成情况，及时对工作计划进行调整；对各业务部门提供的资料汇总、梳理，在完善资料的基础上编制变更索赔费用报告，与建设单位、设计单位、监理单位具体沟通办理变更索赔事宜；根据上级主管部门、督导组及项目的要求牵头组织变更索赔的其他工作。2、工程技术部门：完成变更索赔工作计划中本部门的工作，包括根据工程设计文件、招投标文件和变更索赔计划目标，结合现场实际，进行图纸会审，提出工程项目变更并会同计划合同部门进行变更经济分析，审核工程数量等；收集整理工程照片、会议记录、有关工程的来往信件、施工进度表、业主代表和监理工程师的指示记录、气象报告等基础资料，办理各种变更索赔项目的签证手续，及时向计划经营部门提供资料等。3、物资设备部门：完成变更索赔工作计划中本部门的工作，包括负责调查并提供实际发生的各种工程材料和机械设备台班数量、单价、材料运杂费标准和国家有关费用调整的文件、规定，提出材料调差、运杂费调整、机械设备使用费调整等。4、财务部门：完成变更索赔工作计划中本部门的工作，包括负责提供工人或雇员的工资与薪金单据及购买物资、设备的原始票据和有关费用支付、收讫凭证，以及国家金融政策和地方政府规定的收费内容及标准等。5、其它部门：完成变更索赔工作计划中本部门的工作，包括根据工作职责，收集整理各项变更索赔基础资料，及时向计6划合同管理部门提供。第四章项目各阶段主要业务工作第十八条在勘察设计阶段，设计单位要坚持实事求是，充分考虑各种技术和经济因素，为后续施工创造良好地技术和资金条件、确保项目建设的正常进行和各施工单位的正当利润。勘察设计工作要坚持实事求是、科学合理、精心勘察、精心设计、打足投资、留有余地的原则；项目的施工图设计阶段要注意充分与施工单位沟通，确保设计可行、适用、先进、有利；同类工程设计应尽可能采用标准化设计、外观一致，方便施工，节约成本；材料价格要在调查及参考信息价的基础上充分考虑施工期内物价波动及通货膨胀水平；大临工程、过渡工程量价与现场实际相符；特殊材料、设备的价格采用、摊销符合实际；各项施工辅助措施量价满足实际施工需要等等。第十九条在标前阶段，各级经营机构要做好对项目的筛选，深入了解拟投标项目各标段的情况，确定投标标段重点和标前工作方向。对意向中标标段，要加强与设计单位沟通，重点在规模调整、方案优化、图纸清单数量、概算水平、招标标底或控制价、分劈概算、大临和过渡工程方面做好沟通工作，掌握充分的信息资源。第二十条在投标阶段，各级经营机构要在评标办法允许的范围内，投标报价时采用适当的报价策略和不平衡报价，如不进入总价的项目单价要相对高报价，对工程造价影响大或后期可能增加工程数量的细目单价要提高报价，对后期可能减少或不发生的工程量要降低报价，对有利于提前回收资金的项目7要相对提高报价，对后期分包的部分工程相对采取低报价。对特殊项目做好联合投标工作。第二十一条各单位在工前阶段在注意如下问题：合同谈判。对合同中所有不利于承包方的条款，不论招标文件如何规定，都要同业主方进行沟通、协商；对合同中涉及到的价格条款、价格风险等对承包方不利的条款都要向业主方提出并进行协商、谈判交涉，形成会谈记要。项目中标后，变更索赔业务主管部门组织经营部门向项目部移交有关资料。包括招标文件，答疑书、合同书，口头解释及说明记录等；设计资料、设计遗漏的项目及内容，对中标后的技术经济建议等书面记录；投标文件、原始数据、清单核对计算表、设计概算漏列、缺量价格不足等、现场调查与设计概算采用数据的差异等。合同交底要实行签字确认制度，项目投标负责人为合同交底责任人，各专业编标负责人为合同交底直接责任人。施工蓝图设计。要加强同设计部门的沟通，对重点项目或构筑物在进行细目构成和技术经济分析的基础上，有目的、有针对性的做好优化设计工作，对于预计亏损的项目，采取减量或代换成别的项目；对招标时设计漏项项目，依据合同规定确定进图或新增工程的方案；对数量不足的项目将数量进图，但增加的数量必须是有效工作量；对总价承包的项目，减少或取消亏损项目数量、增加成本低的项目数量；对不在总价承包范围内的暂定数量的工作项目，要提前做好成本分析，在单价合理的情况下，尽可能的加大数量；单价承包的项目，在对既有报价资料的各项指标进行成本分析的基础上，对单价较高、有利可图的项目尽量增加数量，对单价较低、可能亏损的项目尽8量减少数量或变更成其他项目；在充分理解合同条款的基础上，对可能发生的Ⅱ类变更设计要进入施工蓝图。第二十二条在施工阶段，项目部要抓好变更索赔工作的筹划、实施、跟踪及信息管理。进行变更索赔总体筹划，制订工作方向、目标、计划，对变更索赔事项发起、资料组卷、现场监理和设计签证、上报审核、审批等各个环节进行分工，明确工作目标及考核指标，专人进行跟踪、及时反馈进展情况，每个阶段的责任人及时向下一阶段责任人通报信息。根据各阶段工作进展，认真分析原因，总结经验教训，重要信息根据制度规定进行报告，及时采取措施，调整思路，改变策略。在施工阶段，项目部发动变更索赔工作时，要利用成本测算资料，对变更索赔方案进行评估，主要评估变更索赔方案对工期、质量、安全、环保、投资等方面的影响，综合确定变更索赔是否值得立项，是否值得变更，在此过程中，对重大变更索赔事项论证要得到上级机关和部门的支持和审核；确定变更索赔立项后，按业主规定程序、内容、格式，按部门分工，组织有关资料签证，计算复核、汇总报送等。变更索赔批复后，要利用批复数据及实际成本数据分析变更索赔成果，总结经验，汲取教训，及时调整变更索赔策略，避免盲目变更，有针对性的提出解决问题的方案，有目的的推广好的经验做法，提高变更索赔工作水平。在施工过程中注意从下列业务工作中寻找变更索赔机会，并作好相应的具体工作。1、工程变更：路基工程。重点在土石数量、土石比例、调配方案、运距、填料选用比较、爆破方式、软基处理方式和数量、路基防护的9种类和形式方面做好工作。路面工程。重点在利用路基标高的合理误差、增加路面补强、改变路面基层与底基层的种类和结构等方面做好工作。桥涵工程。重点在地基基础的处理、桩长、围堰种类、改河、工程数量计算、统一桥梁墩台设计断面形式和尺寸、设计孔跨形式和孔径尺寸、涵洞基础处理、上下游铺砌、地下水位、水流量变化