公路项目档案管理

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法第一章总则制定依据适用范围基本概念制定依据组织管理﹡《科学技术档案工作条例》﹡《公路建设监督管理办法》﹡《公路工程竣交工验收办法实施细则》﹡《交通档案管理办法》收集范围﹡交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发〔2010〕65号）附件2公路工程项目文件归档范围制定依据分类整理﹡《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）﹡《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）﹡《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）﹡《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）﹡《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）适用范围新建、改扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作不分规模与层次基本概念时间段内容价值形式与载体第二章组织与职责统一领导，分级负责﹡与项目管理体制保持一致项目法人负责制﹡纳入工程建设管理程序，同步管理合同管理﹡设立项目档案管理专门条款第二章组织与职责谁形成谁负责﹡责任主体纳入监理工作内容﹡对施工单位项目文件材料立卷归档工作的监管第二章组织与职责档案人员配备与任职条件﹡保持稳定，具备工程专业知识其他岗位和人员职责要求﹡从源头抓起第三章收集收集归档范围收集归档责任分工预立卷制度收集归档要求收集归档范围执行《公路工程竣交工验收办法实施细则》附件2﹡电子文件▲同步形成同步归档▲后期数字化加工收集归档范围立项审批阶段﹡项目建议书、工可及环评、水保等的报批文件﹡注意收集中间过程文件收集归档范围勘察设计阶段﹡初步设计、施工图设计报批文件﹡中间过程文件﹡勘察设计基础资料收集归档范围工程准备阶段﹡用地申请及批准文件、红线图及土地使用证﹡征地拆迁批文、合同、协议、征用土地数量一览表、拆迁数量一览表等﹡招投标工作文件﹡质量监督及施工许可办理文件收集归档范围施工阶段﹡开工报告、施工组织设计、施工方案及审批文件、施工定位测量记录、图纸会审及技术交底、工程设计变更文件﹡单位、分部、分项开工申请及批准文件﹡原材料及构件出厂证明、抽检试验报告﹡工程检验申请批复单、检验及评定文件﹡施工原始记录收集归档范围施工阶段﹡竣工图﹡科研、新技术应用文件材料﹡施工过程中各方围绕质量、安全、进度、费用控制等方面产生的管理性文件（会议纪要、各项指令等）收集归档范围交竣工验收阶段﹡交竣工验收工作文件﹡建设、设计、施工、监理工作总结﹡各类专项验收文件﹡质监机构相关文件﹡缺陷责任期相关文件收集归档责任分工执行《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》附件1解决重复归档问题收集归档责任分工项目法人单位负责立项审批、设计审批、工程准备、交竣工验收阶段文件以及在工程施工管理过程中项目法人单位就工程质量、安全、进度、费用控制等方面形成的管理性文件材料的收集归档收集归档责任分工施工和监理单位负责施工阶段各自承包范围内形成的竣工文件材料的收集归档重复归档问题项目法人单位围绕质量控制、进度控制、费用控制和安全生产管理的普发性文件，以业主自己归档为主，针对性往来文件，双方都要归档。重复归档问题监理与施工单位形成的同一内容的重份文件，以施工单位归档为主（开工令、检验申请报批文件等）。预立卷建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度拟定文件材料的分类方案和案卷类目同步收集归类存放收集归档要求原始性项目法人单位在工程竣工时应收集一套完整的反映工程建设过程的文件材料，一般情况下应是原件。完整性收集齐全，记录全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标。收集归档要求真实性现场记录，同步进行。准确性施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。规范性表格填写规范，签署手续完备，字迹清晰，纸张规格基本统一，书写材料满足长期保存需要。收集归档要求照片、电子文件及纸质文件数字化﹡照片收集范围：反映建设前原始地形、地貌状况、重大活动、重大事故处理及隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点部位施工情况等的照片﹡数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存，同时冲印出6英寸纸质照片整理归档﹡电子文件及纸质文件数字化的形成和保存执行国家档案局相关标准竣工图编制要求编制及审核责任竣工图编制说明修改要求竣工图章的签署第四章整理基本原则按照文件材料自然形成过程，保持其内在有机联系，分类科学，组卷系统，编目规范，便于保管和利用。分类组卷与卷内文件排序项目基本建设程序﹡立项审批﹡勘察设计﹡工程准备﹡施工﹡交、竣工验收分类组卷与卷内文件排序立项审批阶段根据审批事项内在联系分类组卷，卷内按照批复、请示、相关事项及专家评审文件材料顺序排列分类组卷与卷内文件排序勘察设计阶段按照设计的不同阶段和专业分类组卷，卷内按照批复、请示、相关事项及专家评审文件材料顺序排列招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内容分类组卷及排序分类组卷与卷内文件排序工程准备阶段按照审批事项及相关手续办理过程分类组卷及排序分类组卷与卷内文件排序施工阶段﹡工程管理文件材料按照问题结合时间分类组卷及排序﹡设计变更文件以合同段为单位整理组卷，按照变更文件编号顺序排列，编制《设计变更文件与竣工图档号对照一览表》﹡计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合时间分类组卷及排序分类组卷与卷内文件排序施工阶段﹡施工日志按照合同段结合时间分类组卷及排序﹡原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程分别集中整理组卷，合同段共用的，以合同段为单位集中整理组卷，按原材料类别排序腊八斤特大桥分类组卷与卷内文件排序施工阶段﹡施工原始文件按分项（分部、单位）工程，结合施工工序分类组卷及排序﹡竣工图按照专业结合图号分类组卷及排序分类组卷与卷内文件排序施工阶段﹡质量评定文件合同段单位、分部及分项工程质量评定表集中收集整理组卷，按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次排列分类组卷与卷内文件排序施工阶段﹡试验检测文件标准试验及工艺试验可按单位工程集中整理组卷；抽样试验如土方及其它填筑施工密实度、混凝土、砂浆配合比、混凝土及沥青混凝土的强度试验等，应按分项（分部）分别收集整理组卷分类组卷与卷内文件排序施工阶段﹡监理管理性文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等分别整理组卷，卷内按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次排列分类组卷与卷内文件排序施工阶段﹡旁站记录按照施工合同段整理组卷，按单位、分部、分项工程依次排列﹡平行试验及独立抽检文件材料按施工合同段分开，同一合同段文件材料按照单位工程分别整理组卷分类组卷与卷内文件排序施工阶段﹡监理日志按照监理机构结合形成时间进行整理组卷及排序分类组卷与卷内文件排序交、竣工验收阶段﹡合同段交工验收按照交工验收证书、交工验收总结、质监机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次排列﹡竣工验收按照各专项验收和竣工验收工作程序分类组卷及排序编目、装订编页号编制卷内文件目录编制案卷封面与备考表装订案卷系统化排列及编制流水号编制案卷目录编目卷内文件目录﹡责任者填写文件材料的直接形成单位或主要责任者；原材料报验和工序报验文件，责任者为施工单位和监理单位编目卷内文件目录﹡文件题名▲填写卷内文件材料标题全称▲无标题或标题不能说明内容的，要自拟标题，并加【】符号▲每份独立成件及单独办理报验审批手续的文件材料，逐件填写文件标题编目卷内文件目录﹡页次填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号编目编制案卷封面﹡案卷题名▲包括项目名称、里程桩号、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名称。如《xx公路C1合同段(K151+600-K153+350)xx隧道左线K152+300-K152+530洞身喷射混凝土支护质量检验申请批复单及附件》▲避免过于简单或雷同编目编制案卷封面﹡起止日期填写卷内文件形成最早和最晚的时间，如20050101-20070531﹡保管期限根据项目实际情况、文件材料特性及利用价值分别确定装订三孔一线装订，蓝图及成册文件材料可不装订，逐张逐份加盖档号章编目案卷系统化排列及编号按路线进行方向（桩号里程顺序），结合单位工程排列顺序依次进行排列，即路基土石方（排水、涵洞）、桥梁、隧道等，并按排列顺序，在案卷封面上用铅笔自1起编写案卷流水号第五章移交与汇总整理移交汇总整理移交合同段交工验收前向项目法人单位移交﹡时间要求﹡检查审核﹡案卷编制说明竣工验收3个月内项目法人单位向有关单位移交﹡按有关规定执行汇总整理系统化排列全部档案由项目法人单位负责按照立项审批、设计、工程准备、施工和交竣工的基本建设程序顺序进行系统化排列。其中施工阶段案卷按照编制单位分别进行汇总整理和排列，施工、监理单位案卷依路线进行方向，以合同段为单位依次进行汇总整理和排列汇总整理编制档号﹡要求简单、清晰﹡最多三层，即项目代码+阶段代码+合同段代码-流水号，如YX·4·A1-001汇总整理编制案卷总目录编制项目档案整理情况说明谢谢！