电子表格操作技巧

电子表格处理软件Excel2003电子表格处理软件Excel2003电子表格处理软件Excel2003Excel功能简介excel是电子表格软件，可完成表格输入、统计、分析等多项工作，可生成精美直观的表格、图表。它的基本职能是对数据进行记录、计算与分析。在实际应用中，它小到可以充当一般的计算器，或者记算个人收支情况，计算贷款或储蓄等等；大到可以进行专业的科学统计运算，以及通过对大量数据的计算分析，为公司财政政策的制定，提供有效的参考。电子表格处理软件Excel20031中文Excel2003的基本操作1.1中文Excel2003的启动和退出1.启动常用的启动方法如下：(1)单击“开始”→“程序”→“MicrosoftOfficeExcel2003”选项，即可启动。(2)双击桌面上的MicrosoftOfficeExcel2003快捷图标。(3)在“资源管理器”或“我的电脑”中，双击已存在的电子表格文件（扩展名为xls的文件），即可启动Excel2003，并同时打开该电子表格文件。电子表格处理软件Excel20032.退出退出Excel2003有以下四种方法：方法1：单击Excel标题栏右端的“关闭”按钮。方法2：在“文件”下拉菜单中选择“退出”命令。方法3：按Alt+F4键。电子表格处理软件Excel20031.2Excel2003的窗口组成启动Excel2003后，即可打开如图1所示的窗口1中文Excel2003的窗口组成电子表格处理软件Excel20031.应用程序窗口应用程序窗口包括：标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏和状态栏。（1）标题栏（2）菜单栏:Excel2003的菜单栏共有9组菜单，分别是“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“数据”、“窗口”和“帮助”菜单。单击菜单中的命令可以执行相关的操作，完成不同的任务。（3）工具栏（4）编辑栏（5）状态栏电子表格处理软件Excel20032.工作簿窗口工作簿窗口包括了工作表区、单元格、工作表标签等元素。3.任务窗格任务窗格位于工作表区右侧，提供了应用程序的一些常用命令，它的位置适宜，尺寸又小，可以一边使用这些命令，同时继续处理文件。电子表格处理软件Excel20031.3Excel的基本概念1.工作簿一个Excel文件就是一个工作簿，其扩展名为xls，由一个或多个（最多为255个）工作表组成。启动Excel后会自动生成名为Book1的空白工作簿，在保存时可重新命名。当打开某一工作簿时，它包含的所有工作表也同时被打开。默认情况下，一个新工作簿中只包含3个工作表，名为Sheet1、Sheet2和Sheet3，分别显示在工作表标签中。右键单击工作表名，即可对该表进行编辑。电子表格处理软件Excel20032.工作表工作表也称为电子表格，是Excel用来存储和处理数据的地方。每个工作表都是由行和列组成的一个二维表格，列标题用字母A，B，……，Z，AA，AB，……，IA，IB，……IV表示，共256列；行标题用数字1，2，……，65536表示，共65536行，这样,一个工作表就有256×65536个单元格组成。电子表格处理软件Excel20033.单元格工作表中行与列交叉处的矩形框称为单元格，是Excel工作的基本单位。每个单元格都有唯一的地址，按所在的行列的位置来命名，即：列标+行号。例如，单元格C3就是位于第C列和第3行交叉处的单元格。单击单元格可使其成为活动单元格，其四周有一个黑方框，其行号和列标处在突出显示状态，右下角有一黑色填充柄。活动单元格地址显示在名称框中，只有在活动单元格中才能输入数据。电子表格处理软件Excel20034.单元格区域由多个连续的单元格构成单元格区域。单元格区域地址是由其任意对角线上的两个单元格地址表示，中间用“：”分隔，例如，“B3：D8”表示从单元格B3到D8的矩形区域。从选定的某个单元格开始拖动鼠标可选定一个单元格区域，它被黑方框包围并反像显示，有且仅有一个反白的单元格是活动单元格。从上面的叙述中可知，工作簿由工作表组成，而工作表则由单元格组成。电子表格处理软件Excel20031.4管理工作簿1.创建新工作簿启动Excel2003时，系统会自动创建一个新的名为“Book1”的空白工作簿，Excel按常用工作簿创建的先后顺序定义默认名为“Booki”，i为顺序号，可在保存时对其重新命名。还可以通过下面两种方法创建新的工作簿文件：方法1：单击常用工具栏上的“新建”按钮，可直接创建一个新的空白工作簿。方法2：使用菜单命令创建，具体操作如下：电子表格处理软件Excel2003①执行“文件”→“新建”命令或单击位于任务窗格右上方的下拉按钮，选择“新建工作簿”，打开如图2所示的“新建工作簿”任务窗格。②如果要创建一个空白工作簿，单击任务窗格中的“空白工作簿”选项。③如果要建立基于模板的工作簿，单击窗格中的“本机上的模板”选项，打开“模板”对话框。如图3所示。④在“电子方案表格”标签中，双击创建工作簿所需的模板即可。电子表格处理软件Excel2003图2“新建工作簿”任务窗格图3“模板”对话框电子表格处理软件Excel20032.打开工作簿要对已有的工作簿进行操作，必须先打开工作簿。按下述操作可以打开工作簿：①执行“文件”→“打开”命令（或单击常用工具栏上的“打开”按钮），弹出“打开”对话框，如图4所示。②同时选定要打开的一个或多个工作簿文件，然后单击“打开”按钮即可。另外，在“打开”按钮右侧有一个小箭头，单击它会出现一个菜单，其中提供了多种打开工作簿的方式（见图4）。电子表格处理软件Excel2003图4“打开”对话框电子表格处理软件Excel20033.保存工作簿要保存工作簿，只需单击常用工具栏上的“保存”按钮或执行“文件”菜单→“保存”命令即可。若此工作簿是第一次保存，则会出现“另存为”对话框，如图5所示，需要在对话框中为该工作簿输入文件名，然后单击“保存”按钮。如果要对已保存过的工作簿以新路径，新文件名保存，可执行“文件”→“另存为”命令，同样出现“另存为”对话框，在此对话框中选择新路径，输入新文件名，再单击“保存”按钮。电子表格处理软件Excel2003图5“另存为”对话框电子表格处理软件Excel2003为了防止在输入数据的过程中碰到意外关机的情况而丢失数据，Excel2003提供了定时自动保存的功能。若要使用该功能，则单击“工具”菜单上的“选项”命令，然后在出现的对话框中单击“保存”选项卡，选定“保存自动恢复信息，每隔”项并在其右侧的输入框内输入自动保存的间隔时间。电子表格处理软件Excel20034.关闭工作簿在完成操作后，单击“文件”菜单中的“关闭”命令可以关闭当前工作簿。若此工作簿还未对其内容进行保存，则会出现一个对话框，确认是否保存。5.保护工作簿按下述操作可以保护工作簿及撤消工作簿的保护状态：①执行“工具”→“保护”→“保护工作簿”命令。②在出现如图6所示的对话框中选择保护工作簿方式并输入密码。此对话框中有三个选项：电子表格处理软件Excel2003•结构：若选定此项，则不能对工作簿中的工作表进行删除、移动、隐藏、复制、重命名等操作，也不能插入新的工作表。•窗口：若选定此项，则重新打开此工作簿时，窗口将缩小，而且不能移动和缩放工作簿窗口。•密码：设置密码后，只有输入正确的密码才能撤消工作簿的保护状态。若忘记了该密码，则永远不能撤消该工作簿的保护状态。图6“保护工作簿”对话框电子表格处理软件Excel2003③若要撤消工作簿的保护状态，则单击“工具”→“保护”→“撤消工作簿保护”命令，然后在出现的对话框中输入密码并单击“确定”按钮。电子表格处理软件Excel20032.1工作表的建立1.选定单元格和单元格区域表5.1选定单元格和单元格区域的方法选定对象操作方法单个单元格单击单元格或按光标移动键，移动到该单元格连续单元格区域单击要选定区域的第一个单元格，并拖动鼠标到最后一个单元格；或者单击要选定区域的第一个单元格，按住Shift键同时，再单击区域的最后一个单元格；或者在名称框中直接输入要选定区域的地址，按回车键非连续单元格或单元格区域先选定第一个单元格或单元格区域，按住Ctrl键同时再选定其他单元格或单元格区域单行或单列单击行号或列标连续的多行或多列沿行号或列标从第一行或第一列开始拖动鼠标到最后一行或最后一列；或者先选定第一行或第一列，然后按住Shift键同时，再选定最后一行或最后一列非连续的多行或多列先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键同时再选定其他行或列所有单元格单击工作表左上角行号和列标交叉处的全选按钮2工作表的建立和编辑电子表格处理软件Excel20032.选定单元格内容双击单元格／选定单元格后按F2键／单击编辑栏，待出现光标后，在单元格内拖动鼠标选取单元格内容。3.手工输入数据(1)输入数字在单元格中输入数字后，系统会自动地将它们在单元格中右对齐。正数输入时可省略“+”号；负数输入时，或者数字前加负号或者将数字置于圆括号中；分数输入时，应先输入0和一个空格，然后再输入分数。当输入的数值位数太多时，系统会自动表示成科学计数法（如3.14E+09）。提示：在输入和处理数据之后，若单元格中出现“####”标记，则说明该单元格所在列的列宽太小，不够显示整个数值，只需增大列宽即可显示全部数值。电子表格处理软件Excel2003(2)输入文本文本数据包括字母、汉字、数字、空格以及其他可从键盘输入的符号。默认情况下，文本数据在单元格中是左对齐。若要将输入的数字视为文本，则需在输入的数字前加一个单引号“＇”。例如，输入邮政编码“730070”时，应该键入：＇730070。(3)输入日期和时间Excel将日期和时间均按数字处理。默认情况下，在单元格中右对齐。输入日期时用“/”分隔年、月、日。例如，04/30/03；输入时间时用“：”分隔时、分、秒。例如，10：30：48PM，其中PM代表下午，AM代表上午。若要输入当前日期可用Ctrl+；组合键，输入当前时间可用Ctrl+Shift+；组合键。电子表格处理软件Excel20034.自动填充数据（1）填充相同的数据•在同一行或同一列中填充相同的数据选中要填充数据的行或列的第一个单元格，输入数据，然后拖动填充柄至要填充的最后一个单元格，松开鼠标左键。•在不连续的单元格区域中填充相同的数据先选定要填充数据的不连续单元格区域，然后在活动单元格中输入数据，再按下Ctrl+Enter键即可。电子表格处理软件Excel2003（2）填充序列Excel能识别的序列类型有：等差序列、等比序列、日期序列和自动填充序列。•等差序列：每个数值由前一个数值加上一个固定值得到，这个固定值称为步长。例如：初始值为2，步长为2，得到等差序列为2，4，6，……。•等比序列：每个数值由前一个数值乘以一个固定步长得到。例如：初始值为1，步长为2，得到等比序列为1，2，4，8……•日期序列：每个日期数据由前一个日期加上一个日期单位得到，日期单位包括日、月、年等。例如：初始值为10/23/00，日期单位为年，则得到日期序列为10/23/01，10/23/02，10/23/03，10/23/04，……。•自动填充序列：根据给定的初始值自动递增形成，特点是文本内容不变，数字递增。电子表格处理软件Excel2003例如：第1章，第2章，第3章，第4章，……。方法1：使用“序列”对话框填充序列具体操作如下：①在第一个单元格中输入初始值。②选定包含初始值单元格在内的要填充序列的单元格区域。③执行“编辑”→“填充”→“序列”命令，打开如图7所示的对话框。④在对话框中的“序列产生在”栏中选择一种序列填充方向，在“类型”栏中选择一种序列类型，并在“步长值”框中输入步长。⑤单击“确定”按钮。选定的单元格区域自动按要求填充数据。电子表格处理软件Excel2003图7“序列”对话框提示：如果不先选定填充数据的单元格区域，则需要在对话框中的“终止值”输入框中输入终止值。电子表格处理软件Excel2003方法2：使用填充