大型活动项目执行方案(道醒改版)20171010

第1页共30页项目执行手册文件编码：文件类型：项目执行手册文件版本：v1.0编写人：批准人：2017年10月目录一、手册说明和活动概况……………………………………………………2第2页共30页二、活动进程表………………………………………………………………2三、项目宣传推广方案（含媒体对接）……………………………………4四、贵宾、工作车辆出入证安排发放标准…………………………………6五、票务和证件识别、发放及区域指导就坐………………………………6六、各区工作组别分工明细…………………………………………………66-1搭建彩排总控…………………………………………………………………………66-1-1：项目报批负责……………………………………………………………………66-1-2：搭建组……………………………………………………………………………66-1-3：物料组……………………………………………………………………………66-1-4：彩排组……………………………………………………………………………66-1-5：文稿组……………………………………………………………………………66-2外场对接总控：………………………………………………………………………66-2-1：外场接待组………………………………………………………………………66-2-2：安保组……………………………………………………………………………66-2-3：媒体对接组………………………………………………………………………6第3页共30页6-2-4：贵宾接待A/B组（含车辆）：……………………………………………………66-2-5：后勤保障部（内场快速反应部队）：……………………………………………66-2-6：指导排位组：……………………………………………………………………66-3内场对接总控：………………………………………………………………………66-3-1：统筹组：…………………………………………………………………………66-3-2：内场控台组：……………………………………………………………………66-3-3：内场评委对接组：………………………………………………………………66-3-4：内场直播组：……………………………………………………………………66-4佳丽对接总控：………………………………………………………………………66-4-1：内场道具组：……………………………………………………………………66-4-2：内场催场组：……………………………………………………………………66-4-3：奖品组（礼仪）：…………………………………………………………………66-4-4：主持人对接：……………………………………………………………………66-5特勤战略反应总控：…………………………………………………………………66-5-1：应急特勤队………………………………………………………………………6第4页共30页七、项目组统筹人员明细及联系表…………………………………………9八、场地平面布置图、效果图、出入口标记………………………………11九、项目安保系统及应急方案……………………………………………11十、工作人员穿着礼仪、仪容、通勤系统配备明细……………………13前言活动前期，成立活动小组，由小组负责人定期召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。活动方案确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召开各部分协调会，得到更多的部分协助）第5页共30页工作安排会三个目的：1、讲述活动各项情况；2、明确人员分工安排；3、听取反馈意见。工作安排会环节：1、执行负责人主持会议，介绍活动基本情况；2、执行负责人介绍人员分工安排；3、工作人员重述自身职责与安排；4、听取反馈意见并及时协调；5、领导总结发言。分工管理方法：由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效率，实施操作程序的管理。由项目负责人制定整体工作分工方案，然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的详细分工计划，再交于项目负责人进行计划汇总，以此控制整个活动进程。项目负责人制。项目负责人的统一安排，团结协作互相配合，所安排的人员，从活动筹备前期到活动现场执行，再到活动后期，一直负责到底，从而进一步保证活动的进程速度和效率。1-1、手册说明本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。本手册将活动执行分为十个环节：手册说明和活动概况、活动进程表、项目宣传推广方案、贵宾、工作车辆安排及出入证发放标准、票务和证件识别、发放及区域指导就坐、各区工作组别分工明细、项目组统筹人员明细及联系表、场地平面布置图、效果图、出入口标记、项目安保系统及应急方案、工作人员穿着礼仪、仪容、通勤系统配备明细，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。1-2、活动概况信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内第6页共30页争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。活动信息沟通表活动名称活动时间活动地点举办单位协办/联办单位执行负责人活动规模执行单位执行单位负责人活动目的活动意义接待标准其它要求2、活动进程表第7页共30页3、项目宣传推广方案由公司媒体负责组对接项目宣传推广，包含活动前期推广、活动推广媒体邀约定向、全程媒体对接、会后新闻稿件发送等四个事项。活动前期推广：采用珠海微信公众号大号、自有微信媒体、合作商赞助商推广渠道进行总决赛推广发布（含互动赠票）；活动推广媒体邀约定向：3-1出席媒体明细：（01）第8页共30页（02）（03）(04)(05)(06)(07)(08)(09)(10）3-2网络媒体推广明细：媒体对接：会前三周落实出席媒体清单明细及网络推广媒体清单明细，打印媒体联系表，以便活动当日登记认证；对确认出席的媒体发出由组委会统一确定的媒体证电子版，并与当日到达媒体接待区领取实体工作证以便入场；会后新闻稿件发送及费用处理：在活动当天，媒体对接组应及时收集新闻预稿需要出现的照片；在会后整理好新闻通稿后发送各媒体对第9页共30页接人。4.贵宾、工作车辆出入证发放标准4-1：贵宾、工作车辆出入证样式：4-2：贵宾、媒体、工作车辆出入证发放标准：4-2-1：贵宾车辆出入证：贵宾证由组委会成员告知数量，物料组制作完成后通知组委会成员领取，提前发放到各贵宾手中，届时将设有固定贵宾车辆停放区。4-2-2：工作车辆出入证：由物料组制作摆放在各公司车内，工作车辆在不干扰正常秩序及安全情况下，享有优先停靠最近卸货区。第10页共30页5、票务和证件识别、发放及区域指导就坐5-1：票务和证件识别：本次总决赛出入证明共分为两种票据和三种证件，票据包含（贵宾票-内场、嘉宾票-观票），证件包含（统筹部、工作组、媒体组）。5-2：票务和证件样式：5-3：票务和证件发放：5-3-1：贵宾票：由组委会成员发放到各重要贵宾及项目合作单位5-3-2：嘉宾票：由组委会成员发放到各重要贵宾及项目合作单位后，由项目合作单位成员发放终端客户5-3-3：统筹部：前期统计人数，活动当天在后勤部登记领取5-3-4：工作组：前期统计人数，活动当天在后勤部登记领取第11页共30页5-3-5：媒体组：前期统计人数，活动当天由媒体对接组登记派发5-4：区域指导就坐：会场正常出入口一共有个，分别是：；其中作为应变、消防出入口的为：；每个出入口处配有两名工作人员进行位置方向指引，该部分人员需要提前一日知悉站位及站位区座位号码，以便活动当日指导来宾就坐，防止找位拥挤。5-5：区域指导就坐及出入口标记示意图：6、各区工作组别分工明细:本次项目将分为5大区域总控及20个机动处理组别，分别负责不同区域分工；其中保留1队作为场内外特勤战略反应部队，负责应对大型活动安全及应变特殊风险事项；后勤保障部为内场特殊反应部队，兼顾后勤及内场快速反应事项。注意事项：全体排练针对重大公开活动，或其它有重要领导参加的活动，需提前对重要环节进行排练，以增加工作人员活动执行的熟练度，发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，其中重要仪式环节由于其中工作较多，需要多人的配合，通常需要进行多次排练。排练人员安排•排练总导演：执行负责人•排练人员：被排练环节的工作执行人员；•陪练人员：其它环节工作人员，表演与会嘉宾；第12页共30页•问题纪录人员：6-1搭建彩排总控：6-1-1：项目报批负责由项目落实场地开始，报批负责人需拿到本执行手册及相关文件，去往场地洽谈租赁服务，并向各行政单位寻求项目报批，准备相关事宜配合行政单位完成项目报批。6-1-2：搭建组活动开始前五天落实搭建清单，与工人沟通搭建细节，准备物料，搭建允许当天全程跟进搭建事宜，在活动开始前一天，清场验收，交付彩排组进行彩排。6-1-3：物料组前期根据策划提交的项目清单进行设计并制作跟踪物料，保证物料的确用性（重要制作点：号码牌17个、绶带17条、头冠三个、手杖1个，冠军座位1个，门票制作，门票封套，现场座位贴号）6-1-4：彩排组彩排组由统筹组、工作组、佳丽等成员生成，由记录员负责记录彩排出现的事宜并后期调整执行流程。6-1-5：文稿组活动前7天确认（主持稿、流程表、执行流程、新闻稿等文稿），并第13页共30页在活动开始当天进行照片采集生成最终的文稿资料。彩排当天应佩戴笔记本电脑及打印机，以便文件修改打印。6-2外场对接总控：6-2-1：外场接待组负责活动当天外场接待事宜，包含检票、验票、安检协助、事件发生应对及相关信息指引等事项。6-2-2：安保组安保组成员需自行配备统一频道的对讲机，其中安保组长需到后勤部领取场内统一对讲机，两台对讲机以应对安保调动及上级指引安排。安保组别将分成四大类，包含内外场安全巡查；停车区车辆疏导停放及停车区、贵宾区等定点看护；应急特勤队成员；重要领导安保。内外场安全巡查：外场安全巡查分为两个方面，第一个是安检区的定点巡查，检测出入场嘉宾是否携带危险品。第二个是外场机动巡查，检测场区内外是否存在危险品、阻碍交通事件、非法进入会场等事件；内场巡查也分为两个方面，第一个是对看台人员的安全性及警惕性，防止出现意外事故及引发因外事故的潜在风险发生，第二个是贵宾区的安全及指引。停车区车辆疏导停放及停车区、贵宾区等定点看护：配置相关人手从体育中心侧门外、侧门入口、各转弯位置等的停车指引疏导，对调动的铁马或雪糕桶等物料进行摆放及预留，贵宾区在隔离独立后，留守一人负责贵宾区车辆出入停放，保证贵宾区车位数量，以便领导到来和特第14页共30页发事件疏导。应急特勤队成员：由各大工作组抽调的应急特勤队，安保组长、副组长为其中成员，负责接收场内外的指引调动安保成员应对特别情况，以及对保安岗位的定点巡查，定点巡查时其中最少一名成员必须留在站内候命。重要领导安保：到达后必须优先熟悉从停车场走内场通道到达VIP休息区及从VIP休息区到会场落实的贵宾区线路，并熟悉内场休息区的洗手间及安全出口等线路，做好应对准备，在领导到场确认后，将由该安保小组引领到休息区休息，预计领导会分成几波前来。6-2-3：媒体对接组媒体对接组前期便已和对接的媒体掌握好时间，待媒体到场后，引领到后