电子邮件使用规范（PPT35页)

公司内部资料，请勿外传电子邮件基本使用规范和记黄埔（中国）商贸有限公司公司内部资料，请勿外传email作为非即时沟通方式，在工作中的重要性日益凸显公司内部资料，请勿外传email的重要特征：•Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一式多份保留沟通内容•《合同法》第11条：书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。延时沟通书面沟通远程沟通、情境单一有潜在风险公司内部资料，请勿外传一．email的写、发、收二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯总目录公司内部资料，请勿外传一．email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯总目录公司内部资料，请勿外传邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨•一定不要空白标题，这是非常失礼的•标题应表明邮件主旨、简明扼要•一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件不相干的事情•可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。•回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。邮件标题的注意点公司内部资料，请勿外传称呼与问候:不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语，都不应省略恰当地称呼收件者邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。如果对方有职务，一般职务尊称对方，如”X总”“x经理”；如果对外沟通，必须按照职务尊称对方Email开头结尾最好要有问候语开头：“你好”“您好”“大家好”“各位好”…结尾：“祝您工作顺利”……公司内部资料，请勿外传正文：汉字老老实实用宋体，西文用arial，10号字号；严禁生僻字体。原则子原则举例/说明简明扼要，重点突出用语简洁明了通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟通效率分类叙述、逐条排列领导：今天约见了X厂商，沟通信息如下：1、产品价格：……2、产品进货量：……3、附加服务：提供一次现场培训……合理提示重要信息本周会议纪要如附件。市场部有新增工作，提请关注。注意行文措辞和语气警惕书面语语气（写完邮件自己读一遍）李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并给出反馈意见；我好提交总经理批准。杜绝怒吼式严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！谢谢！杜绝可爱式公务email，尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸公司内部资料，请勿外传附件：•提醒收件人查看附件•合理命名附件•附件通常不超过2m，最大不超过5m•特殊格式附件，告知收件人打开方式•注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表公司内部资料，请勿外传结尾签名：个人建议设置签名档，并用横线以区别于正文公司内部资料，请勿外传一．email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯总目录公司内部资料，请勿外传发送、抄送和密送：只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源TO发送发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、理应对邮件予以回复响应的人CC（carboncopy）抄送CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回EmailBCC（blindcarboncopy）密送即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合公司内部资料，请勿外传–非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理–避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节–避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替选择邮件发送对象的时候避免以下现象公司内部资料，请勿外传–对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论•你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。–不能随便向群体邮箱发送不必要消息•全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能发送•一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭）选择邮件发送对象的时候避免以下现象公司内部资料，请勿外传几种常见的邮件发送对象选择•工作计划的发送对象–经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人–为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理•项目通报类的邮件–主送给项目小组成员–抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导•寻求跨部门支持的邮件–一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级–同时抄送本部门的直接上级–这样往往可以获得支持部门的更好的支持公司内部资料，请勿外传CC和BCC：尽量减少CC和BCC的使用•自我显示：抄送给某位领导，只是为了让他知道你工作得很努力或加班到很晚•客气敷衍：抄送给一位同事，只是为了礼貌，而不是真正的工作需要•给人难堪：把包含有对某人批评意见的邮件抄送给他。•以防万一：为防文件丢失而多作一些备份，于是抄送给同事。•万一BCC收件人Reall呢？CC的影响BCC的风险公司内部资料，请勿外传一．email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯总目录公司内部资料，请勿外传公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保证1天1收；如果需要收件人确认收到邮件的，可设置阅读纸条（如下图）插入选项中请求阅读收条公司内部资料，请勿外传一．email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯总目录公司内部资料，请勿外传及时回复Email是基本的职业礼貌•收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方，这是对他人的尊重，•理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；•对于优先级较低、占用时间较长的，以延后回复，但最长不要超过24小时。及时回复•如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待。复杂事务的回复•如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。出差或休假时的邮件回复公司内部资料，请勿外传回复email的原则：如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该REAll，让大家都知道；除此以外，不用reallEmail只回复给必要的人21公司内部资料，请勿外传回复Email时禁止的三个常见做法：不要就同一问题多次回复讨论•如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断;•不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。避免无谓的回复•为避免无谓的回复、浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需执行”、“仅供参考，无需回复”等。严禁全部回复（ReAll）•“全部回复”可能产生一大堆不必要的邮件。如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！•“全部回复”更大的风险在于不必要的信息泄露公司内部资料，请勿外传一．email的使用原则二．email的写、发、收三．email的收发工具四．使用email的好习惯和坏习惯总目录公司内部资料，请勿外传收发email，最好使用专门软件（个人推荐免费软件foxmail）公司内部资料，请勿外传一．email的写、发、收二．email的收发工具电脑客户端foxmail设置三．使用email的好习惯和坏习惯总目录公司内部资料，请勿外传在foxmail中新建邮箱账户公司内部资料，请勿外传填写email地址、密码，邮件中采用的名称，其他可默认公司内部资料，请勿外传填写收件服务器和发件服务器，注意pop3账户名一定要是完整的email地址.net邮箱：•POP3服务器为：pop3.sina.net•SMTP服务器为：smtp.sina.net.cn邮箱•POP3服务器为：pop.exmail.qq.com•SMTP服务器为：smtp.exmail.qq.com公司内部资料，请勿外传设置收件频率公司内部资料，请勿外传完成账户建立，选择是否在服务器保留备份（强烈建议备份到本地硬盘）公司内部资料，请勿外传一．email的写、发、收二．email的收发工具三．使用email的好习惯和坏习惯总目录公司内部资料，请勿外传好习惯用客户端软件收发email行文简洁、罗列要点写完从到尾看一遍，检查行文是否得当、拼写是否正确越级邮件，根据需要抄送直接领导对于作出关键决策的邮件,保留起来作为以后的证据考虑到收件人有可能将email转发给其他人及时回复邮件合理控制附件大小先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人，再发出公司内部资料，请勿外传用网页处理email经常使用抄送（CC）、密送（BCC）经常使用“全部回复”（reall）通过email反复讨论某个问题收到邮件不及时回复发送5m以上的附件通过email传达紧急事务用email收发私人信件坏习惯发送“以此为准”邮件邮件正文过长邮件及附件不使用清晰标题转发邮件时，不核实收件人是否已经收过该邮件邮件不经整理或说明就直接转发谢谢！公司内部资料，请勿外传感谢大家！