工程项目竣工档案归档工作暂行规定XXXX修1(凌钢档案)

1工程项目竣工档案归档工作暂行规定第一章总则第一条为确保工程项目竣工档案及时、完整、准确、真实、系统归档，依据国家档案法律、法规以及档案行政管理部门的有关标准、规范、规定，结合公司的实际情况，特制订本规定。第二条成立工程项目竣工档案验收小组，负责工程项目竣工档案验收归档工作，协调解决有关事宜。组长：由公司设备管理主管经理担任副组长：由机动部部长和档案馆馆长担任成员：由技改部部长及相关工作人员、设备材料部长及相关工作人员、监理公司领导及相关工作人员、机动部相关领导及相关工作人员组成第三条工程竣工档案归档工作由机动部负责组织考核。各有关单位要明确职责，密切配合，积极工作，确保工程竣工档案归档工作高效进行。第四条工程项目竣工档案文件材料的收集、整理、归档，要求与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。第五条工程项目竣工档案形成于项目建设全过程，其形成、积累、整理和管理要求纳入有关部门人员职责范围。第六条各部门要按照本规定要求完成各自职责范围或合同约定的竣工档案的编制、积累、整理、归档工作。第二章工程项目竣工档案归档范围2第七条对与工程建设有关的重要活动的、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体形式的文件材料，均应收集齐全，整理立卷后归档。第八条工程竣工档案具体归档范围见附件一。第三章工程竣工档案的质量要求第九条工程竣工档案归档文件材料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、档案管理等方面的技术规范、标准和规程的有关要求。第十条工程竣工档案的具体质量要求见附件二。第四章各有关部门工程档案职责第十一条技改部职责（一）负责组织本单位主管工程项目的施工单位，及时向机动部档案馆移交归档合格的工程竣工技术档案；（二）负责组织本单位主管工程项目竣工档案的汇总、整理、移交归档工作；（三）负责组织本单位工程管理文件的整理、归档工作；（四）负责在签订项目经理承包合同时，明确竣工档案归档保证金要求，并监督执行；（五）负责在签订监理合同时，明确监理单位对竣工技术档案的审核和移交归档监理档案的责任，并监督执行；（六）负责将已签订的工程施工合同定稿随时向机动部档案馆移3交备案；（七）负责在签订工程施工合同时，将有关工程竣工技术档案的编制、整理、归档、审核、验收，以及工程档案保证金、档案归档违约责任等方面的要求列入施工合同条款，并监督执行；（八）负责通知机动部档案馆人员参加重要工程会议和工程竣工验收会议；（九）负责对本单位工程管理人员工程档案职责履行情况的监督、检查；（十）对本单位主管工程项目竣工档案的完整性、真实性、准确性负责。第十二条设备材料部职责（一）负责组织主要设备的供货商向机动部档案馆移交归档随机文件，并负责一般设备随机文件的整理、移交归档工作；（二）负责在签订设备定货合同协议时，将对设备随机文件的归档要求列入合同协议条款，明确设备随机文件归档保证金的管理办法，并监督执行；（三）负责设备采购管理档案的整理、移交归档工作；（四）负责在签订主要设备供货合同一周内，将供货合同、供货清单及随机文件清单报送机动部档案馆备案；（五）负责组织本单位档案员参加重要设备开箱验收；（六）负责组织由设备供货方承担安装调试工作的设备的安装、调试竣工技术档案的整理归档工作；（七）对设备随机图纸、资料（包括电子档）的完整性、真实性、准确性、系统性负责任。4第十三条设计公司职责（一）负责工程勘察、设计文件材料的整理、归档工作；（二）负责当设计单位未能按合同、协议的要求严格履行自己的档案职责时，不能结清设计费用；（三）负责在签定勘察设计合同、协议时，将勘察设计部门对工程竣工档案所应履行的职责以及应提供的设计图纸范围列入勘察设计合同、协议条款，并负责监督其执行情况；（四）负责将初步设计、图纸总目录、图纸会审记录、设计协议在其形成后，及时送机动部备案；（五）对勘察设计档案的完整性、真实性、准确性负责；第十四条财务部职责（一）负责工程项目工程档案保证金和主要设备随机文件归档保证金的管理工作；（二）负责工程项目财务管理过程中形成的文件材料的整理、归档工作；第十五条能源环保部职责（一）负责工程节能与环保审查、监测、环评及验收文件的整理、归档工作；（二）技改项目中环保工程竣工后，正式投产运行三个月监测验收合格，归档有关材料。第十六条生产技术部职责（一）负责工程工业卫生文件资料的整理、归档工作；（二）负责工程安全、劳动保护方面文件的整理、归档工作；第十七条经销公司职责5（一）负责本单位提供的工程材料材质单、工程物资采购定货合同、协议定稿的整理、归档、管理工作；（二）负责对本单位提供的工程材料材质单的复印件进行审核盖章的工作；第十八条审计监察部职责负责工程审计文件材料的整理、归档工作；第十九条保卫部职责负责工程消防审查及验收文件的整理、归档工作；第二十条监理公司职责（一）负责组织工程项目总监理工程师及时整理并向机动部档案馆移交归档工程监理档案，且对工程监理档案的完整性、准确性和真实性负责；（二）负责工程竣工图和竣工技术资料的质量监督工作，并对工程项目竣工技术档案的真实性、准确性及交工资料的完整性负责。第二十一条证券法律事务部负责对工程勘察设计、施工（承担部分施工任务的设计单位视同施工单位管理）合同协议中工程竣工档案归档和工程档案保证金要求以及工程设备定货合同协议中设备随机文件要求条款的审查工作；第二十二条造价中心职责（一）负责工程招投标文件材料整理归档工作；（二）负责工程造价管理文件材料整理归档工作；第二十三条计划管理部职责（一）负责列入固定资产投资计划的工程项目的工程规划、项目立项审批阶段文件材料的整理归档工作；6第二十四条机动部职责（一）负责对工程竣工档案的审核、验收工作；（二）负责工程竣工档案归档的业务指导工作；（三）负责监督本单位管理人员工程档案职责履行情况；（四）负责组织本单位主管工程竣工档案的移交归档工作；（五）负责本单位主管工程管理档案的整理、归档工作；（六）负责考核各有关单位工程档案职责履行情况；（七）负责上级有关工程档案文件、标准、规定落实情况的监督工作；（八）负责工程竣工档案的整理、排架、分类、编号、保管、统计、提供利用等日常管理工作；（九）在施工单位及时提交合格竣工技术档案，或者主要设备供货单位提交合格的设备随机文件后，负责出具《竣工技术档案验收合格证明》或《设备随机文件归档合格证明》，作为施工单位返回工程档案保证金或设备随机文件归档保证金的依据；当施工单位不能按时提交合格的竣工技术档案，或设备供货单位不能按时提交合格的设备随机文件时，负责签发《罚款通知单》，财务部以此为依据扣款；（十）对年修、技措工程和主管的技改工程竣工档案的真实性、完整性、准确性、系统性负直接责任；对非本单位发包的技改工程的竣工档案负审核责任；（十一）负责在签订工程施工合同时，将有关工程竣工技术档案的编制、整理、归档、审核、验收，以及工程档案保证金、档案归档违约责任等方面的要求列入施工合同条款，并监督执行；（十二）负责在签订监理合同时，明确监理单位对竣工技术档案7的审核和移交归档监理档案的责任，并监督执行；（十三）对工程竣工档案质量验收标准负责。第二十五条工程项目所在单位工程档案职责（一）负责工程试生产、准备阶段文件材料的整理、归档、保管和提供利用工作；第二十六条工程项目经理的职责负责督促、组织、检查自己负责的工程项目竣工档案的归档工作，负责组织人员对外文图纸资料进行翻译、转化，对自己负责项目工程竣工档案的归档工作负责；第二十七条工程征地主办部门的职责负责汇总、整理在征地过程中形成的所有文件，直接向机动部档案馆归档；第二十八条其他主管工程项目单位的职责（一）负责组织本单位主管工程的竣工档案的归档工作；（二）负责将已签订的工程施工合同定稿随时向机动部移交备案；（三）负责本单位主管工程管理文件的整理、归档工作；（四）负责在签订施工合同时将有关工程竣工档案的编制、整理、归档、审核及工程档案保证金、档案归档违约责任等方面的要求列入施工合同，并监督其执行；（五）对本单位主管工程竣工档案的真实性、准确性、完整性负责。（六）负责考核各有关单位工程档案职责履行情况；（七）负责在签订监理合同时，明确监理单位对竣工技术档案的8审核和移交归档监理档案的责任，并监督执行；第二十九条公司内部有关部门的责任要求（一）公司内部各有关部室的领导及有关专业技术人员、管理人员要认真严格履行自己的档案职责，因履行职责不力造成工程竣工档案损毁、丢失、伪造、失真、涂改以及归档时间滞后等严重后果，除按机动部设备管理经济责任制处罚外，还酌情对有关责任人员给予行政处罚；（二）各部室有关人员要积极做好保密工作，如发生泄密事件，对有关责任人员进行严肃处理；（三）负责签订合同的我公司内部有关部室，要求在合同条款中明确档案的归档要求。如发生因合同条款不明确造成档案不能及时、准确按标准要求归档，将追究有关部门责任；（四）公司内部各有关部室的管理人员、专业技术人员、监理工程师对在工程档案保管期限内的竣工档案质量负责；第三十条施工、勘察设计、供货单位的责任要求（一）施工单位的责任要求1、施工单位要严格履行合同规定的各项档案义务，否则将视工程竣工技术档案归档情况按一定比例扣罚档案保证金;2、施工单位拒绝或无力编制竣工技术档案，除扣罚档案保证金外，以后不得承担任何工程项目的施工；3、施工单位以往曾承担过我公司工程项目的，在该工程竣工技术档案未按我公司要求按时合格归档者，在处理完该工程项目竣工技术档案有关事宜前，对于再次承担的项目,其档案保证金加倍扣罚；4、施工单位要密切配合我公司的工程项目竣工档案归档工作，9积极接受我公司有关部门的监督、检查、指导，对不配合工作的施工单位，我公司将根据情节轻重给予适当处罚；5、施工单位提交的工程竣工技术档案经我公司有关部门查出质量问题时，要求组织在规定的期限内进行整改，因整改不及时所产生的后果由施工单位自负；6、项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包范围内的文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总、移交归档。（二）勘察、设计单位的责任要求1、要求严格履行工程勘察设计协议约定的图纸资料的设计工作；2、要求对工程勘察设计文件的齐全、完整、准确、真实性负责；（三）设备供货单位的责任要求要求及时提供齐全、完整、准确的设备随机文件，对于同时负责设备安装、调试的单位还须按要求移交归档安装调试档案。第五章工程竣工档案归档程序第三十一条工程竣工技术档案归档程序施工单位在施工的同时，在机动部和技改主管部门的业务指导下按照公司有关标准要求随时积累、编制竣工技术档案，工程竣工后，由施工单位自检合格，然后填写《科技档案移交清单》一式四份，向建设单位移交，经监理工程师、技改主管部门工程技术人员、档案员审核、签字、加盖领导章戳后向机动部档案馆移交归档，并接受机动部档案馆的审核验收，经验收合格，由机动部出具《竣工技术档案验收合格证明》并签署返回工程档案保证金的意见，施工单位持该证明结清工程档案保证金，验收不合10格必须在规定的时间内整改，直到合格为止；第三十二条主要设备随机文件归档程序设备安装调试合格后，由设备材料部组织设备供货单位按照公司有关标准要求整理设备随机文件，形成符合要求的案卷，填写《科技档案移交清单》一式三份，经设备材料部工程技术人员、档案员审核、签字、加盖领导章戳后向机动部档案馆移交归档，并接受机动部档案馆的审核验收，经验收合格，由机动部出具《设备随机文件归档合格证明》，并签署返回设备随机文件归档保证金的意见，供货单位持该证明结清设备随机文件归档保证金；第三十三条一般设备随机文件的归档程序设备到货安装调试合格后，由设备材料部按公司档案管理规定要求收集整理设备随机文件，而后直接向机动部档案馆移交归档；第三十四条工程勘察设计文件的归档程序工程竣工验收后，由凌钢设计公司负责汇总、整理后直接向机动部档案馆移交归档；第三十五条其他有关部门形成的与技改工程有关的管理文件材料，在单项工程竣工验收后，由本部门负责汇总、整理，直接向机动部移交归档。第七章归档时间要求第三十六条工程项目竣工档案的移交归档工作原则上要求与工