电子邮件的撰写规范

电子邮件的撰写规范人力资源部2009-9为什么要使用电子邮件撰写电子邮件的基本礼仪撰写电子邮件的基本格式撰写电子邮件的基本原则撰写电子邮件的几个实例总目录为什么要使用电子邮件最直接的原因：电子邮件是公司的正式沟通方式使用电子邮件的好处：1、正规2、远程3、廉价4、快速5、多人同时6……撰写电子邮件的基本礼仪“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。撰写电子邮件的基本礼仪－关于主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1、一定不要空白标题，这是最失礼的。2、标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“李先生收”。4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。5、可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。撰写电子邮件的基本礼仪－关于主题1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。2、Email开头结尾最好要有问候语开头写一个写”你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。撰写电子邮件的基本礼仪－关于称呼与问候1、邮件正文要简明扼要，行文通顺邮件正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。撰写电子邮件的基本礼仪－邮件正文撰写电子邮件的基本礼仪－邮件正文2、注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件不可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！撰写电子邮件的基本礼仪－邮件正文3、Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。4、一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。撰写电子邮件的基本礼仪－邮件正文5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6、合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。撰写电子邮件的基本礼仪－邮件正文7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的细致。1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2、附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。6、如果附件过大（超过5MB），应分割成几个小文件分别发送。撰写电子邮件的基本礼仪－附件每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。公司关于签名的规定如下：*************************************姓名（黑色宋体加粗10号）职务（黑色宋体加粗10号）部门（黑色宋体加粗10号）公司名称（黑色宋体10号）地址：（黑色宋体10号）电话：（黑色Arial10号）传真：（黑色Arial10号）邮件（黑色Arial10号）撰写电子邮件的基本礼仪－结尾签名撰写电子邮件的基本礼仪－主送和抄送主送：邮件要发送的目标人员，邮件的内容与其有直接责任关系的人员，就是该封邮件的主送人员；抄送：与邮件中的工作有一定的关联关系，需要了解该邮件内容，但不是主要负责人的为邮件中的被抄送人员。邮件发送中的主送和抄送填写必须要秉着不涉及过多与人员，要精简的原则。撰写电子邮件的基本礼仪－回复1、邮件回复必须是点对点，如果还涉及其它人员要了解回复的内容，可以按主送和抄送的标准选择人员，并发送邮件。2、如无特殊原因，尽量不要使用全部回复，以免不必要的信息扩散。撰写电子邮件的基本格式发送：主要负责人抄送：相关干系人密送：自己或其它明确邮件主题言简意赅，说明重点收件人姓名（职务）致简单问候语正文部分注意分段，清晰明了使用标准签名确保基本格式正确确保邮件内容清晰邮件基本原则•分段•标号•标色•明确•主次清晰简明；分层分段；主次有别；标号清晰。发送之前自己要仔细看一遍检查是否清晰格式段落时间需要明确工作要求时间邮件的撰写实例（一）分段使用数字标号总字数控制在500字左右。有分段、有标号、表达清晰邮件的撰写实例（二）1、附件中的主要内容摘录在正文中2、如果附件内容较少，可以直接黏贴在正文中邮件的撰写实例（三）错误的签名口水话的邮件抹杀无数读信人脑细胞附件中的主要内容？一封令人头痛的邮件！邮件的撰写实例（四）又是一封令人头痛的邮件！密密麻麻的小蚂蚁，即使标了号，还是密密麻麻的小蚂蚁！邮件的撰写实例（五）拜托，不要在一封电子邮件发送超过8M的附件解决方案：1、分成几封邮件，发送。2、使用专业压缩工具邮件的撰写实例（六）点击“全部回复”前，请思考！1、需要全部人知道你的回复？2、需要回复的是谁？请谨慎使用“全部回复”如果仅需回复发件人，请使用“答复发件人”邮件的撰写实例（七）•请求回执：如果你希望知道对方是否阅读你的邮件时。•注意事项：不要将每封邮件都设置回执，不要把回执当作垃圾短信！回执不是垃圾短信！电子邮件不是武器4月7日晚上，EMC(全球网络信息存储领导厂商之一，总部设在美国)中国区总裁回办公室取东西。到门口才发现自己没带钥匙，而此时他的秘书已经下班。气呼呼的他在第二天凌晨1时13分给秘书发了一封措辞非常严厉且语气相当不客气的“谴责信”，这封信就成了后来一系列转发邮件的最初文本。信的全文如下(原文为英文)：瑞贝卡(秘书的英文名)，这个礼拜二我刚告诉你，想东西、做事情不要想当然，今天晚上你就把我锁在门外，我要的东西都还在办公室里。问题就在于你以为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？这位总裁并不只把这封信发给了秘书一人，还同时抄送给了公司的4位同事。2天后，秘书用中文给总裁回信，语气之强硬，措词之严厉，丝毫不输来信。在这封“发飙信”中，她声明了6点意见，大意为：锁门是为了安全；总裁有钥匙忘带是自己不对，不要把自己的错误转移到别人的身上；中午和晚上下班后是私人时间，总裁无权干涉；虽是上下级关系，但请总裁说话注意语气。秘书把这封信连同总裁的原信抄送给了EMC中国区的所有员工，包括北京、成都、上海、广州等地。最根本的要求：不用要邮件吵架，也不要撰写匿名信！这是一起震惊IT界的邮件门事件，在你周围有类似的事情发生么？