第12-1章-项目采购管理_1(通用过程)

第12章项目采购管理项目采购管理12.1项目采购管理概述12.2项目采购计划12.3编制询价计划12.4询价12.5供方选择12.6合同管理及合同收尾12本章考纲要点采购管理的相关概念用于采购计划编制的技术和工具常见的询价文件招标与供方选择合同收尾对应中级教材第十四章P382对应高级教材第十三章P29312.1项目采购管理概述项目采购是指从执行组织外部购买或获得完成工作所需的产品、服务或成果。项目采购的相关人主要是买方和卖方，有时也有可能会出现作为项目监理的第三方。买方决定采购后会和卖方签订合同，根据商业规则，合同的甲方为买方，乙方为卖方，因此又将采购中的买方称为甲方，卖方称为乙方。12.1项目采购管理概述“采购”一词被广泛用于政府行为中，许多企业喜欢使用“购买”，而IT行业经常使用的是“外包”这个词。在IT企业中，项目外包则通常是指将IT项目中的工作内容转移给别的组织或个人来完成，如果只是部分工作内容发生转移称为部分外包，如果全部工作内容都转移出去则称为整体外包。在IT项目中，外包多发生在软件项目这种有关人的工作量比较密集的项目中。12.1项目采购管理概述采购与外包的作用采购方要进行IT项目的采购或外包，不管是什么原因，将进行项目的采购和外包至少有如下作用：有利于专注于核心业务得到技能和技术提高效益规避项目风险降低企业长期营运成本12.1项目采购管理概述采购的基本原则1、成本效益原则2、质量原则3、进度配合原则4、公平竞争原则12.1项目采购管理概述项目采购过程采购规划：决定采购的内容和在什么时侯采购编制询价计划：拟订所需产品的相关文件和识别潜在的供应商询价：采购方和潜在的供应商进行交互的过程供方选择：采购方从潜在的供应商中进行选择合同管理：对合同进行管理，确保合同条款的完成合同收尾：对项目基本完工的确认与验收项目采购管理12.1项目采购管理概述12.2项目采购计划12.3编制询价计划12.4询价12.5供方选择12.6合同及合同收尾1212.2项目采购计划12.2项目采购计划进行采购以前，应该对采购作出规划，以确定哪些项目需求可以通过采购产品、服务或成果。通过采购来平衡项目中的各种资源，以使项目走向成功。采购规划过程需要解决的问题是：是否需要采购如何采购采购什么采购多少何时采购12.2项目采购计划项目采购的依据1、事业环境因素包括市场条件，从市场可获得的产品、服务和成果，按照何种条件和条款从何处获得。2、组织过程资产需考虑的正式和非正式的与采购相关的政策、程序、指导原则和管理体现。3、项目范围说明书描述与项目范围有关的项目边界、要求、制约因素和假设条件。12.2项目采购计划4、工作分解结构（WBS）项目各组件之间及其与项目可交付成果之间的关系5、工作分解结构词汇表工作的详细说明，包括可交付成果的识别，以及工作描述6、项目管理计划考虑有哪些计划成果可利用12.2项目采购计划项目采购规划成果1、工作说明书：足够详细地描述工作的内容，以便让潜在的供应商理解并决定是否能提供所需的产品、服务，并能估算出一个适当的价格。2、采购管理计划：描述如何管理从采购文件到合同收尾的采购过程，主要包括如下的内容：项目合同中规定的可交付成果的进度；自制还是外购的建议；比较合适的潜在供应商的评价标准和优选的初步建议；提出项目团队的采购工作分工与行动计划等。12.2项目采购计划项目自制外购分析根据成本分析项目是自行开发还是外购，有时也需要考虑一些其它的因素，如某些企业对数据保密性、系统安全性、软件的可靠性要求较高，当自己有足够的人力资源保障，就应当考虑自行研发。IT项目技术性比较强，在项目采购规划过程中，咨询内部或外部的专业技术专家的意见是非常必要的。12.2项目采购计划自制外购生产成本低外购成本低无合适的供应商有合适的供应商保证充足的供应保留供应商的承诺利用过剩的劳动力获得技术或管理能力排除供应商之间的勾结生产能力不足关键部件，自身有能力降低存货成本保护专利设计，保证质量保证供应的灵活性和可替代性确保供应稳定产品受到专利保护不符合实施组织的战略规划项目采购管理12.1项目采购管理概述12.2项目采购计划12.3编制询价计划12.4询价12.5供方选择12.6合同管理及合同收尾1212.3编制询价计划12.3编制询价计划编制询价计划、询价、选择供应商这些过程称为“招投标”。这些过程都需要采购方、供应方参与，需要获得产品、服务或成果的一方称为采购方，提供产品、服务或成果的一方称为供应方。作为软件开发商极有可能成为采购方也有可能成为供应方，当他们为需方开发软件产品时为供应方，当他们将负责开发的软件外包时就成为了采购方。在供应关系没有确立之前，可能有多家供应方参与投标，这些供应方统称为潜在的供应方。12.3编制询价计划编制询价计划编制询价计划的过程中要准备询价所需的文件和确定合同签订的评判标准，此过程中产生的文件有招标书、征求建议书、询价书、招标通知、洽谈邀请函等，其中最为常用的是招标书。采购方常将招标书发送给潜在的供应商，以征求潜在的供应商的产品、服务解决方案和报价，得到潜在的供应商的进一步情况，以利于询价乃至于作出供应商选择。12.3编制询价计划招投标文件类型投标邀请书（IFB）邀请潜在的供应商投标的文件询价邀请书（RFQ）用于征求潜在卖方报价或标书的文件建议邀请书（RFP）邀请供应商提供方案的文件12.3编制询价计划编制询价计划1、撰写一份好的招标书是项目采购管理中的关键步骤之一。2、然而写出一份好的招标书并非易事，需要编写人员既站在采购方的立场也要为潜在的供应商考虑。3、评价标准的制定例如：技术手段30%管理方法30%历史绩效20%价格因素20%项目采购管理12.1项目采购管理概述12.2项目采购计划12.3编制询价计划12.4询价12.5招标12.6合同管理及合同收尾1212.4询价12.4询价询价就是从潜在的供应商处获得项目建议书或标书;在这个过程中潜在的供应商将要做大部分的工作，采购方潜在的供应商需要不断的进行沟通，包括召开招投标会议来回答潜在的供应商的问题。在大多数情况下，会有多家潜在供应商提供采购方所需要的产品或服务，并能收到多份标书，这时采购方可以利用这种竞争性的环境，以更低的价格获得更好的服务。12.4询价选择供应商在收到潜在的供应商提供的建议书（或标书）后，采购方就要选择一家供应商或取消采购。选择供应商的过程包括评估投标者的建议书、选择一个最佳的投标者、进行合同谈判、签订合同等过程。价格或费用可能是选择供应商的主要因素，但如果供应商并不能及时或保质保量地交付产品、服务或成果，则供应商的声称的最低价格未必就真的具有足够的竞争力。12.4询价选择供应商建议书（或标书）通常分成技术（方案）和商务（价格）两部分，有时还要求加入项目管理部分。选择供应商是一个费时而又繁琐的过程，询价和评估过程有可能要反复地进行，谈判也会是这样，需要细心而又耐心地面对。12.4询价选择供应商投标书（建议书）评价样表12.4询价选择供应商供应商评价样表项目采购管理12.1项目采购管理概述12.2项目采购计划12.3编制询价计划12.4询价12.5供方选择12.6合同管理及合同收尾1212.5供方选择12.5供方选择招标方式（工程建设项目施工招标投标办法）从世界各国的情况看，招标主要有公开招标和邀请招标等方式。公开招标：是指招标人在指定的报刊、电子网络或其他媒体上发布招标公告，吸引众多的企业单位参加投标竞争，招标人从中择优选择中标单位的招标方式。邀请招标：也称选择性招标，由招标人根据潜在供应商的资信和业绩，选择一定数目的法人或其他组织，向其发出投标邀请书，邀请他们参加投标竞争。政府采购采用以下方式：（一）公开招标；（二）邀请招标；（三）竞争性谈判；（四）单一来源采购；（五）询价；（六）国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。12.5供方选择政府采购采用以下方式：（一）公开招标（二）邀请招标（三）竞争性谈判（四）单一来源采购（五）询价（六）国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。12.5供方选择供应商选择的工具和技术1.合同谈判2.加权系统3.筛选系统4.独立估算12.5供方选择招投标管理法律法规项目的招投标有明确的法律法规，它们对招标人、投标人、评标人、中标人的资格，必须遵守的规则和纪律进行了严格的规定。我国政府颁布的《中华人民共和国招标投标法》是一部法律文件，对项目的招投标过程进行了详细的规定。公开招标的流程组建招标班子编制招标文件和标底发布招标公告投标者资格预审文件答疑开标、询标、评标决标、授标、签约12.5供方选择12.5供方选择投标12.5供方选择开标12.5供方选择评标12.5供方选择中标项目采购管理12.1项目采购管理概述12.2项目采购计划12.3编制询价计划12.4询价12.5供方选择12.6合同管理合同收尾12合同包括哪些内容：当事人的名称或者姓名和住所标的数量质量价款或者报酬履行期限、地点和方式违约责任解决争议的方法。。。12.6合同管理及合同收尾12.6合同管理及合同收尾12.6合同管理及合同收尾合同管理要点对于使用来自多个供应商提供的产品、服务或成果的大型项目来说，合同管理的关键是管理买卖方间的接口，以及多个卖方间的接口。12.6合同管理及合同收尾合同分类(按照合同计价方式)固定价和总价合同单价合同成本加酬金合同12.6合同管理及合同收尾12.6合同管理及合同收尾12.6合同管理及合同收尾12.6合同管理及合同收尾名称缩写特点对买方风险适合场景固定总价FP一口价，不容易改变范围最小产品范围很明确时成本补偿合同成本加成CPPC花的多，给的多，买方参与多最大范围不明确，买方较强项目管理能力成本加固定奖励CPFF奖金不变-范围不明确时成本加奖励CPIF奖励节约，反对浪费-范围不明确，有明确的惩罚奖励条件时间材料合同（单价合同）T&M单位时间固定价格，谈判快-范围不明确，缺乏项目管理能力合同收尾12.6合同及合同收尾合同收尾产品验证所有的工作是否都已经完成？是否正确？客户是否满意？管理收尾分析项目中的经验与教训将所有的项目文档归档为将来的项目提供参考12.6合同收尾采购审计和档案管理系统从编制采购管理计划一直到合同收尾过程的整个采购过程中，采购审计都对采购的完整过程进行系统的审查。采购审计的目标是找出本次采购的成功和失败之处，以供项目执行组织内的其他项目借鉴。合同档案管理系统是一种自动的工具系统，项目经理使用它来管理合同和记录合同执行情况。谢谢!!