第三讲建设项目文件归档整理

建设项目文件归档整理•一、建设项目文件归档整理的目的•建设项目文件归档整理的目的是方便日后项目档案的查找利用。只有做到归档文件齐全完整，整理科学合理，编制目录，才能确保日后项目档案的查找利用方便。•为了保证归档文件齐全完整、整理科学合理，第一，必须做到档案工作与项目建设进程同步进行，即项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行；第二，在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任；第三，项目建设单位（业主、项目法人）要认真组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。•二、建设项目文件归档整理的的方法步骤•收集——分类——组卷——装订（或折叠）——拟写案卷题名——编制目录——填写封面•建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。•（一）项目文件的收集•1、项目文件的形成和积累•项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。•2、项目建设各阶段文件的收集及其责任•①项目准备阶段•建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件．并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。•②项目施工阶段•项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。•建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况．审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。•③项目试运行阶段•试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件。•3、收集范围•反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。•(1)可行性研究、任务书•(2)设计基础材料•(3)设计文件•(4)项目管理文件•(5)施工文件(6)监理文件•(7)工艺设备文件•(8)科研项目文件•(9)涉外文件•(10)生产技术准备、试生产文件•(11)财务、器材管理文件•(12)竣工验收文件•项目建设文件的归档齐全应从三个方面去确保：一是整个项目的各个子项目形成的文件材料缺一不可；二是整个项目的各个阶段（设计、施工、竣工）形成的文件材料缺一不可；三是整个项目的各参建单位（建设单位、施工单位、监理单位）形成的文件材料缺一不可。•（二）项目文件的分类•将项目文件材料划分到本企事业单位设置的档案分类表的项目建设档案类目里。•（三）项目文件的组卷•1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系：分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备；符合档案管理要求。•2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防，环保等顺序组卷；设备文件按专业、组件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。•3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。•4、案卷与卷内文件的排列•①管理性文件按问题、时间或重要程度排列。•②施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。•③设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。•④竣工图按专业、图号排列。•⑤卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。•（四）装订（或折叠）•1、文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸一般采用手风琴式折叠可不装订，但同一项目应统一。•2、案卷内不应有金属物。•3、单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章．档号章内容有：档号、序号。•4、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序，文号及装订形式。•（五）拟写案卷题名•拟写案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容．主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项，设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。•（1）项目名称。项目名称与批准的原立项设计（包括代号）应相符。•（2）案卷针对的内容。•（3）卷内文件材料名称。•例1：广西华银铝业氧化铝一期工程氧化铝主厂房电气竣工图•例2：广西华银铝业氧化铝一期工程生活区1#住宅楼1—8层建筑竣工图•例3：南梧二级路邕宁至昆仑关段（K38+000-K39+000）路基压实度检测记录•（六）编制目录•1、卷内文件页号的编写•卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号：各卷之间不连续编页号。•2、卷内目录的编制、卷内目录包括的内容如下：•——序号，应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序．一个文件一个号；•——文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；•——责任者，应填写文件形成部门或主要责任者；•——文件题名。应填写文件标题全称；•——日期，应填写文件形成日期；•——页号，应填写每份文件首尾页上标注的页号；•——备注（需要时填写）．•（七）填写封面及脊背•——案卷题名，应填写在封面的的空白栏处及脊背的案卷题名栏处；•——立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；•——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；•——保管期限．应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；•——密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；•——档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号；•案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词；•案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。••谢谢！