第5章Excel2003电子表格处理基础

第1页共45页2019/8/52019/8/5第5.3Excel2003电子表格处理基础第2页共45页2019/8/55.3.1Excel2003概述5.3.2工作表的建立、编辑和格式化5.3.3数据的图表化5.3.4数据管理和分析5.3.5工作表的打印本章主要内容本章重点：工作表的建立、编辑和格式化，图表制作，数据管理和分析第3页共45页2019/8/52019/8/55.3.1电子表格概述Office家族成员之一——电子表格软件表格标题数据文字数值自动填充公式函数图表图形对象数据清单排序筛选分类汇总公式自动处理图表直观显示数据管理功能1、Excel2003的功能、保存、启动与退出第4页共45页2019/8/52019/8/5编辑栏列号名字框行号当前单元格工作表标签工作表区域工作簿655363256Sheet1!B32、Excel2003的工作窗口第5页共45页2019/8/52019/8/5显示和选定单元格、图表项、绘图对象等取消操作确定操作“编辑公式”状态EnterTabEsc或或编辑输入区第6页共45页2019/8/52019/8/5工作簿是计算和存储数据的文件，其扩展名.xls。新建的第一个工作薄的默认名：book1.xls。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。工作簿工作表■一个工作表最多有65536行、256列。■行号：1~65536列标：A~AA~IV■工作表由工作表标签区别，如sheet1、sheet2、Sheet33、电子表格的基本概念第7页共45页2019/8/52019/8/5工作表中行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。单元格的地址表示形式：列标+行号如：A5、D8为了区分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作表名称，如Sheet1!B3单元格单元格区域单元格区域的表示方法为:左上角单元格地址：右下角单元格地址。如：b3:c6第8页共45页2019/8/52019/8/51、工作表的建立（输入＋计算）⑴输入数据直接输入快速输入数据利用填充柄自动填充数据从外部导入数据⑵计算数据“记忆式输入”“选择列表输入”5.3.2工作表的建立、编辑和格式化第9页共45页2019/8/52019/8/5单击单元格，从键盘直接输入数据。输入结束后按ENTER键、Tab键或√确认输入，按Esc或×取消输入。用户使用Excel时，可以输入两种类型的数据：常数和公式。常数可以是字符、数字、日期和时间。公式是基于用户输入的值来进行计算的。（1）输入数值型数据在MicrosoftExcel中，数值数据允许包括以下一些字符：0123456789+（），/﹩%.Ee。输入数值数据应注意以下几点：直接输入第10页共45页2019/8/52019/8/5①负数的输入可以用“”开始，也可用（）的形式，如（50）表示50；②分数的输入为了与日期相区别，应先输入“0”和空格，如输入01/2可得1/2;③当输入的数据（整数）长度超过单元格的列宽或超过11位时，数据将以科学记数形式表示。（7.89E+08）；当科学计数形式仍然超过单元格列宽时，屏幕上会出现“###”，此时只要加大单元格列宽即可。④单元格数字设定为两位小数，若输入3位小数，则末位进行四舍五入。(小数点位数的更改:格式/单元格/数值)注意：Excel计算时，将以输入的数值，而不是以显示的数值为准。⑤数据右对齐。第11页共45页2019/8/52019/8/5（2）输入日期和时间数据输入日期采用的形式：“年-月-日”或者“年/月/日”输入时间采用的形式：时：分：秒(pm/am)如要输入当天的日期，按“Ctrl”+“；”键；如要输入当前的时间，按“Ctrl”+shift+“；”键。数据右对齐第12页共45页2019/8/52019/8/5（3）输入字符型数据文本数据可以由字母、数字、汉字、或其它字符组成，在单元格中显示时一律左对齐。注：①对于全部由数字组成的文本数据，输入时可以在数字前加一英文单引号（‘）。一般不建议这样做。应该：选中行或列→“单元格”→“数字”→“文本”，然后“确定”。②若要输入“=”字符，也要先输入单引号，否则会当作输入公式处理。③如果输入的文字长度超出单元格宽度，若右边单元格无内容，则扩展到右边列，否则截断显示。返回第13页共45页2019/8/52019/8/5快速输入数据“记忆式”输入“选择列表”输入（仅对文本数据有效）“选择列表”命令，或者按“Alt+↓”键返回记忆式输入：是指当输入的字与一列中已输入的内容相匹配时，系统将自动填写其他字符。选择列表输入：Excel自动将本列已输入的内容形成列表，供用户选择输入。第14页共45页2019/8/52019/8/5a.自动填充已定义的序列Excel2003预先设置了“一、二、…”、“星期日、星期一、…”、“一月、二月、…、十二月”、“甲、乙、丙、丁、…”等中英文数据序列，将这些序列填充到工作表的操作步骤如下：(工具/选项/自定义序列)①将序列中的第一个数据输入活动单元格；②在活动单元格右下角总有一个小方块，称“填充柄”。把鼠标指针移到填充柄上，此时，鼠标指针将由空心十字光标变为实心十字光标；③按下鼠标左键，将鼠标拖动至结束的单元格。这时，在起始至结束的单元格内自动填充了数据序列。利用填充柄自动填充数据第15页共45页2019/8/52019/8/5b.填充尚未定义但有明显变化规律的序列Ⅰ：自动填充相同的值。如：1,1,1……、团员,团员,团员……。把数字输入第一个活动单元格/拖动“填充柄”到所需位置。注：若要输入一部分为字符，一部分为数字的序列，如class1,class2,class3……：直接拖动填充柄，字符数据复制，数字自动增1class1、class1、class1：按ctrl键拖动进行复制。第16页共45页2019/8/52019/8/5Ⅱ：若需输入等比等差，如：2,4,6,8…、2,4,8,16…这些有规律的数据，也可采取自动填充功能，操作步骤如下：方法一：①选定2个单元格作为初始区域，输入序列的前面两个数据；②选择这两个单元格；③用鼠标左键按住第二个单元格的右下角的填充柄,拖动鼠标到结束的单元格。编辑/填充/序列方法二：按住鼠标右键拖动，到达目的地之后松开鼠标，这时会弹出一个快捷菜单，在菜单中选择等比数列还是等差数列。第17页共45页2019/8/52019/8/5c.填充尚未定义又无明显变化规律的序列若要输入a,b,c,d……这样得序列，这时需要通过自定义序列来做：①工具/选项/自定义序列②在输入序列里输入a,b,c,d……③拖动填充柄第18页共45页2019/8/52019/8/5d.用预置小数位数（或尾0）的方法输入数字工具/选项/编辑/选择小数点的位数位数0,则设置的是小数点的位数位数=0，不变位数0，则设置尾数为0的个数第19页共45页2019/8/52019/8/5e.同时在多个连续或不连续单元格中输入相同数据①选择需要输入数据的单元格。选择的单元格可以是连续的，也可以是不连续的；②键入数据；③按Ctrl+Enter键，完成操作。第20页共45页2019/8/52019/8/5自动填充小结：（1）若起始数据为日期型，则填充的效果是日期按天数递增或递减，如2009-9-14、2009-9-15、2009-9-16……；（2）若起始数据为时间型，则填充的效果是单元格的时间型数据按小时数递增或递减，如3:34、4:34、5:34……；（3）若起始数据为已定义的“自定义序列”中的数据，则填充的效果是按自定义的特殊序列中的顺序循环填入（有关“自定义序列”后叙）；（4）若起始数据为含有阿拉伯数字的字符型数据，则填充的效果是字符复制，而其中的数字递增或递减，如第1名、第2名、第3名……；如abc1、abc2、abc3……；再如2df9、2df10、2df11……（注：若含有几个被分开的数字，则最右边的数字发生递增或递减）；（5）若起始数据为数值型、逻辑型或其它不含有数字的字符型数据，则填充的效果是复制起始单元格的数据；返回第21页共45页2019/8/52019/8/5从外部导入数据选择“数据｜获取外部数据”命令，可导入其他数据库（如Access、FoxPro、Lotus123等）产生的文件和文本文件。在数据输入过程中，有可能会输入无效数据，因此通常在输入前选择“数据｜有效性”命令。返回第22页共45页2019/8/52019/8/5计算数据P150（1）公式Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式必须以等号“=”开始Excel中的运算符：运算符运算功能优先级()括号1-负号2%算术运算符3^4*与/5+与-6&文本运算符7=、、、=、=、关系运算符8第23页共45页2019/8/52019/8/5引用运算符含义示例：区域运算符：包括两个引用在内的所有单元格的引用SUM(A1:A10)，联合操作符：对多个引用合并为一个引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用SUM（C2：E10B4：D6）引用运算符：引用运算符可以将单元格区域合并起来进行计算四类运算符的优先级从高到低依次为：“引用运算符”、“算术运算符”、“文本运算符”、“关系运算符”，当优先级相同时，自左向右进行计算。第24页共45页2019/8/52019/8/5例：有“学生成绩表.xls”,请计算每位学生的总分）自动求和第25页共45页2019/8/52019/8/5（2）函数是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式及其他函数。多个参数之间用“，”分隔。函数输入有两种方法：直接输入法和插入函数法（更为常用）第26页共45页2019/8/52019/8/5相对引用。当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化，它是Excel默认的引用方式，如：B1。如：学生成绩表中公式从G3复制到G4中，列号未变，行数加1，所以公式也就从“=D3+E3+F3”变成“=D4+E4+F4”。绝对引用。指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。设置时只需在行号和列号前加“$”符号，如$B$1。混合引用。指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用，如$B1或B$1。$B1是列不变，行变化；B$1是列变化，行不变。（3）公式和函数中单元格的引用第27页共45页2019/8/52019/8/5(4)几种常用的函数①求和函数sum()格式：sum(单元格区域)功能：对指定的单元格或区域进行求和例：求每个学生的总分输入：=sum(e2:g2)或者=sum(e2,f2,g2)②求平均值average()格式：average(单元格区域)功能：对指定的单元格或区域进行求平均值例：求每个学生的平均分输入：=average(e2:g2)第28页共45页2019/8/52019/8/5③最大值max()和最小值格式：max(单元格区域)min(单元格区域)功能：对指定的单元格或区域求最大值和最小值例：求每门课程的最高分和最低分输入：=max(e2:e8)=min(e2:e8)第29页共45页2019/8/52019/8/5④条件函数if()格式：if(logical,value_if_true,value_if_false)功能：执行真假值判断，根据对指定条件进行逻辑评价的真假而返回不同的结果。说明：logical:代表逻辑判断表达式value_if_true:表示当判断条件为逻辑“真”时的显示内容，如果忽略返回“true”value_if_false:表示当判断条件为逻辑“假”时的显示内容，如果忽略返回“false”例：查看学生是否每科都及格,都及格的学生打上“√”输入：=IF(AND(e2=60,f2=60,g2=60),√,)第30页共45页2019/8/52019/8/5⑤条件求和函数sumif()格式：su