第四章-电子文件管理

梁绍红0571-85115901电子文件管理•第一节电子文件概述–电子文件的概念–构成电子文件的要素–电子文件的特点–电子文件的种类一、电子文件的概念•随着信息技术的不断发展，尤其是办公自动化的日益普及，计算机辅助设计和辅助制造在科研、工业领域运用不断成熟，企业资源规划系统在大型企业中纷纷上马，电子商务、电子政务等电子化业务的广泛开展，电子文件数量激增，运用范围扩大，在社会各领域发挥越来越大的作用。什么是电子文件？•电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。•这个概念揭示了电子文件必须满足两个基本条件：第一，电子文件也是文件的一种类型，应当具有文件的各种属性，这是它与其他类型数字信息的基本区别。第二，电子文件是由计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，计算机是电子文件形成、管理的基础，这是它与其它数字信息的共同点。因此可以说，电子文件是“文件”与“数字信息”两个概念的交集。二、构成电子文件的要素•电子文件由内容信息、背景信息和结构信息三大基本要素构成。•把握电子文件的构成要素对于理解和管理电子文件十分重要。–内容信息是电子文件的核心要素。–背景信息和结构信息则是保证电子文件内容信息真实、可靠与可用的重要条件。内容信息•内容信息是指文件中所表达的对象，包含了表达作者意图的信息，包括文件形成者形成的文字、数字、图像、声音等。通常人们阅读及利用的主要针对电子文件的内容信息，因此它是构成电子文件最基本的要素。背景信息•背景信息是有关文件及形成、维护文件管理背景的描述信息。比如反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息、收文与发文机构的沿革和职能描述、文件保管系统的功能要求和系统环境信息等。结构信息•结构信息是指文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式。前者如电子文件内容信息是存储在光盘、磁盘还是磁带上；后者如文字段落安排、格式以及载体附件等方面的信息。三、电子文件的特点•与传统的各种形态的文件、档案相比，电子文件呈现了不同的特点。全面了解和把握电子文件的特点是科学管理电子文件的前提，其主要特点包括：（一）信息的非人工识读性及系统依赖性•纸质文件等传统文件可以在各种书写载体上直接记录各种信息和阅读、理解它的意思而不需要借助于任何中介。而电子文件则不然，它由人无法直接视读和理解、经过复杂编码的“比特”组成，需要通过计算机特定的程序解码才能识读，因此说它具有非人工识读性。•由于电子文件的形成、处理、归档、保存等全部管理活动需要借助计算机系统才能实现。当生成一份文件的软、硬件环境更新换代或改变时，电子文件可能出现打不开、不可读等问题，因此它对系统具有依赖性。（二）信息与载体的可分离性•电子文件的信息不再具有物理意义上的固定实体状态，不再具有固定的物理位置，而可以在不同的载体上同时存在或相互转化，可以根据需要随时改变或扩展、缩小存储空间。信息与特定载体的可分离性，还可以使电子文件以全文形式存在的“文件形态”与其中以逻辑关系连接的“信息要素”之间发生分离。（三）信息的流动性与不稳定性•计算机空间是一个虚拟的集成空间，而数字信息可以在计算机空间流动。只要有适当的存取技术，任何人在任何地方都可以存取计算机空间的信息，而不必知道该信息的收藏地点，电子文件的存放位置可以与它们的使用毫无关系。•电子文件的不稳定性主要表现在它容易被修改、丢失或毁坏。纸质文件的文本是固定的，如文本页码、格式、装订发生了变动，我们可以识别。但是电子文件信息则很容易被不留痕迹地处理，因此判断电子文件信息的完整性是电子文件管理的一大挑战。此外，电子文件存储介质的物理寿命有限、信息技术的淘汰与更新等均对电子文件稳定性造成了巨大的冲击。（四）信息存取的不可靠性•电子文件的生成、流转与利用都会受到硬件、软件与网络等构成的技术系统与数字环境的制约，这使得电子文件数字信息难以维持长久可靠的存取。导致这个现象的主要原因在于电子文件载体寿命的有限以及计算机技术的淘汰。–首先，就载体寿命而言，常用的电子文件存储载体包括磁带、磁盘、光盘等，相对于纸质文件载体，它们对环境要求较高且寿命较短。同时这些存储载体对自然灾害、病毒入侵、硬盘故障、误操作等造成的危害抵御能力较弱，因此极易丢失电子文件的数据信息。–其次，就技术淘汰而言，电子文件依赖的计算机软、硬件及信息处理方式大约2-5年就要更新换代。当设备不能读出这些信息时，存储媒体就会淘汰，旧格式与新格式，旧标准与新标准就不配套，这就导致了许多电子文件信息无法读出。•因此，从根本上来说，电子文件信息无法像纸质文件一样长久可靠的存储和读取，需要通过不断迁移等方式来保证它的可利用。四、电子文件的种类•根据不同的分类标准，电子文件可以划分为不同的类别。•（一）按文件信息格式划分•1.文本文件指由文字处理软件生成的，用字、词、数字或符号表达的文件。文本文件可以分为纯文本格式（如TXT文件）、格式化文本（RTF文件）、页面描述格式（如PDF文件）和结构信息格式（如SGML文件）。•2.数据文件指以数据库形式存在的具有文件属性的记录，因此也称为数据库电子文件。数据库文件存在着不同的格式，一般说来它们之间需要通过转换程序才能进行信息交换。数据库生成主要有两种方式，一是人工输入数据，二是使用输入设备如条形码扫描器等。此外，通过使用软件包可以将已有的数据自动生成新的数据库。•3.图形文件是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图表表示的图形等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的如设计模型、图画等即为图形文件。图形文件由代表绘图坐标的矢量和一些参数组成，可以使用特殊的代码或纯文本文件的代码存储，以便在不同软件包之间进行信息交换。•4.图像文件是指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种画面、用数码相机拍摄的照片等，纸质文件与缩微胶片也可以通过数字扫描转换成数字图形文件，格式有JPEG、TIFF等。•5.音频文件是指使用音频设备录入或用编曲软件生成的文件，通用格式有WAV、MP3等。音频文件可以分为声音文件、音乐文件和语音文件三种，其中声音文件是通过声音录入设备录制的原始声音，直接记录了真实的二进制采样数据；音乐文件是一种音乐演奏指令序列；语音文件指计算机对人的声音进行识别后，再将人的声音变成“0”、“1”的数码进行传输或存储。•6.视频文件是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影片、动画片，格式有MPEG、AVI等。视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像，一般说来数字视频要求较大的存储空间，其分辨率与存储空间成正比，因此一般使用光盘或磁盘存储。•7.命令文件是指处理各种事务、用计算机语言编写的程序，因此命令文件也称作计算机程序（文件）。它的形成一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，通过相应的编译程序编译后执行。其中“源程序”是纯文本文件，由特定的计算机指令序列构成，它能表明版权的归属，对于软件开发者来说具有重要的保存价值。（二）按文件的功能划分•1.主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。对于纸质文件而言，任何一份文件都是主文件，它反映作者意图和表达内容。而对于电子文件则不然，电子文件生成、流转与保存需要依赖于一定的软硬件环境，那些作为读取和处理电子文件的文件就不是主文件，而是支持性、辅助性、工具性文件。•2.支持性文件是指生成和运行主文件的软件，如字处理软件、表格处理软件、数据库软件、图形软件等。•3.辅助性、工具性文件是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。如计算机程序类文件往往附带若干辅助设计文件、图形文件；数据库往往附带辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。•主文件、支持性文件、辅助性、工具性文件三者相辅相成：没有主文件，支持性、辅助性、工具性文件就不能行使文件的功能；反过来，没有支持性、辅助性、工具性文件，主文件可能无法形成、运行与利用。•（三）按文件的生成方式划分•1.数字化文件是指通过将纸质文件或其他载体文件重新录入而形成的转换文件。比如档案馆对纸质文件、缩微胶片通过扫描设备将原文转化成数字图像文件，或经过光学字符识别软件（OCR）形成文本文件。•2.原始数字文件是指计算机系统中直接形成的原始文件。随着办公自动化、计算机辅助设计、电子出版技术的广泛运用，越来越多的原始数字文件在各行各业中形成，这些数字文件的信息输入方式包括键盘录入、语音录入、光笔录入、传感设备自动采集等。•（四）按电子文件组成方式划分•1.简单文件指仅由一种信息格式组成的文件。在数据结构中，每个记录之间都没有逻辑关系，如一封简单的信函。•2.复合文件是指含有多个独立数字流和索引信息的文件。如一封信上具有数字签名，或一个公文上具有图形标识，均属于复合文件。•3.复杂文件是指含有多种数据类型，并有多个对象链接与嵌入服务器操作的文件。复杂文件含有除文本以外的对象，该对象的文件链接到某些独立的计算机文件上，而这些计算机文件是分别被维护与更新的，如多媒体文件、超媒体文件均属于复杂文件。第二节电子文件管理概述•电子文件管理原则•电子文件管理模式一、电子文件管理原则•电子文件的管理与传统文件有很大的不同，如何有效地管理电子文件成为人们面临的一大挑战。把握电子文件管理原则是选择合理的管理方案和技术、有效实施电子文件管理活动的前提，电子文件管理应当遵循以下原则：（一）全程管理原则•根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行连贯、一致的管理。–首先，电子文件的全程管理是一种全面的管理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标、程序、技术方法体系。–其次，电子文件的全程管理是一种系统的管理，建立在“大文件”的概念基础之上，注重文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应。–最后，电子文件的全程管理是一种过程管理，是通过过程控制实现结果控制。由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此应对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略，采取更优化的管理技术和方法。•电子文件全程管理的原则应该体现在电子文件管理体制与模式的确定、管理制度的内容设计和执行、管理系统的设计和运行等方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。（二）前端控制原则•前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。•在已经建立了电子文件管理系统的地区和机构，电子文件是在系统中生成和运转的，电子文件管理过程的前端就延伸到了系统设计阶段，前端控制的形式也部分转移到系统功能的设计之中，即尽可能把文件生命周期各个阶段的管理要求设计在系统之中，以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。•前端控制是实现电子文件全程管理的重要保障，是全面、系统、优化思想的集中体现。这一原则在纸质及其他载体文件、档案管理中是有效的，在电子文件管理中更是至关重要。前端控制的必要性主要体现在两个方面：–第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。由于电子文件具有易流失、易更改等特性，文件内容乃至文件本身容易出现差错，其中很多差错及其造成的后果是不可挽回的，即使有可能恢复也往往需要付出很高的代价。针对电子文件的特点，防止失误、控制差错的最佳时机应放在所有可能出现失误和差错的环节之前。把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程，可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏。–第二，前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟，而应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件档案管理进行业务流程重构，而前端控制是新构建的业务流程的重要特点，为实现上述目