第四章中文电子表格软件Excel

167第四章ExcelXP中文电子表格软件ExcelXP是基于WindowsXP环境下的电予表格软件，它继承了Windows的图形用户界面，具有操作方便、数据处理和数据分析等一系列优点。本章以ExcelXP为蓝本，兼顾其他Excel版本，介绍ExcelXP的各种功能及操作方法。表格是人类处理数据的一种有力工具，利用计算机去处理表格能成倍提高工作效率。用计算机处理表格的软件称电子表格处理软件。ExcelXP的核心功能是电子表格处理，同时兼顾统计计算、图表处理、数据分析等功能。电子表格是对纸面表格的模拟，可以打开本地机、内部局域网或因特网上的电子表格文件。自动完成表格中的统计及计算，并且当表格中的数据有所变化时，它可以自动重新计算结果。4.1ExcelXP中文版环境介绍4.1.1ExcelXP的启动与退出1．启动ExcelXP有三种方式启动ExcelXP1从OfficeXP快捷工具栏上启动ExcelXP在Office快捷工具栏上选中ExcelXP按钮，双击它，即可启动ExcelXP。2从“开始”按钮处启动ExcelXP单击Windows桌面左下角的“开始”按钮，打开“开始”菜单,单击“程序”“MicrosoftExcelXP”项，即可启动ExcelXP。3利用桌面上的快捷图标启动ExcelXP若在桌面上设置了ExcelXP快捷图标，指向该图标双击，即可启动ExcelXP。上述三种启动方式之一都可进入ExcelXP工作窗口，如图4.1所示图4.1ExcelXP的工作窗口2．退出退出ExcelXP工作窗口的方法也很多，主要有：1双击ExcelXP工作窗口左上角的标题栏最左端控制菜单按钮。1682选择“文件”菜单中的“退出”命令。3单击窗口标题栏最右端上的“关闭”按钮。4按Alt+F4快捷键。在退出ExcelXP时，如果工作表还未存盘，系统会提示是否将编辑的工作簿文件存盘。4.1.2ExcelXP的窗口在启动ExcelXP之后，屏幕上出现工作窗口。几乎所有ExcelXP命令操作都在工作窗口中完成。在进行各种命令操作之前，必须对ExcelXP窗口有所了解。ExcelXP窗口的主要组成有：标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、工作簿窗口(滚动条)与编辑栏等6个部分组成。其中前4个部分与Word窗口中相应的部分相似，后2个部分则相当于Word窗口中的文本区。如图4.1所示1．标题栏标题栏位于窗口最上方，它包含程序名“MicrosoftExcelXP“和工作簿文件名，Bookl。2．菜单栏菜单栏位于标题栏的下方。它是ExcelXP中工作所需要的全部命令集合。部分命令后跟省略号(…)。当执行这些命令时将出现对话框，供户选择或键入执行命令所需的参数。3．工具栏工具栏在菜单栏下面。一些操作频繁的命令除了上述菜单栏中给出外，为方便操作还在工具栏中以工具按钮形式给出(它包括常用工具栏、格式工具栏、图表工具栏等)。它们都是通过鼠标指向单击使用。通常在安装后第一次启动时只显示常用工具栏与格式工具栏，用户可以通过“视图”菜单中的“工具栏”命令或快捷菜单隐藏它们中的一栏或两栏，以扩大工作簿窗口，需要时再重新显示。另外，用户还可以通过“工具栏”快捷菜单中的“自定义”命令，增加、删除或重新排列工具栏中的按钮。1常用工具栏：包含一些常用命令，如打开文件、保存文件等。2格式工具栏：包含可快速修改文本外观的按钮，如B按钮用来将一般显示的文本改为用粗体(Boldstyle)显示。4．状态栏状态栏位于窗口的底部，显示当前工作区的状态、当前选择的菜单命令提示等。状态栏要不要在屏幕上显示可以由用户选择。若暂时不想显示状态栏，可执行“视图”菜单中的“状态栏”命令将它隐藏起来；再次执行该命令又可使它重新显示。5．工作簿窗口工作簿窗口是ExcelXP的主要工作区，在性质上属于文档窗口。ExcelXP允许同时打开多个工作簿(各占用一个窗口)，每一工作簿下最多不能超过255张表。在图4.1的ExcelXP窗口中只打开一个工作簿窗口。工作簿窗口中的工作表区：1工作表标签：位于工作簿窗口底行中部。图4.1只显示出3张工作表的标签，依次为Sheetl、Sheet2、Sheet3。加亮的标签指出了当前的工作表(如图4.1为Sheetl)。新建的工作簿一般包含16张工作表，但用户可按需增减，最多达255张工作表。标签左方设有标签滚动钮，可使桌面上的标签左右滚动显示。2工作表工作区：工作区(workspace)统指位于编辑栏与标签栏之间的区域，表格的编辑主要在这一区域内完成。区内又包括行头、列头和单元格。加亮的单元格表示当前的活169动单元格，图4.1中的活动单元格为A1，它处于A列与1行的交叉点上。对于较大的工作表，可利用工作区右下方的两个滚动条显示被遮盖的单元格的内容。在行头与列头的交会处还有一个“全选钮”，单击全选钮选中当前工作表的所有单元格。6．编辑栏编辑栏位于工具栏的下方，自左至右依次由名字框、工具钮和编辑框三部分组成，当某个单元格被激活时，其单元格的地址(例如A1)即在名字框出现。此后用户键入的数据，将在该单元格与编辑框中同时出现。“√”为确认按钮，用于确认输入单元格的内容；“X”为取消按钮，用于取消本次键入的内容；“fx”为粘贴函数按钮，仅在向单元格输入公式和函数时使用。4.1.3工作簿、工作表和单元格工作簿、工作表和单元格是ExcelXP的三个重要概念。工作簿是计算和储存数据的文件，一个工作簿中可以包含若干张有内在关联的工作表构成。由于ExcelXP中的工作簿是以文件形式存放在磁盘上的，而工作表又存放于工作簿中，所以保存文件实际上就是保存了工作簿和工作表。其扩展名为.XLS。1．工作簿、工作表ExcelXP首次启动后进入工作簿窗口，默认情况下ExcelXPXP的一个工作簿中有3个工作表名，位于工作簿窗口底行中部。如图4.1显示出3张工作表的标签，依次为Sheetl、Sheet2、Sheet3。这三张空白的表叫“工作表”，一个工作簿可以包含多个工作表，这样可使一个文件中包含多种类型的相关信息，用户可以将若干个相关工作表组成一个工作簿，操作时不必打开多个文件，而直接在同一文件的不同工作表中方便地切换。默认当前工作表为Sheetl，用户可以用这个空白的工作表建立自己的工作表，也可根据实际情况可以增减工作表和选择工作表。2．单元格、区域单元格是组成工作表的最小单位。ExcelXP的每个工作表中的每一行、列交叉处即为一个单元格，每个工作表中可以最多包含65536行和256列(1600多万个单元格。)，每个单元格可输入少于32000个字符。每个单元格用它所在的列号和行号来引用，在工作簿窗口左边的“1”、“2”……是行号，上边的“A”、“B”……是列号。同直角坐标系一样，通过行号与列号标识了单元格位置。如D1，表示位于第D列、第1行的单元格；C5表示位于第C列、第5行的单元格。仅靠字母表中的26个字母无法表达出256列。在Z列之后，ExcelXP规定使用两个字母表示列，即用AA，AB．…AZ，BA，BB．…IV来表示。因此，最后一个单元格的为IV65536。当单击哪个单元格时，这个单元格变为一个粗轮廓线高亮度显示出来，则这个单元格叫做“当前单元格”或“活动单元格”。这个单元格的列和行号被显示在“名称框”中。一个区域的概念，区域是连续的单元格，用单元格左上角：右下角表示，“：”为区域运算符。如A2：A9表示起于A2止于A9的八个单元格。这样的连续8个单元格称为一个区域。4.2建立工作表ExcelXP首次启动后进入工作簿窗口，默认情况下ExcelXP的空白工作簿名为BOOK1，用户可选择Sheetl、Sheet2、Sheet3工作表的标签之一(三张空白的“工作表”)建立自已的工作表。工作表的命名操作是指向工作表标签右击，在快捷菜单中选择“重命名”，输入170新的工作表名后，在工作表标签之外的空白处单击即可。工作簿文件是在存盘时提示你输入工作簿文件名。其扩展名为.XLS。4.2.1数据输入单元格的选取是单元格操作中的常用操作之一，它包括单个单元格选取、多个连续单元格选取和多个不连续单元格选取。1．选取单个单元格单个单元格的选取即指向单元格单击可激活该单元格。除了用鼠标、键盘上的上、下、左、右“编辑”键外，使用“编辑”菜单中的“定位”命令，在对话框中输入单元格地址(如D10)，也可选取单个单元格。2．选取多个连续单元格用鼠标拖曳可使多个连续单元格被选取；或者用鼠标单击要选区域的左上角单元格，按住Shift键再用鼠标单击右下角单元格；还可以单击工作簿窗口左边的“1”、“2”……行号，或上边的“A”、“B”……列号。选取一行或某一列中的所有单元格；单击工作表左上角行列交叉的按钮来选中整个工作表。3．选取多个不连续单元格先选择一个区域或一个单元格，再按住Ctrl键不放，然后选择其他区域或一个单元格。在工作表中单击任意一个单元格即可清除单元格区域的选取。4．数据的输入在工作表中用户可以输入两种数据——常量和公式。当激活某个单元格后，可以从键盘直接输入；当激活某个单元格后，先输入一个“=”等号再输入公式，是用这个公式计算的结果填入该单元格；也可以自动输入，通过设置还可以在输入时检查其正确性。输入结束后按回车键、Tab键、四个箭头“编辑”键或用鼠标单击编辑栏的“√”按钮均可确认输入。按Esc键或单击编辑栏的“X”按钮可取消输入。常量数据类型分为文本型、数值型和日期时间型。1文本输入ExcelXP文本包括汉字、英文字母、数字、空格及其他键盘能键入的符号。文本输入默认为左对齐。有些数字如电话号码、邮政编码常常当作字符处理。此时只需在输入数字前加上一个单引号，ExcelXP将把它当作字符沿单元格左对齐。当输入的文字长度超出单元格宽度时，如右边单元格无内容，则扩展到右边列；否则将截断显示。2数值输入数值除了数字(0¬9)组成的字符串外，还包括+、一、E、e、$、/、％以及小数点“．“和千分位符号“，”等特殊字符(如$8,321)。另外还可使用分数输入，如223／5，在整数和分数之间应有一个空格，当分数小于1时，要写成03／5，不写0会被ExcelXP识别为日期3月5日。字符“￥”和“$”放在数字前会被解释为货币单位，如￥1.8。数值型数据在单元格中输入默认值为右对齐。ExcelXP数值输入与数值显示未必相同，当输入的数据太长时，ExcelXP会自动以科学计数法表示。如输入123000000000，ExcelXP表示为1.23E+11，E代表科学计数法，其前面为基数，后面为10的幂数。又如单元格数字格式设置为带两位小数，此时输入三位小数，则末位将171进行四舍五入处理。因为ExcelXPXP的数字精度为15位，当数字长度超过15位时，系统会将多余的数字位不进行四舍五入处理，而是直接去掉。如输入1234567890123456时，在计算中以123456789012345参加计算。3日期时间数据输入ExcelXP内置了一些日期时间的格式，当输入数据与这些格式相匹配时，ExcelXP可直接识别。ExcelXPXP采用四位表示年份，其常见日期时间格式为“mm／dd／yy”、“dd-mm-yy”、“hh:mm”。4数据自动输入如果输入有规律的数据，可用ExcelXP的数据自动输入功能，它可以方便快捷地输入等差、等比数列，填充预定义的数据序列。(1)自动填充先在预定的单元格中填入初值项，再用鼠标指向初始值所在单元格的右下角。鼠标指针变为实心黑十字(此黑十字所在的点即为填充柄)，按住左键拖动，使之通过要填充的所有单元格，然后松开左键，这时拖动所经过的所有单元格都被初值项填充了。另外与上述操作方法相同，只是按住Ctrl键后再拖动，这时拖动所经过的所有单元格都被初值项连续自加“1”所填充了。(2)等差、等比数列等，数据序列的填充。在ExcelXP中，可以通过把活动单元格中的数值递增到使用填充柄拖曳过的区域中建立序列。例如，可以将系列1、2、3延长到4、5、6…建立序列的方法：a选定序列初始内容的单元格