R盛房地产蚌埠分公司招标与合同管理实施细则

R盛房地产发展股份有限公司蚌埠分公司文件R盛发展蚌分[2005]第号签发人：关于实施《招标、采购及合同管理实施细则》的通知各部门、所有员工：为切实保证企业利益，保证R盛房地产发展股份有限公司蚌埠分公司招标、采购工作的顺利进行，依据公司下发的相关采购制度，结合蚌埠分公司实际情况，特制定本实施细则，以确定蚌埠分公司的招标与采购流程，明确各部门各岗位在采购工作中的职责和权利，使蚌埠分公司的招标、采购工作得以高效进行，以更好的服务于工程建设。现将本实施细则下发至各相关部门，请相关部门所有员工认真学习，特别是相关责任人，按照细则的具体要求，切实履行职责，完成工作任务。附六个工作流程。中国管理资讯网本细则自下发之日起正式实行。特此通知！此文件拟稿：杨芳打字：杨芳审核：高德斌呈：蚌埠分公司经理、副经理发：蚌埠分公司各部门（共打印十份，存档一份）招标、采购及合同管理实施细则第一部分总则1、目的及意义为确保企业利益，保证R盛房地产发展股份有限公司蚌埠分公司招标、采购工作的顺利进行，依据公司下发的相关采购制度，结合蚌埠分公司实际情况，特制定本实施细则，以确定蚌埠分公司的招标与采购流程，明确各部门各岗位在采购工作中的职责和权利，使蚌埠分公司的招标、采购工作得以高效进行。2、名词解释“公司”指R盛房地产发展股份有限公司“分公司”指R盛房地产发展股份有限公司蚌埠分公司以下所述各部门及岗位如无特别说明均为蚌埠分公司各部门及岗位。3、适用范围本细则适用于蚌埠分公司。4、在公司下发的采购相关制度里已明确到分公司责任部门的工作流程本细则不再阐述，以公司下发的制度里规定的为准；本细则如有与公司下发采购制度冲突的地方以公司下发的采购制度为准。5、本实施细则包括总则、工作分类、工作流程、奖惩办法及附则共五个部分组成。第二部分工作分类根据分公司日常采购工作事务的性质不同做如下分类（见附表）：采购相关工作招标、采购分类合同管理类计划相关资料报审类采购、招标类年度招标计划月度招标计划月度材料采购计划单项招标/采购计划工程部实施类采购部实施类合同的办理合同备案招标确定的A、B类合同招标确定的C类合同直接采购确定的C类合同总计划表、拟分包工程清单特定招标主持人实施类第三部分工作流程一、计划及相关资料报审类（详见附件一）二、采购/招标的实施（详见附件二）三、直接采购（详见附件三）四、认质认价（详见附件四）五、合同的办理（详见附件五）六、合同的备案（详见附件六）第四部分奖罚细则为了保证本办法的落实，做到有功必奖，有过必罚。自本流程下发之日起，开始实施。一、奖励措施：根据公司下发的【2005】79号文件《工程项目合同管理办法》有关50条—52条规定进行奖励。二、处罚措施1、违反程序违反上述办理流程情节较轻者将对责任人在分公司内部进行通报批评，如对公司造成损失，将对相关责任人及分公司经理进行处罚，特别是“先施工后签定合同”，每份合同处罚分公司经理200元，相关负责人100元，其他违反程序的情况执行公司下发的供应商及施工单位考核与评价【2005】79号文件《工程项目合同管理办法》有关规定。2、违反时限违反上述办理流程者将对责任人进行通报批评，如对公司造成损失另按公司制度进行处罚。第五部分附则1、本《流程》由分公司采购部起草、修订并监督执行，当分公司已下发的制度或办法涉及此内容的，依据本《流程》规定执行。2、本《流程》范围内所有合同对外保密，任何部门或个人不得泄密，否则根据罚则规定给予处罚。3、公司采购部随时对各分公司合同管理情况进行随机抽查。4、本《流程》的执行涉及到采购部、工程部、财务部等，各涉及部门都应按照本《流程》执行。5、本《流程》的最终解释权归属分公司采购部。6、本《流程》直下发之日起生效，与公司下发的制度同等效力。7、本《流程》从下发之日起开始执行，如有修改意见，请按附表二进行申报。附表二R盛房地产发展股份有限公司蚌埠分公司招标、采购、合同管理流程修订申请提请人/部门提请日期情况说明：经办人：年月日分公司部门负责人意见签字：年月日分公司副总经理意见签字：年月日分公司总经理意见签字：年月日计划相关资料报审类1、目的为规范分公司在计划相关资料报审工作中的做法，特制订本工作流程，加强工作计划性，优化工作流程，简化审批手续。提高工作效率，明确各相关部门在此工作中的职责。2、适用范围总计划表、拟分包工程清单、年度招标采购计划、月度招标计划、月度材料采购计划、单项招标/采购计划。3、术语和定义“总计划表”作为项目工程的材料（设备）需求进度总表，在项目开工前应编制完毕，并作为分公司进行采购行为的参考依据，内容包括：甲供、甲指、甲方认质认价。“拟分包工程清单”分公司在上报施工总承包招标方案时，需报审该工程的甲方直接分包工程清单。4、职责4.1工程部上报的资料应包括在项目开工前的材料（设备）需求总计划表、甲方拟分包工程清单。原则上各项材料（设备）及分包工程的采购时间应予以明确，但考虑到施工现场管理的变数过多，允许出现时间不明确的，但时间不明确的材料（设备）采购、分包工程的实际需求时间由工程部提前向采购部发出请购单。4.2采购部对工程部报送的年度招标计划、月度招标计划、月度材料采购计划、单项招标/采购计划进行审核，并报分公司相关部门审批，经分公司总经理签字后上报总公司采购部备案。4.3工程部应及时核对并确认所报的年度招标计划、月度招标计划、月度材料采购计划、单项招标/采购计划是否符合材料（设备）需求总表，是否满足工程需要（数量、质量、时间等等），招标、采购物资/服务是否均在计划内。4.4分公司生产副总对采购部的年度招标计划、月度招标计划、月度材料采购计划、单项招标/采购计划进行审核，对产品/服务的质量标准是否符合工程需要，实施招标、采购的时间是否满足工程进度进行审核。4.5分公司总经理对此工作负全面的领导责任。5、工作程序5．1工程部须提前60天上报月采购计划，招标计划须提前90天以上上报（以上日期不包括施工图设计周期、编制预算周期、特定材料的生产及制作周期，如铝合金门窗、防盗门、电梯、箱变等，具体填报表格见附表一、附表二、附表三）；5．2采购部接到工程部报送的采购/招标计划后于2日内审核完毕并继续上报审核；5．3工程部4小时内核对完毕；5．3分公司生产副总接到采购部计划后4小时内审核完成；5．4分公司总经理接到采购部计划后4小时内审核完成；5．5分公司采购部将审核完毕的采购/招标计划于2小时内上报至总公司采购部备案；分公司工程部按规定提前将采购/招标需求计划报于采购部；分公司采购部于每月6日前上报月采购计划报至总公司采购部，年度需求计划应于每年12月25日前上报。分公司工程部分公司采购部分公司财务部分公司生产副总经理分公司总经理总公司编制采购/招标计划表进行审核办理上报手续审核审核进行下个环节审核附表一：年度招标、采购计划表编号：工程名称:年月日序号工程名称规模质量标准（合格/优良）拟招标起止日期计划工期拟定招标主持人开工日期竣工日期工程类序号材料、设备名称规格性能参数数量拟招标起止日期计划进场时间拟定招标主持人材料类注：1、如果表格不够时，可以续表。2、拟招标起止时间及拟定招标主持人由分公司采购部填写，其于由分公司工程填写。分公司工程部经理：分公司采购部经理：分公司主管副总经理：分公司总经理：附表二：公司采购部年度招标、采购计划年月日序号标的名称规格型号性能（技术）要求数量计划实施时间历行时间采购方式□战略性采购□集中采购□战略性采购□集中采购□战略性采购□集中采购□战略性采购□集中采购□战略性采购□集中采购□战略性采购□集中采购□战略性采购□集中采购备注：此计划只含战略性采购和集中采购计划。计划人：采购部经理：公司主管领导：公司总经理：附表三：月份材料（设备）采购计划表编号：工程名称:年月日序号材料（设备）名称规格型号性能（技术）要求数量计划进场时间其它说明情况注：此表一式三份，一份报公司采购部备案，一份上交分公司材料采购领导小组组长，一份留分公司采购部。计划人：分公司采购部经理：分公司工程部经理：分公司材料（设备）采购领导小组组长：采购/招标的实施1、目的为规范分公司在招标/采购工作中的做法，特制订本工作流程，加强工作计划性，优化工作流程，简化审批手续。提高工作效率，明确各相关部门在此工作中的职责。2、适用范围所有的工程招标、采购和材料（设备）招标、采购工作。3、术语及定义4、职责4.1工程部将需要招标的工程项目或材料采购需求计划提前交给采购部，工程类须有施工图纸(含相关技术要求)、详细预算、计划进场及竣工时间等；材料类需有技术规格、型号、计划使用时间等；4.2采购部根据工程部/项目部报请的招标、采购需求计划编制招标、采购活动请示，并提名招标主持人。报分公司总经理审批；4.3分公司总经理审核招标、采购的必要性，并授权招标主持人；4.4招标主持人根据分公司总经理的批示，开始准备招标工作。编制招标方案，并负责招标方案的各级报审；4.5分公司生产副总对招标方案的可行性进行审核；4.6分公司总经理对招标方案进行审核。分公司权限范围内的招标，由分公司总经理直接返回到采购部；分公司权限外的招标经分公司总经理审核合格后报送总公司审批；4.7分公司采购部在收到经审核合格的招标方案后，开始实施或参与招标工作；4.8采购部根据招标结果编写定标报告，并组织定标报告的审核工作；4.9分公司生产副总负责审核定标报告的真实性；4.10分公司总经理审核定标报告。分公司权限内的招标工作，由分公司总经理审核完成后直接返回分公司采购部；分公司权限外的招标工作，由分公司总经理审核完毕后报送总公司审批；4.11采购部待定标报告经过各级评审无异议后，开始组织合同的签订工作。5、工作流程5.1工程部提前90天以上将需要招标的工程项目或材料计划提交采购部；5．2采购部7天内根据工程部/项目部报请的招标、采购需求计划编制招标、采购活动请示，并提名招标主持人。报分公司总经理审批完毕；5．3、分公司总经理2日内明确招标、采购的必要性，并授权采购部经理为招标主持人；5．4、采购部或招标主持人根据分公司总经理的批示，开始准备招标工作。10日内编制完成招标方案，并负责招标方案的各级报审；5.5、生产副总4小时内完成对招标方案的审批；5、6总经理在4小时内完成对招标方案的审批；5.7、分公司采购部或招标主持人在收到经终审合格的招标方案后，开始实施招标工作；5.8、定标后采购部根据招标结果3日内编写定标报告，并组织定标报告的审核工作；5.9、分公司生产副总4小时内对审核定标报告的真实性审核完毕5.10、分公司总经理4小时内审核定标报告。5.11采购部待定标报告经过各级评审无异议后，开始组织合同的签订工作。分公司工程部分公司采购部分公司财务部分公司生产副总经理分公司总经理总公司权限内权限内权限外权限外确定招标方案上报招标计划实施招标报送总公司审批确定招标主持人办理招标审批编写定标报告办理合同签订手续报送总公司审批审核审核直接采购1、目的为规范分公司在采购工作中的做法，特制订本工作流程，加强工作计划性，优化工作流程，简化审批手续。提高工作效率，明确各相关部门在此工作中的职责。2、适用范围所有的工程采购和材料（设备）采购工作。3、术语及定义4、职责4.1、工程部将需要招标的工程项目或材料采购需求计划提前交给采购部，工程类须有施工图纸(相关技术要求)、详细预算、计划进场及竣工时间等；材料类需有技术规格、型号、计划使用时间等；4.2、采购部审核后并负责报审至生产副总；4.3、采购部根据需求计划编制材料采购计划单；4.4、根据计划单采购部寻找合适的供应商，进行寻价、比价、考察、洽谈工作；、生产副总负责审核采购部汇报的结果；4.6、总经理对结果全面审核；4.7、采购部根据审核后的结果组织签定合同事宜。4.8、采购部根据合同办理付款、催货、验货、退货等事项。5、工作程序5.1、工程部将需要采购的工程项目或材料采购需求计划提前60天交给采购部；5.2、采购部根据需求计划3日内