行政人事部运作手册（DOC89页）

行政人事部运作手册行政人事部部门职能说明书行政关系：行政人事部是以总经理为首的公司领导班子行使管理公司权力的行政部门，成为公司经营管理和行政管理的中枢和指挥中心。部门工作向总经理负责，部分工作同时向公司负责，与公司其它部门属平衡协作关系。中心任务：根据总经理对行政和人力资源工作的目标需要，对公司行政事务进行管理，协助做好公司的行政后勤保障工作。对公司人力资源进行管理与开发，促进公司经营管理目标的实现。工作职责：1、保持与公司管理公司及上级部门的工作联系正常，畅通，上传下达；2、起草以公司或总经理名义发文的稿件，以公司名义向外发文；3、保管并使用公司公章，公司各类文件的管理；4、公司文件交换，登记，传阅；5、办公设备的调配及办公用品的管理；6、代表公司参加有关的会议及公关活动，作好公司接待安排工作；7、协助公司办理所需的各类证照；8、做好公司各类会议的记录工作；9、在公司为了精简机构，裁减人员的情况下，协助公司各大部门作好文件处理工作；10、为公司各部订购各类业务报章杂志并回收发放；11、编排组织并落实公司值班经理制度及考核各部门经理的考勤；12、督办安排员工假期及各部门经理的绩效考核；13、根据国家劳动法和人事管理政策，相关的法律法规，结合公司实际制定并执行人事劳动管理的各项制度，包括人事管理，调配，劳动合同，劳动工资，员工福利，劳动规章，劳动奖惩，人事档案管理制度，以科学的有效的进行人事管理，并使公司各级管理有章可循，有法可依。14、通过招聘录用选拔调配调整流动考核等手段，为公司各部门输送高素质的合格员工，以保证公司营业之需要。15、代表公司与所属员工签定劳动合同，解释劳动政策，办理和跟进员工的各种保险，社会福利；根据公司领导班子指示代表公司处理员工与公司的合同纠纷和雇佣矛盾。16、搞好员工的后勤保障工作，合理分配和管理好宿舍更衣室等后勤设施设备，组织和丰富公司员工的业余生活。17、根据公司经营管理方面的问题，针对实际工作出现的问题和员工的实际需求，制定实施和监督公司的近，中，长期培训计划，使公司对员工的培训成为层次化，系列化，标准化，现代化的科学培训体系。18、通过改变和有效的组织员工队伍结构，在人事管理中谋求人与事的科学的结合，及协作配合。19、完成领导班子交代的其他工作任务。工作权限：1、对公司的经营、运作方面发展向总经理有建议权。2、对公司各部门的人事行政制度实施有监督检查权。3、对公司各部门的培训工作开展与实施有监督指导权。4、依据总经理指示对各级员工有调查考核的权力。5、对选聘员工有初步决策权。（依据用人标准）6、对员工的住宿安排有分配权。部门责任：1、对因制度建立不完善不合适而造成无章可循、有失公平或自相矛盾负责。2、对因人力资源调查分析失误而导致人力成本增加或延误工作开展负责。3、对因招聘把关不严格造成工作效率降低、成本增加负责。4、对因员工食堂管理不善造成不卫生或浪费资源方面负责。5、对因培训工作不到位，导致工作效率低或造成损失负责。6、对因宿舍管理不合理，导致安全不够或设备损失、资源浪费负责。7、对未能完成年度工作计划、未能完成总经理安排的工作负责，对计划或任务的完成时间严重滞后工或造成代价过高负责。工作关系：1、直接对总经理汇报工作或接受指示。2、同公司各部门为提供服务的协作关系。3、同公司行政人事部为接收指导监控的关系。4、同各级员工有监控与培训关系。考评与奖罚：由总经理对本部门直接进行监控与奖罚。部门岗位设置：行政人事部工作政策及程序名称：年度人力资源计划申报编号:HR-PP001目的：人力资源计划有整体性和连续性。政策/程序：一、每年12月份，由行政人事部组织各部门对下一年度的公司年度人力资源计划进行提案，汇总提交公司决策层审议通过。二、人力资源计划应有连续性，并与相关人员进行有效沟通。三、年度人力资源计划应包括以下几个部分：1、制定职务编制计划：根据企业发展规划，结合职务分析报告的内容，来制定职务编制计划。职务编制计划阐诉了企业的组织结构、职务设置、职务描述和职务资格等内容。2、制定人员配置计划：阐诉企业每个职务的人员数量、人员的职务变动、职务人员的空缺数量等。3、预测人员需求：阐明需求的职务名称、人员数量、希望到岗时间等。4、确定人员供给计划：主要阐诉人员的供给方式、人员内部流动政策、人员外部流动政策、人员获取途径和获取实施计划等。5、制定培训计划：培训计划中包括了培训政策、培训需求、培训内容、培训形式、培训考核等。6、制定人力资源管理政策调整计划：明确人力资源政策的调整原因、调整步骤和调整范围等。其中包括招聘政策、绩效考评政策、薪酬与福利政策、激励政策、职业生涯规划政策、员工管理政策等。7、编写行政人事部费用预算：主要包括招聘费用、培训费用、福利费用等。8、关键任务的风险分析及对策。行政人事部工作政策及程序名称：人员定编及申请编号:HR-PP002目的：保证经营需要的情况下，作好人力成本控制。政策/程序：1、部门经理根据该部门的工作性质、工作任务、工作量及行规来确定（修改）每年各部门\分部预算所需要的人数，以及薪金调整预算建议方案，制定预算方案考虑来年的推广活动，提高效益的措施及人员流动情况预测；2、行政人事部根据当地劳动力素质、整个公司的经营、管理模式来考虑部门所提建议的合理与否，并给予修改意见；3、部门、行政人事部共同磋商，制定出方案报总经理审批，一经批准，不得擅自增加，除特殊情况外，不考虑部门提出增加员工数目的要求；4、人力编制及工资方案如获批准，生效期为来年1月1日实施。行政人事部按人力编制及各部门营业效益情况，分析职位空缺的急切与否，进行人力补充或招聘。5、每年十月底之前，各部门需提交其属下各分部来年的人员编制预算，经部门负责人签名后送行政人事部审核。6、行政人事部负责人对各部门的人力预算申请逐一进行分析，审核其部门排班单及实际运作情况，整理出公司来年整体人力编制及薪金预算方案（包括各职级的工资标准及年度调薪），于十一月前上交总经理审批。7、经总经理确认签批后，人力预算编制正式生效。由行政人事部将批准的人力预算送回各部门跟办，全公司的人力预算存档。8、增减员工人数的要求。1）人力预算一经批准后，各部门/分部不得擅自增加人数。2）若因经营情况所需，部门\分部必须增加人数的，由部门主管以书面形式申请报行政人事部复核，由总经理确认签批。3）行政人事部将总经理批准的人力预算送回有关部门跟办，原件存档，同时修改该部门的组织架构图。4）需要压缩编制的，部门和行政人事部有权做出建议，呈总经理批准。执行程序同上。行政人事部工作政策及程序名称：人事审批制度编号:HR-PP003目的：创建良好的留人育人环境，使公司对人才的选拔、任用、晋升等工作有章可循，达到人才使用管理规范化。政策/程序：政策：一、选人用人的基本原则人才是公司赖以生存和发展的基础，为谋得合格人才充实公司各岗位，确保人尽其才、才尽其用，在人才挑选、任用、晋升方面必须坚持以下原则：1、招聘人才，坚持“公开招聘，择优选用”原则，并严格遵守关于亲属回避的规定。2、对人才的任用，坚持“任人唯贤”，要从个人特长、能力、品行表现等因素考察，把合适的人才安排到合适的岗位上，实现公司人才效用最大化。3、坚持“晋升凭业绩，业绩看数据”的晋升原则，为各类人才提供一个公平、公正的发展环境，构筑公司凝聚优秀人才的高地。二、公司人才识别、评价和任用体系1、建立德能矩阵系统（附矩阵图）人才识别评价体系高2培养指导1重用、晋升品德3淘汰4监督慎用低能力高评估要素内容所有人员品德可信度有高度的自律意识，坦诚务实，能自动自发、不折不扣地执行，主动性强。忠诚度有高昂的工作热情，任劳任怨，高度认同本企业文化。任何时候都能自觉维护公司的品牌形象。职业操守敬业乐业，胸襟宽广，积极乐观，言行一致，表里如一。维护公司和集体利益，不计个人得失。责任感敢于承担责任，困难面前不退缩。荣誉感有高度的集体荣誉感，顾全大局，总是正面鼓励团队成员。能力执行力普通员工和基层管理人员中层管理人员能用最有效的方法，以合乎甚至超过作业标准的方式，来完成上级委派的各种任务。执行过程无差错或差错率极低。依据公司总目标制定部门工作计划和目标，采取有效措施，配置合适的资源，指导和帮助下属及时出色完成任务。创新力在服务工作中善于总结，勤于积累，摸索出有效提高工作效率和改善服务质量的新方式，对改进工作提出可行的合理化建议。有效的部门业务组合和工作流程再造，对公司业务管理创新有贡献。学习力乐于学习并善于学习，认知理解工作标准、工作规范，并能体现于良好的业务执行和对客服务中。知识更新速度快，领悟力强；善于体察组织成员的心理和行为变化并作出反应；能准确分析反映客情的报表、记录并采取积极对策。应变力对工作中可能出现的各种情况具有预见性，遇到突发情况判断准确，应变力强，有效化解各种问题。对组织内发生的事件能准确判断，作出迅捷正确的反应，使情况向积极方向转变。沟通力了解客人心理，善用好的交流方法获取客人对工作的理解、支持；能积极处理部门之间交叉问题，使业务工作顺利开展。有一定的人际交往能力和协同工作能力，善于同各级各类人员进行有效的工作交流，建立彼此信任的工作关系，使部门工作顺利开展并得到相关部门支持配合。2、针对不同类型的人才采取不同的任用措施，实现对人力资源的高度开发和有效管理。（1）对第一区域德才兼备的优秀人才，公司将予重用，并优先考虑晋升。（2）对第二区域有德低能者，要积极培养，不断提高其工作技能，以尽快适应岗位要求。（3）对第三区域有能无德者，要慎而用之，辅以思想教育，细心考察员工的德行改变情况。（4）对第四区域无德无能者，要当机立断淘汰出局。3、对人才识别和测评工作实行动态管理。运用有效的考察和测评手段，每季度进行人才测评，使员工明了公司竞争择优的用人导向，促进员工努力学习，奋发进取，全面提升个人素质，最终造就一支朝气蓬勃、奋发有为的人才队伍。4、将人才评价结果和激励措施有机结合起来，形成优秀人才有成就感，平庸人才有压力感，不合格人才有危机感的工作气氛。三、人事划分1、根据公司的管理架构，按职级将各级各类人员划分成以下三个级别：中层管理者：指各部副主管级及以上人员。基层管理者：指各部门班组领班级人员。普通员工：指从事于一线生产或在职能部门从事基础行政工作的人员。2、公司的主要人事权力有推荐权、考核权、审批权等。3、为保证公司人事审批权限得到正常高效地使用，由公司行政人事部牵头、各业务部门中层管理者共同组成“人事考核委员会”，专项负责对员工的绩效评估、晋升、降职等的推荐、审核工作。4、公司各级各类人员的人事权限界定和划分见附表。四、制度的修订和解释1、公司可根据客观环境的发展变化不断补充完善或修订本制度。2、本制度由公司行政人事部负责解释。程序：公司各级各类人员的人事审批须遵循以下程序：1、普通员工的聘用、岗位变动、职务升降由相关部门中层管理者提出申请，报行政人事部组织考核，最后由拟聘用的部门主管和行政人事部主管共同审定执行。2、基层管理人员的任免，由相关部门中层管理者提出评估意见和任免申请，报行政人事部，经“人事考核委员会”考察评审，最后由总经理签发任免决定。3、中层管理者的聘用与任免由行政人事部考核评估后，由总经理复试审批，报行政人事部备案。4、人事审批权限表权限范围行权人主要权力职级范围推荐考核审批聘用普通员工人事主管使用部门主管行政人事主管使用部门主管行政人事部主管领班人事主管使用部门主管行政人事主管总经理主管人事主管行政人事部主管总经理总经理降免和晋升普通员工使用部门主管使用部门主管行政人事部主管领班使用部门主管行政人事主管总经理主管行政人事主管行政人事部主管人事考核委员会总经理行政人事部工作政策及程序名称：招聘申请编号:HR-PP004目的：有效控制人力，避免造成人力资源的浪费。政策/程序：1、在编制预算以内，部门因正常流动而要求人员补充的，由部门提出进人进度与要求。2、部门若不填写《招聘人员申请表》，行政人事部将按常规进度进行招聘或从控制人力成本的角度限制人员的引进。3、部门根据本部人