运用工程项目管理的实践经验(1)

运用工程项目管理的实践经验ProjectAIMSLimited黃得承行政總裁【目標】本文的目標是要爲讀者就以下問題提供一些較深入的瞭解︰1.何謂建設項目信息管理；2.推廣過程中會遇到的挑戰；3.在實施階段會遇到的挑戰；4.應付這些挑戰的措施和方法。1.何謂建設項目信息管理由於一般的工程建設規模大、牽涉面廣、協作關係複雜，使得工程建設管理工作涉及大量的信息。項目管理人員每天都要處理成千上萬的數據。而這樣大的數據量單靠常規的人手操作處理是很難準確、及時地對其進行收集、處理、儲存和傳遞。因此，建立以計算機爲核心的建設項目管理信息系統是十分必要的。所謂建設項目信息管理，其主要目的是爲了實現建設項目信息的全面管理、系統管理、規範管理和科學管理，從而爲項目管理人員進行建設項目的進度控制、質量控制、投資控制及合同管理等提供可靠的信息支持。建設項目管理事實上是一連串好象永無休止而又複雜的決策過程。項目管理人員必須及時獲得足夠和準備的信息作出正確的決策，並要將這些結果信息及時及準確地傳送到其它需要的人或單位。因此我們所指的建設項目信息管理應包含「內向性」(inward-facing)和「外向性」(outward-facing)兩種解法。即一方面能提供企業內部管理控制使用外，亦能照顧部份信息要與其它單位共享和工作流的數據傳遞。當我們向很多企業人員推廣項目管理軟件時，發現不少人仍以爲項目管理軟件就等同於一些單純用來安排進度和編制網絡計劃的通用軟件。根據世界具權威性的美國項目管理協會(PMI)所作出的定義，項目管理應包括圖一所示的9種管理功能。圖一當然不同的企業應按本身獨特的需要而列出要推行信息化的優先次序。在目前建造業競爭激烈的環境下，企業一般都注意成本、進度和質量三大目標的控制和管理。而當中又以成本控制最爲受企業領導的關注和重視，亦較願意投放資源在這方面的信息化工作。2.運用信息管理的目標社會已普遍承認信息化是世界性的大趨勢。很多政府官員、學者、專家、企業領導已不斷講述信息化所帶來的好處，包括：(a)提高施工過程的生産力；(b)改善施工的成本效益；(c)提高工程品質；(d)促進工程參與之間的緊密合作；(e)提高企業的競爭力。相信讀者已聽過或閱讀過不少有關上述信息化優點的資料，本人不打算在這裏再詳細解釋。3.推廣信息化的挑戰項目參與者的需求和期望范圍管理時間管理成本管理質量管理人力資源管理溝通管理風險管理合同採購管理項目目標ProjectAIMS工具和技術項目集成管理若我們回顧歷史，建設行業在很久以前一直占科技的領導地位，萬里長城和金字塔等的偉大建築，便是最好的例子。但在工業革命後，很多人才流向其它行業。建設行業在高新科技的發展已漸漸失去領導地位。縱觀其它主要行業，如金融、航運、製造、快餐、電子業等，建造業的表現往往強差人意。曾經參與過工程項目的人，相信都常常遇到工期延誤及成本超支的經驗。往往項目規模越大，問題就越嚴重。根據美國經濟人「Economist」雜誌在1999年發表的報導，每年在美國因管理效率低，錯誤和延誤所造成的損失，竟然達2000億美元之巨，占美國整個建築業年總產值近30%。在現實情況，建設行業普遍運用信息化只局限於輔助繪畫圖則、會計財務、文字處理等方面。縱使有部份建設企業已投資大量金錢在計算機硬件和建立企業內部聯網系統，但大部份的軟件方案都只是零散和單獨運作，很少是能達到企業級的管理信息系統要求。以下是導致建設行業運用信息技術一直落後的宏觀負面因素：3.1.各自爲政，缺乏標準建設項目信息來自工程業主、設計單位、施工承包單位、材料供應單位及監理組織內部各部門；來自可行性研究、設計、施工招標、施工及保修等各個階段中的各個環節及至各個專業。長久以來，行業內各單位因競爭劇烈、利益衝突等原因而形成各自爲政，往往給信息的收集工作造成很大困難。要推動不同的項目參與者採納通用的信息化工具更是難上加難。舉個現實的例子，若一個施工單位的業務來自不同業主的項目，有些業主不用電子通訊模式，就算是採用的也分別指定不同的工程管理信息系統來溝通，再加上這些系統間沒有數據域互用性，施工企業便會無所適從。因此，業界都普遍存在觀望的態度，恐怕投資錯誤。因爲這問題的形成是相當複雜，所以要解決絕對不容易，亦不是個別機構或人士可以改變現狀。要推動建設行業信息化，首要是政府有關部門和主要的建設單位負起領導的角色。若有他們行動上和財政上的支持，推廣起來便可事半功倍。其次是及早制訂一套共享數據標準，用以有效促進數據通訊與再用，從而達致信息互用及劃一的交換模式。具體而言，應編制一套對整個行業有利的數據域，並爲每個數據域訂立建設行業數據標準。3.2.缺乏有利的法律及商業環境項目管理人員可能關注到法律、合約及行政等問題。如使用電子檔案，許多項目參與者通常認爲是非正式的文件，並要求附加打印本，但此舉反而使工作量增加。此外，目前仍普遍認爲電子文件的保安仍存在風險，例如挪用或更改電子文件的風險。除上述問題外，其它技術性問題，如頻寬不足、規範不全等也令業界對項目管理信息化的投資卻步。政府有關方面必需在技術、電子文件的真確性、電子文件的可追溯性及接納電子文件作爲正式紀錄的法律效力等問題上，以適當的方式及適當的科技，儘快營造出有利的法律及商業環境。3.3.無形的經濟效益比有形的大建設項目管理信息系統的開發涉及面廣、工作量大，需要消耗大量的人、財、物和時間。企業管理層在進行經濟比較時，往往只考慮有形的效果，如節省人力、財力等。原因是他們只認識到信息系統能輔助工作和在某程度上能用作管理支持。在很多情況下，因計算出來的有形投資回報未如理想而將信息化計劃擱置。事實上，管理層應對信息化所帶來的潛在價值多瞭解和分析。這些無形效益，包括提高工作質量、工作效率、減少施工錯誤、材料損耗等。企業要認識到隨著市場競爭的加劇，信息和信息技術會爲業主、工程設計、施工承包單位等創造越來越多的競爭優勢，使其在競爭中得到生存與發展。3.4.項目管理人員信息技術水平較低在項目管理信息系統的開發和運行過程中，需要解決複雜的管理技術、計算機信息處理及通訊技術、系統運行操作維護等高科技問題。它既涉及到管理學科的問題，又涉及到計算機學科的問題，因此要開發建設項目管理信息系統，就必須有既懂信息科技知識又熟識建設項目管理業務的複合型人才。相信目前這種人才爲數不多，往往需要計算機專業人員和建設項目管理人員緊密配合，互相取長補短才能使系統開發成功。現實情況是要這兩類專才能緊密配合的難度很大，所花的時間亦很長，失敗的例子也屢見不鮮。基於相同原因，市場上亦欠缺質優實用的建設項目管理應用軟件包。以上種種原因都導致領導層對項目管理信息化存有很大懷疑。要克服這個挑戰，可先從培訓下手。首先應對各級領導進行信息系統基本知識的培訓，使他們掌握信息系統開發的基本步驟和一般原則，從而自覺地將信息系統的開發與實際工作緊密結合起來。其次應對項目管理人員進行計算機知識的普及教育，使他們瞭解系統開發各階段的任務和調查分析的方法與技術，從而能與計算機專業人員進行密切配合。其次可透過委託開發、合作開發或全套引進等方式，聘請類似本公司的專業解決方案供貨商，因爲我們已建立一支強而有力的複合型專業技術隊伍，擁有豐富實際工作經驗、熟知建設項目管理業務、還熟悉計算機硬件和軟件知識的人才。4.實施信息化的挑戰以上所提的都是影響企業決定是否建立項目管理信息系統前的負面因素。幸好地有些企業(目前只占行業的很少部份)當考慮這些因素後仍會同意實行信息化項目管理的計劃。但根據經驗所得，在企業推行信息化這改革旅途上，將會遇到很多不同的阻障，最終也未能獲得預期的成果。以下是導致企業實行項目管理信息化失敗的原因：4.1.缺乏目標一般信息化失敗的第一個主要原因，就是缺乏目標，有些客戶打算購買信息化軟件,根本不太清楚本身的需要，或者只是拿信息化作宣傳點綴。所以在提供解決方案前，我們通常要求客戶填寫一份標準格式的企業需求分析(CorporateNeedsAnalysis)或項目需求分析(ProjectNeedsAnalysis)。如果客戶不太瞭解本身需要的話，我們會協助她們去分析和提供專業意見。有些客戶覺得很麻煩，但我們會解釋給她們明白這份需求分析的重要性。通過填寫這分析，可令客戶更認真去列出對信息系統的要求，和優先次序。例如我們的客戶之中，香港地下鐵路的首要目標是在設計階段的文檔圖紙管理，太古地産的首要目標是在施工階段監督成本和合同管理；恒基地産的首要目標是要獲得實時的項目財務報告；大昌行工程的目標是要將項目管理軟件和集團的甲骨文(Oracle)財務軟件相連接。因爲這些公司有著明確的目標，成功的機會當然大增。4.2.期望太高跟上一點相反，不是沒有目標，而是目標太高或太多，以爲計算機産生的‘經營模式’可以代替人去做決策，也許甚至可以運行企業的大部份工作。正確的做法是系統設計應儘量簡單，只要能達到既定的目的，産生所需要的結果即可。應該避免那種華而不實，盲目追求高水平的作法。此外，要注意處理好人-機分工的問題，那種認爲一切由計算機包打天下的想法是不正確的。有些環節恰當地使用人工管理往往取得更佳的效果。若是期望太高，到建設信息系統期間才發覺不是當初想象的，便産生失望和挫折感，系統建設便很大機會失敗。4.3.高層人士不投入第三個導致失敗的理由是；雖然有了目標，卻得不到高層的投入。我所指的投入，一定不能是表面上的敷衍，必須證實他們確實是名副其實地對已提出的計劃，真的有效貫徹感興趣。否則在資源不足，準備不好的情況下，差不多已注定要失敗。只有領導的真正重視和參加，才能保證系統開發和實行工作的順利進行。剛才所提到的四家公司，她們的高層領導都對信息化積極支持，在不同的工作會議上，都能百忙中抽時間出席。在實踐時遇到人手不足或要購買額外設備，都會表現關心和作出適當的安排。4.4.沒有建立掌舵組幾乎所有的項目管理信息系統都應該有一個掌舵小組來指導日復一日的基本工作，掌舵組的角色是要爲項目提供高水平的監督，以保證工作向著正確的目標而熱火朝天地進行。在系統建設期間，我們的專業顧問需要經常和掌舵組開會，大部份是每星期一次，確保全部問題獲得適當處理。我們通常建議客戶一個掌舵組中大約有５或６人就足夠了。掌舵組的成員包括資深管理者，用戶組代表，技術專家和項目經理等。我認爲掌舵組最大的好處發揮團隊合作精神，産生一股凝聚力，令項目成功機會大大提高。4.5.培訓不足企業的經營管理是以人爲本的，員工的觀念和素質，直接影響著管理模式的採用。信息系統更是如此，如果不經過長期耐心的培訓，員工的計算器應用水平就很難提高，對很多新的觀念就不可能接受。很多系統，軟件開發得很好，可就是用不起來，原因就是軟件開發商和企業對這方面沒有充分認識。要熟練使用項目管理包，確實需要花些時間。所需時間根據個人的不同情況和經歷不同。對於那些目前不使用計算器和商業軟件的人來說，會有一個非常明顯的學習曲線。根據我們經驗，培訓班和操作手冊雖然重要，但最關鍵是用戶的觀念。有些客戶對我們反映，在現時大企業裁員的陰影下，員工已很少堅持抗拒改變的態度。反過來，很多員工願意學習多點計算器的操作，藉此個人增值。有一點要注意的是學習不是一次“事件”而是一個“過程”。最有效的培訓方式，是由“先教出教練”(TraintheTrainerfirst)，之後由客戶自己的教練按不同用戶需要提供培訓。也是我們大部分客戶採用的模式，效果相當不錯。4.6.不改革舊的管理模式項目管理和企業的運營，需要設計、技術、施工、設備、物資、運營、財務、市場等部門的密切配合，然而由於部門的堡壘，往往使信息難於順暢流動。在這樣的管理模式下，建立信息系統，成功的可能性很小。推動信息化，是要觸動既得利益的，是要觸動權力的，因此說它是一場革命。如果沒有這種思想準備，推動信息化是很難的。正所謂：“輸進去的是垃圾，輸出來的也是垃圾”。如果不重視基礎工作，很難發揮計算機系統的有效作用。爲此，必須逐步實現管理工作的程序化、日常業務的標準化、報表文件的統一化、數據資料的完整化和代碼化。5.總結本文提出了很多在推廣和實行建設項目信息管