项目运作一般流程4(1)

项目运作一般流程（4）四、收尾阶段1范围确认1.1范围确认范围确认又叫移交或验收。项目或项目阶段结束时，项目班子在将项目最终应交付成果交给使用者或接受者之前，接受方面要对已经完成的工作成果重新进行审查，查核项目计划规定范围内的各项工作或活动是否已经完成，应交付成果是否令人满意。如果项目提前结束，则应查明有哪些工作已经完成，完成到了什么程度，并将核查结果记录在案，形成文件。1.2范围确认的依据1）工作成果，即项目计划实施后的结果；2）成果文档。进行项目范围确认时，项目班子必须向接受方出示说明项目（或项目阶段）成果的文档，如项目计划、技术要求说明书、技术文件、图纸等，供其审查。1.3范围确认的方法范围确认的方法是观测的方法。为了核实项目或项目阶段是否已按规定完成，需要进行必要的测量、考察和试验等活动。1.4范围确认的结果项目范围确认完成后，参加项目范围确认的项目班子和接受方人员应在事先准备好的文件上签字，表示接受方已正式认可并验收全部或阶段性成果。一般情况下，这种认可和验收可以附有条件。如软件开发项目的移交和验收时，可规定以后发现软件有问题时仍然可以找该软件项目开发人员解决。参考文献吴之明、卢有杰编著，《项目管理引论》，清华大学出版社，2000年2月。2质量验收2.1质量验收的含义项目质量验收是依据质量计划中的范围划分、指标要求和采购合同中的质量条款，遵循相关的质量检验评定标准，对项目的质量进行质量认可评定和办理验收交接手续的过程。质量验收是控制项目最终质量的重要手段，也是项目验收的重要内容。2.2质量验收的范围、标准与依据质量验收的范围包括：1)项目规划阶段的质量验收：主要检验设计文件的质量，同时项目的全部质量标准及验收依据也是在规划设计阶段完成，因此，规划阶段的质量验收也是对质量验收评定标准与依据的合理性、完备性和可操作性的检验。2)项目实施阶段的质量验收：项目实施阶段是项目质量产生的全部过程。实施阶段的质量验收要根据范围规划、工作分解和质量规划对每一个工序进行单个的评定和验收，然后根据各单个工序质量验收结果(如可以把单项工序的质量等级分成不合格，合格，良好，优等四级)进行汇总统计，形成上级工序的质量结果(合格率或优良率)，以此类推，最终形成全部项目的质量验收结果。3)质量验收的标准与依据是：4)在项目概念阶段，必须在平衡项目进度、造价与质量三者之间制约关系的基础上对项目的质量目标与要求作出总体性、原则性的规定和决策。5)在项目规划阶段，必须根据概念阶段决策的质量目标进行分解，在相应的设计文件是指出达到质量目标的途径和方法，同时指明项目竣工验收时质量验收评定的范围、标准与依据，质量事故的处理程序和奖惩措施等。6)在项目实施阶段，质量控制关健是过程控制，质量保证与控制的过程就是根据项目规划阶段规定的质量验收范围和评定标准、依据，在下一个工序开始之前，对每一个刚完成的工序进行及时的质量检验和记录，并分发给质量保证体系中的所有单位。7)在项目收尾阶段，质量验收的过程就是对项目实施过程中产生的每个工序的实体质量结果进行汇总、统计、澄清，得出项目的最终的、整体的质量结果。亦即，项目概念阶段的质量目标决策，是项目规划设计阶段质量验收范围与标准设计的依据和前提；项目规划阶段给出的质量验收范围与适用标准是项目实施阶段每个工序实体质量控制和评定的依据；项目实施阶段的单个工序的质量验收结果是项目收尾阶段项目质量最终验收评定的依据；2.3质量验收的结果质量验收的结果是产生质量验收评定报告和项目技术资料。项目最终质量报告的质量等级一般分合格和优良两级，凡不合格的项目不予验收。项目每一个工序的质量检验评定报告经汇总成相应的技术资料，是项目资料的重要组成内容。3费用决算与审计3.1费用决算决算是以实物量和货币为单位，综合反映项目实际投入和投资效益、核定交付使用财产和固定资产价值的文件。费用决算是指项目从筹建开始到项目结束交付使用为止的全部费用的确定。要编好项目决算，首先要编好结算，结算是决算的主要资料来源。1）决算的依据项目决算依据主要是合同、合同的变更。2）决算的内容项目决算的内容包括项目生命周期各个阶段支付的全部费用。3）决算的结果决算的结果形成项目决算书，经项目各参与方共同签字后作为项目验收的核心文件。决算书由两部分组成：文字说明和决算报表。l文字说明。主要包括工程概况、设计概算、实施计划和执行情况、各项技术经济指标的完成情况，项目的成本和投资效益分析、项目实施过程中的主要经验、存在的问题、解决意见等。l决算报表。分大中型项目和小型项目两种。大中型项目的决算表包括：竣工项目概况表、财务决算表、交付使用财产总表、交付使用财产明细表；小型项目决算表按上述内容并简化为小型项目决算总表和交付使用财产明细表。3.2费用审计费用审计可贯穿在项目的全过程中。包括项目前期的审计、实施过程中的审计、项目结束审计。1）项目计划时期的费用审计主要进行成本估算和成本计划的审计。主要内容有：审查成本估算采用了哪种方法；成本计划采用了什么方法，是粗线条还是细线条，能否满足控制成本的要求；不可预见费用的数量是否合理等等。审计的依据：成本估计、成本预算。审计的结果：形成审计报告。2）项目实施过程中的费用审计l成本报告的审计。包括审核成本报告的内容是否全面，报告格式是否规范；核查报告与实际发生成本的吻合情况；结合进度报告和质量报告判断成本报告的真实性。审计的依据：成本报告、进度报告、质量报告。审计的结果：形成审计报告。l实施成本的审计。主要工作有：审查成本的超出和实际支出偏低的情况，查明发生成本与计划成本的偏差幅度及其原因；审查发生的成本是否合理，有无因管理不善造成成本上升和乱摊成本的问题；审查成本控制方法、程序是否有效，是否有严密的规章制度；审查有无擅自改变项目范围；若存在成本失控问题，应查明原因，提出整改建议。审计的依据：成本报告、进度报告、质量报告。审查的结果：形成审计报告。3）项目结束时的费用审计主要进行项目成本审计。做法是：对照项目预算审核实际成本的发生情况，看是超支还是节约。如果超支，要查明是因成本控制不利还是因擅自扩大项目范围或乱摊成本所致；如果节约，则要查明是否缩小了项目范围或降低了实施标准。审计的依据：成本报告、进度报告、质量报告。审查的结果：形成审计报告。参考文献王超主编，《项目决策与管理》，中国对外经济贸易出版社，1999年1月；代凯军编著，《决胜项目管理》，新疆4项目资料与验收4.1项目资料验收项目资料是项目竣工验收和质量保证的重要依据之一，项目资料也是项目交接、维护和后评价的重要原始凭证，在项目验收工作中起着十分重要的作用，因此，项目资料验收是项目竣工验收前提条件，只有项目资料验收合格，才能开始项目竣工验收。4.2项目资料验收的范围与内容项目资料验收的范围与内容：项目概念阶段应验收移交归档的资料，包括但不限于：1)项目初步可行性研究报告及相关附件2)项目详细可行性研究报告及相关附件3)项目方案及论证报告4)项目评估与决策报告a)项目规划阶段应验收移交归档的资料，包括但不限于：5)项目描述资料(范围划分报告，详细设计报告等)6)项目计划资料(完整的项目进度计划，质量计划，费用计划和资源计划)项目实施阶段应验收移交归档的资料，包括但不限于：1)全部项目采购合同的招标书和投标书(含末中标的标书)2)全部合格供应商资料3)全部合同变更文件、现场签证和设计变更等4)项目质量记录、会议记录、备忘录、各类通知等5)项目进展报告6)进度、质量、费用、安全、范围等变更控制申请及签证7)现场环境报告8)质量事故、安全事故调查资料和处理报告9)各种第三方试验、检验证明、报告等项目收尾阶段应验收移交归档的资料，包括但不限于：1)项目竣工图2)项目竣工报告3)项目质量验收报告4)项目后评价资料4.3项目资料验收的依据与程序项目资料验收的依据主要是：1)采购合同中有关资料的条款要求2)国家有关项目资料档案的法规、政策性规定和要求3)国际惯例等项目资料验收的程序：1)项目资料交验方按合同条款有关资料验收的范围及清单进行自检和预验收2)项目资料验收的牵头组织方按合同资料清单或档案法规的要求分项一一进行验收、清点、立卷、归档3)对验收不合格或有缺损的通知相关单位采取措施进行修改或补充4)交接双方对项目资料验收报告进行确认和签证4.4项目资料验收的结果项目资料验收的结果包括：1)项目资料档案2)项目资料验收报告5项目交接与清算5.1项目交接与清算项目交接与项目竣工验收是项目收尾工作中两个不同的概念，也是两个不同的工作过程。所谓竣工验收是基于采购合同的供方与需方而言的，它有以下三层含义：第一，采购合同的供方按合同要求完成了工作内容；第二，合同供方按合同中有关质量、资料等条款要求进行了自检；第三，项目的进度、质量、工期、费用均满足合同的要求。因此，项目竣工是合同责任和义务的收尾与清算过程。项目交接是指全部合同收尾以后，在政府项目监管部门或社会第三方中介组织协助下，项目业主与全部项目参与方之间进行项目所有权移交的过程。项目竣工验收是项目交接的前提；交接是项目收尾的最后工作内容。5.2项目交接的范围与依据对于不同行业、不同类型的项目，国家或相应的行业主管部门出台有项目交接的规程或规范。1)对于个人作为项目业主(如外商投资的项目)的项目交接，由项目合同主供应商与项目业主按合同进行移交。项目交接的范围除全部项目实体成果外，还包括完整的项目资料档案、项目合格证书、项目产权证书等2)对于企(事)业单位作为项目业主的项目交接，由企业的法人代表代表项目业主进行项目交接工作3)对于国家作为项目业主的项目交接，分二个步骤和过程进行：第一步，项目主供应商向项目法人进行项目验收和交接；第二步，由国家有关部委组成验收工作小组，在项目竣工验收后试运行一年左右时间后，进驻项目现场，在全面检查项目的质量、档案、环保、财务、预算、安全及项目实际运行的性能指标、参数等情况之后，进行项目交接手续。交接在项目法人与国家有关部委或国有资产投资授权代表之间进行。5.3项目交接的结果项目移交和接收双方在核查了项目交接的全部范围和内容之后，应履行相关的项目交接手续，形成项目交接报告。5.4项目交接后的回访与保修项目验收、交接后，按采购合同的条款要求和国家有关规定，在预约的期限，由项目经理部组织原项目人员主动对交付使用的竣工项目进行回访，听取项目业主对项目质量、功能的意见和建议。一方面，对于项目运行中出现的质量问题，在项目质量回访报告中进行登记，及时采取措施加以解决；另一方面，对于项目实施过程中采用的新思想、新工艺、新材料、新技术、新设备等，经运行证明其性能和效果达到预期目标的，要予以总结、确认，为进一步完善、推广积累数据，创造条件。回访和维修过程中的所有记录应该作为技术档案进行归档。对于无法协商解决的项目质量及其它问题，提交国家有关仲裁部门负责仲裁。5.5项目清算项目清算是项目收尾的另一种结果和方式。项目交接是正常的项目收尾过程，项目清算是非正常的项目终止过程。项目清算的依据与条件，包括但不限于：1)项目概念阶段决策失误；2)项目规划阶段设计中出现技术方向性错误；3)项目实施过程中出现重大质量事故，项目继续运作的经济或社会价值基础已经不复存在；4)项目虽然顺利进行了交接，但在项目试运行过程中发现项目的技术性能指标或经济效益指标无法达到项目概念设计的项目，项目的经济或社会价值无法实现。5)项目因为资金无法近期到位并且无法确定可能到位的具体期限，出现烂尾项目。项目清算的主体，即项目清算的召集人是项目业主。对于上述任何一种情况下，项目业主都应该拿出壮士断腕的勇气，果断终止项目，对项目进行清算。项目清算是最大程度减少项目业主损失的唯一方法和途径。项目清算和企业清算在依据和程序上都有所不同。企业清算主要以公司法和公司章程为依据；项目清算主要以合同为依据。对于中途清算的项目，项目业主应该依据合同中的有关条款，成立由各项参与方联合参加的项目清算工作小组，依合同条件进行责任确认、损失估算、索赔方案拟定等=事宜的协商，协商成功后形成项目清