铁路建设项目档案(竣工文件资料)的管理与验收

铁路建设项目档案（竣工文件资料）的管理与验收——广铁集团公司档案馆陈志020—61325360，13826262903E-mail：[e-mail]或：[e-mail]讲课提纲一、档案的基本概念二、铁路建设项目档案的地位和作用三、为什么要开展项目档案工作，意义何在？四、铁路建设项目档案的管理工作要求五、国家、原铁道部对重大建设项目档案验收的规定和要求（如何理解和掌握铁路建设项目档案规范性文件）六、关于新形势下合资公司自建档案室的意见七、关于电子、纸质档案“双轨制”及档案信息化问题——谈谈电子、纸质档案的优缺点及广铁集团接收竣工文件电子档案的标准要求需要掌握的几个文件：1、2006年国家档案局和发改委下发《关于印发重大建设项目档案验收办法的通知》(档发〔2006〕2号，也是国验的标准)，包括两个附件：《国家重大建设项目文件要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（DA/T11822-2008）；2、2002年铁道部办公厅下发“关于印发《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》的通知”（办档〔2002〕8号）；3、2011年铁道部下发的《铁路建设项目档案验收办法》（铁档史〔2011〕110号）；4.2007年铁道部建设司《关于发布铁路建设工程监理规范的通知》（铁建设〔2007〕136号）、《铁路建设工程监理规范》（TB10402-2007）；5、2012年铁道部建设司下发《关于发布高速铁路竣工验收办法的通知》（铁建设〔2012〕107号）；6、2008年铁道部建设司下发《关于重新印发铁路建设项目竣工验收交接办法的通知》（铁建设〔2008〕23号）；7.《铁路建设项目档案资料管理规程》（TB10443-2010）；8.《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。第一章、档案的基本概念：1.档案、文件的概念(ArchivesandDocuments)党的十八大和最近刚刚闭幕的“两会”中党和国家领导人再次提出要“依法治国”的要求。《中华人民共和国档案法》于(1987年9月5日)第六届全国人民代表大会常务委员会二十二次会议通过。根据(1996年7月5日)第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正。《中华人民共和国档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”档案定义指明，“档案是人类从事社会实践活动直接形成的历史记录”。而不是事后回忆或杜撰的材料。2.档案的起源：档案的产生必须具备两个基本条件：一是产生文字；二是出现记录文字的载体。我们知道：劳动产生语言，语言先于文字出现，有了语言为文字产生创造条件；有了文字，档案的产生就具备了条件。人类的出现距今约有170多万年，但有记录的历史也就几千年，为什么？因为没有文字的记载。中国最早的甲骨文字，即甲骨档案，大约有3500年，有文字记载的历史约有3500年。我国文字产生经历三个过程：⑴．结绳记事。就是在绳子上打各种各样或大或小的结子，以帮助记忆。⑵.刻契记事。就是在树叶、木、竹、泥板、石头、器具等刻上各种记号。⑶.图画和雕塑记事。图画和雕塑在远古时期主要作为人们记事的工具，后来一部分发展成为现代的绘画和雕塑艺术；另一部分发展为现代的文字。上述三种记事方法已将人类记忆这种不可感的物质搬到大脑之外独立存在了，并有了备忘、信诺和凭证的作用。尽管准确性不足，但已经有了原始记录的信息，因此有人称之为档案的原始形态和档案的萌芽，或者说是档案的前身，但并不是真正意义上的档案。3.档案的本质属性“档案是历史记录”，它“让昨天告诉今天，让今天告诉明天，让明天告诉未来”。档案最重要的是它的本质属性，即：档案具有原始记录性。原始记录性，实际上就是档案的根本特征，是档案的本质属性，因此档案提供的信息，才具有原始性、真实性。⑴．原始性（强调的是档案的唯一性，不可再生性）⑵．真实性（强调档案形成过程的真实，真实反映历史）4.档案的作用：一是具有参考价值；二是具有凭证作用。(案例：法院认可的原件羊城土地官司、重大安全事故调查等)5.档案与文件的关系（ArchivesandDocuments）①．档案与文件的联系档案的前身是文件材料，文件的归宿是档案。这是我们理解档案与文件关系的基本观点。（1）档案与文件是同一事物在不同阶段上的称呼。（2）档案与文件的制成材料相同、内容相同。②.档案与文件的区别（不同点）：（1）文件是现行的，档案是历史的。（2）作用不同。文件是机关办事的工具，档案则是备查供后人研究的历史材料。（3）档案是筛选后归档的文件。只有部分文件才能转化档案（是否有参考价值作为标准），档案是文件的精华。（4）未经系统整理的文件不是档案。③.档案是由文件材料转化而来的。文件是档案的前身，但并非一切文件材料都需要和可能转化为档案。文件转化为档案是有条件的。文件转化为档案一般需具备三个条件：（1）文件材料已经使用完毕或办理完毕。（2）文件材料必须具有保存价值。（3）按照规定集中保存起来的文件，才能最后成为档案。6.“档案的世界”——现代社会离不开档案，档案已经深入到人类社会和生活中各个领域。档案的种类有：文书档案（是记录机关、团体、企事业单位从事各种管理工作的档案）、科技档案、人事档案、电子档案、声像档案、实物档案、照片档案、财务档案、房地产权档案、土地资源档案、学历档案、社保档案、公检法司法、犯罪档案、诚信档案等等。（举例）7.科技文件（ScientificandTechnologicalRecords），是记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。8.科技档案与科技文件的区别：科技文件与科技档案是属种关系，科技文件是属概念，科技档案是种概念，只有经过筛选、具有保存价值的应当归档保存的科技文件，才能转化为科技档案。9.常见科技档案的基本种类有四种：建设项目档案、科学研究档案、设备仪器档案、产品项目档案。专业科技档案包括地质档案、测绘档案、气象档案、天文档案、水文档案、地震档案、环境保护档案、医疗卫生档案等等。以下是照片档案：10.项目档案的几个概念：1.竣工文件completiondocuments建设项目竣工验收后，需要向接管单位及档案管理部门移交归档的建设项目资料。主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。2.建设项目资料constructionprojectrecords建设项目在立项、审批、招投标、勘察设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的不同载体形式的文字、图表、声像等资料。3.项目档案archivesofproject是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。严格说来，竣工文件和项目档案是有区别的。竣工文件系指在建设过程中形成的，如实反映施工过程和建设项目实体状况的，具有保存利用价值的各种文件材料、图纸、录音、录像等。而建设项目档案是项目建设活动形成的文件材料中经过鉴定、整理筛选后归档（具有保存价值的部分）的项目文件。（在实际工作中，为方便起见，我们将两者等同起来）第二章、铁路建设项目档案的地位和作用1.竣工文件（项目档案）是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及设备养护、维修的依据，是建设项目改建、扩建和实施质量保修的重要凭证。2.铁路建设项目档案是建设项目的重要组成部分、管理内容和管理环节。3.建设项目档案管理的完整性和规范性，是衡量项目建设单位管理水平的重要标志。4.项目档案资料是以建设项目管理为中心内容的专业性工作。它是以国家和省颁布的档案管理法律法规为工作依据，是一项专业性很强的、要求较高的规范性工作。5.项目档案资料管理是项目建设科学管理的基础性、技术保障性工作。6.项目档案是铁路建设项目的真实记录，它是一种特有的、不可再生的信息资源，也是铁路企业经营管理的重要基础；它对建设项目进行稽查、审计、验收、管理、鉴定工程安全和质量以及项目建成后续改建、扩建的重要依据和凭证，没有项目档案或项目档案资料接收不全，运营和维护单位将无法对新建项目进行管理和质量保修，直接影响到运输安全生产和新建项目的正常使用。国家档案局的领导指出：“如果没有铁路建设项目档案，就无法书写铁路建设的发展历史”（青藏铁路、坦赞铁路、武汉长江大桥、京广、京沪、厦深高铁等）。第三章、为什么要开展项目档案工作？1.做好项目档案工作，是项目建设和管理的职责所在和内在要求。《国家重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）文件明确指出：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收；项目建设单位（法人）应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制”。2.做好项目档案工作，是贯彻国家法律法规规定的的强制（外在）要求。《中华人民共和国档案法》、《建筑法》、《合同法》、《招投标法》《建设工程管理条例》、《铁路建设项目竣工验收交接办法》（铁建设〔2008〕23号）、《铁路建设项目资料管理规程》（铁建设〔2010〕4号）、《铁路建设项目档案验收办法》（铁档史〔2011〕110号）、《高速铁路竣工验收办法》（铁建设〔2012〕107号）、《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档〔2002〕8号）等法律法规文件，都对项目档案工作提出了具体强制性的要求。3.建设项目档案工作的性质，决定必须做好项目档案工作。首先，建设项目档案工作是整个工程建设工作的重要组成部分；其次，建设项目档案工作室实现工程建设科学管理的技术基础性工作；第三，它是实现工程建设科学组织和管理的不可缺少的技术保障工作。如果没有档案资料的做技术保障的工程将是一个什么样的工程。可能是“豆腐渣”工程、也可能是“烂尾”工程。（古今中外所有重大建筑项目，都把保存建设项目档案资料作为重要工作。中国的“四大名楼”：黄鹤楼、岳阳楼、滕王阁、赵州桥、长沙“天心阁”，广州的中山纪念堂的建筑设计资料堪称国宝、古埃及斜塔等著名世界遗产等建筑）。第四章、铁路建设项目档案（竣工文件）的管理工作要求一、原铁道部《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档〔2002〕8号）文件有关规定：㈠、对铁路重大建设项目档案的工作要求：1.竣工文件编制工作由建设单位负责组织，施工单位负责编制，接管单位档案部门负责协助指导。建设项目在招、投标和签订施工及监理合同、协议时，应列专门条款明确规定竣工文件的编制要求、内容、份数、交接时间以及整理归档责任。2.建设单位应建立健全档案、资料和竣工文件编制与管理的相关规章制度，设立专门机构，指定专人负责，监督、检查、指导竣工文件的编制，并要配备确保档案资料安全的库房和设备。3.各施工单位要认真履行投标承诺与合同中关于竣工文件编制的有关条款、规定，加强对竣工文件编制和交接管理，将这项工作纳入施工技术管理、优质工程评比、单位总工程师和有关技术人员的职责范围。施工单位的各级技术管理部门都应有专人负责竣工文件编制的组织、检查、指导工作，同级档案部门应协助做好这项工作。4.铁路建设项目接管单位的档案部门在工程开始组织施工即应介入竣工文件编制工作。在工程施工过程中应组织人员深入施工现场，对本管内建设项目竣工文件的形成、积累工作进行监督、检查、指导；在工程竣工前，要重点督促，帮助施工单位编好竣工文件。5.监理单位应依据监理委托合同（协议）在施工中负责监督、检查施工单位及时整理竣工文件和竣工验收资料，并按规定检查竣工文件的质量和完整性，负责向建设单位提交其监理业务范围的专项报告。6.