档案管理制度

档案管理办法第一条目的为加强企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，便于企业各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据国家有关档案管理的法律、法规，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。第三条职责档案管理工作设立档案管理员，对企业内的档案资料实行统一管理，各部门设立二级档案员，由档案管理员组织协调。档案管理员，负责组织各部门做好档案归档工作，对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。各部门档案员，负责部门内档案的收集、整理工作，并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。第四条档案的分类及编号(一)类别设置本企业档案共分八大类：文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案（H）。大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下:A文书档案B工程档案C合同档案D会计档案D1会计报表D2会计账簿D3会计凭证D4其他会计材料E人事档案E1财务综合部E2总经办E3设计部E4技术部E5项目管理部F声像档案F1视频F2照片G实物档案H设计档案(二)编号方法1.文书档案编号文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。例：A/1/2016/1件号（第1件）年度（2016年）保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）2.工程档案编号工程档案按工程项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。例：B1/1案卷号（第1个案卷）工程项目代号（第1项工程）大类代字（工程档案）3.合同档案编号合同档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4，10年为5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。例：C/1/2016/1件号（第1件）年度（2016年）保管期限代号（永久）大类代字（合同档案）4.会计档案编号会计档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/件号。同一属类的归档文件每年从“1”开始编件号。例：D3/2016/1案卷号（第1个案卷）年度（2016年）属类代号（会计凭证）大类代字（会计档案）5.人事档案编号人事档案按个人组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/案卷号。每个员工从“1”开始编案卷号。例：E1/1案卷号（第1个案卷）部门代号（财务综合部）大类代字（人事档案）6.声像档案类编号（1）视频档案，采用按件归档整理方法，一次工作或活动所形成的视频为一件档案材料，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/件号。每年从“1”起编件号。例：F1/2016/1件号（第1件）年度（2013年）属类代号（视频）大类代字（声像档案）（2）照片档案，按组整理归档，一次活动形成的照片为一组，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/组号/张号。每年从“1”起编组号，每组照片从“1”起编张号。例：F2/2016/1/1张号（第1张）组号（第1组）年度（2010年）属类代号（照片）大类代字（声像档案）7.实物档案编号实物档案每年按件整理归档，其编号结构模式为：分类号（大类代字）/年度/件号。每年从“1”开始编件号。例：G/2016/1件号（第1件）年度（2016年）大类代字（实物档案）8.设计档案编号设计档案按年度立项项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/年度/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。例：H1/2016/1案卷号（第1个案卷）年度（2016年）设计项目代号（第1项）大类代字（设计档案）第五条文件的整理和归档时间(一)文件的整理1.归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。2.归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。3.归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。4.档号章、档案盒背脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写，也可盖字粒章或打印；档案目录应当打印并使用A4规格纸张。5.总经办要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经部门领导审核、总经理批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。(二)文件的归档时间各部门档案员应按照相关规定时间向档案管理员移交上年度档案，集中管理。电子档案需相关部门负责人上传至指定移动硬盘的文件夹中。序号档案类别负责部门归档内容移交时间1文书档案财务综合部各类资质文件、证件（营业执照正副本、组织机构代码正副本、IC卡、国地税税务登记证副本、开户许可证等）由财务综合部负责保管相关经办部门会议记录、会议纪要、简报、公司发文、工作计划、工作总结、设备及资产的登记资料等每季度移交2合同档案财务综合部工程承包及发包、销售、购置、商务、转让等各类合同协议的正本原件工程类合同待工程完工结算后3个月内移交，其他合同于次年2月移交3人事档案总经办个人简历、入职表、身份证明材料、学历、职务证明材料、契约性文件员工入职1周内移交财务综合部异动（调动、转正、调薪、离职等）、绩效管理、培训及奖惩等相关材料由财务综合部负责人办理好手续1周内，移交4工程档案技术部电子及纸质相关资料，具体见《工程档案归档范围及保管期限》待工程完工结算后3个月内移交5会计档案财务综合部相关资料，具体见《会计档案归档范围及保管期限》由财务综合部负责保管6声像档案相关经办部门相关资料，具体见《声像档案归档范围及保管期限》活动结束后1个月内移交7实物档案相关经办部门相关资料，具体见《实物档案归档范围及保管期限》实物颁发后1个月内移交8设计档案设计部电子及纸质相关资料，具体见《设计档案归档范围及保管期限》于次年2月移交第六条各类文件材料归档范围及保管期限(一)文书档案文书档案归档文件采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。不同年度的要分开整理。1.划分保管期限：按照《文书档案归档范围和保管期限表》，将归档文件材料划分为永久、30年、10年三种保管期限。2.排序：对同一形成年度同一保管期限的归档文件进行排序。一般按时间、机构或问题、文号等先后顺序排列，尽量将同一事由的文件排列在一起。3.编页码：没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1份文件各部分（如收、发文处理单和定稿）已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机。4.盖档号章：每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。档号章示例：全宗号类别号A期限永久年度2016机构件号1全宗号：是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。类别号：文书档案大类代字期限：文件保管期（永久，30年，10年）年度：文件形成年度机构：归档文件的承办机构（规范化简称）件号：文件在该年度同一保管期限内的排序号5.装盒：将整理好的归档文件按照编号顺序装入文书档案盒内，并填写档案盒背脊、盒内备考表。不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内。6.著录上传：在文书档案Excel中著录每份归档文件的基本信息。著录项目包括：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文件题名、日期、页数等。7.文书档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，董事会、股东会、监事会和经理层机构及变更永久2董事会、股东会、监事会活动永久3企业制定的规章制度永久4企业年度总结、计划永久5一般的会议纪要、30年6综合性行政事务30年(二)工程档案工程档案的平时收集和管理工作由技术部指定专人负责，与项目建设进程同步。从项目申请投标起，即应开始进行工程档案材料的收集，项目竣工后，要及时补充收集相关材料，确保文件材料的齐全完整。1.组卷：工程档案按建设项目，区分前期准备、设计、施工、监理、竣工、使用维护等形成阶段，结合考虑文件材料内容、数量、保管期限进行组卷。案卷题名应简明、准确地揭示建设项目名称、阶段名称、文件材料种类。2.编号：整卷装订的案卷，以卷为单位编连续页码。编号时，只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。编号位置：正面编于右下角，反面编于左下角。编页号时采用打码机。本身有正确页码或单页的文件材料不需再编页码。3.案卷装盒：整卷装订的，将装订好的案卷按照编号顺序装入档案盒内。散件装订的，将卷内文件目录、文件材料依次装入档案盒内。4.著录上传：在工程档案Excel中著录每个案卷和每份卷内文件的基本信息。卷内文件著录项目包括：全宗号、类别、保管期限、文号、责任者、文件题名、日期、页数、备注等；案卷著录项目包括：全宗号、项目编号、案卷号、案卷题名、立卷单位、保管期限、密级等。同时在档案移动硬盘上传每份卷内文件相应电子文件，无相应电子文件的卷内文件需扫描上传。电子档案存放路径：可移动硬盘\工程档案\工程项目案卷号。5.工程档案归档范围及保管期限序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1招标文件永久2投标文件3中标通知书4监理、设计、施工合同5工程开工报告及施工组织设计、技术交底6图纸会审、变更及洽商记录7设计变更单及相关资料（报价单，审核确认单）8施工现场签证记录9隐蔽工程检验记录10现场施工图片11施工日志12施工材料合格证和检验报告13工程结算书14工程结算审批表、竣工验收移交证明书、交工验收现场记录及竣工验收报告等15相关竣工图纸(三)合同档案合同档案采用单件归档方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。不同年度的要分开整理，合同档案保存期限为永久。1.排序：对同一形成年度同一保管期限的归档文件进行排序。一般按时间、机构或问题、文号等先后顺序排列，尽量将同一事由的文件排列在一起。2.编页码：没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1份文件各部分（如收、发文处理单和定稿）已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机。3.盖档号章：每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章，可盖在文件首页左下方空白处，如上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。档号章示例：全宗号类别号C期限永久年度2016机构件号1全宗号：是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。类别号：合同档案大类代字期限：文件保管期（永久）年度：文件形成年度机构：归档文件的承办机构（规范化简称）件号：文件在该年度同一保管期限内的排序号4.装盒：将整理好的归档文件按照编号顺序装入文书档案盒内，并填写档案盒背脊、盒内备考表。不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内。5.著录上传：在合同档案Excel中著录每份归档文件的基本信息。著录项目包括：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、合同编号、责任者、合同题名、日期、页数等。(四)会计档案会计档案采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号，不同年度的要分开整理。“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为1件。1份会计报表为1件、1本（份）账