缩短投标文件的制作时间QC成果汇报

东信网络啄木鸟小组东方通信股份有限公司缩短投标文件的制作时间质量出效益,点滴成江河如何缩短标书的制作时间？老技术遇到了管理的新挑战七、要因确认八、制定对策九、对策实施十、效果检验十一、巩固措施十二、总结和打算目录一、小组概况二、术语解释三、选题理由四、现状调查五、设定目标六、原因分析一、小组概况小组名东信网络啄木鸟小组注册时间2015.3课题名缩短投标文件制作时间注册号课题类型管理型活动时间2015.3～2015.9组长董乐为会合时间/次数32小时/16次活动口号质量出效益，点滴成江河NO姓名性别学历组内职务组内分工1董乐为男本科组长组织策划2鲁磊男本科副组长工程设计3潘久洪男本科组员技术指导4任佳丽女本科组员技术评价5周颖女本科组员生产评价6蒋小波女本科组员数据采集成员全家福制表人:董乐为制表时间:2015.3.1二、术语解释《中华人民共和国招标投标法实施条例》即中华人民共和国国务院令第613号，自2012年2月1日起施行。与2000年版的《中华人民共和国投标招标法》对比，条例突出了招投标的规范性，国家鼓励利用信息网络进行电子招标投标。其中第八条明确了国有资金占控股或者主导地位的依法必须进行招标的项目，必须公开招标。1350114779178111929122927305763650024324053647711020304050607080901001101200500010000150002000025000300003500040000450002009年2010年2011年2012年2013年2014年2015年预计营业收入(万元)与投标文件数量(个)营业收入标书数量三、选题理由从2012年底开始，随着东信网络营业收入的不断增加，制作的标书数量也在不断地上升。制图人:董乐为制表时间:2015.4.1三、选题理由制表人:董乐为制表时间:2015.4.982657345810141302468101214161月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月投标文件制作月度分布情况2012年2013年2014年从投标文件的月度汇总看，呈现两头高，中间低的分布，即每年的10月份到下一年的1月标书较多，其中最多的为11月和12月。为什么年底我们总是忙不过来三、选题理由创新构想目前状况引出课题缩短投标文件的制作时间，应对未来更广阔的市场。平均一份标书的制作时间为52小时，即每周加班一天才能完成一份，年末年初更加忙。同时小组成员兼顾技术支持工作。缩短投标文件的制作时间，迫在眉睫，是市场的需要不仅是技术支持部的需要，也整个公司的需要。东信网络公司进行正在进行架构合并，会有新的业务并入，未来会有更多的招投标任务。如不加完成此项课题，会影响公司未来的发展。制表人:董乐为制表时间:2015.4.10四、现状调查一制表人:董乐为制表时间:2015.4.1156321598555248505401020304050600102030405060网优工程软件代维设计业务类型维度-数量与时间(小时)标书个数平均完成时间902555153550102030405060020406080100地市级省级国家级区域维度-数量与时间(小时)标书个数平均完成时间52小时010203040506070成员甲成员乙成员丙人员维度-月度与时间(小时)1月2月3月4月5月四、现状调查二制表人:董乐为制表时间:2015.4.1131225303201020304050607005101520253035金额维度-金额与时间(小时)个数时间52小时四、现状调查三制表人:董乐为制表时间:2015.4.5前期准备商务应答技术应答价格应答装订打印标书提交•网上报名•资格预审•标书购买•标书下载•授权书•企业资质•财务数据•业绩合同•荣誉奖励•专利著作•项目架构•实施方案•进度计划•质量管控•人员资料•优秀案例•商务报价•分项明细•税率税额•账户信息•文件校对•文件打印•盖章签字•制作封面封条•文档封装•交投标保证金•网上提交.2416433246%77%85%90%96%100%0.00%20.00%40.00%60.00%80.00%100.00%120.00%051015202530商务应答技术应答前期准备价格应答装订打印标书提交投标文件制作分项工作时间排列图制作时长累计占比制作过程制作时长占比累计占比商务应答2446.15%46.15%技术应答1630.77%76.92%前期准备47.69%84.62%价格应答35.77%90.38%装订打印35.77%96.15%标书提交23.85%100.00%四、现状调查四对2015年1-4月的投标文件制作的分项工作分别记时，按完成时间平均值进行汇总整理。通过调查，可见每份应答文件制作的平均时长为52小时，即需要一个人一周的时间。通过排列图分析可得出：商务应答和技术应答用时占比为77%是影响投标文件制作时间长的关键因素。制表人:董乐为制表时间:2015.4.50102030405060现状目标五、设定目标一182412160102030405060预估值活动前活动前后时间预估前期准备商务应答技术应答价格应答装订打印五、设定目标目标是可以实现的！1、横向比较：通过横向比较，股份公司的其他事业部都达到这个水平，即一周完成一个投标文件。2、纵向比较：参照历史数据，发现在2011年以前，原来的市场部完成时间在40小时左右，即一周时间完成。3、可行性计算：主要原因商务应答和技术应答时间缩短25%，就能完成目标。可行性分析缩短10小时六、原因分析制表人:董乐为制表时间:2015.5.4头脑风暴发散思维料机人法环商务应答时间长技术应答时间长封装难控制打印等待时间长资料没有电子归档没有规范手册标书风格各异合并时间长扫描慢复印慢找资料慢大文件操作电脑大文件操作慢培训没有开展达不到大文件操作要求上传速度慢电脑常死机电脑配置低宽带速度慢没有及时通信工具技术方案复杂编写管理不完善文本资料多编写不熟练制表人:周颖制表时间:2015.5.11七、要因确认小组成员对这8个末端原因逐一进行验证，确认所产生问题的主要原因。验证一末端原因1、招投标技能培训没有开展标准四门基础课考试合格80%以上责任人董乐为2015年5月1日现场测试对招投标所需的招标法规、工程经济、项目管理、通信工程四门课程进行专科考试。小组成员考试合格率只有43.7%，只有通信实务为全部合格。结论要因制表人:周颖制表时间:2015.5.11考试成绩招标法规工程经济项目管理通信实务成员甲合格不合格不合格合格成员乙不合格不合格不合格合格成员丙不合格合格不合格合格成员丁不合格不合格合格合格流动比率？速动比率？资产负债率？到底有何区别?一张财务报表往往要填写一天，还要不断的百度……七、要因确认验证二末端原因2、电脑达不到大文件操作要求标准电脑配置达到100%达到要求责任人董乐为2015年5月5日现场测试招投标操作用的电脑，CPU主频，内存，硬盘，显存大小100%满足要求。结论非要因制表人:周颖制表时间:2015.5.11电脑配件CPU内存剩余空间显存配置双核以上大于4G大于100G大于1G成员甲满足满足满足满足成员乙满足满足满足满足成员丙满足满足满足满足成员丁满足满足满足满足个人的笔记本电脑屏幕较小，在2015年初配置了大屏显示器，满足文档细致检查的需要。验证三末端原因3、宽带速度慢标准宽带的速度达到2M以上责任人董乐为2015年5月5日现场测试在2015年搬入新的办公楼后，与公司软件开发部共用了移动专网光纤，实际测试速度为20M左右。满足文件上传下载的需求结论非要因制表人:周颖制表时间:2015.5.11七、要因确认投标文件一般在都在150页以上，文件的大小在30M以上，最大的会在100M以上，网速的快慢会影响标书上传下载的时间。验证四末端原因4、没有即时的通讯工具标准项目交流有即时通讯工具责任人董乐为2015年5月6日现场测试有即时通信工具。2014年底开始，项目组的标书讨论用均采用微信群的方式，可以使每个成员都能及时看到互相沟通的信息。同时大文件用QQ群传输。结论非要因制表人:周颖制表时间:2015.5.11七、要因确认项目执行部销售部技术支持部验证五末端原因5、资料没有电子归档标准2012年以后的资料90%以上完成电子归档责任人董乐为2015年5月6日现场测试需要电子归档的项目有：企业资质、财务数据、业绩合同、荣誉奖励、人员资料、优秀案例，检查发现电子归档率只有30%。结论要因制表人:周颖制表时间:2015.5.11七、要因确认25%30%40%60%85%95%0%20%40%60%80%100%业绩合同荣誉奖励优秀案例人员资料财务数据企业资质电子归档率验证六末端原因6、没有标书的编写规范手册标准有标书的编写规范手册责任人董乐为2015年5月7日现场测试没有企业内部的标书编写范本，标书编写有较大的随意性，每个人编写的标书都有不同的风格。企业简介、致辞等通用部分不一致，字体，行间距，字号，标题编写没有统一，合并时需要大量时间修改。结论要因制表人:周颖制表时间:2015.5.11七、要因确认不同风格的封面验证七末端原因7、技术方案复杂标准技术方案有统一模板责任人董乐为2015年5月6日现场测试技术方案各有特点，各个标书规范不一，无法统一。结论非要因制表人:周颖制表时间:2015.5.11七、要因确认验证八末端原因8、文印店打印机时间长标准文档在传送到文印店后3小时内完成打印责任人董乐为2015年5月7日现场测试文印店在江南大道与东信大道交界口，距离公司一公里，文档在传送到文印店后2小时内完成打印。结论非要因七、要因确认制表人:周颖制表时间:2015.5.13经过小组成员调查分析，最终确定导致“商务应答和技术应答用时较长”要因有以下三个：资料没有电子归档2没有编写规范手册3技能培训没有开展1八、制定对策制表人:董乐为制表时间:2015.5.15序号要因对策目标措施完成时间地点责任人1投标技能培训没有开展开展培训四门课程培训4门课程的员工培训率达到100%1、电子教材的购买6月31日公司会议室鲁磊2、完成课程培训公司会议室3、参加职业资格考试考试指定2资料没有电子归档进行投标资料的电子归档投标资料电子归档完成率99%1、企业资质电子归档5月30日办公楼一厅周颖2、财务资料电子归档办公楼一厅3、荣誉奖励电子归档办公楼一厅4、业绩合同电子归档6月30日办公楼一厅董乐为5、优秀案例电子归档办公楼一厅3没有编写规范手册编写东信网络的投标文件规范手册完成东信网络的投标文件规范手册终稿并审核通过1、编写通用企业介绍6月15日办公楼三厅董乐为2、编写专用企业介绍办公楼三厅3、定义文档的行文规范7月15日办公楼三厅董乐为4、投标文件示范文本初稿办公楼三厅5、投标文件示范文本终稿办公楼三厅八、制定对策针对要因一，投标技能培训没有开展，小组做了一个培训实施方案的比选制表人:董乐为制表时间:2015.6.3方案1：外部上课，优点：效果好；缺点：费用高，占用休息时间方案2：电子授课，优点：较平均；缺点：不明显方案3：内部自训，优点：费用低；缺点：人工操作，效果不可控制确认方案二为最终实施方案要因序列内容投入资源实施周期效果预估结论投标技能培训没有开展方案一外部上课2万元2个月完全解决一般方案二电子授课2千元2个月完全解决最佳方案方案三内部自训1千元5个月效果不可控一般01000020000方案一方案二方案三投入资源-万元050100150方案一方案二方案三实施周期-天0%50%100%方案一方案二方案三效果预估百分比九、对策实施-电子课程培训对策1考试成绩招标法规工程经济项目管理通信实务成员甲完成培训完成培训完成培训完成培训成员乙完成培训完成培训完成培训完成培训成员丙完成培训完成培训完成培训完成培训成员丁完成培训完成培训完成培训完成培训九、对策实施-电子课程培训成员甲成员乙成员丙安全员概预算特种作业一级建造师通过通过通过通过通过通过通过通过制表人:董乐为制表时间:2015.6.3九、对策实施-电子归档