《秘书学概论》第三章 秘书机构

第三章秘书机构2019/9/102本章要点与要求：了解秘书机构设置的原则和要求了解秘书机构的性质和地位掌握秘书机构的职能和任务。了解中国秘书工作的沿革2019/9/103第一节秘书机构的设置秘书机构也叫秘书部门、秘书工作机构，是指秘书工作所需要的组织形式。秘书机构的概念有广义和狭义两种解释：广义的秘书机构，是指各级负责综合工作的办公厅（室），包括其下属的秘书、文书、档案、机要、警卫、信访、调研等部门的统称。狭义的秘书机构，仅仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。目前，在我国除基层机关或规模较小的单位一般不设秘书机构，而只配备适量的秘书工作人员以外，从中央到省、市（地）县各级党政领导机关，以及各类大中型企事业单位、社会团体等，都普遍设有秘书机构。2019/9/104第一节秘书机构的设置一、秘书机构设置的原则秘书机构以其特殊的作用，成为领导机关、企事业单位和社会团体中不可缺少的一个重要组织部分。但是，秘书机构并非可以随意设置，其规模的大小、分工的内容以及管理的体制等都必须适应机关或单位秘书工作的实际需要，必须严格遵循一定的原则。（一）精简、合理、高效的原则（二）分工合理、职责分明的原则（三）灵活机动、适应领导原则2019/9/105第一节秘书机构的设置二、秘书工作机构设置的群体要求任何组织机构都要靠人来运转，因此秘书工作机构的设置不能不考虑人员配备的问题。在设置秘书工作机构时，对秘书工作人员个人素质提出要求是必要的，但重主要的是要重视对秘书工作人员群体结构的优化。秘书工作机构设置对秘书群体提出的要求，主要有以下几点：第一，智能结构合理，能发挥互补功能。第二，年龄结构合理，能发挥“传、帮、带”功能。第三，性别结构合理，能提高整体效能。2019/9/106第一节秘书机构的设置三、秘书机构设置的现状（一）各级党政秘书机构的情况根据级别层次的不同，秘书机构可分别称为办公厅、办公室、秘书处、秘书科、秘书股等。１．中央机关的秘书机构中共中央和国务院均设办公厅，但略有区别。中共中央不设正副秘书长，而是在办公厅设正副主任；国务院则设正副秘书长，办公厅不设主任，由秘书长行使直接领导职权。2019/9/107第一节秘书机构的设置在设置下属机构上，由于党和国家最高领导机关的职责、任务和工作的需要，中央机关主要采用分理制和综理制两种形式设置所属机构。所谓分理制，就是采用分部门办公的形式。中共中央和国务院实行的都是这种形式，办公厅相当于部委一级的机构，内部下设局级机构，局级以下设处、室或科等。（见下图示）2019/9/108第一节秘书机构的设置中共中央办公厅秘书局机要局信访局警卫局机关事务管理局2019/9/109第一节秘书机构的设置所谓综理制，就是采用不分部门办公的形式，由秘书工作机构综合管理领导机关的一切日常工作。全国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领导办公厅负责综合承办日常工作，办公厅下设若干局、处、室等。2019/9/1010第一节秘书机构的设置２．省、市（地）县级的秘书机构省委和省人民政府均设正副秘书长和办公厅，办公厅设正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设置下属机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、委、局平行，厅下设处、室，再往下设科、组。省级部门包括中央所属的各部、委、局、办等，一般设办公室，下面设科。市（地）委和市（地）人民政府有的设办公厅，办公厅设正副主任，厅下设处；有的设办公室，办公室设正副主任，室下设科。2019/9/1011第一节秘书机构的设置县委和县人民政府均设办公室，办公室设正副主任，下设科、股、组。省、市、县级的人大、政协常委会，按相应级别分别设办公厅或办公室。设置下属机构均采用综理制的形式，由秘书长或办公室主任统辖下属各处或科，负责日常工作。2019/9/1012第一节秘书机构的设置３．基层单位的秘书机构基层单位的秘书机构通常只设办公室，下面不再设科或组，由办公室的人员大致分管某方面工作，有的只设专职或兼职秘书或文书人员。城市的街道办事处以及农村乡镇一般设办公室或秘书股，不设科或组，有的只设专职或兼职人员。由于乡镇一级机关的秘书工作不像大机关那样环节多、内容复杂，不需要下设分支机构，所以分工一般都不是很细致，秘书人员一个人往往要负责收发文件、保管印章、起草公文、安排会议、接待来访、处理电话等其中的多项工作，身兼数职，大都是多面手。2019/9/1013第一节秘书机构的设置（二）行业秘书机构的情况根据秘书工作性质以及隶属机关或单位的不同，秘书工作机构可以分为党政机关的秘书工作机构、企业单位的秘书工作机构、教育科技系统的秘书工作机构、群众团体的秘书工作机构、临时性的秘书工作机构等几种类型。关于党政机关秘书工作机构前面已作说明，下面就其他几种来做介绍。2019/9/1014第一节秘书机构的设置1．企业单位的秘书机构2．教育、科技系统的秘书机构3．群众团体的秘书机构4．临时性的秘书机构2019/9/1015第二节秘书机构的职能和地位一、秘书机构的职能作为一个单位唯一的综合办事部门，秘书机构的工作与其他职能部门的工作有着明显的不同。（一）中介性的参谋助手职能秘书机构主要是为领导决策做好相关准备。在我国，秘书人员一般情况下是进入不了决策层的，只有少数秘书人员进入决策层，因此秘书工作机构的参谋助手作用更多的是联系、反馈各部门的意见，向领导提供信息、资料、文件等决策依据，发挥着一种中介性的参谋职能。2019/9/1016第二节秘书机构的职能和地位（二）沟通协调的枢纽职能任何一个单位都设有一定数量的、具有不同职能的机构，它们级别不同，任务不同，既互相联系，又相对独立，形成一个复杂的工作网络。秘书机构在这个网络中处于枢纽的位置，从纵向上看，它发挥承上启下的作用；从横向上看，它发挥着做好各单位协调、平衡的职能。（三）协助领导的“耳目”职能领导层的决策的实施是借助于秘书机构的上通下达、检查督办来完成的。2019/9/1017第二节秘书机构的职能和地位（四）领导授权的“喉舌”职能秘书机构的工作始终是围绕“三个服务”展开的，它既是领导层决策的执行者，同时也是领导层决策的宣讲者。秘书机构的言行是代表组织、代表单位，不是代表秘书个人的意见。（五）展示形象的服务职能秘书机构是一个单位的“门脸”、“窗口”，内外联系、来信来访、各方商洽，秘书机构都直接予以办理。由于秘书机构的工作一般都是在领导者授权委派所做，秘书的言谈举止，更多的时候代表着领导者的意图和形象，并不单单是秘书个人形象地展示。2019/9/1018第二节秘书机构的职能和地位二、秘书机构的地位（一）辅佐决策地位（二）具有中介关系的枢纽地位（三）具有组织关系的相对独立地位。2019/9/1019第三节秘书群体结构的优化一般来说，秘书群体结构的优化包括两个方面的内容：秘书机构的结构设置优化和秘书群体人员素质的优化。一、秘书机构的结构设置优化（一）秘书机构的结构设置优化原则1．整体性原则2．动态性原则3．高效性原则2019/9/1020第三节秘书群体结构的优化（二）秘书群体结构设置优化的途径1．面向实际，按需设置。2．整合资源，发挥优势。二、秘书群体的人员素质优化秘书群体是一个特殊的职业群体，它更需要不断地对其群体成员的素质进行优化。具体说来，秘书群体人员优化的途径有以下几点：（一）秘书群体人员选拔、任用的优化（二）秘书群体角色意识的优化2019/9/1021第三节秘书群体结构的优化秘书群体角色意识的优化是指秘书人员个体角色意识和秘书群体角色意识的和谐统一。因为秘书在社会组织中不是领导者、指挥者、决策者，仅仅是领导者、指挥者、决策者的参谋和助手。作为处于从属辅助地位的秘书，必须听命于人，只能在受控的前提下施控。秘书要实现自我，必须冲出自我，在“无我”中实现自我并达到“超我”，融自我角色与群体角色。在角色意识中溶化了强烈的自我个体意识，那么从属性的被动工作就会出现创造性、主动性态势。在规范的角色位置上塑造出了鲜明的个体角色形象，也就融入了秘书群体角色之中，其自我个体角色实现也就达到了新的境界。2019/9/1022第三节秘书群体结构的优化（三）服务意识和综合能力的优化1．服务意识的培养。秘书机构的枢纽地位，决定了秘书人员必须自觉主动地为领导、为各部门服务、为基层群众服务。秘书人员要站在领导者的角度去思考问题，即要有全局思维，局部施行。2．综合能力的培养和提高。打造一支优秀的秘书群体，需要全面地提高秘书人员的综合素质和能力。秘书工作实践性较强，大量的繁杂事务的处理和解决需要的是“多面手”，需要的是“通才”，这是优化秘书群体人员素质的重要条件。2019/9/1023第四节中国秘书工作和秘书机构的沿革一、中国秘书工作的起源及特征在我国，以血缘为纽带的人类共同体——氏族这种社会组织一出现，就开始产生了原始的管理工作。而随着部落管理事务的增多，氏族首领就需要一些人直接协助自己的工作，于是就形成了原始的秘书工作。文字的出现则是秘书工作产生的基本条件。因为秘书工作的构成要素和主要职能之一就是文书工作，而文书是离不开文字的，没有文字就没有文书，也就没有秘书工作2019/9/1024第四节中国秘书工作和秘书机构的沿革追溯我国秘书工作的源头，大约起源于距今约4500年左右的原始社会末期部落联盟的昌盛时期，即龙山文化晚期。当时，我国北方出现了被称之为“人文初祖”的黄帝，标志着我国社会进入了父系氏族社会并向奴隶社会过渡，由于生产力的发展，当时管理社会的组织已具有相当的发展规模。由此可见，黄帝时期已经出现了稳定的社会组织、书写的文字、固定的秘书人员和简单的文书。2019/9/1025第四节中国秘书工作和秘书机构的沿革二、中国秘书工作的发展（一）中国古代秘书工作和机构我国最早的秘书官职是史官。传说黄帝之始，已有主管秘书工作的“史”辅助政务，而在黄帝诸多的史官中，以仓颉的传说最多，作为汉字的发明者，传说史官仓颉，为黄帝记载国事。公元前21世纪，我国从原始社会进入了奴隶社会，建立了历史上第一个奴隶制国家政权——夏。我国国家秘书工作也由此产生。在夏朝的诸多官职中，太史令是重要的秘书官职。2019/9/1026第四节中国秘书工作和秘书机构的沿革到了商代，由于政事日繁，出现了我国历史上最早的中央秘书机构——太史寮，这一机构到西周时日臻成熟。春秋战国时期是我国由奴隶社会向封建社会过渡的变革时期，七雄争霸，各自为政，秘书官职的名称也不统一。秦始皇统一中国后，建立了封建中央集权国家，也开始确立比较完整的秘书工作体制。中央政府主要的秘书机构是御史府，其长官为御史大夫。2019/9/1027第四节中国秘书工作和秘书机构的沿革汉初仿秦制，御史府为西汉前期中央政府主要秘书机构。东汉末年，曹操称魏王时，曾设“秘书令”一职，既掌管文书，又参与机要政务，这是中国秘书史上首次出现的与当代秘书之实际内涵相接近的秘书官员。南北朝时，为了制约中书、门下二省，统治者又将尚书台升格为尚书省，作为朝廷执行政务的总机构。隋文帝代周称帝，国家再度统一，其中央秘书机构主要承袭了魏晋以来逐渐形成的三省制度，并在此基础上作了一些改革。2019/9/1028第四节中国秘书工作和秘书机构的沿革唐代继承并发展了隋制，并把内史省改回中书省，各省承担的秘书工作职能可归纳为“中书出令，门下审议，尚书执行”。宋代虽有三省之设，但秘书工作的职能主要由中书省和新设立的“枢密院”分掌。辽、金、元是我国少数民族建立起来的政权，在秘书工作方面有相似之处，辽代的“大林牙院”、金代的翰林学士院、元代的蒙古翰林院、均负责为皇帝起草、颁布重要文书，是皇帝的机要秘书机构。2019/9/1029第四节中国秘书工作和秘书机构的沿革明初承元制，设有中书省，不久废除，由六部尚书分理朝政，直接听命于皇帝。明洪武十五年（公元1382年），朱元璋仿宋制，设内阁于殿内，以殿阁大学士担任顾问兼秘书的职务，负责收阅奏章，批发文稿，协助皇帝处理政务，这就是内阁的开始。清代是我国历史上