商务秘书工作基础内容

公司地址：东莞市长安镇图书馆左侧电梯四楼邮政编码:523850HTTP：//：[e-mail]:0769-85092880FAX:[phone]NTVC商务秘书工作基础项目内容学时备注一掌握秘书工作内容6二理解秘书工作特点6三建立秘书智能结构8四发文收文2五通讯联络2六人事管理4七接待宴请6八其他事务4九秘书职业认证2十秘书职业规划2十一秘书求职应聘6合计48项目一掌握秘书工作内容项目目标：以《商务秘书典型一日》为案例，介绍秘书工作内容，重点培养学生阅读分析、信息收集与处理能力。项目内容：阅读《商务秘书典型一日》搜索毕业生“工作经验”解读秘书招聘信息项目导入一位文秘专业毕业生应聘某公司秘书岗位，面试中学生礼貌地问考官：“请问贵公司秘书的岗位职责有哪些？”主考官面带微笑地说：“这个问题正是我们想问你的。”学生立即意识到犯了大错，迅速改口说：“我是想问贵公司的主要业务是什么？”但为时已晚，面试结果也可想而知。任务一阅读《商务秘书典型一日》任务描述高职文秘专业毕业生主要去向是各类中小型企业，主要岗位或岗位群包括：文员、秘书、档案员、人事薪酬专员、公关人员、行政助理、经理助理、总经理助理、会计员、营销人员、客户经理、仓储管理员等。阅读《商务秘书典型一日》，思考小许秘书在公司里担当的角色和发挥的作用，并概括秘书的主要工作内容。任务实施任务引导秘书工作“两眼一睁，忙到熄灯”，你能从小许秘书身上体会到吗？有人说：“一个公司可以没有副总，但不可以没有秘书。”请谈谈你对秘书工作岗位作用的认识。秘书工作的内容日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）接待事务（来访接待、安排服务等）会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）写作事务（各种文体的写作）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）其他任务新时期的秘书工作四个转变四项工作四项技能四个转变1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；3.从被动服务转变为主动服务；4.从凭老经验办事转变为科学化管理。四项经常性工作办文：写文、收文、发文办会：会前、会中、会后办事：常规、临时办商：策划、执行四项技能辅助决策技能处理事务技能协调关系技能检查督办技能任务二搜索毕业生“工作经验”任务描述往届文秘毕业生的求职简历上一般都会有“工作经验”或“工作经历”介绍。上网搜索往届文秘毕业生的求职简历，重点关注他们曾经的“工作经验”或“工作简历”。任务实施任务引导（1）“有问题Google一下”或“有问题问百度”。如今，网络搜索已成为人们学习、生活和工作的重要组成部分。搜索引擎（Google）（Baidu）。（2）设计关键词，一般情况下两个关键词就够了，关键词与关键词之间以空格隔开。可以先用简单关键词测试，仔细查看搜索结果，从搜索结果页面里寻找更多信息，再设计一个更好的关键词重搜，这样重复几次后，就能设计出很棒的关键词，也就能搜索到满意结果了。任务三解读秘书招聘信息任务描述利用网络、报纸等媒体收集秘书招聘信息，概括商务秘书的工作职责和基本要求。任务实施任务引导（1）从招聘信息分析秘书岗位的主要职责和基本要求，更有说服力，更有针对性。（2）要尽可能多地收集可供选择的就业信息。一般来讲，收集就业信息的主要渠道是学校就业指导中心、政府举办的各类人才市场、新闻媒体发布的各类就业信息、各种人才网站等。（3）要把各种信息按行业、地域、单位等条件分类整理，还要多收集目标单位的有用信息。什么是“秘书”？国际职业秘书组织：秘书是“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。”前苏联：一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。《秘书国家职业标准》（2006年版）：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策和实施提供服务的人员。秘书的涵义秘书是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者（或雇主）实施管理的人员。三个角度来理解:秘书服务的根本对象是领导者（或雇主）秘书活动的基本方式是处理信息和事务秘书活动的根本性质是辅助性“秘书”概念的发展变化“秘书”最早出现汉代，最初指物——带有神秘色彩的图书。东汉后期“秘书”不仅指物，也指机构和人员。古代秘书工作者——史官、御史大夫、尚书、长史、主簿、幕客、师爷等。清末一：“秘书”摆脱了图书的含义，特指从事秘书工作的人或职位。二：对秘书人员旧式称谓退出了历史舞台，政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均称为“秘书”。英文Secretary，保守国家和私人秘密的人。秘书各种称谓打字员、文秘、文书、文员、办公室主任等。XX主管（行政主管、培训主管）XX助理（人事助理、执行助理）秘书的类别从属和服务对象：公务秘书、私人秘书组织内部的分工：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书等从事工作的行业：法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等秘书职位的高低：初级、中级、高级秘书。初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。一般来说，初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。中级秘书——能够写一般信函，起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业。中级秘书包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高。高级秘书——能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下，企业横向联系的加强以及现代化办公手段对企业的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场上的稀有资源。面向市场、面向企业、面向地方经济建设，立足南通，服务全省，辐射长三角，培养德、智、体、美全面发展，具有良好的职业道德、人文素养和创新精神，具备较强的写作功底和沟通能力，掌握商务活动的基本运作，熟悉各种现代办公设备的使用，能够胜任中小企业办公室工作，协助领导处理商贸事务，为领导决策及实施提供服务的高级技能型秘书人才。传统与现代秘书比较秘书行业是一个传统行业。改革开放前，就数量讲，秘书人员相对较少，从技能讲，传统的秘书职责是公文制作、文书处理和办公室日常管理。信息化时代和全球经济一体化，经济活动频繁，经济组织大量增加，社会的企事业单位对秘书的需求量大大增加，对技能也提出更高要求：既能处理办公室日常事务，又能进行商务运作、公关宣传、辅助管理。从近年人才市场招聘看，商务秘书人才供不应求，基层企事业单位、民营企业难以招聘到专业的商务秘书人才。素质高和能力强的复合型秘书人才。商务秘书商务秘书是指在从事各种商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员，包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系。它集现代商务秘书专业理论、商务信息、项目活动管理、计算机应用操作、商务英语应用以及文秘工作于一身，是适应经济时代商务领域秘书工作的发展趋势和要求而出现的一支复合型高素质人才队伍，是确保在激烈竞争中制胜的战略资源。拓展训练P12阅读题阅读《秘书日常工作程序》，思考秘书该如何做好一天的工作？如何理解秘书与领导的关系？讨论题秘书节为了肯定秘书的贡献，1952年两位美国芝加哥资深秘书向美国商务部部长提议建立秘书周计划，很快提出批准，并且于2号到7号设立秘书周。但是正式“秘书节”的提出是在1955年，将秘书周定在每年4月份最后一个完整的星期，而这周的星期三为秘书日。国外秘书工作的发展趋势日益向智能型转化秘书工作日益终身化秘书理论研究日益加强国外秘书工作的职业特点1.社会化、行业化2.专业化、知识化3.自动化、高科技化4.科学化、制度化马里兰州初级大学（例）公共课：速记、打字、阅读与写作、健康生活原则、办公工作程序、计算机应用、秘书学、体育、会计学。行政秘书专业课程：商业数学、企业法、演讲、社会科学、听写和录音、行政秘书准则等。法律秘书专业课程：美国政府组织和企业法、法律秘书准则、法律专门术语、法律秘书听写和录音、法院及法律事务程序、联邦及马里兰州法院条例等。客户的分类已有客户：实行客户档案分类细化管理，分期定时进行电话跟踪。准客户：对现有客户进行分析并根据分析后的需求进入准客户培养服务期，增强其对企业的信赖感，从而实现促成的效果。转介绍的客户：让其感受优质的服务和科学的管理。客户关系的维护亲自拜访电子邮件函电致谢访问报告访问报告是一种有助于客户服务人员之间交流的报告形式。被你感动的顾客，才是最忠诚的顾客。秘书工作的新要求“四个转变”“六个要求秘书工作“四个转变”1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；3.从被动服务转变为主动服务；4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展。秘书工作“六个强调”强调调查研究工作强调信息工作强调信访工作强调协调工作强调督察工作强调党务、政务服务工作秘书工作的性质根本性质：辅助性辅助性是秘书部门天生的属性辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的秘书工作的特征1.中介性“纽带”和“桥梁”，也决定了秘书工作辅助性工作。2.直接性在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上。3.全面性体现在职能辅助的全面性上体现在过程辅助的全面性上4.服务性“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮。”“没大没小，没完没了。5.被动性秘书人员一定要不越权、不越职。秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。6.潜隐性活动名义的假借性活动过程的幕后性劳动成果的潜在性7.机密性秘书的职能1、辅助决策2、协调关系3、处理信息4、办理事务1.辅助决策（1）辅助决策：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。（2）辅助决策的特征内容的综合性时间的经常性环节的全过程性（3）辅助决策的原则超前原则定位原则信息原则谏诤原则（4）辅助决策的过程协助领导确定目标协助领导设计方案协助领导评优选优协助领导实施反馈2.协调关系（1）协调：秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。（2）协调关系的特征从属性广泛性间接性（3）协调关系的原则政策指导客观公正平等协商注重整体灵活适度（4）协调关系的过程摸清情况找出症结恰当协调督促落实检查反馈3.处理信息（1）处理信息的含义信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。（2）处理信息的原则及时性、保真性、适用性、预测性原则（3）处理信息的内容历史、上级、内部、公众、社会信息（4）处理信息的过程信息收集、加工、传递、反馈、储存4.办理事务（1）事务：一切同领导工作有关的日常具体工作（2）办理事务的特征综合性服务性繁琐性突击性（3）办理事务的原则被动中求主动原则中求灵活繁杂中求规范（4）办理事务的程序自然程序理论程序指令程序法定程序