文职秘书类（行业通用）-秘书室主管岗位职责说明书

第1页共3页岗位描述秘书室主管岗位名称：秘书室主管直接上级：办公室主任直接下级：行政秘书、文印员本职工作：负责办公室的文秘工作。直接责任：（1）认真执行公司各项规章制度，服从上级指挥，保质保量按时完成工作任务。（2）及时做好月度工作计划和预算并上报，经批准后执行。（3）起草公司上行文及本部门公文，校对公司行政行文文稿。（4）负责公司行政文件、表单等资料的保管、立卷与归档工作。（5）负责公司文件的编号、打印、发放工作。（6）负责日常信函的处理、回复工作。（7）保管公司印章和介绍信，在批准后使用并做好登记。（8）参加办公室例会、系统间会议及有关会议，并做好会议记录、纪要工作。（9）了解各项决定、决议的贯彻执行情况，并及时向办公室主任反馈信息。（10）协助办公室主任进行行政检查及各项检查结果的统计上报工作。（11）收集、整理公司内外的反馈信息及合理化建议。（12）本部门办公计算机的使用与管理。（13）负责为员工的文体生活提供服务。（14）及时、准确传达上级指示并贯彻执行。（15）按程序做好与相关部门的横向联系，积极接受上级和有关人员的监督检查，及时对部门间争议提出界定要求。第2页共3页（16）制定下级的岗位描述，定期听取述职并对其工作做出评定。（17）指导、监督、检查下级的各项工作，掌握工作情况和相关数据，及时向直接上级汇报。（18）定期向办公室主任述职。（19）在必要的情况下向下级授权。（20）组织参加有关培训和考核活动，负责培训本部门主管的工作制度和工作程序并督促执行。（21）及时对下级工作中的争议做出裁决。（22）填写下级的过失单和奖励单，按照程序执行。（23）做好有关文件、资料、记录的保管或移交工作，保守公司秘密。（24）努力钻研本职工作，不断提高管理水平，发挥团队精神，积极提出合理化建议。（25）完成办公室主任交办的其他工作事项。（26）关心下级的思想、工作、生活。领导责任：（1）对秘书室工作目标和工作任务的完成负责。（2）对文件的及时打印、复印、传递、保管、归档负责。（3）对公文、函件、报刊、电报传递不及时或发生丢失、误传现象，影响工作负责。（4）对秘书室预算开支的合理支配负责。（5）对下级的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责。（6）对秘书室工作程序的正确执行负责。（7）对秘书室负责监督检查的规章制度实施细则的执行情况负责。（8）对秘书室管辖的设备设施的完好性负责。（9）对秘书室所涉及的公司秘密的安全负责。（10）对秘书室给公司造成的影响负责。主要权力：（1）有对行文的规范审核权。（2）对文件复印、打印、传真申请有审批权。（3）有对秘书室员工和各项业务工作的指挥权。（4）业务范围内紧急事件的权宜处理权。第3页共3页（5）对下级的工作有监督、检查权。（6）对下级的工作争议有裁决权。（7）对下级有奖惩的建议权。（8）对下级的业务水平、业绩有考核评价权。管辖范围：（1）秘书室员工。（2）秘书室办公场所及卫生责任区。（3）秘书室办公用具、设施设备。