秘书人员培训教材

秘书人员了解秘书人员应具备的知识结构与能力、思想修养与职业道德、个性心理品质掌握秘书人员的培训提高途径。主要内容第一节、秘书人员的知识和能力第二节、秘书人员的思想修养和职业道德第三节、秘书人员的心理和性格第四节、秘书人员的性别特征第五节、秘书人员的培训、考核与晋级秘书人员具有多重职业角色秘书工作的性质，任务和特点，决定了秘书人员是领导脑力和体力的延伸和补充，在机关组织中扮演了多重重要角色：1、参谋、智囊——领导的脑力补充2、助手、随员——领导的体力补充3、机关内部的管家、信息员、协调员、督察员4、机关外部的——形象大使、公关员、联络员秘书人员在机关中广泛承担着各种事务性、管理性和沟通交往性工作，具有辅助决策、协助管理、沟通信息、协调关系、督促检查和保管机密等枢纽作用，决定了其必须具备极高的素质和能力。素质是秘书人员成事之基，是立身之要。第一节秘书的知识与能力一、秘书的素质结构二、秘书的知识结构三、秘书的能力要求一、秘书的素质结构经验性要素修炼性要素先天性要素经验性要素：如在实际工作中提炼出来的工作技巧、手段、能力等。修炼性要素：如有意识地学习知识、培养道德、锻炼意志、坚定信仰、养成性格、气质等。先天性要素：如相貌、体格、智力等。1、按素质形成的先后和途径划分1政治素质2品德素质6身体素质5心理素质4能力素质3知识素质2、按素质本身的类别划分秘书知识结构要求具有博与专的兼容性，成“T”型展开。秘书应有的三层知识结构：二、秘书的知识结构秘书应有的知识2、专业知识和行业知识：即秘书业务知识（文书写作、档案管理、沟通协调等）和从事部门行业的专业知识3、相关知识：如经济、法律、管理、公关及心理学等知识1、基础知识：即具有相当于高中程度的自然科学和社会科学知识秘书的知识结构1、基础知识：科学文化知识、马克思主义基本理论知识、法律法规基本知识；2、专业知识：秘书分支知识如文书、会务、档案、信访、接待、值班、印信、沟通、协调、督察等知识；3、部门行业知识：政府部门、企业部门、事业单位等行业知识。4、相关知识：政治、经济、法律、财会、管理、心理、社会交往等相关学科知识；三、秘书的业务能力要求耐心倾听并正确理解他人的发言精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持善于发现矛盾，及时沟通协调关系善于观察、善于发现问题，及时做拾遗补缺工作善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键公文和事务应用文的写作能力观察分析能力沟通协调能力社交活动能力阅读概括能力听知理解能力口头表达能力书面写作能力随机应变能力设备操作能力面对突发事件要遇急不慌、临危不惧，冷静处理电话、录音、扩音、照相录象、复印、传真、通讯标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要三、秘书的业务能力1、书面写作和口头表达能力2、听知理解和阅读概括能力3、社交活动和沟通协调能力4、观察分析和随机应变能力5、使用先进办公设备能力6、信息调研和处理能力7、自我学习和自我控制能力8、记忆力、亲和力、鉴赏力第二节、秘书人员的思想修养和职业道德一、秘书的政治理论修养二、秘书的思想作风修养三、秘书的职业道德一、秘书的政治理论修养1、认真学习和掌握马列主义理论和经济理论2、坚持正确的政治方向、树立远大的理想3、具有较高的政策水平和较强的法制观念4、具有强烈的忧患意识，为党和人民忧患。5、要思想敏锐，正确地服从领导。二、秘书的思想作风修养秘书思想作风1、为人民服务5、实事求是8、富于创造，勇于开拓6、踏实细致一丝不苟2、对党和人民负责4、谦虚谨慎3、密切联系群众7、敏捷干练讲究时效秘书的思想和工作作风1、为人民服务，对党和人民负责2、密切联系群众，谦虚谨慎3、尊重实际，实事求是4、踏实细致，一丝不苟5、敏捷干练，讲究时效6、思想敏锐，敢于创新7、尊重同志，善于合作三、秘书的职业道德做人要讲人品，做职业要讲职业道德。各行各业都有特定的职业道德，如教师“教书育人”，医生“救死扶伤”，商人“公平买卖”。秘书的职业道德是与秘书职业活动的特殊性和重要性紧密相联：为服务领导工作而产生，最接近领导层（权力）和决策层，甚至直接参与决策，知密多，知密早，知密深。如果一旦道德沦丧，造成的伤害将无法估量。秘书的职业道德：忠诚、保密。秘书职业道德忠于职守严守机密恪守信用文明礼貌廉洁奉公接触领导、会议，知道机密多，不得泄露党、国家单位政治、经济、科技机密会晤、会议、办事中讲信誉，言必行、行必果，按时兑现承诺，不能承诺之事不轻易答允待人接物中举止大方、谈吐文雅、常带微笑。举止言谈得体，不傲慢又不做作遵纪守法、廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私、不接受贿赂忠于党和人民利益、单位利益；自觉履行各项职责。恪守本分，甘当配角，不供僭权、不越权三、秘书的职业道德秘书的职业道德1、忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄奉献精神2、严守机密；3、恪守信用；4、文明礼貌，谦虚谨慎，办事公道，热情服务；5、廉洁奉公，遵纪守法，不假借领导名义以权谋私；6、实事求是，勇于创新，讲求时效；第三节、秘书人员的心理和性格一、秘书人员的个性心理二、秘书人员的性格要求三、秘书人员的心理调适秘书人员要善于调节自己的心理，保持心理平衡，努力培养完美的性格。一、秘书人员的个性心理心理，是现实在人脑中的反映，来源于人的内心需要和周围环境的相互作用，又支配人的语言和行动。1.兴趣：对客观事物、活动和人物积极的爱好倾向所产生的情绪态度。在实践中形成和改变2.意志：确定目标和实现目标过程中的控制支配自己行动的心理活动。有自觉性、果断性、自制力和坚韧性积极品质，也有盲目性、顽固性、冲动性和脆弱性消极品质。3.情绪：情感的较强烈、带有冲动性的、明显的外部表现。如喜悦或悲伤、爱慕或憎恨、惊奇或冷漠、平静或烦躁、乐观或悲观等，会直接影响人的意志、思维和言行，决定工作效率或成败。善于控制情绪、自信、沉着、冷静、理智。4.思维：是人的认识过程，将感觉、直觉加以抽象、概括、比较、综合；或利用概念进行判断、推理。思维有清晰或紊乱、缜密或粗疏、深刻或肤浅、广阔或狭隘、灵活或呆板、独立或因循之分5.记忆：对知识、思想、行为、经验的印迹的保持和再现。秘书是领导的外脑，需有意识地增强记忆力。初次接触集中注意力观察、体验、理解，加深印象；过后短时间之内在重复回忆加强记忆。方法：特征、情景、比较、联想、谐音、默念、阅读、复述、提纲、图表、记录记忆法等。秘书人员良好的心理品质1、树立正确的人生观；培养健康的兴趣爱好；2、具备良好的秘书职业意识培养责任意识、保密意识、服务意识、服从意识、参谋（全局超前）意识、公关意识、法规意识、劝谏意识3、锻炼自己坚强自制的意志自觉性、果断性、自制性、坚强性4、确定适度的抱负水平；学会调节心理情绪；由于工作的繁杂性、地位的附属性，很容易产生厌烦或消极情绪。为了有效地工作和正常地生活，秘书人员要克服不良的嗜好和不良心理影响；善于调适自己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态，淡泊名利，乐于奉献。5、形成良好的的性格乐观开朗、敏捷稳健、坚毅自律、幽默自信二、秘书人员的性格要求二秘书的性格要求1、开朗2、敏捷3、稳健4、坚毅5、幽默思维敏捷、动作敏捷、易于接受新事物、办事干练、下笔千言、倚马可待办事稳当、观察细致、考虑周详、不贸然从事、不惊惶失措、待人稳重做事百折不回、坚持到底的勇气和毅力,正确对待理解与不理解、并自信自重是智慧、机敏、学识、风趣的综合表现，它能使自机智乐观，也能给人带来愉快乐观、工作热情、无抱怨牢骚、对人热情、乐于助人、勇于挑战、不惧困难6、自制能控制自己的情绪和行为，不为成功而冲动、也不为挫折而丧气，利诱不动心三、秘书人员的心理调适1、博览群书、开阔胸襟2、兴趣广泛、丰富生活3、善于反省、自我调适4、倾诉、渲泻、调节情绪秘书心理调适方法第四节、秘书人员的性别特征一、性别、性格与职业。性格与性别有关，性格与职业有关。女性温和顺从细致，富有同情心，关心体贴人，沟通力强，善于处理人际关系。适合做沟通性、综合服务性初级秘书工作。。二、女性化。欧美国家女性占绝大多数，美国甚至占90%以上。国外一般行政秘书几乎是女性的天下。我国企业秘书和初级秘书女性居多，政策性较强的中高级秘书男性居多。三、异质互补。领导层多为男性，需要温和细致耐心踏实的女性工作助手，得到情绪上的安慰和生活上的照顾。但原本的工作配合关系，在长期朝夕相处接触甚多情况下，容易变质。特别是女性秘书应注意自我保护。四、女性秘书的自我保护讨论：年轻漂亮的女秘书，如何处理上司的关系？即女性秘书的自我保护策略四、女性秘书的自我保护1.正确的认识和心态。秘书出卖的是智力和劳力，充当工作中的参谋和助手，绝不是花瓶和色相。女性要自尊、自爱、自重。坚持原则，灵活对付，防微杜渐。情人绝不是秘书，也不可能当好秘书，只能是秘书的异化，亵渎了秘书的神圣性和重要性。2.自我保护意识和方法。不要与已婚男人谈感情，玩暧昧或婚外恋。他们没资格，况且违背法律和道德，属于品质恶劣，一旦得手或情况有变则可能始乱终弃。以下方面努力做到：工作态度严肃认真不投机取巧；衣着打扮朴素优雅，不艳丽新潮；言谈举止端庄大方，不卖弄轻佻；待人接物文明礼貌，不冷漠不亲昵；不接受分外的报酬和贵重礼物；不在上司办公室作非工作性逗留；不倾听上司同事的婚姻倾述或情话玩笑；不接受上司单独的宴请，避免与上司单独出差；尽量少参加上司家庭事务或个人应酬；不要让上司误解你的关心和帮助是爱情；及时表明自己已婚或有男友；不得已时可以辞职，摆脱纠缠；必要时依靠法律，寻求保护。第五节秘书的培训与考核一、秘书的培训二、秘书的鉴定三、秘书的考核一、秘书的培训多年来，秘书在我国一直作为行政人员的一部分，而不是专业人才。担任秘书职位多由领导提名，组织审查通过，从行政人员中选拔或直接选派到首长身边，是在实践中锻炼提高。1980年后，邓小平的“社会科学要赶快补课”指示下，上海大学、南开大学、江汉大学等院校率先设置秘书专业。一批专业秘书人才很受欢迎。现在各全日制本科、专科教育和培训班不计其数。主要有三种模式：1、学历教育：中专、大、本科三个层次，全日制、夜大学、自考不同渠道，培养系统全面的知识、技能和素质。2、岗前培训：熟悉单位行业的基本内容、程序、方法，有经验的老秘书指导。3、在职培训：短期培训，形式多样，注重效果。二、我国秘书的职业资格鉴定自1998年起，我国劳动和社会保障部考察了欧、美、日等发达国家和港、台等地区秘书职业培训和等级资格考试的制度和实施办法，后又组织秘书实际工作者、秘书教育工作者、秘书理论研究者及秘书部门的领导人，在国家劳动部职业技能鉴定专家委员会的主持下，经过反复研讨，开始构建秘书职业技能鉴定标准和规范体系，组织编写了秘书职业技能培训的系统列教材。国家颁布的《中华人民共和国秘书职业技能标准与鉴定规范》是指导编写教材的指导性文件。根据这一指导性文件，又组织编写了《秘书职业技能鉴定考试指南》。国家秘书职业技能标准与鉴定规范的颁布，《秘书职业技能鉴定培训教材》和《秘书职业技能鉴定考试指南》出版发行后，我国秘书职业技能鉴定培训和考试于20世纪末在我国北京、上海、广西、湖北、四川等地展开。二、我国秘书的职业资格鉴定我国劳动和社会保障部统一组织秘书职业的全国统一鉴定。在职业培训、鉴定实施、考务管理、到证书核发等主要工作环节进行了统一规划与组织管理，保证了秘书职业资格认证的质量，大大提高了秘书职业国家职业资格证书的含金量。一般每年举办两次，在六月份和十一月份各开考一次。考试合格者可获得国家劳动和社会保障部颁发的全国通用的相应等级的秘书职业资格证书。本职业共设四个等级，分别为五级秘书(国家职业资格五级)、四级秘书(国家职业资格四级)、三级秘书(国家职业资格三级)和二级秘书(国家职业资格二级)。申报条件1.五级秘书(具备以下条件之一者)：(1)经五级秘书正规培训，达规定标准学时