秘书基础

秘书基础主讲人：张杨帆上篇：秘书职业导论第一章秘书职业概述第一节秘书的含义1.秘书作为一门职业，在世界范围内是最广泛的社会职业之一，属于第三产业体系，也被誉为是世界上常青的职业之一。2.我国秘书的历史源远流长，研究中国秘书发展史的学者将秘书的起源定位在4000年前，但是客观的说，那只是历代各级胥吏僚佐所从事的文牍性很强的工作，他们不是今天职业意义上的秘书。思考：秘书作为一种社会职业，在我国什么时候兴起的呢？•答：秘书作为一种社会职业，在我国，是于20世纪80年代初改革开放以后勃兴起的。•秘书职业已经成为当今社会的热门职业之一，收到越来越多的青睐，被称为现代社会的“第361行”。•改革开放，是1978年12月十一届三中全会起中国开始实行的对内改革、对外开放的政策。中国的对内改革首先从农村开始，1978年11月，安徽省凤阳县小岗村开始实行农村家庭联产承包责任制，拉开了我国对内改革的大幕;对外开放是中国的一项基本国策，中国的强国之路，是社会主义事业发展的强大动力。改革开放建立了社会主义市场经济体制。1992年南巡讲话发布中国改革进入了新的阶段。改革开放使中国发生了巨大的变化。1992年10月召开的党的十四大宣布新时期最鲜明特点是改革开放，中国改革进入新的改革时期。1992年中国正式实行改革开放，中国进入新的改革时期。思考：秘书的含义究竟是什么呢？国外秘书的由来及其含义我国秘书的由来及其含义国外秘书的由来及其含义由来：在国外，“秘书”一词来源于拉丁语，本意是“可靠的职员”。现代西方国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期，是工业社会的产物，主要指一种职位或者职业及具有此职位的职员或者从事此职业的人员。国外关于秘书的一些定义：国际职业秘书组织：“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、在授权范围内作正确决定的经理助手。全美秘书协会：“高级官员的助手，掌握机关职责，并具有在不同上司直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力，在其职权范围内对机关工作作出决定。”我国古代秘书的发展“秘书”一词在我国由来已久，最早出现在汉代文献里，指宫中秘藏的各种书籍或谶纬图篆之类的文献资料。东汉后期开始，“秘书”开始由指物过渡到指官职，也可以代指从事相关工作的人。魏晋南北朝以后，历代都沿袭“秘书令”制度，出现了“秘书省”、“秘书丞”等官职或机构。现代意义上的秘书我国自晚清就开始学习西方的管理制度，建立现代意义上的秘书机构，设置秘书职务，吸收西方的秘书工作方法，秘书的内涵也在不断发生变化。真正使秘书这一职业在我国具有了现代意义的开端，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时仿照欧美等国的政治体制，实习总统制，在总统府设立了秘书处，有秘书长一人，秘书若干，政府各布局也设立秘书室；各省都督府也设立秘书。当代秘书的发展王千弓袁维国张家仪候玉珍首先，明确秘书是一门社会职业。其次，明确秘书的职业岗位归属。最后，明确秘书的工作内容和职责。秘书的分类及其意义秘书的类别横向分类企业秘书01党政秘书02商务秘书03私人秘书04公务秘书05横向分类之业务内容文字秘书01会议秘书02公关秘书03机要秘书事务秘书04行政秘书05纵向分类初级秘书01中级秘书02高级秘书03国外的纵向分类举例：日本见习秘书01初级秘书02中级秘书03高级秘书04秘书分类的意义主要体现：1、是秘书职业向“专业化”、“永业化”发展的重要条件。2.横向分类是提高秘书人员专业知识水平的基础3.纵向分类是稳定秘书队伍，提高秘书人员职业水平的重要保障。阅读材料：秘书是评价较高的职业作业1.阅读材料，写出自己对秘书职业的感想，600字以上。2.复习课文中的关键知识点，下节课检查。第二节：秘书职业化主讲人：张杨帆秘书职业化是社会生产力发展和社会分工细化促动的结果。秘书工作古今有之，历史悠久。西方秘书职业化的进程在西方，秘书职业化是随着资本主义生产方式的出现而产生的。随着资本主义工商业的迅猛发展，社会各行各业开始广泛地使用秘书，具体过程如下：18世纪中叶以后，先后在美国、法国等西方国家，开始出现公务秘书和私人秘书。19世纪中叶以后，配备秘书成为领袖人物的时尚，职业化秘书逐步成为各届要员身边不可缺少的助手。这些秘书主要从事接待来访、协调联络、管理内务、替写信函等工作。随着大批私人秘书的出现，秘书逐渐发展成为与教师、医生、律师等一样的社会职业。总之，西方秘书职业发展至今，已经相当成熟。我国秘书职业化的过程在我国，秘书工作的源头和历史发展与西方大体相似，而秘书职业化却远远落后于西方，具体的进程如下：原始社会时期：生产力低下，没有出现秘书职业化。奴隶社会和封建社会时期：官僚性秘书活动和幕僚性秘书活动。资本主义萌芽时期：生产力没有得到实际的发展，秘书职业化没有出现。此后至新中国成立初期：单一的计划经济，社会生产力发展缓慢，不具备职业化的条件。职业化的进程时期：20实际80年代职业化进程的自觉阶段：20实际90年代后期我国秘书职业化的特征业务工作专门化文档工作会议工作信息工作接待工作随从工作“万金油”时代已经被秘书职业抛弃，不懂业务的“漂亮宝贝”也将被秘书职业拒绝，秘书职业化不仅要求秘书是“杂家”，更要求是“专家”，要求其知识技能专业化。资格认定制度化目前，我国秘书职业资格认证的主要形式是国家劳动和社会保障部开展的秘书国家职业资格鉴定，属于国家职业资格制度体系，将秘书职业设置为四个职业等级，分别规定了相应的工作要求及申报条件。服务对象多元化社会各行各业、各色人等，只需要秘书提供辅助管理和综合服务，只要具备一定的能力，就可以聘请和雇佣秘书，秘书已经不再为国家官僚体系所独有，企业家、科学家、作家、学者、演员、医生、教师、法官、律师、运动员等一切社会人士都可以成为秘书服务的对象，这在秘书职业化之前是不可能的。从业范围广、从业人数众多、服务对象多元化已经成为我国秘书职业化的重要特征之一。劳动价值商品化在商品经济时代，秘书的劳动也带有商品性，其价值也就具有商品化特征。在市场经济条件下，秘书职业层级成员的劳动价值的商品化特征日益突出，主要表现为：其一，秘书是靠自己的服务质量、数量和劳动辛苦层度来取得用人单位的报酬，这种报酬既取决于秘书自身的能力、态度和工作效率，也受市场需求因素的影响，因此，秘书的劳动价值是含有商品性的。其二，秘书的劳动成果是可以商品化的。商务秘书女性化在我国国内，女秘书占优势是改革开放的结果，具体表现为：一方面，三资企业纷纷出现，很自然地将包括商务秘书女性化这一管理模式带了过来。另一方面，国内纷纷诞生的集体、私人、个体企业也仿效三资企业的管理模式，普遍使用女秘书成了时尚，尤其是随着市场经济的深入发展，这一趋势得到了强化。同时，秘书专业的学生也是女性占绝对优势。所以，商务秘书女性化使我国秘书职业在这一点上与国际接轨了。案例：《商场总经理秘书的一天》分析案例书本16页作业：练习题晚自习写，明天交给我，谢谢！1.如何理解秘书的含义？2.如何理解秘书职业化的意义？3.想一想，自己对秘书与秘书职业了解情况如何？第二章秘书职业环境第一节秘书工作环境秘书的办公环境是指秘书部门和秘书人员工作所处的外部条件的总和，它包括自然环境和人文环境。办公室环境的构成01视觉环境办公室内的色彩、光线等。02听觉环境办公室所处空间的有益或无益的声音03空间环境房间的分配、空间的设计、设备家具的布置等04空气环境办公室内的温度、湿度、空气流通与净化。05安全环境办公室的防火、防盗、防止意外伤害等。办公室自然环境的构成01具体体现工作作风03活的因素人际环境02情感环境气氛环境办公室环境的人文构成要素01生理方面疲劳、工作效率02心理方面工作厌烦心理03作业方面光线不足办公室环境对秘书工作的影响办公室环境管理的要求A整齐合理分配空间，有序摆放物品B卫生勤扫勤擦，妥善处理垃圾C安静自觉保持安静，不能大声嚷嚷，废话连篇。D明亮采光好，合理选择人工光源E安全存放财务的安全管理，排除办公室中的对人的潜在危险。01办公区域有哪些是属于自己的办公区域？02上司的办公区域上司办公桌周围区域、桌面、家具等。03个人办公区域要注意营造良好的办公环境秘书的办公责任要求案例：《谈谈办公室绿化装饰》分析案例书本20页第二节秘书工作的社会环境秘书职业活动也会面临一个社会大环境。这个社会大环境，是一种必须监测和适应的不可控的环境，主要有社会经济环境、社会文化环境和科学技术环境等。经济环境与秘书工作经济环境的概念•经济环境指国家和地区经济发展的条件水平、市场状况、经济结构、资源配置状况、经济运行机制、经济政策、产业布局、基础设施及收入分配状况等。•简言之，经济环境主要包括经济体制和经济实力。经济环境对秘书工作的影响经济环境影响着秘书工作的发展变化，主要体现在：1.经济环境影响着秘书工作的业务内容•不同的社会经济环境下，秘书业务内容均有所不同。•例如，今天的社会主义市场经济体制大大扩大了我国秘书的业务范围，尤其是加入WTO后，更使秘书工作置身于国内和国外两大环境之中，客观上扩大了工作范围，也对其提出了新的要求。2.经济环境促进了秘书业务素质的提高•市场经济的竞争性客观上要求秘书必须具有较高的业务素质和业务能力，并不断使之更新，才能够适应快速发展的社会对秘书工作的要求，适应新环境下领导工作对秘书工作的要求。3.经济环境影响着秘书工作的物质基础•经济环境好，就能够为秘书工作提供先进的现代化的办公设备和人性化的办公环境，能够为秘书的培训提供经费支持，也能够提高秘书的收入水平等。政治环境与秘书工作政治环境的概念•政治环境主要指国家政治制度、政治体制、政治目标和党的路线、方针、政策以及法律、法规等政治文明程度。政治环境对秘书工作的影响•社会政治环境决定着秘书工作方向，制约着秘书行为，秘书工作必须要适应其特定的政治环境，具体应该做到：•秘书必须遵从社会政治规范，必须在国家政治制度、法律法规允许的框架内开展具体的业务活动。•秘书必须适应社会政治的发展和变化，有正确的政治观察力和判断力，正确把握方向。•秘书必须按照社会政治原则，维护自身的权利与权益，维护平等的人格地位。文化环境与秘书工作文化环境的概念•社会文化环境包括社会成员受教育程度、价值观念、宗教信仰、道德观、伦理观、社会风气、社会习俗等。文化环境对秘书工作的影响•文化环境为秘书工作提供了智力支持、文化条件和精神动力，也给秘书工作提出了更高要求，具体体现在：•传统文化中的小鸡因素仍然在很大程度上影响着甚至制约着秘书工作的发展。•在社会文化发达、文明程度高的环境里，领导、秘书和社会公众的综合素质较高，有利于秘书工作的健康发展，有利于激发秘书的积极性、主动性和创造性，尤其是先进的现代文化的影响将使秘书工作向着积极、主动、创造、法治的方向发展。科技环境与秘书工作科技环境是指与组织生存发展相关的科学技术、工艺设备、材料等方面水平、成果、发展状况及条件，相关科技理论研究成果及转化为社会生产产业的能力等。科技环境对秘书工作的影响1.科技进步深刻影响了秘书的思维方式2.科技进步为秘书职业提供了先进的设备和方法阅读材料：《健康、安全的办公环境基本要求》第三章秘书职业谋求第一节求职准备工作秘书专业的毕业生和其他有志于从事秘书职业的人（以下统称秘书求职者），必须充分地做好多方面的求职准备，减少求职过程中的盲目性和随意性，少走弯路。一、信息准备工作秘书求职者进行求职准备，必须掌握准确的求职信息。常见的收集招聘信息的途径主要有：1.借助人才市场2.收集招聘启事3.借助学校力量4.借助亲朋好友的帮助二、实力准备工作1.“硬件”要求学历专业技能水平写作能力英语水平现代办公设备的使用能力2.“软件”要求秘书运用知识表现能力展现综合素质良好的人际沟通能力熟练办事能力3.“第二专业”要求特指求职者的专业工作经验三、材料准备工作求职申请：自荐书学历证明：毕业证书、学位证书推荐信：一般涉外企业机构比较重视个人简历：自己设计求职申请表必要证件：身份证工作证下岗证驾驶证