秘书学-公文处理

1第九章公文处理工作第一节公文处理工作概述一、特性（一）概念公文处理工作，通常称为文书工作，是指机关单位在使用公文来处理日常公务的活动中，围绕公文的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行曲的一系列衔接有序的工作。理解：1．发文。一系列环节。2．收文。同上。3．平时管理。效用，保密和管理环节。4．立卷归档。（二）特点1．政治性。首先是指直接关系到党和国家方针、政策、法令、法规的贯彻执行。其次集中体现在它是国家机器盍的重要保证。还表现在它是机关工作效率的重要环节。2．时限性。一是及时迅速。二是适时。3．机要性。机密性和重要性。4．规范性。统一的规范化标准，法规文件规定。全面完备，各个环节方面。二、其它（一）基本任务1．收文；2．发文；3．平时管理；4．立卷归档；5．处理群众来信；6．会议、汇报、电话的记录和整理；7．有关资料和其它文书工作。（二）重要作用与公文的作用有区别。1．助手作用。2．纽带作用。3．查考作用。（三）组织组织是保证。包括三方面：21．组织机构公文处理工作不是机关的一项专门的业务职能，也不只是机关内部某一组织机构的业务，而是涉及整个机关各机构、各部门的工作，但都纳入秘书部门的工作范围之中。（1）大机关：专门秘书机构。（2）小机关：专职或兼职文书人员。2．组织领导没有一个全国性的领导机构对全国各地公文处理工作进行垂直领导和指导。（1）从全国说，中共中央办公厅、国务院办公厅分别对各自系统的文书工作领导和指导。方式：制发规章，作出指示，召开会议等。（2）从一个机关说，由秘书长或办公厅（室）主任领导。（3）从上下级说，上级秘书部门对下级秘书部门进行业务指导。（4）从职能部门说，责成一名秘书分工负责。（5）从档案室说，负有一定指导责任。3．组织形式（1）类型：一是集中形式。办公室。小机关。二是分工形式。办公室和业务部门的秘书部门或专兼职。一二层结构（四）原则《条例》第四、五条必须准确、及时、安全、保密、加强集中统一管理、坚持实事求是，按要求和规定进行的原则。分开来是要求。二、公文行文规则按一定的规定或准则来处理机关之间的行文关系。（一）行文关系发文机关和受文机关的文件往来关系。《办法》第十二条：根据各自的隶属关系和职权范围来确定。1.国家行政机关的隶属关系和职权范围。《宪法》规定县级以上。隶属关系就是上下级的领导与被领导关系。一般不得越级行文。2.党的各级机关之间的隶属关系和职权范围。全党服从全国代表大会和中央委员会。3.党政机关行文关系：（1）上下级构成领导与被领导关系。（2）上级主管业务部门和下级业务部门之间具有业务上指导关系。（3）非同一系统之间是不相隶属关系。无论级别高低。（4）同一系统的同级机关之间和不同系统的同级机关之间都是平行关系。（3）和（4）用函。（二）行文方式1．下行文3（1）逐级）（2）多级（3）直达基层组织和群众2．上行文（1）逐级（2）多级，少数特殊情况。（3）越级，特殊必要。3．平行文（三）行文规则《办法》第十条至第十八条；《条例》第十一条至第十五条。1．行文关系根据隶属关系和职权范围来确定。2．精减，严格控制发文数量和范围。3．一般不得越级行文。4．正确确定主送机关和抄送机关。5．联合行文。同级，协商一致，相对应的各机关都理为主送机关。6．请示7．秘书部门向下直接行文，把握好职权范围和授权范围。对授权机关或领导人（一般不提名）在文件开头加以说明。第二节公文办理程序一、概述指文件在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。分为收文和发文。不是所有机关都必须经过所有的公文办理程序。二、收文办理程序（一）签收收件人（传达室或秘书）在对方的送文薄或投递单上签字。三个来源：机要件，邮件和电报，送来件。四个查清。（二）拆封文书人员。只对写明本部门的。其它分办。要细心。（三）登记文书人员。收文登记薄。形式：薄册式；联单式和卡片式。（四）分办有关领导、部门和承办人员。便函、请帖、广告等，不登记。直接交有关部门和人员（五）传阅各领导和部门。以文书人员为中心。称“轮辐式”。《文件传阅单》和《阅文通知单》。（六）拟办秘书部门负责人或业务部门承办人。署拟办人姓名和日期。（七）批办领导。《公文处理单》“批办意见”栏。（八）承办有关部门或人员。关键性环节。可向领导反映意见，拟出复文请有关部门会商，签名后报领导。（九）催办时限。秘书部门。4（十）注办也称办复。经办人。三、发文办理程序（一）拟稿。第一个、关键性环节。（二）审核。部门负责人或有经验的秘书。六查：是否需要行文（口头、电报、面谈的就不，与已有文件冲突的不再）；（三）签发。领导人。在职权范围内。（四）缮印。打字员。（五）校对。双人对制。一校一读。（六）用印。1993。4。1日国务院《关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》上不压正文，下骑年盖月。（七）登记。薄册式。（八）封发。邮递，机要交通和专人。第三节公文立卷工作一、公文立卷及其意义（一）立卷与案卷立卷是指文书部门将已经办理完毕的具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。案卷也称卷宗，是指有关某一总是或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料组合体。是文书档案的基本保管单位和统计单位。1．办理完毕，不是文件内的事情办理完毕，而是指在公文处理程序上已经办理完毕。(1)领导指导性文件有普遍意义，不要求马上回答，发文之后就可归档。收文一段时间再归档。(2)不必办复的收文，传阅后就可归档。(3)问性文件，可归档。(4)重大问题，需要长时间的，有许多小问题，只要其中某项具体问题已解决，也可以归卷。正在办理的，仍然处于公文运转办理过程的文件，不能马上立卷。2．有一定参考价值的立卷。如一般性学术会议通知。3．按照文件在自然过程中形成的联系和一定的规律组成案卷。4．案卷是文书档案的基本保管单位和统计单位。（二）立卷意义1．保持文件之间的历史联系，便于查找利用。2．维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。3．为档案工作打下基础。5二、立卷工作的组织（一）文书部门立卷制度《办法》和《条例》（二）立卷的分工。文件以本机关为主。1．上级下文。综合性的，由秘书部门立卷。专业性、业务性由业务部门立卷。2．本机关文件。秘书部门起草的，业务部门起草的，各自立卷。联合行文，其它机关只保存印制本。3．下级来文，部门谁办谁立卷。4．会议文件，业务部门召开，自立卷。三、立卷的原则和方法（一）原则。保持文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。（二）基本方法1．根据文件的特征组卷。主要方法。（1）问题特征。指内容所反映的问题、事物、事件、人物、性质等具有的共同特点。表现在标题的事由上。是一种自然的、常用的、主要的方法。（2）时间特征。文件形成的时间和文件内容所针对的时间。一是写成年立卷。二是针对年度立卷。三是复文年。四是转发时间。（3）名称特征。文种特征。在数量不多时。（4）作者特征。广州市政府。（5）地区特征。广州市。（6）通讯者特征。双方。《##区教育局关于招生工作与市教育委员会的往来文件》2．灵活运用六个特征。在一个案卷内结合使用两个至四个特征。《广州市人民政府1999年关于班干部工作的通知》问题特征是主要的。3．适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限。国家档案局1987年12月4日关于文书档案保管期限的规定。（1）永久保存。一是本机关制定的法规政策性文件，重要问题的、重要会议的文件。二是属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。（2）长期保存。一般工作活动，在较长的时间内有参考价值的。16——50年。（3）短期保存。较短时间内有参考利用价值的。15年以下。一是事务性的。二是非主管业务但要贯彻执行的，下级报来的一般总结报告报表。四、公文立卷的准备工作。不能等到一年终了时动手。一是事先编制好立卷类目，二是做好平时归卷工作。（一）立卷类目的编制。分类：一是综合类目，包含各部门在内使用的类目，二是分编的类目。6制定者，一般是文书处理部门会同秘书部门、机关档案部门共同研究编制。结构：主要由类名和条款组成。1．类名，即类别。一按工作性质分，二按组织机构分。2．条款，即条目。是类名之下一组文件夹的总标题。一个条款就是年终形成的一个案卷。，条款名称就是预先拟出的案卷标题。注意：一是按照立卷特征来拟制，二是注明保管期限。顺序号，即文书处理号，简称条款号。一是大流水编号，二是分类流水编号，如1-1；2-2；3-1等。类名和条款的排列呈表格式，即立卷类目表。（二）平时归卷工作一是收集。二是检查和调整。三是待归文件。四是无须立卷文件另设卷夹存放，年终销毁。第四节案卷整理与归档一、案卷的组合即组卷，是年终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。（一）调整立卷注意：一是文件的成份，二是联系，三是数量，四是保存价值。根据国家档案局〈机关档案工作业务建设规范〉（二）卷内文件的排列和编号1．排列。按时间、问题、重要程度、文号、作者、地区、通讯者、文种、人名笔画或拼音字母等顺序排列。（1）时间（2）作者——时间（3）问题——时间（4）地区——时间（5）通讯者——时间，等。在前的有：重要的，正件，印件2．卷内文件编号：以“页”为单位，不以“张”（三）拟写案卷标题封面上最重要的项目，是内容的总概括。1．结构及标法基本结构：作者、（关于）问题（的）、名称三个基本部分。加时间、地区亦可。（1）标明文件作者，尽量写全称。作者多，用习惯用法：如“某地区某县关于……”如“……等五市关于……“（2）标明问题，是标题的核心，全面、准确、简练。（3）标明文件作者。有的标题名称部分使用专门术语：案件材料，限于对某一案件、事件或某个人问题的调查和处理。来往文书，限于机关之间商洽一般性工作问题。材料，限于针对正式文7件以外的辅助材料。（4）标明时间——文件内容所针对的时间而不是文件形成的时间。只有计划总结等需要。（5）标明通讯者。先写明甲方和乙方，然后写问题和名称。“某公司与某公司就##的往来文书”（6）标明地区。有的大的概念，如“各”、“等”注意：控制在二三十个字以内，最多不超过五十。备有专门负责制的“拟写案卷封皮草底”。二、编目成卷工作指在组合案卷的基础上对卷内文件进行编目、装订以及案卷的排列、编号等工作。（一）编目1．填写卷内文件目录。：顺序号、文号、责任者、题名、日期等。2．备考表。用以注明文件需要说明的情况。3．案卷封皮。项目：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数等。（二）装订与装盒带底稿的文件为正卷，应装订。第二套卷，即重份文件卷，应装盒。要求：整齐、牢固，不影响阅读。不可用刀切。不装订的用“散装卷”。硬皮组卷：“案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底”（三）排列与编号1．[杂卷的排列：先按保管期限分开再调整。2．案卷号。长期、短期、永久。三、案卷的归档（一）案卷目录的编制。又称“移交目录”（二）文件检索工具的编制。1．文号索引又叫作者目录。2．文件分类目录。（三）案卷的归档。中共中央办公厅、国务院办公厅《机关档案工作条例》。1．范围：就是文书立卷的范围。2．时限：第二年上半年。3．要求：一是齐全、整齐。二是按内容的联系，合并整理。三是保持历史联系。清点核对，履行手续。移交目录一至三份。