秘书学___周剑平

第一节秘书一、秘书的含义二、我国秘书和秘书机构的历史沿革三、现代秘书的类别：1、按服务对象和经济来源的不同，分公务秘书和私人秘书2、按业务范围的宽窄，分通用秘书和专业秘书3、按秘书辅助对象不同，分集体秘书和个人秘书4、按秘书投入精力情况，分专职秘书和兼职秘书四、现代秘书的层级第二节秘书工作一、秘书工作的含义二、秘书的特点1、政治性2、综合性3、辅助性4、被动性5、事务性6、机密性三、秘书工作的作用1、枢纽作用2、参谋助手作用3、耳目作用4、协调作用5、门面作用四、秘书工作的指导思想和基本原则五、新时期秘书工作的改革方向第三节秘书学一、秘书学的研究对象二、秘书学的学科性质三、秘书学与相关学科的关系（一）秘书学与哲学的关系（二）秘书学与政治学的关系（三）秘书学与行政学的关系（四）秘书学与管理学的关系（五）秘书学与信息学的关系（六）秘书学与写作学的关系四、秘书学的研究方法（一）历史和逻辑相统一的方法（二）理论与实践相结合的方法（三）学科比较的方法（四）事实积累的方法（五）经验分析的方法（六）案例的研究方法顾全大局维护领导威信一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，不想见谭某，非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到却看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。案例分析第一节为领导服务是秘书和秘书工作的立足点一、领导的涵义二、领导的作用三、领导活动的三要素：领导者、被领导者、作用对象四、领导的决策职能1、决策2、秘书在决策过程中的作用3、秘书在领导活动过程中的位置五、秘书与领导的关系1、从法定的职权角度看2、从法律的角度看第二节秘书与领导班子一、领导班子与领导体制二、秘书为领导班子服务的基本要求三、秘书为领导班子服务应遵循的原则（一）遵守领导班子组织法规的原则。（二）遵守职权划分、单向请示原则。（三）恪守对所有领导成员“一视同仁”的原则。（四）坚持有利于领导班子成员团结的原则。第三节秘书与领导者一、秘书与领导者的关系二、处理秘书与领导者关系的原则（一）思想体系一致的原则。（二）相互理解信任的原则。（三）知识互补的原则。（四）相互适应的原则。三、正确处理与领导者的关系（一）尊重而不阿谀奉承。（二）主动而不越位脱轨。（三）服从而不盲目附和。（四）诚实而不作假弄权。（五）沟通而不封闭堵塞。（六）挡驾而不阻拦干涉。第三章秘书机构第一节秘书机构的含义、特点和功能一、秘书机构的含义二、秘书机构的特点（一）所处位置的中介性（二）辅助功能的综合性（三）辅助领导的被动性（四）组织关系的封闭性三、秘书机构的功用（一）组合功用（二）管理功用（三）枢纽功用（四）过滤功用第二节秘书机构的设置一、秘书机构设置的原则（一）必要性原则（二）适应性原则（三）精简性原则（四）整体性原则二、秘书机构的类型三、秘书机构的组织形式和布局方式1、综理制2、分理制第三节秘书机构人员的配备一、我国从中央到地方各层级秘书机构的设置及人员配备二、秘书群体结构的组合（一）知识结构（二）智能结构（三）气质结构（四）年龄结构（五）性别结构第四节秘书机构的领导和管理一、在常规情况下的领导和管理举措：（一）秘书的弹性分工和灵活调度（二）为领导班子服务的周密安排（三）对常规性工作和突击性工作的合理部署（四）把握秘书工作有张有弛的节奏二、在改革开放的新形势下秘书机构的领导和管理举措：（一）加强秘书队伍的建设，保证秘书队伍的稳定；（二）健全秘书机构的各项规章制度；（三）完善秘书机构的工作规范；（四）要加强对秘书机构的目标管理；（五）建立有效的激励机制。案例-协调工作要到位一次，中央一位领导同志到南方某省视察，原计划要到位于该省C市的一座大型水电站看看，后因故取消。负责组织协调这次活动的省委办公厅秦主任由于工作忙，未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消之事告诉前卫车有关人员，而只是托人转告。次日车队到达C市时，前卫车直奔电站，脱离了车队。事后了解，才知道前卫车人员没接到已取消视察电站的通知。案例分析第一节辅佐决策一、决策的含义及其类别二、秘书辅佐决策的特点（一）全面性：（二）全过程性（三）同层次性（四）综合协调性三、秘书辅助决策的作用（一）对领导思想具有充实完善的作用（二）对领导决策具有辅助取舍的作用（三）对领导工作具有提醒警策的作用四、秘书如何有效地辅助领导决策：（一）要增强参谋意识（二）要参“谋”不要参“断”（三）要善于领会领导的意图（四）要精于谋略（五）要善于分析形势（六）要严守纪律第二节协助管理一、管理和机关管理的含义二、协调管理的特点（一）管理的综合性（二）管理的层次性（三）管理的间接性（四）管理的适变性三、协助管理的作用四、如何有效协助领导加强管理（一）要强化服务意识（二）要服从领导工作的需要（三）要上下精诚合作（四）既要有原则性，又要有灵活性（五）要把质量和效率放在首位（六）要有一个好的作风第三节处理信息•总经理办公室：•李总：“小王，你到市场部去把公司在国内外的地接公司的所有资料找来，作个整理，第一，这些公司的性质；第二，各个公司接团的分成比；第三，服务质量。”实训题王炎找了半天资料，得出以下一些基本数字：风光公司在国内合作的地接公司有30家其中国营的10家，集体的有5家，私营的有10家，三资的有5家；国外合作的地接公司有15家，都是私营性质的；分成比参差不齐。45家中，五五的有15家，四六（你四我六）的有10家，六四（你六我四）的有10家，三七（你三我七）的有5家；七三（你七我三）的有5家。王炎抱回一大堆资料，仔细研究起来。风光公司可是个大公司，国内外都有业务，资料很多，如何整理？她自有办法：先把资料归类，分为国内和国外；接着按项找，公司的性质就是国有、集体、私营、三资等。再一一翻看这些公司的具体资料，主要是看与风光公司的分成比和有无投诉等质量问题。服务质量。45家中，没有被投诉过的只有5家，投诉过5次以上的有10家，投诉过3次以上的有20家，投诉过1次以上的10家。王俐初步得出这些数字，但目前还是凌乱不清的，请代她用表格的形式反映出来，以便她能及时交给李总。一、信息整理1，信息分类：字母；地区；主题；数字；时间。2，信息筛选：看来源；看标题；看正文；决定取舍。3，信息校核：溯源；比较；核对；逻辑；调查；数理统计。二、信息工作程序收集——整理——传递——存储——利用三、信息传递1，基本形式：信件；备忘录；通知或告示；传阅单；企事业内部刊物；新闻稿；新闻发布会；声明；直接邮件等。2，方法：语言；文字（文本；表格；图表；框图）电讯（电话；传真；电子邮件；可视化辅助物；）3，方向：内向和外向；4，要素：信源、信道、信宿。四、信息存储1，步骤：登记；编码；排列；保管。2，方式：手工；计算机；电子化；缩微胶片。3，工具：文件夹；文件盒；文件袋；文件柜、架。五、信息保密1，注意事项：主要是注意在以下一些场合和环节中强调保密。（1）口头信息：交谈；电话；来访；会议。（2）书面信息：登记；签收；传递；封存；整理；送交；复印；传真；缩微；粉碎。（3）电子信息：电脑；打印；核对；密码；杀毒；备份；2，保密范围（1）文件；（2）会议；（3）科技。（4）特定信息：人事、财务、产品、客户。第四节协调关系一、协调的含义和类型二、秘书协调的特点（一）非权力支配性（二）非职责限定性（三）非确定地位性三、秘书协调的作用四、秘书如何有效地搞好协调工作（一）秘书协调的程序：受托、审理（控制协调的范围和数量，以防协调升级或扩大）、核查（核实和分析，以便统一认识和行动）、协商、处理（二）秘书协调的手段：一是思想疏导和教育（软协调）；一是强制性疏导，即用行政的、经济的、组织的、法制的手段疏导（硬协调）。（三）秘书协调的方式：文件协调；情况协调；制度协调；会议协调；面商协调；现场办公。（四）秘书协调的做法1、以准确、充足的信息作为协调的基础2、要一切从大局出发3、要坚持实事求是4、要坚持平等协商的原则5、要从维护团结出发6、要分级进行协调第五节保守秘密一、秘密及其相关概念的含义二、新时期保密工作的特点和方针三、密级的划分和保密的范围四、秘书部门的保密事项①文件保密②会议保密③经济情报的保密④科技发明创造保密⑤电讯设备及通讯设备保密⑥新闻出版的保密⑦电子计算机的保密⑧档案保密⑨公文内容的保密⑩印信保密五、保密纪律和保密责任1、纪律责任2、法律责任良好的办公环境是工作的兴奋剂，也是看一个秘书个人素养高低的重要方面，拖沓而又懒惰的秘书永远也不会得到领导青睐的，瞧，这就是办公室，怎么样？第一节秘书职能环境的含义及其重要性一、职能环境二、秘书职能环境三、秘书职能环境的重要性第二节营造优美的工作环境一、秘书工作场所二、秘书工作场所的布置排列模式（一）总体办公型模式按其开放程度（二）职能分工型模式三、秘书工作环境设计应注意的问题（一）空气环境（二）光线环境（三）色彩环境（四）声音环境（五）室外环境第三节秘书人际关系环境的优化一、人际关系二、秘书的人际关系三、秘书人际关系环境氛围的类型（一）和谐型（二）淡漠型